基于IT的會(huì)計(jì)組織創(chuàng)新

作者簡介：王康秀（1992.11-），女，漢，安徽，研究生，管理會(huì)計(jì)。

2012年度，A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心榮獲英國皇家特許管理會(huì)計(jì)公會(huì)（CIMA）頒布的2012年度“最佳財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心獎(jiǎng)”。

有人說，A集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享不僅是會(huì)計(jì)交易的處理者，更是資金管控者、風(fēng)險(xiǎn)管理者、預(yù)算及績效支持者。還有人說，A集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享是A集團(tuán)財(cái)務(wù)變革的基礎(chǔ)。

那么A集團(tuán)是在怎樣的背景下，從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)體系中解放出來，自主進(jìn)行會(huì)計(jì)組織創(chuàng)新，摸索出貼合自己發(fā)展需要的財(cái)務(wù)共享中心的呢？

一、A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心成立的歷史背景

1、A集團(tuán)的基本介紹

A集團(tuán)1984年創(chuàng)立于青島，現(xiàn)任董事局主席、首席執(zhí)行官張瑞敏是A集團(tuán)的主要?jiǎng)?chuàng)始人。2012年，A集團(tuán)全球營業(yè)額1631億元，在全球17個(gè)國家擁有7萬多名員工，A集團(tuán)的用戶遍布世界100多個(gè)國家和地區(qū)。并在全球建立了21個(gè)工業(yè)園，5大研發(fā)中心，19個(gè)海外貿(mào)易公司，全球員工超過7萬人。

A集團(tuán)旗下?lián)碛?40多家法人單位，在全球30多個(gè)國家建立本土化的設(shè)計(jì)中心、制造基地和貿(mào)易公司，全球員工總數(shù)超過五萬人。A集團(tuán)重點(diǎn)發(fā)展科技、工業(yè)、貿(mào)易、金融四大支柱產(chǎn)業(yè)，已發(fā)展成全球營業(yè)額超過1000億元規(guī)模的跨國集團(tuán)。

由此可見，A集團(tuán)業(yè)務(wù)量龐大，集團(tuán)分布范圍很廣，人員業(yè)務(wù)分散不易管理。除了不斷提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，如何建立一個(gè)高效統(tǒng)一的管理體系，也是A集團(tuán)一直以來為之努力的方向。

2、A集團(tuán)建立財(cái)務(wù)共享中心的必要性

A集團(tuán)2005年開始進(jìn)入全球化品牌戰(zhàn)略時(shí)，是采用傳統(tǒng)的跨國集團(tuán)的運(yùn)營模式，即各種財(cái)務(wù)信息是從不同的業(yè)務(wù)基地與不同的信息技術(shù)和軟件設(shè)施傳送中獲取，最后從各個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)逐步匯總報(bào)告公司高級(jí)管理層。A集團(tuán)很快發(fā)現(xiàn)新問題不斷出現(xiàn)，主要表現(xiàn)在：各基地后勤職能部門相對(duì)分散，不易管理、操作出現(xiàn)重復(fù)化、效率低、成本高。因?yàn)橥ㄟ^這種傳統(tǒng)的過程，很容易產(chǎn)生各種不同版本且不一定實(shí)用的數(shù)據(jù)，因此這些數(shù)據(jù)不一定完全可靠，另外報(bào)告時(shí)間緊迫，導(dǎo)致各基地財(cái)務(wù)人員難以對(duì)經(jīng)營狀況做出有價(jià)值的總結(jié)分析。這些狀況都導(dǎo)致公司高級(jí)管理層接收到的財(cái)務(wù)信息相對(duì)滯后、重復(fù)矛盾的運(yùn)營信息。

2007年4月，為了配合“全球化”戰(zhàn)略的實(shí)施，A集團(tuán)開始了財(cái)務(wù)流程再改造，將財(cái)務(wù)部門從單純的會(huì)計(jì)角色轉(zhuǎn)變?yōu)槎床焓袌觥Ⅱ?qū)動(dòng)業(yè)務(wù)的決策者。

2007年5月，A集團(tuán)啟動(dòng)了全球財(cái)務(wù)服務(wù)中心設(shè)計(jì)和實(shí)施的項(xiàng)目。將財(cái)務(wù)活動(dòng)集中到財(cái)務(wù)共享中心（SSC）集中處理，對(duì)集團(tuán)所有會(huì)計(jì)流程進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)和復(fù)制。

2008年，A集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了整個(gè)財(cái)務(wù)交易核算系統(tǒng)的共享，實(shí)現(xiàn)了全國42個(gè)銷售公司財(cái)務(wù)的共享。A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過掃描電子系統(tǒng)將單據(jù)全部電子化，使得交易處理、費(fèi)用審核與業(yè)務(wù)結(jié)算工作全部集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。那么A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心的具體結(jié)構(gòu)和大致情況是怎樣的呢？讓我們來一探究竟。

二、A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心的組織結(jié)構(gòu)

財(cái)務(wù)共享中心是通過較大并且完善的IT信息平臺(tái)，來予以支持全球化的服務(wù)器，并制定標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)操作流程處理每一個(gè)細(xì)節(jié)工作，同時(shí)將業(yè)務(wù)集中到一個(gè)中心來運(yùn)行操作。

財(cái)務(wù)組織的角色定位是財(cái)務(wù)共享中心結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。A集團(tuán)將財(cái)務(wù)組織角色定位為交易處理職能、報(bào)告和控制職能、決策支持職能。

A集團(tuán)財(cái)務(wù)的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，從預(yù)算與共享中心作為切入點(diǎn)，其中基礎(chǔ)的一塊就是財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型。改造伊始，A集團(tuán)的財(cái)務(wù)部便迅速將原先分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門的交易核算業(yè)務(wù)剝離出來，按照三、二、五的配比將財(cái)務(wù)人員分成交易處理、風(fēng)險(xiǎn)管控和業(yè)務(wù)支持三塊，并在總部青島設(shè)立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

由此，A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心采用全球統(tǒng)一的數(shù)據(jù)語言和數(shù)據(jù)平臺(tái)，其包括三個(gè)子系統(tǒng)：會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)、全面財(cái)務(wù)預(yù)算管理信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)決策支持信息系統(tǒng)。

“會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)”為整個(gè)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺(tái)，建立一種B/S結(jié)構(gòu)（即Brower/Server）的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中處理和各級(jí)財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)共享。“會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)”包括資金流出部、成本中心、資金流入部為整個(gè)共享中心提供財(cái)務(wù)信息流。

“全面財(cái)務(wù)預(yù)算管理信息系統(tǒng)”從SP到BP到RF有一套成熟的流程和體系（PF&A），完成市場洞察、分配資源、管理風(fēng)險(xiǎn)的工作目標(biāo)。通過事先預(yù)算、預(yù)測和預(yù)警，事中的跟蹤分析評(píng)價(jià)以及事后的市場績效管理，使市場效果與預(yù)算的偏差度在5%以內(nèi)?！叭尕?cái)務(wù)預(yù)算管理信息系統(tǒng)”通過應(yīng)收賬款管理、應(yīng)付賬款管理、現(xiàn)金流量管理對(duì)現(xiàn)金流量進(jìn)行預(yù)測，保證集團(tuán)健康運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)零營運(yùn)資本；通過對(duì)銷售預(yù)算控制、成本預(yù)算控制和費(fèi)用預(yù)算控制進(jìn)行利潤預(yù)測，保證集團(tuán)獲得高附加值，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展。

“財(cái)務(wù)決策支持信息系統(tǒng)”主要包括日現(xiàn)金流量、日損益表、會(huì)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析、經(jīng)濟(jì)業(yè)績考評(píng)5個(gè)模塊?？梢詫?shí)現(xiàn)集團(tuán)各級(jí)管理層對(duì)其所需的經(jīng)營狀況及經(jīng)營成果相關(guān)的數(shù)據(jù)全面在線查詢和獲取。各級(jí)用戶通過不同的權(quán)限和密碼來進(jìn)行各項(xiàng)數(shù)據(jù)的訪問。

在這三個(gè)子系統(tǒng)的共同作用下，A集團(tuán)的業(yè)務(wù)流程可以概括為：自上而下的戰(zhàn)略目標(biāo)分層分解流程和自下而上的預(yù)算編制和匯總流程。

三、財(cái)務(wù)共享中心較傳統(tǒng)財(cái)務(wù)組織的優(yōu)勢

A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享使得A集團(tuán)財(cái)務(wù)管理可以成為企業(yè)戰(zhàn)略的重要制定者、承接者和推動(dòng)者。在A集團(tuán)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享管理過程中，完成了流程統(tǒng)一、規(guī)則統(tǒng)一和語言統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，即A集團(tuán)在建立財(cái)務(wù)共享中心的同時(shí)也制定了自己的財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制度，以規(guī)范交易過程和規(guī)則。

A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心使其組織結(jié)構(gòu)極大地有別于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門，其主要特點(diǎn)有：獨(dú)立的執(zhí)行和監(jiān)督單位、服務(wù)于集團(tuán)內(nèi)全體機(jī)構(gòu)、更專業(yè)化分工、扁平化管理方式。而這些有別于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門的特點(diǎn)也反應(yīng)了財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢。

獨(dú)立的執(zhí)行和監(jiān)督區(qū)別于過去一個(gè)個(gè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)部門，使集團(tuán)決策層視野更開闊，從更高的層面看到集團(tuán)的所需。從而更好地協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)，更有效的配置資源。

更專業(yè)化分工，增強(qiáng)了各崗位的專業(yè)性和有效性。減少了錯(cuò)誤率，提高了操作的準(zhǔn)確性和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性。

扁平化管理方式，降低了管理成本，提高了面對(duì)客戶服務(wù)的效率，以及各員工溝通效率。

另外，A集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心較傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)勢還包括：

1、降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。通過財(cái)務(wù)共享中心提供的更全面專業(yè)的財(cái)務(wù)信息，為復(fù)雜陌生的市場環(huán)境增加財(cái)務(wù)的可控性和透明度。

2、財(cái)務(wù)運(yùn)行成本降低。公司業(yè)績發(fā)展不均衡，在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)下，很多相對(duì)小的子公司財(cái)務(wù)工作量少，但必須得配備相應(yīng)的工作人員。在財(cái)務(wù)共享中心下，可能曾經(jīng)兩個(gè)工作人員的工作量現(xiàn)在只需要一個(gè)人完成。另外，A集團(tuán)將中心設(shè)立在青島，相對(duì)而言，青島的人工成本不高。再者，企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)也可以集中進(jìn)行。再乘上A集團(tuán)這么大的基數(shù)，其節(jié)約的人工成本是相當(dāng)可觀的。

3、財(cái)務(wù)管理水平提高。通過制定標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的財(cái)務(wù)流程，克服了A集團(tuán)初期因財(cái)務(wù)人員素質(zhì)不同、各地規(guī)范不同導(dǎo)致的財(cái)務(wù)管理困難。同時(shí)由于財(cái)務(wù)信息共享中心，有部分?jǐn)?shù)據(jù)是自動(dòng)錄入，減少了人為的錯(cuò)誤率，提高了操作的準(zhǔn)確性和可靠性。另外，通過共享平臺(tái)，更利于集團(tuán)內(nèi)部的信息溝通，這些都從根本上有效地提高了財(cái)務(wù)管理水平。

4、資源配置更有效。通過財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)信息更能及時(shí)、輕易獲得，提高了財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性。上級(jí)單位能夠更快更準(zhǔn)確地了解各分公司的運(yùn)營狀況，更及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。集團(tuán)高層能夠利用整合的數(shù)據(jù)資源更有效地協(xié)調(diào)各項(xiàng)業(yè)務(wù)、配置資源。

5、提高資金的利用效率。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)體系中，各個(gè)單位的資金運(yùn)作狀況彼此負(fù)責(zé)，彼此隔離。通過共享平臺(tái)，使資金集中使用和投資。降低了資金閑置成本和融資成本。（作者單位：上海大學(xué)）