基于協(xié)同理念的電子文件管理策略研究

李玉芬

摘要：信息化建設(shè)為電子文件的管理帶來了新的挑戰(zhàn)，為了更好地適應(yīng)信息時(shí)代的利用需求，提高電子文件的管理水平，本文基于協(xié)同理念，從電子文件管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了協(xié)同理念在電子文件管理中的必要性，闡述基于協(xié)同理念的電子文件管理策略。

關(guān)鍵詞：協(xié)同理念電子文件管理策略

北京市建設(shè)數(shù)字城市的全面展開，檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步升級(jí)，對(duì)電子文件的利用提出了新的要求。然而傳統(tǒng)的電子文件管理無法全面便捷地提供所需信息，筆者建議探索建立新型電子文件管理合作機(jī)制和合作模式，特別是基于協(xié)同理念的電子文件管理應(yīng)是未來電子文件管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、電子文件管理的現(xiàn)狀

目前，電子文件的管理是按照傳統(tǒng)紙質(zhì)文件從形成到銷毀或永久保存的管理流程進(jìn)行分工的，歸檔之前由文件形成部門負(fù)責(zé)管理，歸檔之后由檔案部門進(jìn)行管理。筆者認(rèn)為目前電子文件的這種管理模式存在五大弊端，一是由于電子文件管理涵蓋電子文件從形成、保管、銷毀或長期保存的整個(gè)生命周期，其產(chǎn)生、保管和保存歷經(jīng)文件形成部門、文件保管部門、檔案部門等不同機(jī)構(gòu)。目前的這種管理模式在一定程度上破壞了文件生命周期連續(xù)的運(yùn)動(dòng)過程，破壞了文件運(yùn)動(dòng)的連續(xù)性。二是在電子文件形成和保管過程中，由于電子文件的可操作性和易變性，其內(nèi)容及狀態(tài)很容易被改變，為電子文件的真實(shí)性和安全性帶來了風(fēng)險(xiǎn)。三是電子文件對(duì)軟硬件系統(tǒng)的依賴性較強(qiáng)，軟硬件系統(tǒng)的升級(jí)或更換直接影響電子文件的可讀性和利用率，使電子文件的穩(wěn)定性受到了影響。四是目前的電子文件管理存在各種電子公文管理系統(tǒng)，且標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。大多是按照傳統(tǒng)模式分別開發(fā)公文系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行簡(jiǎn)單對(duì)接，電子公文系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)并不兼容，這為電子文件長期保存帶來了較大的挑戰(zhàn)。五是電子文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)相互獨(dú)立，缺乏協(xié)同合作，缺乏制度保障和監(jiān)督機(jī)制。例如，電子文件形成過程中，文件形成部門往往從業(yè)務(wù)角度出發(fā)，很少在文件形成階段考慮未來的長期保存問題，這對(duì)電子文件長期保存和利用帶來了較大的挑戰(zhàn)。

因此，要保證電子文件的真實(shí)性、完整性和可靠性，僅僅依靠檔案部門是行不通的，需要電子文件各個(gè)運(yùn)動(dòng)環(huán)節(jié)的規(guī)范操作與協(xié)同合作，這樣將減少或消除電子文件管理過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)電子文件管理工作的全程優(yōu)化，切實(shí)提高電子文件的管理水平。

二、協(xié)同理念及其在電子文件管理中的必要性分析

協(xié)同理論是20世紀(jì)60年代末期，由聯(lián)邦德國斯圖加特大學(xué)教授、著名物理學(xué)家哈肯提出的，他認(rèn)為協(xié)同理念的戰(zhàn)略可以把公司多元化的業(yè)務(wù)聯(lián)系起來，從而使公司可以更充分地利用現(xiàn)有優(yōu)勢(shì)開拓新的發(fā)展空間。具體來說，協(xié)同是指協(xié)調(diào)兩個(gè)或兩個(gè)以上的不同資源或個(gè)體，使它們一致地完成某一目標(biāo)的過程或能力。協(xié)同不僅包括人與人之間的協(xié)作，也包括不同系統(tǒng)之間、不同數(shù)據(jù)資源之間、不同部門之間等的協(xié)作。協(xié)同理念并不是各個(gè)子系統(tǒng)的簡(jiǎn)單相加，它的實(shí)質(zhì)在于各個(gè)子系統(tǒng)的相互協(xié)調(diào)，相互調(diào)配所產(chǎn)生的整體效應(yīng)。在電子文件管理的過程中，發(fā)展基于協(xié)同理念的管理方式是提高其管理水平的必然要求。

（一）發(fā)展基于協(xié)同理念的電子文件管理是文件管理的內(nèi)在要求

通過文件生命周期理論可知，文件和檔案之間存在著密切的聯(lián)系，從文件產(chǎn)生到檔案管理是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過程，文件在形成、流轉(zhuǎn)及歸檔的各環(huán)節(jié)應(yīng)由相關(guān)部門和責(zé)任人來維護(hù)其秩序，各產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)部門的合作程度將直接影響文件的管理水平。電子文件與傳統(tǒng)文件同樣有著從產(chǎn)生到銷毀或永久保存的完整運(yùn)動(dòng)過程。因此，以生命周期理論為指導(dǎo)思想，發(fā)展基于協(xié)同理念的電子文件管理是文件管理的內(nèi)在要求。

（二）基于協(xié)同理念的電子文件管理是電子文件利用的發(fā)展需求

隨著數(shù)字城市建設(shè)進(jìn)程的加快，電子文件的數(shù)量呈現(xiàn)爆炸式增長，電子文件的格式也呈現(xiàn)出多樣化，以往電子文件管理中各部門“各自為政、各司其職”的工作模式已經(jīng)不能滿足電子文件利用的發(fā)展需求。電子文件從前端的文件形成到后端的檔案管理，這個(gè)流程中的文件形成部門、信息技術(shù)部門和檔案部門相對(duì)獨(dú)立，對(duì)電子文件的要求和管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，分別開發(fā)的公文系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)兩者并不兼容，系統(tǒng)在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中賦予各部門的管理范圍和權(quán)限不同，這些都為電子文件的利用帶來了不便。只有構(gòu)建有效的協(xié)同機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各部門之間的無縫銜接，確保電子文件管理流程的順暢，推動(dòng)部門間信息的溝通和相互協(xié)作，才能更好地滿足電子文件利用的發(fā)展需求。

（三）基于協(xié)同理念的電子文件管理將有效提高工作效率和電子文件的管理水平

電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、移交、保管、利用的過程中涉及部門較多，存在相互影響、相互合作的關(guān)系。發(fā)展基于協(xié)同理念的電子文件管理，可以彌補(bǔ)檔案部門在文件管理過程中前端控制的不足，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的配合，減少重復(fù)勞動(dòng)，有效提高工作效率和管理水平，而這對(duì)推進(jìn)電子文件的科學(xué)管理具有重要的意義。

三、電子文件協(xié)同管理策略

就電子文件管理而言，協(xié)同就是要突破電子文件管理模式的機(jī)制壁壘，打破各部門間的分散封閉，對(duì)電子文件形成部門、文件管理部門、檔案管理部門、信息部門、績效考核部門等不同環(huán)節(jié)、不同階段進(jìn)行時(shí)間、空間和功能結(jié)構(gòu)等方面的整合，使其能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)同管理和資源的整合共享，形成共同管理和利用統(tǒng)一資源的協(xié)調(diào)工作機(jī)制，進(jìn)而產(chǎn)生“1+1>2”的整體協(xié)同效應(yīng)。

（一）建立健全部門領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商機(jī)制

推動(dòng)電子文件管理的協(xié)同工作，首先要建立健全部門領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商機(jī)制，特別是建立保障經(jīng)常性溝通機(jī)制。通過交流，各部門可以對(duì)電子文件的管理交換想法和意見，了解彼此的立場(chǎng)和訴求，提高電子文件管理相關(guān)決策的效率。保持經(jīng)常性的信息交流，可以解決管理過程中遇到的障礙、問題，也可能發(fā)現(xiàn)有待協(xié)同解決的新問題。還可以收集各部門之間的信息資源、意見建議，及時(shí)解決電子文件協(xié)同管理過程中的問題。

（二）形成部門合作共建機(jī)制

從電子文件形成的初始階段到檔案管理階段，各部門之間密切聯(lián)系又相互作用，建立并形成協(xié)調(diào)順暢的部門合作共建機(jī)制可以理順電子文件形成和管理相關(guān)部門之間的關(guān)系，明確各自的職責(zé)，加強(qiáng)部門間的合作和溝通。首先對(duì)電子文件形成部門來說，需要接受檔案部門有關(guān)電子文件的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，按照規(guī)定形成及流轉(zhuǎn)電子文件，制定并落實(shí)本部門電子文件的管理職責(zé)。其次對(duì)檔案部門來說，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各電子文件形成部門有關(guān)電子文件的形成和歸檔工作，按照有關(guān)規(guī)定做好具有永久保存價(jià)值的電子文件的接收、保管和提供利用工作，并協(xié)助績效考核部門制定電子文件管理的考核辦法。再次是信息技術(shù)部門，需要根據(jù)各部門的工作內(nèi)容和要求，為文件形成部門及檔案部門提供技術(shù)保障和技術(shù)支持。最后是績效考核部門，需要負(fù)責(zé)對(duì)電子文件形成部門、檔案部門、信息技術(shù)部門進(jìn)行電子文件管理的績效考核。

（三）建立信息資源共享機(jī)制

基于協(xié)同理念的電子文件管理要嵌入對(duì)文件全程管理的理念，注重對(duì)電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段管理要素的統(tǒng)籌兼顧，將檔案管理的要求轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)功能需求，建立信息資源的共享和系統(tǒng)的整合。信息化建設(shè)的電子文件管理，涉及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、科研管理、圖書管理、檔案管理等不同信息系統(tǒng)的參與。這些信息系統(tǒng)之間都是相對(duì)獨(dú)立的信息孤島，實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理，就要使這些信息資源得以共享，遵循協(xié)同的管理理念，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)信息資源的整合，建立“大平臺(tái)”的觀念。首先要協(xié)同開發(fā)各管理系統(tǒng)，對(duì)所有管理系統(tǒng)資源體系進(jìn)行科學(xué)的架構(gòu)，使管理系統(tǒng)的信息資源關(guān)聯(lián)度和融合度更高，信息交換和共享的便捷性更強(qiáng)。其次要通過協(xié)同整合，將不同結(jié)構(gòu)、不同設(shè)計(jì)、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行融合，提供更多的服務(wù)內(nèi)容，避免重復(fù)建設(shè)造成資源浪費(fèi)，提高電子文件管理的效率。

（四）建立電子文件協(xié)同管理制度

實(shí)現(xiàn)基于協(xié)同理念的電子文件管理，還要在管理制度及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范層面予以保障，相關(guān)的法規(guī)和制度將使電子文件管理的各方職責(zé)明確化。一要制定并完善科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件管理制度，以維護(hù)電子文件的真實(shí)性和安全性。二要規(guī)范電子文件的形成、保存、移交、鑒定、保管、利用等管理流程，包括細(xì)化流程的具體內(nèi)容以及具體的管理要求。三要根據(jù)國家現(xiàn)行的電子文件管理辦法制定電子文件管理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、文件格式標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，保證電子文件管理的質(zhì)量。四要明確電子文件形成和管理各部門的權(quán)責(zé)，建立評(píng)估與反饋機(jī)制保障協(xié)同管理的效果，要對(duì)相關(guān)部門的不合作行為采取有效的監(jiān)管措施，使電子文件的協(xié)同管理落到實(shí)處。

（五）建立電子文件協(xié)同管理的保障機(jī)制

要保障協(xié)同管理的有效性，就要建立量化的電子文件管理考核指標(biāo)體系，將跨部門協(xié)同工作人員的協(xié)同狀況納入考核體系。首先對(duì)相關(guān)部門和工作人員的工作目標(biāo)、工作權(quán)利和工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，建立電子文件管理崗位責(zé)任制，并在此基礎(chǔ)上建立績效考核制度。定期對(duì)各部門電子文件管理情況展開績效考核，并將考核納入相關(guān)工作人員年度考核指標(biāo)體系，使考核結(jié)果與薪資收入或職位晉升相掛鉤。同時(shí)針對(duì)不合作部門制定有效的監(jiān)管措施，以提高協(xié)同管理的能力和水平，增強(qiáng)協(xié)同管理的效能，真正實(shí)現(xiàn)協(xié)同效應(yīng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬麗娟.風(fēng)險(xiǎn)管理視角下的電子文件安全管理研究[J].晉圖學(xué)刊，2009（5）：12-14.