工會檔案的信息化管理研究分析

趙喜民

【摘要】 工會檔案的信息化管理是現(xiàn)在社會經(jīng)濟(jì)生活快速發(fā)展的要求，當(dāng)前的工會檔案管理工作已經(jīng)暴露出來了明顯的不足，因此工會檔案的信息化發(fā)展要根據(jù)時代的要求，提高工會檔案的管理工作，提高工會檔案管理工作的服務(wù)功能。

【關(guān)鍵詞】 工會檔案 信息化 管理

工會檔案是工會組織在工作、發(fā)展和活動過程中的原始資料的記錄，是職工檔案的重要組成部分，工會檔案的管理工作對于保障工會的正常運行和發(fā)展，以及工會會員的各種利益，具有重要作用。所以，工會檔案的信息化管理，對提升工會檔案的管理工作水平、效率和工會的發(fā)展具有重要意義。

一、當(dāng)前我國工會檔案管理存在的問題

工會檔案是工會各種工作的原始記錄，也是工會在不斷發(fā)展過程中的信息參考，但是隨著社會信息化速度的加快，當(dāng)前工會檔案管理工作的傳統(tǒng)手段已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢，所以，加強工會檔案工作的信息化管理是必要的發(fā)展過程。同時，當(dāng)前的許多工會組織對工會檔案的管理工作不是很重視，導(dǎo)致工會檔案的管理方面一直存在問題，影響工會正常工作的進(jìn)行，也影響了工會檔案信息化管理的發(fā)展速度。這些問題主要表現(xiàn)在：

1.1工會組織沒有意識到檔案管理的重要性

工會里面的檔案管理工作是一個重要職位，對檔案管理工作情況的好壞，將直接影響到工會其他工作的展開和進(jìn)行。還有些工會干部，沒有充分認(rèn)識到工會檔案管理工作的重要性，對檔案收集、歸檔和整理等工作又不太支持，所以，工會的檔案管理事務(wù)都較差，離信息化管理相差甚遠(yuǎn)。出現(xiàn)問題時，工會檔案管理工作也總是處于被動應(yīng)付的狀態(tài)，很難去提高這種檔案管理現(xiàn)狀，因而無法使工會檔案管理工作獲得進(jìn)步和發(fā)展[1]。

1.2檔案管理人員不足，力量薄弱

許多的工會檔案管理人員安排不到位，有的甚至沒有專職的檔案管理人員，同時，檔案管理工作沒有具體的規(guī)定和相關(guān)法規(guī)的約束和規(guī)范，使得工會里面檔案的管理工作進(jìn)行的很不到位。同時，工會里面安排的工會檔案管理人員基本都是隨意安排，管理人員沒有相關(guān)的知識技能培訓(xùn)，基本的業(yè)務(wù)知識也很欠缺，對工會檔案的收集、整理、歸檔等方面，業(yè)務(wù)不熟練，所以工會里面的檔案管理工作漏洞很多，不利于工會的發(fā)展和進(jìn)步。

1.3檔案的收集和整理程序不規(guī)范

工會中對檔案管理工作的不重視，相關(guān)的法規(guī)和制度不健全，對檔案的收集、整體工作沒有形成一定的明確的要求，所以導(dǎo)致了現(xiàn)有的環(huán)境下，工會檔案管理出現(xiàn)許多問題，文件的收集整理不及時，資料欠缺，相關(guān)文件的書寫不規(guī)范等等問題，還有相關(guān)材料的分類不清楚，導(dǎo)致文件在查詢過程中無法找到等問題頻繁出現(xiàn)，對工會各種工作的順利展開產(chǎn)生了很大的限制。

1.4檔案管理工作的信息化意識淡薄

現(xiàn)在社會經(jīng)濟(jì)的快速化發(fā)展，對信息的獲取要求比較高，但是原來的傳統(tǒng)管理方式需要完全通過人力去實現(xiàn)查閱和尋找，明顯的感覺費時費力。但是現(xiàn)在信息化的發(fā)展，使得工會檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上就可以得到查閱和信息資源共享，方便了工會的檔案管理工作的展開，同時提高了工會的辦事效率。但是目前有許多工會的發(fā)展依然還是處于傳統(tǒng)模式下，完全的依靠人力去實現(xiàn)工會檔案的管理工作，信息化意識淡薄，滿足于現(xiàn)在的狀況，不思進(jìn)取。阻礙了檔案管理工作信息化的發(fā)展，也制約著工會組織的整體辦事效率的提升[2]。

由于上述這些問題，使得工會檔案的管理工作很難取得突破性的進(jìn)展，實現(xiàn)檔案管理信息化的過程還需要一定的努力。

二、工會檔案信息化管理的意義

工會檔案的信息化管理是時代發(fā)展的要求，是對工會組織辦事效率提升的實現(xiàn)途徑，同時也是符合當(dāng)今社會發(fā)展的需要。

1、工會檔案管理的信息化管理是社會信息化發(fā)展的具體要求，為了滿足人們自由的信息獲取。以滿足社會各方面對各種信息資源的開發(fā)利用，檔案的信息化管理已經(jīng)成為一個重要方面，工會檔案的信息化管理，不僅能夠及時有效的開發(fā)利用工會檔案信息資源，同時，也有利于工會工作的深入展開，提升工會的整體辦事效率，擴大工會工會的影響面。

2、工會檔案的信息化管理，是工會的發(fā)展需要。隨著社會的發(fā)展，工會的檔案管理工作也獲得了一定的發(fā)展，但是面對社會信息化的需求，這也對工會工作的展開提出了新的要求，工會的發(fā)展現(xiàn)狀和形式都面臨著一個巨大的改革。當(dāng)前依靠人力去整理、歸檔的檔案信息已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需要，所以，在新的歷史條件下，只有提高工會檔案管理的整體水平，實現(xiàn)工會檔案管理工作的信息化管理，才能更為有效地開發(fā)和利用工會檔案的信息資源，確保工會檔案資源通過現(xiàn)代化的信息傳播渠道進(jìn)行信息和資源共享，實現(xiàn)為社會各界的服務(wù)。

3、工會檔案信息化管理，是工會組織社會化的具體需要。工會組織是職工自愿結(jié)合起來的社會組織，同時，為職工服務(wù)，工會組織也具有廣泛的群眾性和社會性特點。工會的檔案資料是工會組織在工作中的信息記錄和整理，同時，工會組織在行使自己的職能過程中，會產(chǎn)生大量的文件資料，需要去進(jìn)行收集和整理，并對相關(guān)資料進(jìn)行記錄。這些資料會作為工會工作的參考信息，另一方面，這些資料需要進(jìn)行保存，實現(xiàn)準(zhǔn)確的信息記錄。

三、實現(xiàn)工會檔案信息化管理的措施

工會檔案的信息化管理是社會發(fā)展進(jìn)步的需要，也是工會工作方式轉(zhuǎn)變的具體要求，工會檔案的信息化管理是工會各項工作進(jìn)行和發(fā)展的必經(jīng)之路。

3.1提高工會檔案管理人員的信息化水平

工會檔案的管理人員水平，決定和影響著工會檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理人員的信息化水平，也直接關(guān)系到檔案管理工作的信息化建設(shè)。所以，對工會檔案管理工作的信息化建設(shè)，離不開管理人員的信息化，當(dāng)前的檔案管理工作信息化建設(shè)，和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用密切相關(guān)[3]。注重對信息化人才的管理和培訓(xùn)，可以更好地實現(xiàn)工會檔案工作的信息化建設(shè)。

3.2工會機構(gòu)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

工會檔案的信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是實現(xiàn)工會檔案信息管理的物質(zhì)保證。當(dāng)前的計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展速度很快，計算機的存儲量大，傳播速度快等特點，已經(jīng)變成了當(dāng)前社會生活和工作中的重要硬件設(shè)施。目前，對于檔案的信息化建設(shè)，需要將計算機技術(shù)運用到實際的檔案管理體系當(dāng)中，完成檔案管理的信息化建設(shè)。對于檔案管理的信息化建設(shè)，需要建設(shè)和完善局域網(wǎng)的建設(shè)，使得工會的各項工作都可以實現(xiàn)工會的信息化發(fā)展。

3.3建設(shè)信息化的檔案管理，需要樹立牢固的信息意識和服務(wù)意識

工會檔案的信息化建設(shè)，需要發(fā)揮工會檔案管理工作人員的信息意識和服務(wù)意識，檔案的信息化建設(shè)目的就是實現(xiàn)工會檔案的服務(wù)功能。工會檔案的建設(shè)必須把服務(wù)作為主要出發(fā)點，在進(jìn)行檔案信息的收集、整理和利用等方面，要充分考慮到檔案內(nèi)容的服務(wù)性建設(shè)，同時，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，做到服務(wù)于工會組織和職工群眾。

3.4建立規(guī)范的信息化管理制度

實現(xiàn)檔案的信息化管理，需要有相對規(guī)范化的檔案管理制度保證，制度方面的規(guī)范是檔案管理工作的重要保證。工會檔案的管理工作中，制度化的方面是對信息化建設(shè)的前提，制定規(guī)范的檔案歸檔時間以及范圍等等，同時，制定工會管理人員的相關(guān)素質(zhì)要求、能力等，才能真正成為實現(xiàn)工會檔案管理的保證。

四、結(jié)束語

工會檔案管理工作的信息化建設(shè)是時代的要求，也是工會組織實現(xiàn)發(fā)展和建設(shè)的重要過程和方法。本文詳細(xì)分析了工會檔案在目前存在的問題，工會檔案管理在現(xiàn)階段社會發(fā)展中的意義，同時論述了實現(xiàn)工會檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)措施，希望對工會檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)起到一定的作用。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]周樹君. 淺談工會檔案的信息化管理[J]. 中國外資，2012.

[2]余秀潔. 小議工會檔案信息化管理[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2012.

[3]李楊. 淺談工會檔案的信息化管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013.