淺談我院市政工程圖紙檔案數(shù)字化工作

吳昱

摘 要：隨著信息技術(shù)發(fā)展，工程圖紙檔案數(shù)字化工作已經(jīng)成為工程檔案管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)。本文主要結(jié)合筆者所在的市政設(shè)計研究總院檔案室工作實際，對工程圖紙檔案數(shù)字化工作中碰到的問題，具體的操作方法以及工程圖紙檔案數(shù)字化對工程檔案管理的重要意義做一些闡述。

關(guān)鍵詞：工程檔案；檔案數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，軟、硬件技術(shù)不斷成熟，工程檔案數(shù)字化工作也成為了各個工程設(shè)計院檔案管理中一項重要工作。筆者所在的上海市政工程設(shè)計研究總院檔案室從2006年開始工程圖紙檔案數(shù)字化這項工作到現(xiàn)在已經(jīng)有9年時間，從最初原始的單純掃描加硬盤保存到如今借助計算機技術(shù)建立了一整套規(guī)范化操作流程為全院提供了一個便捷高效的檢索利用平臺可謂是有了質(zhì)的飛躍。

1 圖紙檔案數(shù)字化試點及推進過程

在數(shù)字化工作伊始，由于受限于經(jīng)費，只能先行試點一小部分圖紙。面臨的第一個問題就是優(yōu)先數(shù)字化哪部分圖紙檔案。試點工作既要能夠快速摸索出一些數(shù)字化工作規(guī)范流程又要一定程度體現(xiàn)數(shù)字化效果。于是，在不斷實踐摸索中，筆者總結(jié)了以下幾個原則：

1.1 優(yōu)先選擇檔案利用率高的大型項目圖紙檔案進行數(shù)字化

在試點初期，優(yōu)先選擇一部分檔案利用率高的大型項目圖紙進行數(shù)字化。由于這部分圖紙的利用率高，相對數(shù)字化的掃描件的利用率也會很高，這樣可以更好檢驗數(shù)字化的效果并且在頻繁利用中不斷提高數(shù)字化的質(zhì)量。

1.2 優(yōu)先選擇具有較高歷史價值，保存又不是非常完好的老項目圖紙檔案進行數(shù)字化

在試點開展一段時間之后，檔案數(shù)字化質(zhì)量有了一定的保障。這時可以考慮將一部分具有較高歷史價值且保存不是很完好的歷史項目圖紙優(yōu)先數(shù)字化。筆者所在設(shè)計院由于過去保存環(huán)境有限，有一部分五，六十年代項目的圖紙已出現(xiàn)明顯泛黃，選擇這部分圖紙進行數(shù)字化既是進一步檢驗數(shù)字化工作對于泛黃圖紙的效果也是對重要歷史項目圖紙的搶救。

1.3 先滿足增量后完成剩量

經(jīng)過前期的數(shù)字化試點，數(shù)字化工作逐步有了一定規(guī)模，各方面技術(shù)和操作流程也都成熟穩(wěn)定以后，我們將數(shù)字化工作正式納入檔案管理的日常工作中。筆者所在檔案室在優(yōu)先滿足利用率高的增量圖紙的數(shù)字化和搶救歷史價值較高的圖紙的情況下，逐步推進到對庫藏其他剩量圖紙的數(shù)字化。在幾年時間里已經(jīng)將庫藏近200萬張左右的圖紙檔案全部完成了數(shù)字化工作。

2 數(shù)字化的實際操作及計算機輔助

2.1 數(shù)字化工作的軟硬件要求及操作人員

首先，由于工程設(shè)計圖紙檔案的圖幅大小從A4到A0加長不等所以對于掃描儀的要求比較高。筆者所在的設(shè)計院選用的是瑞網(wǎng)RC8000這臺可以滿足批量掃描A4到A0加長各個長度的大幅彩色掃描儀。選定的輸出掃描文件為400dpi像素的tif格式文件，這樣的選擇既可以滿足電子文件的在線的直接瀏覽效果也可以保證任何一張圖紙1：1打印還原稱硫酸圖或者白圖以后的圖面質(zhì)量。另外，其輸出的文件大小一般為100kb，大小適中不會給之后文件上傳到服務(wù)器帶來太大壓力。像素太低會影響圖紙打印還原的效果，太高則會影響上傳速度并且給服務(wù)器帶來較大壓力，所以400dpi的選擇是基于目前條件下的一個最優(yōu)選擇。

其次，除了掃描儀之外還需要一個專業(yè)的看圖，修圖的軟件，筆者在此推薦的是FSViewer。這款軟件的最大優(yōu)勢是可以快速批量打開多張圖紙并且簡易方便得完成去白邊以及旋轉(zhuǎn)角度等圖像修改的操作。實踐發(fā)現(xiàn)，在圖紙掃描過程中由于操作問題導致圖面傾斜或者留了過多的白邊是檔案掃描最為常見的問題，平均每5張圖紙就會有1張存在以上問題，F(xiàn)SViewer這款軟件恰巧可以快速有效得解決以上兩個問題保證掃描質(zhì)量。

第三，除了以上的軟硬件之外我們還需要一個優(yōu)良的檔案操作系統(tǒng)和一臺穩(wěn)定的服務(wù)器。所有掃描完畢的圖紙可以在檔案操作系統(tǒng)中錄入并且上傳服務(wù)器，這樣才能做到真正得在全院范圍內(nèi)檢索瀏覽和利用，保證檔案數(shù)字化的最大效益。具體的計算機運用會在下面篇章進行詳述。

最后，操作人員的素質(zhì)。一開始筆者所在檔案室選擇檔案管理人員直接完成掃描數(shù)字化的全部工作，在經(jīng)過一段時間的實際操作以后發(fā)現(xiàn)雖然掃描質(zhì)量能夠保證可是效率相對不高。在這之后嘗試了選擇外包給專業(yè)的掃描公司來完成數(shù)字化的大部分工作并由專業(yè)檔案管理人員進行質(zhì)量把關(guān)。這樣在保證質(zhì)量的前提下，數(shù)字化效率有了顯著得提高。目前經(jīng)過培訓的專業(yè)人員每人每天平均可以完成400張圖紙的數(shù)字化工作，這400張圖紙的數(shù)字化工作不僅包括了圖紙掃描，對圖像文件的修改還有信息錄入系統(tǒng)并上傳服務(wù)器等工作。

2.2 計算機技術(shù)在圖紙檔案數(shù)字化中的運用

筆者在06年掃描工作試點初期發(fā)現(xiàn)單純的圖紙掃描給實際檔案管理工作以及提供利用服務(wù)帶來的效益有限。于是之后慢慢開發(fā)了一套輔助檔案管理工作面向全院的檔案管理系統(tǒng)——檔案在線。這套系統(tǒng)主要分為“輸入模塊”、“檢索模塊”以及“統(tǒng)計模塊”。通過這套系統(tǒng)，圖紙的所有重要信息都可以在系統(tǒng)的“輸入模塊”被錄入，比如項目編號、項目名稱、圖號、圖紙名稱，設(shè)計時間等。每一張被錄入系統(tǒng)的圖紙都能在其條目下添加對應(yīng)的數(shù)字化掃描件作為附件。錄入系統(tǒng)的圖紙可以在“檢索模塊”中通過各個條件自由組合查詢。由于我們在每張圖紙信息下添加了其對應(yīng)的掃描件附件，所有查詢到的圖紙便可實現(xiàn)在線直接瀏覽的功能，利用者不用走出辦公室便可在電腦前點幾下鼠標完成在線瀏覽這些經(jīng)過數(shù)字化的圖紙。

2.3 圖紙檔案數(shù)字化的操作全流程及質(zhì)量把控

（1）數(shù)字化工作操作全流程。

首先，檔案工作人員會將新歸檔圖紙按照歸檔要求整理完畢放在指定位置，專業(yè)掃描人員會定時取圖進行圖紙數(shù)字化。掃描人員會按照項目編號為單位，對每一張圖紙進行編號（以下稱為流水號），保證同一個項目下每張圖紙的流水號具有唯一性。每個掃描文件的命名規(guī)則為項目編號加下劃線加流水號，例如2010Q09_1。所有的掃描件存儲在做有雙硬盤的電腦中并定期作異地備份。掃描文件設(shè)有規(guī)定的存儲路徑，按照項目年份，項目編號，流水號順序存儲，例如C：/2010年/2010q01/1～100。掃描完畢的圖紙經(jīng)過專業(yè)的修圖軟件處理，保證圖幅不傾斜圖面清晰沒有過多的白邊。最后，所有掃描完畢的圖紙會錄入檔案操作系統(tǒng)，掃描人員將圖紙的項目編號、項目名稱，文件編號等圖紙信息按照系統(tǒng)要求錄入系統(tǒng)并添加對應(yīng)圖紙的掃描件作為附件。

（2）檔案工作人員對數(shù)字化工作質(zhì)量把控。

掃描文件的質(zhì)量控制：保證掃描質(zhì)量圖面清晰，頁面傾斜的掃描件需要用修圖軟件調(diào)整，頁面有留白過多的需要修圖裁邊，盡可能保證掃描清晰度與原圖一致。這就需要檔案管理人員定期查看圖紙掃描件質(zhì)量發(fā)現(xiàn)問題及時與有關(guān)人員溝通。

對圖紙錄入系統(tǒng)及附件上傳的質(zhì)量把控：保證上傳系統(tǒng)的圖紙文件名，項目編號等各個錄入信息與上傳附件的圖紙信息一致。檔案工作人員需專門抽出部分時間在檔案操作系統(tǒng)中打開圖紙瀏覽進行檢查比對，尤其是在掃描工作初期，掃描人員還不熟練的情況下，經(jīng)常會出現(xiàn)圖紙錄入信息有誤或者上傳的圖紙附件張冠李戴的情況。

掃描完畢圖紙入庫前的檢查：檢查圖紙數(shù)字化是否有遺漏。這就需要檔案管理人員在圖紙入庫前仔細檢查所有完成掃描送回檔案室的圖紙，確認無誤方能入庫。

3 圖紙檔案數(shù)字化的意義

3.1 提高檔案管理效率提升檔案利用服務(wù)

在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案工作人員會將歸檔圖紙的信息記錄在專門登記簿中。每年幾萬張歸檔圖紙信息的登記需要耗費大量時間和精力。這個情況在檔案數(shù)字化以及檔案操作系統(tǒng)上線以后發(fā)生了根本性的變化。所有歸檔圖紙經(jīng)過數(shù)字化以后都會錄入系統(tǒng)，檔案工作人員不再需要手工記錄，大大提高了檔案管理管理效率。更重要的是所有數(shù)字化錄入系統(tǒng)的圖紙都可以在檔案管理系統(tǒng)中通過輸入相關(guān)條件非常便捷得查詢和瀏覽。原本設(shè)計人員參考幾張歸檔圖紙可能需要到檔案室翻箱倒柜花費許多時間，現(xiàn)在只需要在辦公室電腦前輸入幾個條件直接在線瀏覽參考利用。

3.2 提高庫房擺放效率提升檔案保管質(zhì)量

由于國家市政工程的逐年加大投入，再加上我院自身不斷擴張，新歸圖紙檔案數(shù)量呈現(xiàn)明顯逐年遞增趨勢，從10年前的10萬張一年到近3年的16萬、18萬，21萬張一年。然而歸檔圖紙數(shù)量在增加，庫房面積卻沒有任何增加，這就給原本已相當吃緊的庫房帶來了更大的壓力?？上驳氖?，正是檔案數(shù)字化工作的推進大大得緩解了庫房壓力。我院在過去幾年中完成了庫藏近兩百萬張圖紙檔案的全部數(shù)字化工作。所有圖紙都可以在線瀏覽甚至下載打印還原，正是基于這個基礎(chǔ)，我們可以選擇將一些不常用的老項目圖紙在不影響保存質(zhì)量的情況下盡可能的壓縮擺放空間，甚至將一些不再利用的圖紙做好登記打包另行擺放，這樣騰出了大量的庫房空間應(yīng)對逐年增加的增量圖紙的擺放，大大提高庫房利用效率。在這幾年中，正是借助檔案數(shù)字化的成果，我們不斷挖掘庫房潛力，提高庫房擺放效率，在歸檔圖紙數(shù)量逐年遞增，庫房面積沒有增加的情況下做到了既保證了檔案保管質(zhì)量又為全院提供了更高效的檔案利用服務(wù)。

3.3 提高檔案管理工作的容錯率

筆者所在檔案室每年有近20萬張的圖紙檔案歸檔，另外有40萬張左右歸檔圖紙需要添曬利用，其中部分圖紙的利用頻率相當高，有的一個項目的圖紙達到一年上百次的利用。圖紙檔案如此頻繁大量得利用帶來了兩個無可避免的問題：一是圖紙在提供利用過程中的損壞的可能性增加。二是圖紙在頻繁提供利用中的意外遺失或是檔案工作人員在圖紙入庫擺放時放錯抽屜的可能性增加。在圖紙數(shù)字化工作開展之前出現(xiàn)碰到以上情況都會是非常棘手的事情，檔案歸檔的缺失不說，圖紙無法及時提供添曬利用所造成的各種損失更是直接影響到企業(yè)生產(chǎn)效益。一旦碰到以上情況我們只有要求設(shè)計人員重新出圖審核簽字補歸檔，有時會耗費大量時間和精力。然而這種情況在圖紙數(shù)字化工作推進以后有了根本性改變，任何一張數(shù)字化的圖紙我們都可以通過大型繪圖打印機進行打印還原，所還原的圖紙質(zhì)量與原圖幾乎一致，完全不影響圖紙檔案的提供利用。