發(fā)展和利用“檔案整理中間機構”利多弊少

何慶芳

摘 要：“一天之計在于晨，一年之計在于春”，一年一度的檔案整理工作均在每年春季進行，整理去年的綜合檔案，這時也是每個立檔單位的檔案工作人員最繁忙，最有收獲的季節(jié)。整理檔案是每個檔案工作人員的重要職責，也是令其感到壓力最大的繁重任務。因為只有把該單位應該歸檔的文件材料收集到檔案部門，然后再按照分類方案來整理歸檔，才能使得整個綜合檔案管理與服務得以有序進行，檔案的查準查全率才能提高，充分體現(xiàn)檔案的積極作用。

關鍵詞：檔案整理、中介公司、弊端、優(yōu)勢。

0 引言

文件材料的分類與整理任務的緊迫性，客觀上要求各立檔單位配有足夠的工作人手，但這是不實際的，也是不必要的。而讓具備有資質(zhì)技能的檔案中介服務機構，以任務承包形式來完成，就十分客觀和有效。不少學者及業(yè)內(nèi)人士將這種“團體”“群體”稱為“檔案整理中介服務機構”（以下簡稱為“檔案整理中介公司”）。這樣定義，內(nèi)涵上名副其實，外延上邊際清晰。并呼吁國家檔案行政部門應從政策上鼓勵扶持，推進檔案整理中介公司的快速健康發(fā)展。利用和發(fā)展檔案整理中介公司利多弊少，理由如下。

1 發(fā)展和利用“檔案整理中介公司”，是社會分工不斷發(fā)展和完善的本質(zhì)要求

社會化大生產(chǎn)客觀上要求社會分工的不斷深化和細化，也是市場經(jīng)濟條件下資源合理配置的有效體現(xiàn)。任何單位和組織，無論在人力還是技術資源的儲備方面，沒必要為短暫性、突擊性作業(yè)任務而占有和閑置平時又派不上用場的這種資源，不求效率，不計效益是計劃經(jīng)濟模式的頑疾。

2 發(fā)展和利用“檔案整理中介公司”，為黨政機構事業(yè)等單位的精兵簡政，機構及人事制度改革提供了先決條件

中央和地方其所轄各部門在進行人員編制時，對檔案從業(yè)人員數(shù)的設定，可以滿足日常檔案管理和提供利用的時間需要而定，而每年的檔案整理可由“檔案整理中介公司”來幫助完成。因人設事、因人設職、人浮于事、低能低效、遇事推諉的官僚作風，已嚴重危害了黨政機關的形象。同時，精減冗員也為政府改善財政支出提供了條件，而單就利用“檔案整理中介公司”一項的費用估算，每年約需一名在編人員的年工資費用就差不多。如果我們的財政支出能夠算到人，既抓西瓜也揀芝麻，像私營企業(yè)家經(jīng)營自己的公司那樣那么精確到位，機關的廉潔之風方能盛行。

3 檔案整理中介公司的作業(yè)特點為保證建檔質(zhì)量提供了可能

首先，檔案整理中介公司人手較多，便于合理分工和步驟細化。例如，可有專人負責原件的完整性檢查，如有缺附件、缺頁、缺件、缺審批單、缺印章等，可在成卷之前得以發(fā)現(xiàn)和解決。其次，人員的作業(yè)目標具體熟練程度較高，便于形成流水作業(yè)的流程，從而大大提高工作效率，包括成卷之后的校對與整改，都會做得訊捷有序。再次，檔案整理中介公司的主要責任人或經(jīng)理，他們大都具有豐富的檔案管理和專業(yè)經(jīng)驗，并隨著現(xiàn)代科學技術發(fā)展的步伐，不斷吸收和利用尖端的技術手段，在檔案領域?qū)嵺`中加以運用和嘗試。如掃描儀，檔案軟件的開發(fā)研制，都推動了檔案管理科學化的進程。

4 發(fā)展和利用檔案整理中介公司，有利于擴大社會就業(yè)，減輕行政壓力

目前多數(shù)檔案整理中介公司的規(guī)模較小，職員也少而不穩(wěn)定，技術骨干員工的穩(wěn)定性也差，他們既無固定的住居、生活、培訓基地，也沒基本的辦公場所，所雇用的員工多數(shù)是家族關系、同鄉(xiāng)或從勞務市場上招聘而來的散兵游勇。所以，筆者認為，培育和發(fā)展“檔案制作公司”使其步入規(guī)范化運營軌道已是迫在眉睫了。

對此，筆者認為都是由于檔案整理中介公司自身發(fā)展緩慢而導致的弊端，而非檔案整理中介公司的經(jīng)營宗旨有缺陷。同其他企業(yè)一樣，公司盈利靠產(chǎn)品，檔案的具體卷宗質(zhì)量就是他的產(chǎn)品，保證產(chǎn)品質(zhì)量是公司生存的唯一底線。所以在相同的市場需求條件下，營造公平的企業(yè)競爭環(huán)境，是提高檔案整理質(zhì)量的有效途徑，同時也是防止權錢交易等腐敗現(xiàn)象的基本條件。

5 檔案整理中介公司的發(fā)展與利用建議

筆者就檔案整理中介公司的發(fā)展與利用問題談幾點粗淺建議，以與檔案同仁探討。

5.1 檔案整理中介公司本身需要一個合理的定位

一是在實體結構上，它必須是經(jīng)工商管理部門注冊或者地市級檔案行政機關許可的法人實體，須在人員、財務等方面與任何行政管理部門、事業(yè)組織徹底脫鉤，以獨立的法人身份參與市場競爭，做到獨立經(jīng)營、自負盈虧。二是在業(yè)務經(jīng)營范圍上，應當以檔案的整理與軟件開發(fā)利用服務為主。那些諸如日常檔案托管或派員長期為其他單位代理日常檔案管理的做法，筆者認為都不妥當，有悖于我們發(fā)展城市檔案館、行業(yè)檔案中心的初衷。任何實體單位的檔案若需寄存，正是檔案館、行政檔案中心的業(yè)務所在。如果在檔案整理中介公司的業(yè)務范圍上沒有一個合理的界定，檔案整理中介公司的主營業(yè)務技能不僅難以提高，還勢必重蹈我國企業(yè)那種“大而全、小而全”的經(jīng)營老路，是不科學的發(fā)展觀。

5.2 檔案整理中介公司的規(guī)范與發(fā)展需要政策上的優(yōu)惠扶持

將文件材料整理為檔案，是較簡單而細致的手工勞作過程，公司的盈利能力依靠員工的熟練程度和勞動技能的提高。但從目前的檔案整理中介公司經(jīng)營狀況來看，其盈利源自較少的資本投入和廉價的雇用勞動力。這是導致這類公司員工穩(wěn)定性差的根本原因，也是這類公司遲遲不能壯大成長的根源所在。若在企業(yè)貸款與融資企業(yè)經(jīng)營場所提供利用以及稅收等方面給予必要扶持，使其走上健康發(fā)展的軌道，那么這類檔案整理中介公司的預期會逐步實現(xiàn)。

5.3 提高公司員工素質(zhì)和工作技能是當務之急

一是我們的教育培訓部門，要從較多培養(yǎng)技能型人才的時間需要出發(fā)，在高職院校、技工學校開設諸如檔案制作、檔案編研、編纂等專業(yè)，使檔案制作公司有新的員工力量可繼。二是堅持已從業(yè)人員的技能培訓。地方行政檔案部門舉辦的檔案人員培訓班，必須要求檔案整理中介公司每年要選派業(yè)務骨干參加培訓學習，否則就跟不上時代檔案發(fā)展的要求和應對能力，固守自閉是沒有發(fā)展的。為此、檔案整理中介公司必須舍得投資和注重人員的技能培育才能有所發(fā)展、有所壯大，有所作為。

6 總結

綜上所述，發(fā)展和利用檔案整理中介公司，是社會化大生產(chǎn)條件下專業(yè)分工與專業(yè)協(xié)作的客觀要求，有利于精兵簡政，縮減行政開支；有利于提高檔案管理與服務效率；有利于促進先進技術手段的利用；有利于擴大就業(yè)等。