淺談檔案信息化建設(shè)

張霞

摘 要：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的今天，檔案建設(shè)也遇到了重大改革——檔案信息化建設(shè)。如何利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理、閱覽檔案、發(fā)揮檔案的價(jià)值，達(dá)到共享，已成為我們當(dāng)代檔案人員面臨的重要課題，需要我們從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；人員素質(zhì)；建設(shè)策略；

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-02

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及重要性

（一）檔案信息化的定義。所謂的檔案信息化是指在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對(duì)各類(lèi)檔案的信息資源進(jìn)行處置、管理以及提供相應(yīng)的服務(wù)。也就是說(shuō)，檔案的信息化要以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)為手段，并以現(xiàn)代化的管理學(xué)為理念，以全力服務(wù)于社會(huì)為宗旨而開(kāi)展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)的新型工作模式，檔案信息化的核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)提高檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。

（二）檔案信息化建設(shè)的過(guò)程。檔案信息化建設(shè)一般包括基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)以及人才隊(duì)伍建設(shè)等幾個(gè)方面。檔案信息化建設(shè)則要隨著信息技術(shù)水平的提高和變化來(lái)擬定檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)，檔案信息化建設(shè)的推動(dòng)力量就是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用。檔案信息化建設(shè)可以提高檔案工作的現(xiàn)代化水平并確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的階段性目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是要最大限度延長(zhǎng)檔案信息的保存時(shí)間，以滿足社會(huì)各界人士的需求，從而地為檔案信息的社會(huì)化而服務(wù)。

（三）檔案信息化建設(shè)的重要性?，F(xiàn)代化的檔案管理要求建立檔案信息管理系統(tǒng)，我們認(rèn)為要建立這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)該從檔案管理信息化的三個(gè)基本面入手：檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，以下將分別說(shuō)明。

1、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，是指在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過(guò)程中所必須依賴(lài)的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。它主要包括檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等五個(gè)方面內(nèi)容。

2、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化主要包括三方面內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問(wèn)題。

3、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生，使檔案信息能超越時(shí)間、空間、機(jī)構(gòu)等因素。建立檔案信息網(wǎng)站，將其聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng)，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)間的信息交流和資源共享，而且能夠拓展檔案利用服務(wù)的范圍：從封閉的機(jī)要服務(wù)轉(zhuǎn)向開(kāi)放服務(wù)；從為單純國(guó)家機(jī)構(gòu)服務(wù)擴(kuò)展到為全社會(huì)服務(wù)；從單純?yōu)檎賳T服務(wù)擴(kuò)展到為廣大民眾服務(wù)。

二、現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）急需檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。很多檔案部門(mén)在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中往往只重視采用先進(jìn)的通信設(shè)備和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，卻忽視了檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的建設(shè)，造成巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)卻無(wú)法提供有效的服務(wù)，例如計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)缺乏整體的規(guī)劃性，軟件在實(shí)用性方面存在著不足之處，以及所購(gòu)買(mǎi)的計(jì)算機(jī)和有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備的檔次參差不齊，并沒(méi)有形成標(biāo)準(zhǔn)的硬件環(huán)境等。

（二）檔案信息的數(shù)據(jù)保護(hù)措施不夠完善。很多檔案部門(mén)雖然購(gòu)置了信息化管理的硬件設(shè)備，但是軟件的應(yīng)用水平和利用率不高，局限于簡(jiǎn)單的查詢(xún)和利用，并沒(méi)有真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用。隨著我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障系統(tǒng)在不斷的升級(jí)，要對(duì)各種檔案信息進(jìn)行復(fù)雜的密碼和防火墻的設(shè)置，不提提供檔案信息長(zhǎng)遠(yuǎn)而全面的保護(hù)，從而無(wú)法保障各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)的安全。從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身而言，在飛速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案也要與時(shí)俱進(jìn)，否則如果技術(shù)的改進(jìn)跟不上步伐，也會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的信息被盜用，這也是保護(hù)力度不夠的風(fēng)險(xiǎn)所在。

三、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門(mén)的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過(guò)硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到 ：

（一）能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開(kāi)發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

（二）能捕捉檔案信息。檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

（三）能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評(píng)價(jià)檔案部門(mén)信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。

（四）能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。

四、檔案的信息化建設(shè)的具體措施

（一）加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類(lèi)型載體的檔案（如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案）進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵性因素。檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員掌握檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，同時(shí)也要掌握一些計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)的操作技能，能有效的捕捉檔案管理的信息，同時(shí)也能鑒定有效的檔案信息。此外，檔案管理人員還要還要樹(shù)立起愛(ài)崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。

（三）從提高現(xiàn)代化管理手段，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門(mén)的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來(lái)組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對(duì)此，開(kāi)展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。

總之，檔案信息化建設(shè)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)，認(rèn)真研究，合理規(guī)劃，爭(zhēng)取支持，加大投入，配備人才；要抓住機(jī)遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為政府電子政務(wù)建設(shè)中的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平、工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量；加大投入，逐漸增配軟、硬件設(shè)施，打好工作基礎(chǔ)，使檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階。