例談Excel與Word、PowerPoint的協(xié)同辦公

張習(xí)祥

【摘 要】Excel具有檢索、分類、排序、篩選等強(qiáng)大的功能，充分利用Excel系統(tǒng)提供的函數(shù)可完成各種數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計(jì)查詢，在日常工作中，我們?cè)赪ord或PowerPoint中處理文檔，需要用到與Excel相關(guān)聯(lián)的一些功能，然而不同軟件設(shè)計(jì)初衷不一樣，功能也有所差別。本文以2003版本中Excel與Word、PowerPoint的協(xié)同使用的一些操作為例，希望能夠達(dá)到拋磚引玉的作用。

【關(guān)鍵詞】Excel；Word；PowerPoint；協(xié)同辦公

一、數(shù)據(jù)同步有新招

在實(shí)際工作中，有時(shí)候我們需要將Excel中的數(shù)據(jù)復(fù)制到Word或PowerPoint中，但如果Excel中的數(shù)據(jù)有修改，那么也需要修改Word或PowerPoint中的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)量大的情況下，這是一件很麻煩的事情，那么有沒(méi)有簡(jiǎn)單的辦法實(shí)現(xiàn)Word和Excel之間的數(shù)據(jù)同步呢？

（1）準(zhǔn)備Excel數(shù)據(jù)。

（2）在excel中復(fù)制目標(biāo)后到Word或PowerPoint中執(zhí)行【編輯】-【選擇性粘貼】-【粘貼鏈接-MicsoftOfficeExcel工作表對(duì)象】?；驁?zhí)行【插入】-【對(duì)象】-【由文件創(chuàng)建】。

拷貝到Word中的另一個(gè)方法是單擊表格右下角的“智能標(biāo)簽”選擇其中的【保留源格式并鏈接到Excel】（粘貼后格式為Excel源表格格式）或【匹配目標(biāo)區(qū)域表格樣式并鏈接到Excel】（粘貼后格式為Word目標(biāo)文檔格式）粘貼選項(xiàng)。（此方法PowerPoint不可用）

（3）當(dāng)我們更改EXCEL表格中的數(shù)據(jù)的時(shí)候，Word或PowerPoint文檔中的數(shù)據(jù)也自動(dòng)更新。

二、排版計(jì)算兩不誤

很多人做帶表格數(shù)據(jù)的文檔時(shí)，由于不喜歡在Excel中排版，所以選擇使用Word，但在Word中插入、刪除、合并單元格沒(méi)有Excel中方便；插入表格后要進(jìn)行計(jì)算，要么抱著計(jì)算器，要么跑到Excel中算了再到Word中填寫。其實(shí)在Word文檔中插入、刪除、合并單元格和利用函數(shù)公式計(jì)算完全可以跟Excel中一樣的操作。

PowerPoint文檔的做法與Word相似。

（1）插入-對(duì)象-MicrosoftExcel工作表。

（2）雙擊插入的工作表，就可以跟在Excel中一樣執(zhí)行單元格刪除、合并，調(diào)整行寬列高，進(jìn)行函數(shù)與公式的計(jì)算等操作。

（3）編輯完成后單擊工作表外的任何區(qū)域，跟直接在Word一樣。如果有需要修改的內(nèi)容，雙擊又可以進(jìn)去修改。

三、郵件合并顯神通

學(xué)生證、學(xué)時(shí)證、教師工作證，準(zhǔn)考證等大批量相似的數(shù)據(jù)處理時(shí)，就需要請(qǐng)出我們的“葵花寶典”——郵件合并。相信郵件合并有一部分老師會(huì)用了，這次我們的任務(wù)主要是完成帶照片證件的合并，因?yàn)檎掌暮喜⑴c文字的合并方法不一樣。

1.文字的合并

做好數(shù)據(jù)源和合并模板，也可合并時(shí)新建，但推薦先做好。

執(zhí)行【工具】-【信函與郵件】-【郵件合并】-選擇【“信函”】-【下一步正在啟動(dòng)文檔】-選擇【“當(dāng)前模板”】（如果沒(méi)有模板的就選“從現(xiàn)在文檔開始”）-【下一步選取收件人】-選擇【“使用有列表”】-【瀏覽】-【打開相應(yīng)數(shù)據(jù)源】-【選擇表格】-【選擇收件人（也可新錄入）】-【撰寫信函】-【其他項(xiàng)目】-【插入合并域】（光標(biāo)定位到要插入的地方，如果有多個(gè)合并域就多次插入，照片欄不插入，后面的步驟等待插入照片后再操作）-【預(yù)覽信函】（不滿意的地方根據(jù)情況調(diào)整）-【完成合并】-【選擇“編輯個(gè)人信函”】-【合并到新文檔】-【全部】。

2.照片的合并

照片用文字的方法不能合并，用Word中的圖片域（IncludePicture）和編號(hào)域（MergeField）配合郵件合并功能使用才行。

文字合并域全部插入以后，把光標(biāo)定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入圖片域，此時(shí)出現(xiàn)一對(duì)花括號(hào)，在花括號(hào)內(nèi)輸入“IncludePicture”f：＼＼tu＼＼”（不包含外側(cè)雙引號(hào)，“f：＼＼tu＼＼”為要插入的圖片存放位置，絕對(duì)路徑，目錄間用雙斜杠，中間不能有空格）；再按Ctrl+F9插入編號(hào)域，輸入“MergeField”“照片”（制作數(shù)據(jù)源表格時(shí)存放圖片名稱編號(hào)數(shù)據(jù)列的標(biāo)題。最后看到的結(jié)果應(yīng)該是：{IncludePicture f：＼＼tu＼＼{MergeField“照片“}}。 保持光標(biāo)在域中，按Shift+F9將代碼轉(zhuǎn)換為結(jié)果，也就是把圖片內(nèi)容顯示出來(lái)。這時(shí)候如果什么也沒(méi)顯示，按F9刷新一下域就行了。調(diào)整好圖片位置。

執(zhí)行【預(yù)覽信函】后面的操作，切換到生成的新文檔里保存生成文件（不用關(guān)閉文件再打開），全選，再按F9，所有圖片顯示的都是第一個(gè)人的照片。 全選這個(gè)Word文檔，然后按F9對(duì)所有域進(jìn)行刷新。這時(shí)候圖片應(yīng)該都換成了正確的圖片，如果還沒(méi)有——先把這個(gè)文檔保存下來(lái)，關(guān)閉，再打開，全選，按F9再刷新一次即可。

參考文獻(xiàn)：

[1]王作鵬.Excel2003從入門到精通[G].北京：人民郵電出版社，2013.

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[3]龍馬工作室.Word/Excel/PowerPoint2003三合一辦公應(yīng)用實(shí)戰(zhàn)從入門到精通[G].北京：人民郵電出版社，2014.