醫(yī)院數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題和解決措施

田秀英

【摘要】醫(yī)院數(shù)字檔案館的建設(shè)必須加快醫(yī)院信息資源建設(shè)的速度，提高檔案信息的利用率，更好地發(fā)揮檔案信息的價值，為醫(yī)院科研提供智能化服務(wù)。本文主要闡述了醫(yī)院數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題、醫(yī)院數(shù)字檔案館建設(shè)的意義、醫(yī)院數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容等問題。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；數(shù)字檔案館；建設(shè)

醫(yī)院數(shù)字檔案館既有一般數(shù)字檔案館的共性，也有自己獨特的行業(yè)特征。醫(yī)院數(shù)字檔案館建設(shè)是醫(yī)院信息化建設(shè)的重要組成部分。對于正在邁向現(xiàn)代化的醫(yī)院而言，信息化建設(shè)至關(guān)重要。醫(yī)院數(shù)字檔案館的建設(shè)必須加快醫(yī)院信息資源建設(shè)的速度，提高檔案信息的利用率，更好地發(fā)揮檔案信息的價值，為醫(yī)院科研提供智能化服務(wù)，營造良好的科研和教學(xué)環(huán)境，為醫(yī)院決策、管理提供信息依據(jù)。

一、醫(yī)院數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題

醫(yī)院在各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生了大量有價值的檔案信息。但是以往這些大量不同載體的檔案，利用者只能到檔案部門去借閱，不僅影響了檔案的利用率，對利用者的檢索利用也不方便，因而不能充分發(fā)揮檔案信息的實際價值。醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式給檔案的利用帶來了如下的問題：（1）各類檔案分散于各個部門中間，形成了檔案的信息孤島，不利于資源共享；（2）缺乏統(tǒng)一的調(diào)度管理，造成信息重復(fù)采集和浪費；（3）不能同時對不同類別的檔案信息進行比較分析，形成具有權(quán)威的參考信息；（4）不利于挖掘檔案信息資源的內(nèi)部規(guī)律，不能充分發(fā)揮檔案信息的利用價值：（5）一些重要的電子檔案文件，分別存于各部門單獨的終端機中，存在安全隱患，不利于檔案信息的保管和利用。因此，現(xiàn)行傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)目前醫(yī)院發(fā)展的需要，在醫(yī)院檔案信息條件下建設(shè)數(shù)字檔案館是信息時代的必然要求。

二、醫(yī)院數(shù)字檔案館建設(shè)的意義

數(shù)字檔案館的建立將為醫(yī)院提供全方位的檔案信息服務(wù)，它通過對醫(yī)院各種類型的檔案信息進行開發(fā)、利用，提高醫(yī)院的管理和決策水平、醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平，對促進醫(yī)院結(jié)構(gòu)優(yōu)化、降低醫(yī)療成本、激發(fā)醫(yī)院的活力、增強醫(yī)院競爭力、建立現(xiàn)代醫(yī)院管理體制等有著積極意義。

1、建設(shè)數(shù)字檔案館是有效提供醫(yī)院決策參考的需要

科學(xué)的決策必須以全面反映客觀過程的信息為依據(jù)。檔案作為歷史活動的真實記錄，增強了決策者的信息處理能力和方案評價選擇能力，能最大限度地減少決策過程中的不確定性、隨意性和主觀性，提高決策的效益和效率。

2、建設(shè)數(shù)字檔案館是提高醫(yī)院醫(yī)療、科研水平的需要

檔案在醫(yī)院開展醫(yī)療、科研中扮演著非常重要的角色，隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容日趨豐富，其信息量也不斷增多，更是開展科研工作不可缺少的寶貴資料，臨床醫(yī)生既可根據(jù)這些資料對疾病的診斷進行回顧性分析，促進臨床工作，又可以進行一些具有前瞻性的科學(xué)研究。

3、建設(shè)數(shù)字檔案館是進行檔案信息編研的需要

隨著辦公的網(wǎng)絡(luò)化、自動化，將產(chǎn)生大量的電子文件，如果不能及時收集、歸檔這些電子文件，可能產(chǎn)生數(shù)據(jù)遺失、毀損并影響利用，為此建設(shè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，正是眾多技術(shù)手段中保存醫(yī)院歷史、維護醫(yī)院歷史真實面貌的行之有效的措施。

4、建設(shè)數(shù)字檔案館是醫(yī)院檔案信息資源共享的需要

建立數(shù)字檔案館，通過與醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)無縫銜接，對該系統(tǒng)中已有的文件資料信息資源進行整合，統(tǒng)一管理、利用，能實現(xiàn)醫(yī)院職能處室間各種電子文件資料信息資源共享。

三、醫(yī)院數(shù)字檔案館建設(shè)的主要措施

（一）數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

1、數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站。門戶網(wǎng)站是數(shù)字檔案館向用戶提供服務(wù)的窗口，主要反映用戶的具體信息需求，如各種各樣的與醫(yī)院工作相關(guān)的學(xué)術(shù)、科研、專門數(shù)據(jù)庫等。

2、綜合檔案管理系統(tǒng)。建立包括檔案收集、管理和利用等涵蓋整個檔案生命周期的全程管理系統(tǒng)。

3、教字檔案信息資源建設(shè)。為保證數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)順利運行，要考慮有關(guān)檔案收集、管理、利用及安全等方面的各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)，還要實現(xiàn)數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)與其他系統(tǒng)集成的建設(shè)，保證進行良好的數(shù)據(jù)交換。

（二）數(shù)字檔案館人才隊伍建設(shè)

醫(yī)院數(shù)字檔案館的運作、使用和管理是一項科技含量很高的系統(tǒng)工程，對人才隊伍要求較高，需要一支高素質(zhì)的、有著合理結(jié)構(gòu)、合理人右類型的團隊即縣有檔案專業(yè)知識、掌握計算機、電子信息采集、分類、組織開發(fā)及電子信息管理等類型與技能的專業(yè)人才。因此，醫(yī)院數(shù)字檔案館建設(shè)，要以人才隊伍建設(shè)為主體。

1、數(shù)字檔案館人才隊伍建設(shè)要求

醫(yī)院數(shù)字檔案館的發(fā)展需要其管理者具有較強的現(xiàn)代化管理理念，包括系統(tǒng)理念、人本理念、形象理念、創(chuàng)新理念等。其管理理念決定著數(shù)字檔案館的發(fā)展策略和戰(zhàn)略。

在醫(yī)院數(shù)字檔案館的發(fā)展中要設(shè)立信息主管，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施，負責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)與管理，檔案信息資源的科學(xué)管理、開發(fā)與利用，提供有效的檔案信息技術(shù)支持，制定相關(guān)的信息活動規(guī)劃，并協(xié)調(diào)檔案信息的溝通，確保實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享。

醫(yī)院數(shù)字檔案館需要涵蓋許多學(xué)科、許多類型、多層次的復(fù)合型人才，在有條件時，積極引進必要的專業(yè)技術(shù)人員，尤其是既懂檔案管理、信息管理等知識，又具有計算機、網(wǎng)絡(luò)技能，既能踏實肯干，又富有創(chuàng)新精神的人才。同時針對現(xiàn)有人員層次結(jié)構(gòu)、知識能力與目前檔案信息化服務(wù)上存在的差距，注重內(nèi)部挖潛，抓好現(xiàn)有人才隊伍的繼續(xù)教育、能力培訓(xùn)，采取走出去、請進來的方式，開闊眼界、拓展思路，不斷深化對數(shù)字檔案館的理解，為“一專多能”開展檔案信息服務(wù)打下基礎(chǔ)，不斷提高工作效率和服務(wù)水平。

2、數(shù)字檔案館人才業(yè)務(wù)素質(zhì)要求

在醫(yī)院數(shù)字檔案館的建設(shè)與運行中，要注重數(shù)字檔案館員的培養(yǎng)，使其成為檔案信息用戶的導(dǎo)航員。要求其不斷進行知識更新，履行好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案館員的新職責(zé)，適應(yīng)檔案信息資源的多樣化。

在醫(yī)院數(shù)字檔案館的建設(shè)與運行中，要注重現(xiàn)有人員全面技術(shù)能力的培養(yǎng)，根據(jù)數(shù)字化檔案資源的特點、管理以及存取的工具，要有技術(shù)密集的知識與操作能力，來不斷滿足未來數(shù)字檔案行業(yè)發(fā)展及醫(yī)院自身發(fā)展的需要。

在醫(yī)院數(shù)字檔案館的建設(shè)與運行中，要注重現(xiàn)有人員檔案信息素養(yǎng)能力的培養(yǎng)，關(guān)注檔案資源本身，學(xué)會正確地評價數(shù)字化檔案信息的價值。

（三）數(shù)字化檔案的關(guān)鍵技術(shù)

數(shù)字化處理技術(shù)是數(shù)字化檔案的關(guān)鍵技術(shù)。數(shù)字化處理技術(shù)包括信息掃描技術(shù)、識別技術(shù)、圖像處理技術(shù)、音頻轉(zhuǎn)換技術(shù)等，他們?yōu)闄n案管理過程中海量的原始資料數(shù)據(jù)進行數(shù)字化提供了重要途徑，使人們能夠方便、快捷地把各種模擬信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，為后面的檔案數(shù)據(jù)加工、處理及應(yīng)用準(zhǔn)備數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，同時也影響著日后檔案信息的開發(fā)與應(yīng)用水平。人們既可以通過掃描技術(shù)把檔案資料快速輸入計算機，獲得檔案的圖像信息，也可通過各種圖像處理技術(shù)對檔案的圖像數(shù)據(jù)進行加工、處理，如把某些部分應(yīng)用識別技術(shù)進行文字識別以獲得文本信息。人們還可以應(yīng)用音頻轉(zhuǎn)換技術(shù)將傳統(tǒng)記錄的模擬聲音信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的音頻信息，便于計算機的處理和長久保存。

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