企業(yè)合同檔案的歸類管理措施分析

鄭曉峰

摘 要：企業(yè)合同，是指在相關(guān)法律法規(guī)和合同法允許的范圍內(nèi)，由委托人和當事人達成的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案作為企業(yè)權(quán)益的重要保障憑證，不僅能為企業(yè)獲得某一方面的經(jīng)濟效益，還可保障當事人的合法權(quán)益。在企業(yè)經(jīng)營管理中，企業(yè)合同檔案具有著重要的作用。因此，做好企業(yè)合同檔案管理工作顯得極為重要。該文對企業(yè)合同檔案的特征、檔案集分式歸類方法進行闡述，并深入分析合同檔案歸類管理的注意事項，探究企業(yè)合同檔案歸類管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：合同檔案 歸類 管理 措施

中圖分類號：G272；F272 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（b）-0126-02

隨著各大企業(yè)的迅猛發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)濟活動變得愈來愈頻繁，致使合同檔案的數(shù)量也不斷上升。要想實現(xiàn)數(shù)量多的合同檔案的管理，就必須收集完善的合同材料。同時，進行合同檔案歸類管理也是十分關(guān)鍵的。就目前合同檔案管理而言，多采用分散式歸類方法，該方法存在一定的弊端，這種方法因企業(yè)合同檔案相對分散，增加了合同檔案管理的難度。分析企業(yè)合同檔案存在的特征，結(jié)合管理注意事項，不難看出，企業(yè)合同檔案管理方式的選擇，更適合用集分式歸類法。

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點。

1.1 法律性

人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經(jīng)濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會引發(fā)較多的經(jīng)濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對合同的當事人姓名、數(shù)量、價款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權(quán)益。

1.4 相關(guān)文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機關(guān)相比，一個完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項目和建設(shè)項目準備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應(yīng)的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數(shù)值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。

對合同編號實行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統(tǒng)計、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現(xiàn)簡便、快捷地查找相關(guān)合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負責收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語

企業(yè)合同檔案管理，對企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計管理。對于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現(xiàn)對于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計中達到顯著效果。

參考文獻

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