新時(shí)期企業(yè)做好公務(wù)接待工作的策略探討

黃小云

摘 要：新時(shí)期，隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷進(jìn)行改革，企業(yè)公務(wù)接待也不斷增加，進(jìn)而公共消費(fèi)支出也不斷上漲，隨之而來的企業(yè)公務(wù)接待過程中浪費(fèi)現(xiàn)象屢見不鮮。文章結(jié)合中央新出臺(tái)“八項(xiàng)規(guī)定”相關(guān)的工作作風(fēng)，從企業(yè)自身開始，發(fā)揚(yáng)“歷行節(jié)約，減少浪費(fèi)”節(jié)約精神，淺談新時(shí)期企業(yè)如何做好公務(wù)接待工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；公務(wù)接待；策略

中圖分類號(hào)：D630 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2015）26-0035-02

隨著改革開放的發(fā)展，企業(yè)之間的聯(lián)系越來越緊密，交流學(xué)習(xí)等方面往來越來越頻繁，企業(yè)公務(wù)接待也日益增多， 接待工作是企業(yè)的形象展示，接待好壞關(guān)系到工作能否順利進(jìn)行。但如今企業(yè)公務(wù)接待的成本不斷升高，公款浪費(fèi)情況尤其嚴(yán)重，為了改變這一現(xiàn)狀，企業(yè)負(fù)責(zé)接待的相關(guān)工作人員要認(rèn)真謹(jǐn)慎對(duì)待接待，以節(jié)約為主，減少企業(yè)資金在餐桌上的浪費(fèi)，認(rèn)真貫徹落實(shí)中央“八項(xiàng)規(guī)定”的工作作風(fēng)。

1 企業(yè)公務(wù)接待工作的思想基礎(chǔ)

企業(yè)公務(wù)接待要以節(jié)約為主，簡化接待工作，以中央“八項(xiàng)規(guī)定”中的簡化接待為思想基礎(chǔ)，企業(yè)在公務(wù)接待中應(yīng)該做到切忌走過場和形式主義，要減少陪同人員，不貼橫幅掛標(biāo)語，不鋪設(shè)紅毯歡迎，不擺放花草，盡量減少不必要的宴請(qǐng)，用餐盡管安排在單位食堂，以節(jié)約為主，避免餐桌上的浪費(fèi)。

2 企業(yè)公務(wù)接待前的準(zhǔn)備工作

企業(yè)公務(wù)接待的準(zhǔn)備工作要有十足的把握，工作人員要充分做好準(zhǔn)備工作，尤其是要提前做好接待的成本預(yù)算，以簡化接待方案為指導(dǎo)，杜絕鋪張浪費(fèi)，確保接待有序順利進(jìn)行，還要對(duì)后期的工作充滿信心，為后續(xù)的接待工作打好基礎(chǔ)，想要接待工作收獲好的成果，接待之前需要做好以下三點(diǎn)。

2.1 接待預(yù)算

新時(shí)期企業(yè)進(jìn)行的接待前要參照學(xué)習(xí)中央的“八項(xiàng)規(guī)定”及集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定中對(duì)公務(wù)接待的要求，實(shí)行簡化接待，接待部門要事先對(duì)接待過程中的成本花費(fèi)做出預(yù)算，在確保接待圓滿順利進(jìn)行的情況下，盡可能避免資金浪費(fèi)，提高預(yù)算管理理透明公開度，加強(qiáng)企業(yè)人員的輿論與監(jiān)督力度，制定嚴(yán)格合理的企業(yè)支付制度，強(qiáng)化企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理，試圖從財(cái)政上約束公款浪費(fèi)行為，提高資金的使用效率。根掘接待對(duì)象的實(shí)際情況況的不同開展不同的接待方式。

2.2 既勤儉節(jié)約有具有特色的接待方案

企業(yè)要想制定一份合理規(guī)范的接待方案，就要堅(jiān)持勤儉節(jié)約的接待理念，加強(qiáng)企業(yè)相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，在接待方案的制定過程中，自覺貫徹落實(shí)節(jié)約之風(fēng)，杜絕走形式主義，在企業(yè)接待方案中明確規(guī)定各項(xiàng)資金在實(shí)際接待中的具體用途，從源頭上摒棄鋪張浪費(fèi)的思想，從而遏制鋪張浪費(fèi)行為的出現(xiàn)。制作接待方案的過程，要思考周密、注意細(xì)節(jié)，本著接送及時(shí)合體、吃穿住綠色舒適、日程安排合理、符合實(shí)際。與此同時(shí)，策劃接待的方案要有特色和新意，使來賓在接待時(shí)對(duì)當(dāng)?shù)氐奈幕滋N(yùn)和特色產(chǎn)業(yè)有更深入的感觸和了解。

2.3 企業(yè)要提前預(yù)見可能出現(xiàn)的突發(fā)情況

企業(yè)在接待前，還要預(yù)見可能出現(xiàn)的突發(fā)意外，事先想好應(yīng)對(duì)策略，防患于未然，提前想好應(yīng)對(duì)策略。例如：在會(huì)議接待時(shí)，如果召開董事會(huì)議的當(dāng)天出現(xiàn)臨時(shí)會(huì)議沖突，導(dǎo)致股東或董事不能準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，會(huì)把原定的時(shí)間安排表擾亂，就要求我們隨機(jī)應(yīng)變，根據(jù)實(shí)際情況做出合理的變更方案，這樣不僅確保會(huì)議工作的進(jìn)展井然有序，也減少了不必要的花費(fèi)，同時(shí)避免任何來賓被忽略。

3 企業(yè)公務(wù)接待過程中的策略

3.1 接待中體現(xiàn)企業(yè)文化

企業(yè)在接待的安排和服務(wù)過程中，要注重企業(yè)文化發(fā)展、信息溝通和知識(shí)分析。負(fù)責(zé)接待的工作人員不僅僅要合理安排來賓的日常起居和吃喝住行，還要禁止“餐桌上的浪費(fèi)”盡量不要飲酒，必要時(shí)可以自備價(jià)格便宜的酒水。在接待的過程中要把賓客放在第一位的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)接待服務(wù)質(zhì)量，盡量滿足來賓的需要，還要經(jīng)常征求來賓的建議，尊重客人提出的意見，盡最大的努力完成客人的意愿和需求，對(duì)來賓的接待要周到熱情，從整體上提高企業(yè)接待工作的層次。

3.2 經(jīng)濟(jì)接待

企業(yè)公務(wù)接待中，要避免超規(guī)格接待，避免經(jīng)費(fèi)花銷超支，接待過程中以簡化、節(jié)約、務(wù)實(shí)為原則，改正以往“在酒桌上談生意”的不正之風(fēng)，實(shí)際會(huì)議接待過程中切忌鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)，要巧妙合理的安排支出資金，爭取低花銷高成效。

在安排來賓進(jìn)行現(xiàn)場考察時(shí)，盡量選擇便捷的交通工具，中途休息地點(diǎn)的安排要經(jīng)濟(jì)，正常情況下，最好選擇就近原則，節(jié)省人力物力，選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的就餐場所，通常不需要去星級(jí)酒店用餐，用餐所需的酒水最好自帶，點(diǎn)菜要盡可能考慮大多數(shù)人的喜好和口味，還要注意所有菜肴的營養(yǎng)搭配和顏色混搭。爭取以最低的花費(fèi)，讓來賓都吃好。在召開座談會(huì)時(shí)，要合理安排來賓的交流活動(dòng)，參加會(huì)議的雙方在交流溝通時(shí)，盡量篇幅簡短、內(nèi)容充實(shí)豐富，減短會(huì)議的時(shí)長，降低成本花費(fèi)。在給來賓購買機(jī)票時(shí)也要安排經(jīng)濟(jì)，根據(jù)各個(gè)來賓的時(shí)間安排，盡量提前團(tuán)購飛機(jī)票，可以打折節(jié)約資金。負(fù)責(zé)接送來賓的交通工具，最好選用中等大小的車輛，一輛車盡量坐滿，不要跑冤枉路，不花冤枉錢。

3.3 企業(yè)公務(wù)接待中心環(huán)節(jié)

來訪的人員到齊后，就是接待的中心和重點(diǎn)環(huán)節(jié)。在這個(gè)環(huán)節(jié)過程中，接待人員必須根據(jù)規(guī)范、細(xì)致、特別的原則，工作人員即要依據(jù)之前制定接待方案的規(guī)定，認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好接待中的各項(xiàng)工作，在接待時(shí)還要根據(jù)具體情況做出具體的分析，對(duì)實(shí)際狀況及時(shí)做出調(diào)節(jié)和改進(jìn)，更好的服務(wù)于會(huì)議的進(jìn)程。讓賓客得到及時(shí)有效的幫助并且感受到與眾不同的接待風(fēng)格，給賓客留下深刻印象。

在會(huì)議接待的中心環(huán)節(jié)，企業(yè)安排的會(huì)議活動(dòng)要簡單扼要，提高會(huì)議內(nèi)容的精簡實(shí)效，長會(huì)短開、長話短說，避免講一些空話、套話。在宣傳過程中，要精簡宣傳單，注重宣揚(yáng)實(shí)質(zhì)性內(nèi)容、對(duì)于可發(fā)可不發(fā)的文件就不要發(fā)放，會(huì)議期間還要規(guī)范出訪活動(dòng)，合理安排出訪考察活動(dòng)，盡量減少出訪隨從人員，盡量乘坐方便經(jīng)濟(jì)的交通工具，會(huì)議接待過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的服務(wù)都不容小視，各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接理清。

3.4 不斷改進(jìn)，提高接待水平

企業(yè)在接待工作結(jié)束之后，工作人員要根據(jù)此次接待的成效與不足，認(rèn)真總結(jié)歸納本次接待工作，既要對(duì)所收獲的成效做出肯定和獎(jiǎng)勵(lì)，也要對(duì)比其他優(yōu)秀的接待工作，找出差距進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷做出改進(jìn)，提升接待工作的品質(zhì)和水平。例如優(yōu)化制訂方案，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作；提前對(duì)接待成本做出預(yù)估，防止資金浪費(fèi)；根據(jù)實(shí)際的接待規(guī)格購買接待的設(shè)備，物盡其用；對(duì)接待的工作人員進(jìn)行專門的禮儀培訓(xùn)和素質(zhì)培訓(xùn)，微笑服務(wù)；歡迎條幅的標(biāo)語內(nèi)容要簡短扼要，使接待工作在改進(jìn)和優(yōu)化過程中更加規(guī)范特別。

4 結(jié) 語

企業(yè)做好新時(shí)期的公務(wù)接待工作都要切實(shí)落實(shí)中央“八項(xiàng)規(guī)定”以節(jié)儉接待為主，還要取得高成效，每一次接待工作的圓滿完成都是一次鍛煉接待人員合理使用資金和分配資源的機(jī)會(huì)，可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)不斷提高接待水平，我們?cè)谝院蟮慕哟ぷ髦羞€要充分循環(huán)利用可用資源、豐富接待的內(nèi)容形式、合理分配任務(wù)，改進(jìn)接待方式，使工作水平更高，實(shí)現(xiàn)接待工作更加節(jié)約，取得最好的接待成果。

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