淺析高校二級學(xué)院辦公室工作存在的問題及對策

鄭茹艦

隨著我國高校規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，高等教育體制改革的不斷深入，高校實行校院兩級管理模式后，作為二級學(xué)院中心樞紐及綜合管理部門的辦公室承擔(dān)的工作和任務(wù)日益繁重，在運行過程中問題也逐漸顯現(xiàn)。在以學(xué)術(shù)為主導(dǎo)的育人環(huán)境里，很多人認(rèn)為，辦公室就是一個打雜的部門，同時辦公室工作人員每天忙碌的都是瑣碎的雜事，沒有時間去抓信息工作，從而對其他情況不了解，也談不上為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，長此以往辦公室無法發(fā)揮更大的作用，而辦公室人員也缺乏主動工作的積極性。因此要改變這種現(xiàn)狀辦公室人員就必須認(rèn)清工作職能，明確自身定位和在二級學(xué)院中辦公室的作用。

一、 高校二級學(xué)院辦公室概念

二級學(xué)院辦公室是從事日常事務(wù)的綜合機(jī)構(gòu)，是學(xué)院的中心樞紐和綜合管理部門。同時是教學(xué)管理、學(xué)生管理、科研及其全體教職工的后勤保障機(jī)構(gòu)。它起著承上啟下、協(xié)調(diào)各科室、平行院系和各職能部門關(guān)系的作用。是學(xué)院工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

二、高校二級學(xué)院辦公室特點

1、執(zhí)行能力，辦公室屬于行政管理層，而不屬于領(lǐng)導(dǎo)層，所以其工作性還應(yīng)具備執(zhí)行力的特點，這一點要求辦公室工作人員能自覺執(zhí)行各項指示和精神，作為學(xué)院的辦公室不能只是機(jī)械、教條性的傳達(dá)。而是要根據(jù)本部門實際情況，將政策的原則性和執(zhí)行方法統(tǒng)一的結(jié)合起來，力求達(dá)到最佳的執(zhí)行力度。

2、 服務(wù)能力，管理就是服務(wù)，只有遵循教學(xué)教育規(guī)則和管理原則，才能真正實現(xiàn)為教學(xué)服務(wù)的目的。因此辦公室人員必須樹立為教師、學(xué)生服務(wù)的意識。要做到耐心、細(xì)致、熱情、周到。

三、高校二級學(xué)院辦公室工作存在的主要問題

（一）二級學(xué)院辦公室工作人員素質(zhì)建設(shè)問題

辦公室工作講究的是高效率、高質(zhì)量，工作的效率包括辦事速度和質(zhì)量。只有在保障質(zhì)量的前提下，加快辦事速度，才是真正的高效率。另外辦公室工作人員應(yīng)該具備過硬的政治素養(yǎng)，熟練的工作技巧和良好的工作作風(fēng)才能滿足工作的需要?，F(xiàn)在很多的二級學(xué)院辦公室工作人員參差不齊，有的是從輔導(dǎo)員或者教師中調(diào)劑，有些是直接留校的畢業(yè)生。絕大部分人員屬于“半路出家”水平顯而易見，直接影響了辦公室工作的有效發(fā)揮。

（二）二級學(xué)院辦公室工作管理制度問題

制度是每一個單位和機(jī)構(gòu)在管理中的重點突顯，擁有良好的制度管理可以減輕管理工作的難度。在高校很多的二級學(xué)院中辦公室人員少任務(wù)重，如果不制定健全的管理制度，辦公室規(guī)將無法實現(xiàn)規(guī)范化和制度化。而有些二級學(xué)院只是根據(jù)學(xué)校的管理制度來約束，并非從學(xué)院的實際情況出發(fā)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，這也導(dǎo)致很多時候?qū)W院的整體形象大打折扣。

（三）二級學(xué)院辦公室管理的信息化問題

目前在各行各業(yè)都向著信息化辦公發(fā)展，二級學(xué)院辦公室也不例外?，F(xiàn)如今二級學(xué)院都擁有計算機(jī)等一些現(xiàn)代化設(shè)備，但是由于辦公室工作人員獵取計算機(jī)和其他一些現(xiàn)代化設(shè)備信息較少，無法針對辦公室設(shè)備故障方面進(jìn)行維修，缺乏專門的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)?，F(xiàn)大部份的信息處理還停留在紙質(zhì)檔文稿處理和打印的基礎(chǔ)上，信息化程度不高，直接影響到辦事效率和進(jìn)程。

四、高校二級學(xué)院辦公室存在問題的對策

（一） 要強(qiáng)化辦公室職能，充分發(fā)揮辦公室作用。辦公室人員的素質(zhì)直接關(guān)系到工作的效率和質(zhì)量。素質(zhì)的高低是能否開展辦公室各項工作的前提，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)是促進(jìn)辦公室管理水平的重要途徑。1、在人員素質(zhì)建設(shè)方面應(yīng)該加強(qiáng)辦公室工作人員政治素養(yǎng)，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，不斷提高政治覺悟，定期組織辦公室人員深入學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，用科學(xué)的理論來武裝自己的頭腦。堅定共產(chǎn)主義信念，牢牢把握政治方向，以高度的責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，圓滿的完成各項任務(wù)。2、要求辦公室人員要廣泛獵取辦公文化知識以外的管理技能知識和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識等。不斷提高綜合素質(zhì)，同時要結(jié)合工作的實際情況，增強(qiáng)各種能力鍛煉。不僅要增強(qiáng)語言表達(dá)和文字的能力，還要具體應(yīng)對突發(fā)情況的應(yīng)變能力。只有具備良好的組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力和突發(fā)事件的應(yīng)變能力等，才能更好的應(yīng)對各式各樣的復(fù)雜問題，適應(yīng)變化多樣的管理要求，提高辦公室服務(wù)質(zhì)量。

（二） 制度化和科學(xué)化是做好辦公室管理工作的重要前提，是規(guī)范辦公室人員行為的準(zhǔn)則和依據(jù)，有效的管理制度是推動學(xué)院工作正常運行，提高工作效率的重要基礎(chǔ)。1、首先要制定健全的辦公室制度，按照從細(xì)、從實、從嚴(yán)的原則出發(fā)，建立各項規(guī)章制度，規(guī)范檔案、印章管理，規(guī)范辦事、辦文程序、規(guī)范信息保密和接待工作。努力做到有章可循，依制度辦事。2、其次要明確崗位責(zé)任制度，從實際工作出發(fā)細(xì)化工作任務(wù)，將工作任務(wù)落實到每位工作人員身上，做到合理分工、依章辦事，避免工作的隨意性、盲目性和主觀性。使每位工作人員都能盡職盡責(zé)、各盡其能、高效率、高質(zhì)量的完成各項任務(wù)。3、制定健全的辦公室工作管理制度并進(jìn)行有效的科學(xué)管理，可以減少辦事的環(huán)節(jié)，簡化工作流程，充分發(fā)揮制度的約束力，規(guī)范工作人員行為，強(qiáng)化辦公室凝聚力，使辦公室服務(wù)各項工作正常運轉(zhuǎn)。

（三）隨著信息化網(wǎng)絡(luò)廣泛應(yīng)用，實現(xiàn)辦公室信息自動化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化迫在眉睫，實現(xiàn)辦公室自動化不僅可以提高信息傳遞的時效性和文檔儲存的安全性，以提高工作效率和質(zhì)量。在二級學(xué)院辦公室管理中可以利用QQ、微信、飛信等方式進(jìn)行通知和傳輸文件，也可以通過OA系統(tǒng)直接上傳文件供閱覽和下載，解決多部門、多崗位協(xié)同工作的問題。通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范工作，提高效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。

總之，高校二級學(xué)院辦公室管理工作存在的問題既是一種靜態(tài)的現(xiàn)實存在，又是一種動態(tài)生成的過程，二級學(xué)院辦公室管理問題是由于高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大和制度不健全的原因而產(chǎn)生 ，學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身建設(shè)的實際需求，從實際出發(fā)制定相關(guān)有效的措施和制度。辦公室人員也應(yīng)認(rèn)清自我，在觀念轉(zhuǎn)變中尋求內(nèi)涵式發(fā)展。（作者單位：四川文化產(chǎn)業(yè)職業(yè)學(xué)院文化商學(xué)院）

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