張成麗
由于受到信息化和網(wǎng)絡(luò)化的影響,檔案信息數(shù)字化作為檔案信息資源開發(fā)利用的首要前提。并且根據(jù)國(guó)家電子檔案產(chǎn)業(yè)的相關(guān)政策,從信息技術(shù)應(yīng)用的角度來分析。本文闡述了關(guān)于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)。同時(shí),也對(duì)檔案信息資源的開發(fā)用途做了相關(guān)研究。
就目前來看,世界各國(guó)都向信息化,網(wǎng)絡(luò)化的方向邁進(jìn),由于各個(gè)國(guó)家間經(jīng)貿(mào)和科技文化交流不斷的增進(jìn),來往的次數(shù)也不斷的增加,讓國(guó)內(nèi)的電子政務(wù)和電子商務(wù)有很大的發(fā)展。尤其是在現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展之下。出現(xiàn)了大量數(shù)字文件,面對(duì)這樣大量電子文件出現(xiàn),如何做好電子文件收集和管理,是相關(guān)部門需要考慮的。為了處理好這些電子文件,就應(yīng)該不斷的開發(fā)檔案信息資源,適當(dāng)?shù)臐M足廣大客戶的需求,將檔案信息資源得到更大的利用。只有這樣才能夠解決在檔案信息應(yīng)用中出現(xiàn)的問題。
一、檔案資源的數(shù)字化
檔案信息資源的數(shù)字化需要不斷的更新,不斷的發(fā)展。而檔案信息資源的數(shù)字化作為檔案信息建設(shè)中的前提工作,同時(shí)也是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求,在檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程中,需要制定檔案數(shù)字化的計(jì)劃和目標(biāo),結(jié)合現(xiàn)在得人力、物力、財(cái)力,對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字化的管理,在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的時(shí)候,檔案應(yīng)該具備一定的代表性和典型性。因此,在對(duì)數(shù)字化應(yīng)用的時(shí)候需要對(duì)電子檔案制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),保證電子檔案的格式更加地規(guī)范和統(tǒng)一。
二、檔案信息數(shù)字化為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了基礎(chǔ)
現(xiàn)如今,信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)扮演著越來越重要的角色,在經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式的轉(zhuǎn)變中讓社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了了全面、協(xié)調(diào)的作用,為信息資源的可持續(xù)發(fā)展提供了重要的途徑。因此檔案管理部門要履行好相應(yīng)的職責(zé),采取相應(yīng)的措施,將檔案信息數(shù)字化的工作做到最好,滿足社會(huì)的發(fā)展需要,提高社會(huì)信息資源的有效利用。
實(shí)行館藏檔案信息資源的數(shù)字化。根據(jù)相關(guān)調(diào)查,檔案在館藏中數(shù)量最多,不管是種類的數(shù)量還是文體的數(shù)量,都是多樣的。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展,出現(xiàn)了很多的電子文件,而檔案管理的工作正在朝著以前紙質(zhì)文件向現(xiàn)如今由紙質(zhì)版與電子文件共存的形式轉(zhuǎn)變,在這個(gè)轉(zhuǎn)變的過程中,檔案館藏出現(xiàn)了紙質(zhì)版與電子版文件同時(shí)存在的特點(diǎn)。所以,相關(guān)部門為了將檔案數(shù)字化融入到檔案信息化建設(shè)中來,在檔案數(shù)字化制定了相關(guān)的規(guī)定和要求。在目前的情況來看,人力,物力,財(cái)力方面都存在著不足,利用數(shù)字化的檔案管理是必然要求。再利用數(shù)字化管理檔案的時(shí)候,需要制定相關(guān)檔案管理要求,對(duì)電子文件的格式需要進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一,減少電子文件的重復(fù)使用,避免資源浪費(fèi)的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此,相關(guān)的檔案管理部門,需要配合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門研究紙質(zhì)的檔案掃描設(shè)備,可以對(duì)不同的文件載體進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,從而更好的保存轉(zhuǎn)換過后的電子文件,避免電子文件數(shù)據(jù)的缺失。
實(shí)行電子文件的收集、歸檔管理。檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案信息數(shù)字化核心和本質(zhì)。而檔案信息數(shù)字化的主要工作就是對(duì)電子文件進(jìn)行收集和歸檔。在檔案對(duì)電子文件的管理中使用的軟件各式各樣,電子文件的形式也是各式各樣,這就出現(xiàn)了數(shù)據(jù)沒辦法實(shí)現(xiàn)共享,在一定的程度上,阻止了電子檔案信息資源的開發(fā)和利用以及電子文件的收集和管理。這就要求檔案管理的相關(guān)部門需要做好電子文件的管理工作,合理,有序的做好電子文件的數(shù)據(jù)收集管理。只有這樣,才能滿足社會(huì)的發(fā)展和需求。為了能夠達(dá)到這一點(diǎn)。首先,就應(yīng)該對(duì)電子文件實(shí)行合理的歸檔方案,建立檔案部門和電子文件管理部門,這些部門需要做好對(duì)檔案信息的管理工作,并且嚴(yán)格的執(zhí)行,對(duì)電子文件的歸檔范圍,歸檔的方法,歸檔的要求需要了解,只有這樣才能夠保證電子文件能夠更好的歸檔。首先,需要將電子文件實(shí)行歸檔制度,檔案資源信息化建設(shè)的首要前提是將電子文件進(jìn)行收集和歸檔。因此,需要建立檔案部門和電子文件部門,制定相關(guān)的檔案管理制度,各個(gè)部門之間要相互統(tǒng)一,相互負(fù)責(zé),把信息的管理和規(guī)劃做到更好。并且將制定的這些制度,要執(zhí)行下去。從電子文件的歸檔要求,歸檔方法,歸檔范圍,來提高電子文件的歸檔效率。其次,對(duì)于電子文件中的數(shù)據(jù)收集體系需要強(qiáng)化,因?yàn)樵陔娮游募形募_源渠道很廣,為了電子文件的質(zhì)量,檔案管理的工作人員需要加強(qiáng)管理,不斷的提高數(shù)據(jù)收集的交換系統(tǒng)。所以應(yīng)該對(duì)檔案管理的工作人員各個(gè)方面的能力,對(duì)于檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理。
三、檔案管理的創(chuàng)新為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了動(dòng)力
檔案工作作為服務(wù)工作的一類,檢驗(yàn)檔案信息的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是對(duì)檔案信息資源的利用率和利用效果。為了滿足社會(huì)的發(fā)展需要,作為檔案管理人員就應(yīng)該在管理方面加強(qiáng)服務(wù)意識(shí),增加創(chuàng)新精神。提高檔案信息的利用率,來滿足社會(huì)發(fā)展的需求。第一,加強(qiáng)檔案制度的創(chuàng)新,不斷的完善檔案的管理制度,對(duì)檔案管理的服務(wù)制度也需要加強(qiáng),服務(wù)范圍也要逐漸的變寬,設(shè)立更多的服務(wù)機(jī)構(gòu),提供一些檔案的咨詢服務(wù)平臺(tái)。第二,檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)需要加強(qiáng)。
檔案管理的工作人員需要順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展,和社會(huì)的發(fā)展速度保持一致,不斷的創(chuàng)新,改變之前的檔案管理模式和檔案管理的方法。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),滿足廣大用戶的需求,增加服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)的水平。第三,檔案的服務(wù)體制要?jiǎng)?chuàng)新。為了增加檔案管理人員的服務(wù)意識(shí),需要實(shí)行以人為本的檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制,這樣可以提高檔案信息資源的優(yōu)化配置,增加檔案信息資源的利用率,從而來提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。第四,保持檔案的教育創(chuàng)新 。根據(jù)工作中的實(shí)際情況,對(duì)于培訓(xùn)的方式也需要不斷的更新,對(duì)檔案管理人才大力的培養(yǎng),使這些人才更適合檔案管理的需要,來促進(jìn)檔案信息化工作向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。
在檔案信息化的建設(shè)中和檔案信息資源利用的時(shí)候,在這過程中的工作有著復(fù)雜的特點(diǎn),所以檔案管理工作在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上,應(yīng)該將檔案管理工作不斷向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向邁進(jìn),同時(shí)也能夠?yàn)闄n案資源的開發(fā)和利用提供良好的保障。
(作者單位:河南省南陽(yáng)文化藝術(shù)學(xué)校)