項(xiàng)目管理在高校學(xué)生事務(wù)管理中的應(yīng)用

陳棟 裘海旋

【摘要】高校學(xué)生事務(wù)是一個(gè)龐大且復(fù)雜的系統(tǒng)，且具有多種特點(diǎn)，需要學(xué)校各級(jí)部門(mén)的通力合作才能進(jìn)行較好的管理。本文主要分析了現(xiàn)階段高校學(xué)生事務(wù)管理中的一些問(wèn)題，并嘗試著使用項(xiàng)目管理方法進(jìn)行組織管理，時(shí)間管理，質(zhì)量管理等。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目管理；高校學(xué)生事務(wù)；甘特圖

一、高校學(xué)生事務(wù)管理的特點(diǎn)

隨著高校學(xué)生管理工作的日趨成熟，高校學(xué)生事務(wù)管理也逐漸將學(xué)生思政教育、生活服務(wù)、社團(tuán)實(shí)踐等項(xiàng)目慢慢統(tǒng)一，因此如今的高校學(xué)生事務(wù)管理已經(jīng)變得龐大并且復(fù)雜。高校學(xué)生管理就是高校對(duì)學(xué)生在校內(nèi)外非學(xué)術(shù)活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制的總稱。簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)，高校學(xué)生事務(wù)管理就是對(duì)學(xué)生除了學(xué)校委派專任教師所教授的所有理論與實(shí)踐課程之外，所有校內(nèi)外的生活、興趣活動(dòng)等事務(wù)的管理。

每所高?；蛘呙總€(gè)分院對(duì)于高校事務(wù)管理運(yùn)作方式都會(huì)有一些不同，也沒(méi)有統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，但明確的是每塊內(nèi)容的管理目標(biāo)是確定和統(tǒng)一的。除了目標(biāo)確定統(tǒng)一之外，高校學(xué)生工作還有周期性，唯一性，一次性等特點(diǎn)。例如學(xué)生迎新文藝匯演這樣的活動(dòng)，每年都會(huì)按期舉辦，這是周期性，但每年會(huì)有不同的主題與節(jié)目，這是唯一性，而且匯演結(jié)束之后無(wú)法再重新炮制，這是一次性，大部分的高校學(xué)生事務(wù)都有類似的特性。

二、高校學(xué)生事務(wù)管理現(xiàn)狀

受到學(xué)校事業(yè)單位工作性質(zhì)的影響，高校學(xué)生事務(wù)管理在很大程度上都是采用職能式管理模式，這種管理模式的特點(diǎn)是以部門(mén)與人作為單位，在部門(mén)與人下給與配備各種職能來(lái)開(kāi)展與完成各項(xiàng)工作任務(wù)，在高校學(xué)生管理中使用這種管理模式可以極大程度的節(jié)約與利用成本，為學(xué)管工作人員靈活給予職能來(lái)進(jìn)行學(xué)生事務(wù)的管理與開(kāi)展。但是仍然會(huì)有一點(diǎn)弊端，比如：（1）模式單一，不夠靈活。長(zhǎng)期的職能式管理模式下，管理者容易陷入固定思維模式，處理問(wèn)題的方式不夠靈活，當(dāng)出現(xiàn)職能之外的新問(wèn)題時(shí)無(wú)法及時(shí)做出正確的決策。（2）分工不清，權(quán)責(zé)不明。職能式管理中的大部分管理者地位是平等，當(dāng)某一項(xiàng)學(xué)生事務(wù)涉及到多個(gè)職能部門(mén)和職能負(fù)責(zé)人時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)分工不清，溝通不順，權(quán)責(zé)不明，嚴(yán)重影響該事務(wù)的開(kāi)展與處理（3）學(xué)生在管理中的地位過(guò)于被動(dòng)。職能式管理的特點(diǎn)是自上而上的制度式管理，大部分的制度由領(lǐng)導(dǎo)層與管理層決策而定，所以被管理者的學(xué)生們?cè)诠芾碇袥](méi)有話語(yǔ)權(quán)或者話語(yǔ)權(quán)較弱，學(xué)生無(wú)法及時(shí)進(jìn)行反饋，導(dǎo)致理念與制度不匹配，理論與實(shí)踐有誤差的情況。（4）激勵(lì)制度不夠健全。職能式管理中的學(xué)生事務(wù)雖然有周期性，但不同時(shí)期的側(cè)重點(diǎn)與管理內(nèi)容還是會(huì)有或多或少的改變，還會(huì)因?yàn)檎叩仍虺霈F(xiàn)臨時(shí)性的工作內(nèi)容，面對(duì)變化的情況，當(dāng)激勵(lì)制度不能及時(shí)跟上時(shí)就會(huì)出現(xiàn)“做與不做一個(gè)樣，做多做少一個(gè)樣”的不良局面，工作倦怠等情況就會(huì)出現(xiàn)在管理者身上。

三、項(xiàng)目管理應(yīng)用的可行性

項(xiàng)目管理指在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用各種相關(guān)的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠在有限資源限定條件下，為滿足或者超越項(xiàng)目有關(guān)各方對(duì)項(xiàng)目的要求與期望，所開(kāi)展的各種計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等方面的活動(dòng)[1]。它區(qū)別于職能式管理，將項(xiàng)目作為管理的主體與目標(biāo)，以項(xiàng)目運(yùn)作的進(jìn)度與過(guò)程來(lái)管理其中需要的各項(xiàng)職能，因此它更具效率與目的性。其中項(xiàng)目的定義，則是在限定的資源及限定的時(shí)間內(nèi)需完成的一次性任務(wù)，這與之前提到的高校學(xué)生事務(wù)的定義非常相似，因此大部分高校學(xué)生事務(wù)也可以認(rèn)為是“項(xiàng)目”，那么學(xué)生事務(wù)的目標(biāo)就是項(xiàng)目目標(biāo)，學(xué)生事務(wù)中的管理者學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)工部領(lǐng)導(dǎo)、分院黨總支書(shū)記、輔導(dǎo)員等就是項(xiàng)目經(jīng)理，而其中學(xué)生則是項(xiàng)目成員。根據(jù)項(xiàng)目管理的9大內(nèi)容，也可以將高校學(xué)生事務(wù)管理分為項(xiàng)目范圍管理，項(xiàng)目時(shí)間管理，項(xiàng)目成本管理，項(xiàng)目質(zhì)量管理，項(xiàng)目人力資源管理，項(xiàng)目溝通管理，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理，項(xiàng)目采購(gòu)管理，項(xiàng)目集成管理。

四、項(xiàng)目管理在學(xué)生事務(wù)管理中如何應(yīng)用

1.管理組織形式矩陣化

矩陣式組織結(jié)構(gòu)是能夠最大限度發(fā)揮以上兩種組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)，盡量避免其弱點(diǎn)而產(chǎn)生的一種組織方式。如今在高校改革進(jìn)程中，學(xué)生管理工作內(nèi)容多樣化，規(guī)?；?，越來(lái)越多的學(xué)生管理活動(dòng)要求進(jìn)行多部門(mén)協(xié)作處理[2]，因此單一的職能式管理容易出現(xiàn)協(xié)調(diào)困難，進(jìn)度拖沓等問(wèn)題，但使用項(xiàng)目化管理就可以針對(duì)特殊的學(xué)生事務(wù)項(xiàng)目對(duì)各職能進(jìn)行統(tǒng)籌管理，確定好項(xiàng)目中的各級(jí)關(guān)系以保證效率。因此使用矩陣式組織結(jié)構(gòu)即是整合職能功能與項(xiàng)目功能，既能保證傳統(tǒng)職能部門(mén)的職能權(quán)利，又能較好的協(xié)調(diào)項(xiàng)目中的職能關(guān)系，建立通暢的溝通協(xié)調(diào)平臺(tái)。

下面是某分院的學(xué)生事務(wù)管理組織矩陣圖，橫向可以看到在該分院學(xué)生事務(wù)管理中各管理者與職能部門(mén)的管理范圍與主要職能，縱向則可以看到在各種學(xué)生事務(wù)項(xiàng)目中參與的管理者與職能部門(mén)，最重要的是可以在矩陣圖中看到該項(xiàng)目的職能關(guān)系，分清從屬與權(quán)責(zé)。矩陣圖以最直觀的方式表示出職能與項(xiàng)目的關(guān)系，并且當(dāng)有新項(xiàng)目與新管理者加入時(shí)也容易修改。

2.使用甘特圖進(jìn)一步完善學(xué)生事務(wù)管理的時(shí)間管理

甘特圖是項(xiàng)目管理中經(jīng)常使用的方式之一，即以圖示的方式通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間。它可以直觀地表明任務(wù)與計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行，及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比。管理者由此可便利地弄清一項(xiàng)項(xiàng)目還剩下哪些工作要做，并可評(píng)估工作進(jìn)度。高校學(xué)生事務(wù)大部分屬于服務(wù)類，與企業(yè)形式的直接產(chǎn)生利益不同，因此學(xué)生事務(wù)處理的質(zhì)量高低不會(huì)直接對(duì)管理者與學(xué)校產(chǎn)生影響，學(xué)生工作者容易出現(xiàn)倦怠與拖沓情緒，而甘特圖則是通過(guò)圖表直觀的展示學(xué)生事務(wù)工作的完成情況與進(jìn)度，能更好的提醒學(xué)生工作者與管理者，同時(shí)提供具體可信的評(píng)價(jià)結(jié)果。

下圖是以某個(gè)學(xué)生事務(wù)為例子所做的甘特圖，可以從該圖中直觀的看到該學(xué)生事務(wù)項(xiàng)目按照內(nèi)容可以分割為6項(xiàng)任務(wù)，而且都標(biāo)明了該任務(wù)的主要管理者，然后根據(jù)橫坐標(biāo)時(shí)間軸就可以知道在哪個(gè)時(shí)間段哪位管理者應(yīng)該完成哪項(xiàng)任務(wù)。

3.使用項(xiàng)目管理來(lái)明確學(xué)生事務(wù)管理中的權(quán)責(zé)與獎(jiǎng)懲

職能式管理中的管理者雖然看起來(lái)分工明確，但在突發(fā)事件與職能重疊事務(wù)面前卻容易出現(xiàn)混亂，而項(xiàng)目式管理的應(yīng)用就可以在突發(fā)事件與職能重疊事務(wù)出現(xiàn)時(shí)第一時(shí)間確定好參與項(xiàng)目的管理者與管理者的從屬關(guān)系，進(jìn)而分清權(quán)責(zé)與任務(wù)，提高處理效率。學(xué)生事務(wù)管理中甘特圖的引用可以進(jìn)一步明確事務(wù)項(xiàng)目中每個(gè)管理者的任務(wù)與責(zé)任，以及最重要的時(shí)間控制，杜絕了管理者的“大鍋飯”心理。甘特圖可以清楚的顯示每個(gè)的參與管理者的工作時(shí)間與工作量，因此作為評(píng)價(jià)手段，學(xué)生事務(wù)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后公開(kāi)，公平，公正的對(duì)于所有參與者進(jìn)行評(píng)價(jià)與獎(jiǎng)懲，這樣能為高校學(xué)生事務(wù)管理者的成長(zhǎng)提供有效的經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)校學(xué)生管理工作的良心循環(huán)提供數(shù)據(jù)與幫助。

4.項(xiàng)目管理理念向?qū)W生組織轉(zhuǎn)變

許多學(xué)者在研究高校學(xué)生工作中引入項(xiàng)目管理時(shí)都針對(duì)學(xué)生組織或者學(xué)生社團(tuán)開(kāi)展，而我個(gè)人認(rèn)為應(yīng)該直接從學(xué)生的管理者開(kāi)始轉(zhuǎn)換管理理念，由學(xué)生管理者的項(xiàng)目化管理進(jìn)而影響與轉(zhuǎn)變學(xué)生組織的管理方式。高校學(xué)生管理中除了直接管理者，還有學(xué)生組織，學(xué)生社團(tuán)在使用管理技能，他們都是學(xué)校第二課堂的主力軍，在學(xué)校校園文化建設(shè)，學(xué)生服務(wù)工作中有著舉足輕重的作用，他們策劃組織的各種學(xué)生活動(dòng)都符合項(xiàng)目管理的基本特性，可以使用項(xiàng)目管理方法來(lái)進(jìn)行管理。而項(xiàng)目管理的方法與理念則需要專門(mén)老師與學(xué)生組織的管理者去教授與培訓(xùn)，教授學(xué)生如何合理安排人力、物力、財(cái)力等資源，快速有效的優(yōu)化配置，保證學(xué)生活動(dòng)的圓滿完成，如何使用矩陣式組織結(jié)構(gòu)與甘特圖來(lái)幫助管理。學(xué)生通過(guò)在學(xué)校進(jìn)行項(xiàng)目管理的學(xué)習(xí)與體驗(yàn)，對(duì)他們將來(lái)的社會(huì)工作也有著十分重要的幫助，特別是像我校等工科類院校的學(xué)生畢業(yè)后的工作大部分都在企業(yè)中，提早讓學(xué)生感受企業(yè)般的項(xiàng)目管理制度，可以為學(xué)生的工作技能打下基礎(chǔ)。

可以看到，項(xiàng)目管理在高校學(xué)生事務(wù)管理中的應(yīng)用是可行且有效的，而且其實(shí)許多高校的學(xué)生工作已經(jīng)不自覺(jué)的使用了項(xiàng)目管理的一些手段，但高校學(xué)生工作畢竟是服務(wù)型工作，也不能完全照搬項(xiàng)目管理的所有內(nèi)容，還需要在實(shí)踐與探索中進(jìn)一步完善與創(chuàng)造。

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