淺議醫(yī)院職工人事檔案的意識缺失及對策

李星星 李真

摘要：擅自帶檔、留檔、檔案轉(zhuǎn)遞混亂、棄檔、檔案遺失等不良現(xiàn)象的加重，凸顯出醫(yī)院職工對人事檔案意識的薄弱，而人事檔案在職工的工作、生活中仍然發(fā)揮著不可替代的作用，所以，提高在職職工的檔案意識，對醫(yī)院的人事檔案管理工作及職工個人利益，都具有重要的意義。

關(guān)鍵字：人事檔案 檔案意識

中圖分類號：R197.32 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）09（b）-0000-00

隨著近年來市場經(jīng)濟的發(fā)展，人事代理制度和勞務(wù)派遣制度成為新形式的人事檔案管理體制，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱，人檔分離，雖然適應(yīng)了人才流動的需求，但也加重了擅自帶檔、留檔、檔案轉(zhuǎn)遞混亂、棄檔、檔案遺失等不良現(xiàn)象。作為醫(yī)院人事部門的檔案管理工作人員，深切地感受到人事檔案意識薄弱的加重，因此，加強職工檔案意識的培養(yǎng)，對進一步優(yōu)化醫(yī)院職工人事檔案的管理工作，具有重要的意義。

1人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成及其作用：

人事檔案是人的“說明書”，如人員的身份認證、人才素質(zhì)測評、學(xué)歷變動、職務(wù)變遷、職稱晉升、工資增減、業(yè)績考核、獎勵懲處、就業(yè)流動、出國出境等情況，能全面地、動態(tài)地反映出個人情況的信息。同時，人事檔案的基本內(nèi)容須經(jīng)由人事檔案管理部門相關(guān)工作人員審核、簽字、蓋章等鑒定程序，因而能夠真實地反映個人的真實面貌，“閱卷如見人”或“檔若其人”，人事檔案成為具有使用價值和保存價值的憑證材料。

人事檔案在我們的生活和工作中發(fā)揮著不可替代的作用，如：人事檔案中工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限的記載是職工在辦理社會保險、失業(yè)保險的憑證；報到證存根是畢業(yè)生到企事業(yè)單位人事關(guān)系轉(zhuǎn)正的憑證；人事檔案中出生年月的記載關(guān)系到退休、干部任命提拔；學(xué)籍材料是個人學(xué)歷認定、繼續(xù)進修深造的憑證。因而，無論是檔案管理者還是檔案利用者，都應(yīng)該以發(fā)展的眼光正確對待人事檔案問題，不要因為怕麻煩帶來不必要的損失。

2人事檔案管理工作中存在的問題與檔案意識的薄弱

現(xiàn)行的人事檔案管理體制實行不對建檔人公開的封閉式管理機制，人們對人事檔案的陌生，加重了人事檔案意識薄弱的程度，一般只有在利用時才會想起檔案的存在。“說起來重要，做起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”，這句話形象地表達出人事檔案在人們心中的定位。在日常的工作中，發(fā)現(xiàn)職工對人事檔案意識的薄弱主要體現(xiàn)在：

（1）對人事檔案的內(nèi)容不了解。當提及學(xué)籍檔案、黨籍材料等用語時，大部分職工都是一頭霧水的表情；職工的年度業(yè)績考核材料，是職稱評定的依據(jù)，應(yīng)及時歸檔，有相當一部分職工，對此無所謂，不及時提交歸檔，諸如此類的現(xiàn)象，明顯地反映出職工對人事檔案內(nèi)容的不了解程度。

（2）對人事檔案的功能作用不了解。如前所述，人事檔案具有憑證、依據(jù)和參考的作用，而人們常常是在“找工作”、“升學(xué)”、“工作調(diào)動”用檔時才意識到檔案的存在，日常卻是“事不關(guān)己”的態(tài)度，對應(yīng)該歸檔、建檔材料草率了事。這種“用檔”與主動“歸檔”“建檔”的反差，凸顯出人們對人事檔案意識的淡薄1。

（3）對人事檔案的保管單位（人事檔案的去向）不了解。由于人事代理、勞務(wù)派遣等新的認識管理體制的產(chǎn)生，國有及事業(yè)單位的正式職工應(yīng)該將其人事檔案轉(zhuǎn)遞到單位的人事、黨組織部門保管，人事代理、派遣人員應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)遞到人才交流中心，代為保管。因而會造成雖然在同一單位作，但不同性質(zhì)的職工檔案會分布在不同的部門管理。因此，工作單位不完全等同于檔案轉(zhuǎn)遞單位。多頭分散管理造成了大多數(shù)人對人事檔案保管單位的誤解。

（4）對人事檔案轉(zhuǎn)遞方式不了解。由于人事檔案的傳統(tǒng)機密性和嚴肅性，個人不能保管自己的檔案，必須按機密文件、以機要通信方式轉(zhuǎn)遞到新單位；或由人事檔案管理部門工作人員送轉(zhuǎn)或提取人事檔案；檔案不得轉(zhuǎn)交本人攜帶。我們在工作中常常會遇到新錄用職工自帶檔案到單位來報到，或是通過快遞公司將檔案轉(zhuǎn)遞到檔案接收單位，這樣的做法，雖然相對便捷，轉(zhuǎn)遞相對較快，但是檔案的安全性和真實性卻無法保證，檔案一旦遺失，或發(fā)生轉(zhuǎn)遞錯誤，或發(fā)生拆封現(xiàn)象，則檔案的憑證、依據(jù)和參考作用則會大大降低。

3提高人事檔案意識的對策

檔案意識作用于檔案管理工作，提高檔案意識有助于推動人事檔案的管理工作。而人事檔案意識屬于文化認知范疇，需要有意識、有目的地引導(dǎo)和培養(yǎng)，因而對人事檔案工作進行宣傳和教育，有助于提高職工的檔案意識。

3.1加強宣傳

通過行之有效的宣傳工作，讓職工認識到檔案對個人的重要性以及辦理各種手續(xù)的流程，讓職工真正從中受益。通過對人事檔案管理制度、內(nèi)容、查詢方式和途徑、轉(zhuǎn)遞、利用等方面的宣傳，提升人事檔案管理的服務(wù)工作，也有助于提高醫(yī)院人事管理的效益。另外，通過多樣化的宣傳方式，加深職工對人事檔案的管理工作及利用的認知。一是可以通過培訓(xùn)、講座進行宣傳，這種宣傳方式比較直接、受教面大，職工可以對人事檔案有直接的認識；二是借助媒體進行宣傳：利用醫(yī)院的宣傳媒體或者醫(yī)院門戶網(wǎng)站，宣傳人事檔案管理工作制度、檔案利用等辦事流程、檔案管理工作動態(tài)等；三是面對面口傳指導(dǎo)：對到人事部門現(xiàn)場咨詢的職工，要悉心、耐心地指導(dǎo)，盡量全面細致地幫助其解決檔案方面的疑問；四是編制并印發(fā)小冊子、指南：將人事檔案的材料收集、轉(zhuǎn)遞、查詢、利用等辦理流程、辦理所需材料，簡潔明了地匯總并整理成小冊子或指南的形式，印發(fā)并置于人事部門和醫(yī)院宣傳欄，激發(fā)職工的利用需求，讓職工在利用中體會到人事檔案的重要性和價值，達到強化職工自身檔案意識的目的。

3.2適時進行人事檔案認知教育：

（1）高校應(yīng)屆畢業(yè)生離校前教育：高校檔案機構(gòu)具備承擔檔案教育的可行性，他們的工作人員不僅學(xué)歷高層次化，又具有豐富的實踐工作經(jīng)驗。并且《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》2中也表明 “有條件的高校，可以開設(shè)檔案管理選修課”，因而高校應(yīng)充分重視并發(fā)揮自身的教育功能，尤其是針對即將離校的畢業(yè)生，進行檔案教育培訓(xùn)，使其意識到檔案的重要性，不要因忙于找工作就長期把檔案放在學(xué)校，不能自帶檔案、自留檔案，一旦學(xué)籍檔案不能正常轉(zhuǎn)辦為人事檔案，則會影響工齡計算、職稱評定，從而影響個人的發(fā)展。

（2）職場中教育：①入職期間教育：在新職工入職之初，是樹立檔案意識的最好時期。新職工崗前培訓(xùn)中，增加對新職工的檔案教育培訓(xùn)課程。告訴新職工人事檔案中記錄著職工個人的成長經(jīng)歷，鼓勵職工將后續(xù)產(chǎn)生的檔案材料及時送交人事檔案管理部門進行歸檔保存。一方面樹立其檔案意識，另一方面為后期檔案管理活動和教育活動的開展打下基礎(chǔ)。 ②常規(guī)工作中教育：日常工作中，針對職工轉(zhuǎn)遞來的新產(chǎn)生的檔案材料，告知其相關(guān)材料如果不及時轉(zhuǎn)遞、歸檔，會對其日后的利用，產(chǎn)生什么樣的影響，從而讓職工意識到人事檔案形成的動態(tài)性，理解人事檔案的功能作用，使得職工樹立重視個人檔案、保護自身利益的觀念，培養(yǎng)職工正確的檔案意識。③強化教育：對調(diào)入職工，仔細審查接收到檔案的內(nèi)容，核實檔案的全面性和完整性，若有缺失材料，及時通知其補交材料，并告知保證檔案材料完整性的重要性，以及如何向其原單位找回缺失的材料。對于調(diào)出職工，盡量告知其人事檔案在重新?lián)駱I(yè)、出國、繼續(xù)深造等方面的作用，轉(zhuǎn)入企事業(yè)不同性質(zhì)的單位，人事檔案的保管單位、轉(zhuǎn)遞方式有何不同。

參考文獻：

[1]張培. 模糊的存在：在校研究生人事檔案意識[J].檔案學(xué)通訊，2004（6）：82-85.

[2]《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》2008.