網(wǎng)絡(luò)信息化在檔案管理中的作用

李春琦

【摘要】本文簡(jiǎn)單介紹了電子文件的定義和特點(diǎn)，闡述了電子文檔對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響和對(duì)檔案學(xué)理論的影響，對(duì)于電子文檔的應(yīng)用檔案界所采取的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)信息；影響及對(duì)策

一、電子文件定義及其特點(diǎn)

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。

2.電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。

3.電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響。

4.電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化

用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化，必須用OA與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)去工作。將辦公系統(tǒng)中的文件內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)中來(lái)，直接變成檔案，對(duì)不能導(dǎo)的個(gè)別文件采取掃的辦法，即方便又省時(shí)、省力、還能達(dá)到減人提效的目的。

避免綜合檔案管理員只知其表象，重復(fù)低質(zhì)勞動(dòng)。但要十分注意做好檔案利用權(quán)限的管理工作，我們所說(shuō)的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時(shí)間內(nèi)為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，并采取一定的辦法，用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不可借閱、查詢(xún)范圍、歸還日期等功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)信息這條“高速公路”，來(lái)實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化目標(biāo)，充分發(fā)揮企業(yè)文書(shū)檔案信息資源的作用。

三、文檔一體信息化服務(wù)向縱深發(fā)展的障礙

從思想觀念上分析。目前，文檔一體信息化服務(wù)并沒(méi)有取得理想的效果，辦公過(guò)程中引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，必然會(huì)對(duì)現(xiàn)行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，也有一套完善制度和方法，因此轉(zhuǎn)變觀念，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，是推行辦公自動(dòng)化的必要條件。

從實(shí)踐理論上分析。到目前為止，許多企業(yè)的文秘工作與檔案工作還在實(shí)行分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無(wú)意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。如果檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，這直接影響了企業(yè)文書(shū)檔案的建檔質(zhì)量。

企業(yè)檔案建檔過(guò)程中遇到的問(wèn)題如下：

● 版面記錄不全，附件不規(guī)范。在日常檔案管理中常常遇到歸檔文件只有主題詞而無(wú)抄送抄發(fā)單位，不標(biāo)明印發(fā)部門(mén)和發(fā)文時(shí)間，甚至沒(méi)有版記，尤其是主題詞的選用不準(zhǔn)確或自擬自編，給文件規(guī)歸檔擬寫(xiě)案卷標(biāo)題增加了操作難度。

● 原始稿件不全，編號(hào)不規(guī)范。歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號(hào)差錯(cuò)，鉛筆或圓珠筆撰寫(xiě)，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值，使檔案的真實(shí)性難以保障。

● 紙張不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范。文件大小還不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁(yè)、漏頁(yè)、壓字等問(wèn)題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。

● 文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范。出現(xiàn)“決定”和“意見(jiàn)”不分，“通知”和“通告”混用，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”不分，“報(bào)告”中夾雜著“請(qǐng)示”的內(nèi)容，有的甚者把兩個(gè)文種合二為一為“請(qǐng)示報(bào)告”，越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，不登記就印發(fā)等無(wú)序現(xiàn)象，必定對(duì)歸檔留下后患。

隨著社會(huì)的發(fā)展、企業(yè)的進(jìn)步，在管理工作中新理念新技術(shù)逐步的推廣和普及，文書(shū)檔案成為綜合檔案里的重要組成部分。

四、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作

1.實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2.解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，有效進(jìn)行長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。

3.檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線(xiàn)狀態(tài)的，現(xiàn)在是紙質(zhì)與電子信息交錯(cuò)使用，檔案管理已進(jìn)入多向交叉立體化時(shí)期。隨著電子文件的介入，檔案種類(lèi)在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。

4.檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

5.檔案綜合管理人員素質(zhì)要提高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。

五、網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理幾點(diǎn)思考

文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。

● 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

● 提高辦公效率。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

● 文件和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

● 電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

● 提高了文件傳遞的速度和安全性。在日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。

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