對醫(yī)院檔案管理工作的淺談

劉揚

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財富。加強對這一信息資源管理對醫(yī)院領(lǐng)導決策科學化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理， 是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

關(guān)鍵詞：管理；教育；計劃；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）檔案意識不強，檔案利用率低

檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是領(lǐng)導干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）加強對電子檔案管理人員的培訓

電子檔案管理對檔案人員提出了新的要求，只懂得紙加強對電子檔案管理人員的培訓

電子檔案管理對檔案人員提出了新的要求，只懂得紙質(zhì)文件管理知識是遠遠不夠的，當今社會是一個快速發(fā)展的社會，所以對檔案管理人員還要掌握計算機軟硬件的知識和技術(shù)，加強檔案人員的培訓至關(guān)重要，醫(yī)院應(yīng)該分批分期的對檔案工作人員進行電子檔案知識的培訓。質(zhì)文件管理知識是遠遠不夠的，當今社會是一個快速發(fā)展的社會，所以對檔案管理人員還要掌握計算機軟硬件的知識和技術(shù)，加強檔案人員的培訓至關(guān)重要，醫(yī)院應(yīng)該分批分期的對檔案工作人員進行電子檔案知識的培訓。

（三）檔案管理機構(gòu)不健全、管理范圍不明確

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度、標準。隨著科學技術(shù)的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

（四）檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊

目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學歷普遍偏低，現(xiàn)代科學知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

二、加強醫(yī)院檔案管理工作

（一）加強學習，增強意識

加強檔案法規(guī)的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是領(lǐng)導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導、中層干部、職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。

（二）重視檔案的利用

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

（三）健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學的檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等提高業(yè)務(wù)和知識水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

（四）開發(fā)檔案資源，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設(shè)。

要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一方面要加強檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施；另一方面要加強檔案現(xiàn)代化管理，用計算機儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機管理，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

參考文獻：

[1]顧曄.做好醫(yī)院檔案管理工作為醫(yī)院改革建設(shè)服務(wù)[J].代寫醫(yī)學論文中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學雜志，2006，17（1）：56.