當(dāng)前我國社會保險(xiǎn)檔案管理工作存在的弱勢及改善措施

摘 要：隨著我國各項(xiàng)事業(yè)的不斷深入，社會保障體系也取得了一定的發(fā)展。然而當(dāng)前的社會保險(xiǎn)檔案管理工作仍存在一定的問題，無法真正為社會的和諧與穩(wěn)定提供保障。這就對社會保險(xiǎn)檔案信息的管理提出了更高的要求。本文主要對當(dāng)前我國社會保險(xiǎn)檔案管理工作存在的弱勢及改善措施進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：社會保險(xiǎn)；檔案管理；弱勢；措施

近年來，社會保險(xiǎn)制度在我國取得突破性的進(jìn)展，保險(xiǎn)范圍的不斷擴(kuò)大、業(yè)務(wù)量的屢創(chuàng)新高，使檔案管理工作也變的越來越重要。以正確的方式進(jìn)行檔案管理，才能為我國社會保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展提供保障。

1 社會保險(xiǎn)檔案的概念界定

社會保險(xiǎn)檔案主要指對社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的個(gè)人或單位參保情況以及繳納費(fèi)用情況進(jìn)行檔案建立，做好全面的、詳細(xì)的記錄，為參保人員享受保險(xiǎn)待遇提供重要的根據(jù)。一般檔案內(nèi)容會涉及到很多專業(yè)性的材料如書面檔案、電子檔案或聲音圖像材料等，具有規(guī)范性、廣泛性、權(quán)益性以及變動性的特征。社會保險(xiǎn)檔案的信息內(nèi)容主要包括：參保企業(yè)、職工與離退休人員信息；保險(xiǎn)業(yè)務(wù)臺帳；各級社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)與財(cái)務(wù)報(bào)表[1]。

2 社會保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的弱勢

2.1 管理意識淡薄

現(xiàn)階段，大多社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員將工作中心集中在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)方面，缺乏對檔案管理工作的認(rèn)識，忽視對檔案管理的資金與技術(shù)支持。而且宣傳工作的不到位，使檔案管理人員無法真正意識到社會保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性，降低了工作效率與檔案質(zhì)量。

2.2 管理方法與手段落后

隨著我國社會保險(xiǎn)的發(fā)展，逐漸形成了多頭管理的方式。因?yàn)樯鐣ｋU(xiǎn)檔案的內(nèi)容范圍較廣，涉及到的保險(xiǎn)資料可能存放在多個(gè)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，當(dāng)參保人員想查詢自己的參保信息，需到所有的保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行訪問，為參保人員帶來諸多麻煩。另外，受資金、設(shè)備、人員素質(zhì)等因素影響，社會保險(xiǎn)檔案管理在現(xiàn)階段仍未實(shí)現(xiàn)信息化，很多機(jī)構(gòu)仍以紙質(zhì)材料為主進(jìn)行檔案管理，為檔案查詢工作帶來很大的困難。而且很多比較落后地區(qū)的社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)沒有專門的檔案室，檔案資料的保管及其不合理，經(jīng)常出現(xiàn)資料遺漏或者丟失的情況。

2.3 管理制度不規(guī)范

目前，對社會保險(xiǎn)檔案管理工作，很多地區(qū)的社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)會根據(jù)自身需求制定一些規(guī)范制度，以滿足社會保險(xiǎn)改革的要求。但由于不同地區(qū)的社會保險(xiǎn)存在一定差異，缺乏統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，使檔案的管理與應(yīng)用出現(xiàn)了很多問題。

2.4 管理人員綜合素質(zhì)低下

社會保險(xiǎn)檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量。很多地區(qū)的社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)為節(jié)約自身成本，對專業(yè)的檔案管理人才很少聘用，甚至出現(xiàn)以業(yè)務(wù)人員充當(dāng)管理人員的情況。缺乏專業(yè)的檔案管理知識，直接影響參保人的利益，降低了檔案管理的質(zhì)量。

2.5 檔案信息開發(fā)力度不足

大部分的社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)在檔案信息開發(fā)方面仍屬于初級管理型的階段，沒有做到以當(dāng)?shù)厣鐣ｋU(xiǎn)實(shí)際情況為依據(jù)，進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)利用，浪費(fèi)了大量的信息資源，不利于社會保險(xiǎn)改革的推動[2]。

3 社會保險(xiǎn)檔案管理工作的改善措施

3.1 社會保險(xiǎn)檔案管理意識的培養(yǎng)

社會保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)加大宣傳力度，適時(shí)的進(jìn)行關(guān)于檔案管理工作的講座，對其重要性與必要性進(jìn)行認(rèn)真分析。同時(shí)，日常的檔案管理工作中，社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門也應(yīng)加強(qiáng)關(guān)于檔案管理方面的知識交流，使檔案管理工作能夠順利展開。因此培養(yǎng)人們的社會保險(xiǎn)檔案管理意識是強(qiáng)化社會保險(xiǎn)檔案管理工作的必要手段。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

對社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，首先要建立起檔案室與檔案查閱室。其次要完善檔案管理工作的硬件設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀等。管理人員需在計(jì)算機(jī)上建立起相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，將參保人信息以及人事信息等進(jìn)行存儲，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

3.3 打造專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

各級社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)應(yīng)適時(shí)展開對工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)技能。而且，要建立健全用人機(jī)制，聘用專業(yè)的管理人才。另外，對管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)也應(yīng)注意培養(yǎng)，保證檔案管理工作任務(wù)完成的同時(shí)，可為參保人提供更好的服務(wù)。尤其現(xiàn)階段，隨著國家法律法規(guī)的不斷完善，社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)可將如《保密法》、《檔案法》、《國家檔案局3號令》以及《社會保險(xiǎn)法》等相關(guān)法律內(nèi)容列入檔案管理人員學(xué)習(xí)的內(nèi)容中，提高檔案管理人員的法律意識。

3.4 完善社會保險(xiǎn)檔案管理制度

針對現(xiàn)階段存在多頭管理方式，社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)可根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，將保險(xiǎn)檔案管理工作集中化，構(gòu)建完善的社會保險(xiǎn)檔案管理體系，尤其對檔案的鑒定、銷毀、查閱以及借閱等方面應(yīng)做出相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。從而使檔案接收、保管以及清理等工作趨于標(biāo)準(zhǔn)化。

3.5 以現(xiàn)代化手段科學(xué)管理

信息化時(shí)代的到來要求社會保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與動態(tài)化管理。在加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、培養(yǎng)專業(yè)的管理人才的基礎(chǔ)上，開發(fā)新的計(jì)算機(jī)程序軟件，保證各級社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、社會企業(yè)以及政府實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，方便對參保人信息的查詢與利用。另外，對企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)據(jù)、繳費(fèi)發(fā)票數(shù)據(jù)、離退休人員檔案、人員增減變化表等應(yīng)及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)對檔案信息資源的開發(fā)與利用，使檔案管理規(guī)劃更加合理化、科學(xué)化[3]。

4 結(jié)論

加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理工作對完善社會保障體系有重要的意義。只有不斷加強(qiáng)對社會保險(xiǎn)檔案的管理工作，以新的管理方法促進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，才能為社會和人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]錢均.社會保險(xiǎn)檔案管理存在的問題及其解決方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）：179-181.

[2]王彥英.淺談社會保險(xiǎn)檔案管理存在的問題及其解決方法[J].公共管理，2012（8）：71-73.

[3]辛玲.論提高社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平的若干途徑[J].管理論壇，2013（9）：47-48.

作者簡介

蔡建峰（1974-），女，江蘇張家港，檔案員，研究方向：社會保險(xiǎn)檔案。