探討電子檔案文檔一體化管理

李穎　李愛菊

摘 要：新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)，采用新技術(shù)手段，把電子公文歸檔管理作為突破口，積極研究探討電子公文管理新模式，探索提前接收電子文件、電子檔案的新路子。其基本思路是：統(tǒng)一歸檔電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、規(guī)范歸檔電子文件格式，提供一個(gè)能實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行有效轉(zhuǎn)換和交流的統(tǒng)一的交換共享平臺(tái)。同時(shí)實(shí)現(xiàn)歸檔電子公文能夠獨(dú)立于文件形成系統(tǒng)并脫機(jī)保管的目的。

關(guān)鍵詞：電子檔案；文檔一體化；管理分析

文檔一體化管理，是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而提出的—個(gè)檔案管理領(lǐng)域的新課題。隨著當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“電子檔案”、“虛擬檔案”等概念的提出與運(yùn)用，文檔計(jì)算機(jī)一體化管理被賦予更新的內(nèi)涵。

1 文檔一體化管理的內(nèi)容及其發(fā)展

我國的文檔一體化管理基本與計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國檔案領(lǐng)域的應(yīng)用同步進(jìn)行和發(fā)展，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，文檔一體化理論和實(shí)踐也不斷深化和發(fā)展。

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括：文檔實(shí)體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。

文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制；數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率。在實(shí)際工作中，文書工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔(dān)，對(duì)于規(guī)模與文件流量較小的單位多由一人同時(shí)負(fù)責(zé)文書與檔案工作，稍大的機(jī)關(guān)或企業(yè)則會(huì)將文書與檔案分部門或分人來管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有效地結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)?？梢酝ㄟ^辦公自動(dòng)化或檔案系統(tǒng)或OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合等不同的方式實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

2 電子文件與檔案

隨著以計(jì)算機(jī)為主的信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件作為辦公自動(dòng)化的直接產(chǎn)物，正在并逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而成為信息傳遞的主角，給辦公、管理等領(lǐng)域帶來巨大的影響，檔案部門也不例外。

2.1 電子文件及其特點(diǎn)

電子檔案的前身是電子文件。電子文件即通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸與處理的文件。與傳統(tǒng)文件相比，它具有以下特點(diǎn)：

1.電子文件的讀寫方式有了革命性變化。傳統(tǒng)文件以文字、圖形等為記錄符號(hào)，可供人們直接閱讀；電子文件以需要解碼的二進(jìn)制數(shù)字符號(hào)做記錄符號(hào)，讀寫都依賴計(jì)算機(jī)。

2.電子文件的內(nèi)容與載體的依附關(guān)系發(fā)生變化。傳統(tǒng)文件的內(nèi)容與載體密不可分，內(nèi)容脫離原載體時(shí)可能破壞原文件的原始記錄件，載體原件與復(fù)制件的區(qū)別較顯著；電子文件的內(nèi)容與載體不具有密不可分的關(guān)系，內(nèi)容可以同載體分離并轉(zhuǎn)移到另一載體上，因此使電子文件失去物理意義上的原始實(shí)體狀態(tài)；此外電子文件還可以由若干記錄模型結(jié)合而成，因而存在著虛擬狀態(tài)。

3.電子文件的結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。傳統(tǒng)文件的結(jié)構(gòu)是為閱讀者顯示的，并作為文件真實(shí)性的重要標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)成文件的組成要素；電子文件的實(shí)體結(jié)構(gòu)并非一目了然，而其內(nèi)容與載體可以分離，因而結(jié)構(gòu)有時(shí)對(duì)讀者并無實(shí)際價(jià)值，所以電子文件適于建立邏輯結(jié)構(gòu)，以便識(shí)別每份文件并顯示其組成部分。

2.2 電子文件的影響

電子文件的脫離載體生存的“數(shù)字式存在”形式，以及它在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下快速傳遞等特點(diǎn)，使它在文件檔案管理工作中帶來了巨大的便利：一方面使信息處理走向無紙化，減輕辦公、業(yè)務(wù)部門和檔案部門的文書、檔案實(shí)體管理的壓力，另一方面可以利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)快速檢索，提高查全率和查準(zhǔn)率，有效地滿足人們的利用需要；同時(shí)，計(jì)算機(jī)的海量存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化傳輸可以成功實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。不過，也正是電子文件的以上特點(diǎn)，在改變?nèi)藗兾募c檔案的概念、提高信息管理水平的同時(shí)，也給檔案部門帶來了新的挑戰(zhàn)。

1.電子文件內(nèi)容和載體的可分離性和物質(zhì)結(jié)構(gòu)的可變性，給電子文件和檔案的管理帶來了困難，即難以確認(rèn)電子文件的原始性，檔案“原件”及因此而具有的憑證價(jià)值難以確定，更難以保障。

2.電子條件下，文件的歸檔范圍、程序、時(shí)間及檔案管理的來源原則等都面臨挑戰(zhàn)。

2.3 電子檔案的發(fā)展趨勢

盡管目前在大多數(shù)檔案部門仍以傳統(tǒng)的手工管理方式對(duì)文件和檔案進(jìn)行管理，而且受經(jīng)濟(jì)實(shí)力、人員素質(zhì)和傳統(tǒng)習(xí)慣等方面的影響，傳統(tǒng)方式還將在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)存在，在許多辦公室，計(jì)算機(jī)文件已取代手寫的文件；計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)，已在許多企業(yè)取代手工制圖，并制定了相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)；諸如郵件取代信件、電子商務(wù)取代商務(wù)合同、信用卡取代存折、存單；也都發(fā)生在我們身邊。盡管電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其原始性、合法性、長久性和可靠性方面還有一些問題有待解決，但電子檔案的存在和認(rèn)可確實(shí)已成為不可拒絕的事實(shí)：美國司法部訴微軟公司的案件中，電子郵件已作為重要的訴訟證據(jù)；我國《合同法》認(rèn)可電子文件的合法性；國家頒布的關(guān)于CAD的標(biāo)準(zhǔn)承認(rèn)電子檔案的合法性；全球范圍的電子商務(wù)和電子政務(wù)已開始登場。

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)已發(fā)展到社會(huì)各領(lǐng)域。自1971年我國氣象部門首次用計(jì)算機(jī)管理氣象檔案，到現(xiàn)在不少單位檔案部門與業(yè)務(wù)部門聯(lián)網(wǎng)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)從“文件、檔案的管理——檢索”，發(fā)展到“文件的產(chǎn)生——保管——管理——利用”的整合模式。電子檔案的長久、海量的存儲(chǔ)，方便、迅速的檢索和利用，與其說是發(fā)展趨勢，不如說是技術(shù)發(fā)展的必然。檔案部門只有勇敢地接受信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，才能在新形勢下由必然王國走向自由王國。

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