淺談黨校檔案管理工作

劉曉利

[摘 要]伴隨著社會(huì)信息化大發(fā)展，也要求檔案工作水平不斷發(fā)展和提升。從檔案發(fā)展的現(xiàn)狀來看，還需要我們做一系列努力，來打開一個(gè)全新的局面，采取全新的管理策略并不斷做出相應(yīng)創(chuàng)新以求發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.44.046

檔案工作對(duì)黨校教學(xué)有促進(jìn)作用。當(dāng)前社會(huì)改革突飛猛進(jìn)，系統(tǒng)的檔案工作對(duì)于記載學(xué)校的發(fā)展過程起到不可忽視的作用。在黨校的整體工作中，增強(qiáng)群眾的檔案記載意識(shí)同樣重要。

1 檔案工作的重要性

1.1 對(duì)積累信息有重要作用

及時(shí)準(zhǔn)確的查詢信息，能夠增強(qiáng)學(xué)習(xí)者的經(jīng)驗(yàn)，使有價(jià)值的信息得到運(yùn)用，并且在吸取前人信息的同時(shí)不斷改進(jìn)自己的新信息。同時(shí)增強(qiáng)工作者不斷收集、積累信息的意識(shí)，養(yǎng)成積累信息的習(xí)慣，不斷探索和研究以及創(chuàng)新，為自己為以后搜集信息的人積累材料，提供參照。

1.2 重視檔案工作的意義

檔案工作能給后來的學(xué)習(xí)者提供前人的經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會(huì)，了解前人學(xué)習(xí)的內(nèi)容和材料，以及前一個(gè)歷史階段的學(xué)習(xí)情況和社會(huì)背景下的相應(yīng)變革。在學(xué)習(xí)的過程中不斷充實(shí)自己，并不斷激勵(lì)自己學(xué)習(xí)和探索，集思廣益為我所用，提高自己并不斷增強(qiáng)黨校工作的完善性和科學(xué)性。

1.3 檔案的管理能使科研完善化

檔案管理程序的有序進(jìn)行能促使科研成果更加完善。黨校內(nèi)的科研活動(dòng)不僅要有完善的開展過程，檔案方面的完善也是重中之重。比如校內(nèi)要開展“暢想中國夢”的活動(dòng)，整個(gè)過程要科學(xué)合理，展示其教育意義，同時(shí)檔案記載也要求細(xì)致入微與活動(dòng)緊密結(jié)合，成為活動(dòng)的一個(gè)縮影，為以后留取有價(jià)值的信息。檔案工作者通過積累成果實(shí)現(xiàn)科研理論的價(jià)值，為信息時(shí)代作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

1.4 檔案交流的價(jià)值

在與相同學(xué)科交流中，彼此互相借鑒，相互學(xué)習(xí)，在比較與探討中提高，使得思想不斷更新，創(chuàng)新也層出不窮。檔案信息互相交流在新的信息時(shí)代為社會(huì)各界提供應(yīng)用時(shí)的第一手材料，讓廣大同行相互學(xué)習(xí)取長補(bǔ)短不斷創(chuàng)新，起到服務(wù)于社會(huì)的作用。黨建工作者的思想也提升到一個(gè)新層次。

2 檔案管理的狀況

2.1 檔案管理有漏洞

黨校長期以來存在檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，管理人員認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案材料只是公式性的收藏而已，并不具什么探究價(jià)值，只要做好本職的工作應(yīng)對(duì)檢查就夠了。另外經(jīng)費(fèi)問題也是使檔案工作處于落后狀態(tài)的主要原因。檔案工作在黨校各部門項(xiàng)目、內(nèi)容與要求有諸多的不統(tǒng)一，致使檔案無法達(dá)到完美與系統(tǒng)，經(jīng)常會(huì)有些材料有頭無尾，有計(jì)劃無總結(jié)，有方案無實(shí)施過程，影響檔案工作的有序進(jìn)行。

2.2 管理人員業(yè)務(wù)水平不過關(guān)

目前檔案工作能進(jìn)行較深較廣層次開發(fā)和創(chuàng)造性人才缺乏。因?yàn)闄n案管理人員必須具備一定的知識(shí)水平，包括歸結(jié)能力、豐富的語言水平、深厚的文化功底、學(xué)習(xí)新技能的積極性、扎實(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)等。然而現(xiàn)在的管理人員，現(xiàn)在的工作人員接受的系統(tǒng)培訓(xùn)不多，計(jì)算機(jī)能力有限，管理有隨意性，收集分類與歸結(jié)不能適時(shí)，導(dǎo)致檔案工作到檢查時(shí)才做，出現(xiàn)混亂狀態(tài)，從而也會(huì)影響檔案質(zhì)量。

2.3 檔案工作的檢索緩慢

目前檔案內(nèi)容的檢索主要有兩種，即手動(dòng)與電腦檢索。手動(dòng)檢索占很大一部分，相對(duì)難度較大，這就需要編出更完整的檢索工具，調(diào)和這種疑難現(xiàn)象，促使檔案工作的開展。

檔案工作面臨很大的挑戰(zhàn)，需要檔案人員素質(zhì)更強(qiáng)，管理和信息服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)。這種情況對(duì)于我國當(dāng)前的現(xiàn)狀是一個(gè)考驗(yàn)，也是鞭策我們前進(jìn)的壓力和動(dòng)力。所以，對(duì)于這種狀況和社會(huì)發(fā)展態(tài)勢，檔案管理方法的改進(jìn)、工具的現(xiàn)代化已經(jīng)成為一種趨勢。

3 檔案管理工作提升策略

3.1 從管理意識(shí)上抓起，才能提高

黨校的檔案涉及面廣，內(nèi)容很多。要想做好這方面的工作就要全體參與共同努力。黨校領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，親自參與做報(bào)告、加強(qiáng)宣傳，使全體成員對(duì)整體工作都提高重視。在實(shí)際工作中積極參與、支持和配合做好資料的收集、積累、整理與存檔工作。同時(shí)把檔案工作歸結(jié)到業(yè)務(wù)評(píng)定中，爭優(yōu)爭先，為檔案工作長期開展奠定基礎(chǔ)。

3.2 完善檔案管理制度

要想讓檔案工作為黨校的工作奠定好基礎(chǔ)，首先在制度上就要不斷健全和完善。在管理方面，分層次分內(nèi)容分工負(fù)責(zé)，形成完善的管理體系，對(duì)檔案人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)與管理，各層面責(zé)任區(qū)分清晰，檔案制定要求規(guī)范統(tǒng)一。一把領(lǐng)導(dǎo)，真抓實(shí)管，經(jīng)常性地監(jiān)督，以促進(jìn)工作全面有效地進(jìn)行，力求科學(xué)與健康的發(fā)展。

3.4 完善電子檔案的管理

加強(qiáng)硬件投入，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備的配備，將檔案加以多種檢索的方式，滿足多種檢索需求。使用新型軟件進(jìn)行系統(tǒng)管理，把常用的與不常用的區(qū)分開來，結(jié)合軟件使用率，進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的管理，為以后檔案發(fā)展奠定基礎(chǔ)，并做好檔案的保密工作。

3.5 不斷提升管理人員業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案管理人員決定著檔案工作做的好與壞。因此提高檔案人員的管理素質(zhì)水平是重中之重。黨校的管理人員關(guān)系到社會(huì)中人才的質(zhì)量，要求管理人員要有較好的職業(yè)素養(yǎng)和很強(qiáng)的責(zé)任感，良好的道德修養(yǎng)以及全心全意為人民服務(wù)的思想。在業(yè)務(wù)方面要有過硬的管理方法和經(jīng)驗(yàn)，善于于同行進(jìn)行交流。要有對(duì)新軟件等產(chǎn)品使用的能力，積極參加行業(yè)內(nèi)的培訓(xùn)，不斷培養(yǎng)自己、完善自己、提高自己的業(yè)務(wù)水平。

4 檔案工作的創(chuàng)新

在檔案管理方面要有發(fā)展，也要和其他領(lǐng)域一樣，不斷探究和創(chuàng)新。

4.1 在人員任用上，要用新型人才和新的培訓(xùn)手段

隨著檔案信息數(shù)字化，對(duì)于檔案管理人才的要求也越來越高。檔案收集與整理、統(tǒng)計(jì)等過程發(fā)生了巨大的變化。檔案管理者要承擔(dān)多角色，比如管理者、分析者、引導(dǎo)者等。檔案管理者不單單要求只懂信息采集與整理，還要能夠更好地運(yùn)用硬件與軟件方面相關(guān)的知識(shí)，比如編程和程序修護(hù)等。

4.2 規(guī)范檔案信息化

隨著社會(huì)的不斷變革，信息時(shí)代不斷發(fā)展。依據(jù)國家對(duì)檔案部門的制度，創(chuàng)造性的制定符合本單位特點(diǎn)的制度，借鑒相關(guān)行業(yè)或同行業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，多方面溝通學(xué)習(xí)，揚(yáng)長避短。在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新出新的工作方法，使檔案工作科學(xué)發(fā)展，將來應(yīng)用性更強(qiáng)。

4.3 在管理機(jī)制上求創(chuàng)新

在現(xiàn)代化的辦公環(huán)境中，紙質(zhì)文件和數(shù)字文件并存就要求檔案管理更加合理化。管理系統(tǒng)中文件和檔案工作共同融入，把電子文件變成電子檔案并與文書部門相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)信息相通，既提高了應(yīng)用時(shí)效性和便捷性，又使檔案管理向前邁進(jìn)一步。

檔案管理是黨校一項(xiàng)重要工作，要使檔案工作更加規(guī)范，就必須從過去找經(jīng)驗(yàn)，從實(shí)踐中求發(fā)展，要使檔案工作向更加科學(xué)的方向發(fā)展還需要不斷地創(chuàng)新和努力。