淺談新時期企業(yè)專利檔案的管理與利用

摘 要：專利檔案作為專利信息資源的主要載體，是個人或集體所有權(quán)的法律憑證，是專利在進行實施和轉(zhuǎn)讓時的主要信息資料?？萍既藛T在科技部門進行科研成果登記、主要成績的評定與考核、技術(shù)職稱晉升以及貢獻獎勵的時候，都需專利檔案作為真實憑證，所以，專利檔案不僅是個人還是企業(yè)的寶貴信息資源。在進行專利檔案管理中，要做到及時性、有效性、全面性，并且要不斷更新完善管理理念與體系，確保信息的真實性和有效性。

關(guān)鍵詞：專利知識；企業(yè)專利；檔案管理

隨著在社會經(jīng)濟快速發(fā)展，企業(yè)的核心自主知識產(chǎn)權(quán)逐漸成為企業(yè)搶占市場先機、占領(lǐng)技術(shù)最高點的戰(zhàn)略保障。專利作為企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的主要構(gòu)成之一，是提升企業(yè)的核心競爭力的重要力量。專利信息是企業(yè)重要的信息資源，它對企業(yè)的戰(zhàn)略布局、對外貿(mào)易、人才挖掘、專利預警、科研動態(tài)的跟蹤、專利訴訟等提供了主要的信息數(shù)據(jù)。企業(yè)在對專利的申報、授權(quán)、維護、訴訟、轉(zhuǎn)讓、代理、保護等過程中形成的專利檔案，最先記錄了具有保存和利用價值的各種文字、聲像、圖表、電子文件等不同載體，專利檔案作為專利信息的主要載體，逐漸受到了企業(yè)的特別重視?，F(xiàn)階段我國各企業(yè)的專業(yè)檔案管理普遍缺乏規(guī)范性和科學性，所以，建立健全的企業(yè)專利檔案的管理體系是促進企業(yè)有效運作、快速發(fā)展的必然要求。

1 企業(yè)專利檔案的內(nèi)容及其特點分析

1.1 專利檔案的內(nèi)容

在專利中形成的專利檔案分為三種類型：發(fā)明專利、實用專利和外觀設(shè)計專利。在管理專利檔案時，應將這三種類型的檔案分開處理，然后依據(jù)各專利的材料進行系統(tǒng)的整理。整理的過程可大致分為五項內(nèi)容。

一，對專利申請前期的資料文件進行整理，如項目立案前的研究準備、研究實驗及后來的總結(jié)鑒定等階段的資料。二，對專利申請的文件進行整理，如申請新型專利、發(fā)明、外觀設(shè)計的請求書、說明書及權(quán)利要求書、摘要和設(shè)計圖等；專業(yè)局授予的專利證書、出版的專利公報和專利說明書，特殊情況下，還需要國外批準的專利文件。三，對申請專利獲得的各類獎項的材料進行整理，例如國際展覽、國內(nèi)展覽和企業(yè)對職工的發(fā)明獲得專利權(quán)及實施權(quán)的獎勵材料。四，對專利許可貿(mào)易的簽約資料和公證資料進行整理。第五，對專利技術(shù)的實施材料進行整理，包括該專利的產(chǎn)品檔案、標準檔案和工藝檔案、該企業(yè)對職工的發(fā)明專利進行試制、生產(chǎn)的文件等。

1.2 專利檔案的特點

第一，法律效用性。專利在通過中華人民共和國專利局的受理和審查后，發(fā)明者擁有該專利的利益的獨享權(quán)，專利檔案所具有的法律效用是解決專利訴訟和糾紛的重要依據(jù)。

第二，保密性。在一定時期內(nèi)專利檔案具有對外保密性，不僅是本企業(yè)的專利，還有包括有償轉(zhuǎn)讓的專利，在有效期內(nèi)，都需要對技術(shù)進行保密實施。

第三，時效性。在一定的有效期內(nèi)，專利享有專利法的保護。有效期過后，該專利檔案便失去其法律效用性及保密性，但仍可繼續(xù)利用或是保存。

第四，獨享性。專利申請成功后，其他人在未經(jīng)過專利擁有者的同意，不可以擅自使用該發(fā)明，因為專利是屬于申請人的，具有排他性。這種排他性主要在專利檔案中體現(xiàn)，因此，專利檔案只有在經(jīng)過本人知曉同意后，局外人方可進行查閱，否則，檔案不允許進行外借。

第五，數(shù)量大，信息的范圍廣。專利申請具有的范圍廣、數(shù)量大的特點，體現(xiàn)在各個領(lǐng)域，如小到日常生活中前輩的設(shè)計，大到尖端科學的宇宙飛船設(shè)計等都有所涉及。

2 現(xiàn)代企業(yè)專利檔案的管理和利用的現(xiàn)狀

自我國加入世界貿(mào)易組織以后，越來越多的行業(yè)認識到了對知識產(chǎn)權(quán)進行保護的重要性，但各企業(yè)在知識產(chǎn)權(quán)檔案尤其是專利檔案方面的管理的水平相差甚大。有些大型企業(yè)如海爾、華碩、紅旗、奇瑞等，其每年的專利申請量十分大，并且專利檔案的管理體系相對完善，檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)較高。

由此可見，專利檔案的規(guī)范管理和高利用率是推動企業(yè)進行積極創(chuàng)新的主要動力之一。但是也有部分企業(yè)在專利檔案的管理與利用方面仍存在某些不足：一，沒有健全的檔案管理機制。由于企業(yè)欠缺對知識產(chǎn)權(quán)的專利檔案的專業(yè)認識、企業(yè)領(lǐng)導對專利管理作用的忽視，致使檔案管理制度和保障措施不健全，包括對核心技術(shù)專利在內(nèi)的研發(fā)資料的收集、整理、利用等檔案程序管理中都存有漏洞。有些管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對專利檔案的管理沒有專業(yè)的管理制度等，這些因素造成了專利檔案在管理中存有不科學、不規(guī)范的問題，導致企業(yè)的內(nèi)部管理信息的流通和共享受到了阻礙，并影響企業(yè)研發(fā)檔案的開發(fā)與利用。二，缺乏對專利檔案信息資源的監(jiān)管。大部分企業(yè)的科技研發(fā)資料由各部門或個別的職員自行保管，缺乏系統(tǒng)有效的管理監(jiān)督機制，若是一些關(guān)鍵人員出現(xiàn)跳槽流動，輕則影響企業(yè)的正常運行，使企業(yè)管理出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，增大管理的成本，重則導致企業(yè)的核心技術(shù)產(chǎn)權(quán)和研發(fā)資料無償流失，使企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展受到重創(chuàng)。

3 對企業(yè)專利檔案管理的建議

3.1 注意區(qū)分專利與專有技術(shù)

專利和專有技術(shù)雖然都是人類智慧與勞動的結(jié)晶，且都含有專業(yè)的技術(shù)知識，但是從法律的角度來看，二者有很大的區(qū)別：專利受專利法的保護，專利人擁有專利權(quán)，可向公眾公開自己的技術(shù)，在未經(jīng)過專利人的同意下，任何單位或個人沒有權(quán)利將專利占為己有；而專有技術(shù)是指未取得專利權(quán)的技術(shù)，它不享受專利法的保護，但可以根據(jù)刑法、民法的規(guī)定在法律上取得保護。發(fā)明者在專利公告上進行發(fā)明公告，但其技術(shù)是保密的。因此，企業(yè)的專利管理人員在工作前，需要認真學習和了解專利、專有技術(shù)等方面的專業(yè)知識，保證在工作中可以準確區(qū)分，分別對待。

3.2 加強對專利檔案提供利用方面的管理

專利檔案的管理人員對專利的無處理權(quán)，但是他們可根據(jù)相關(guān)規(guī)定對專利人員提出自己的建議供其參考。專利檔案管理人員要堅守其職責，向?qū)＠藛T提供專業(yè)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，確保查閱檔案的人持有許可證明，對于前來查閱的無證人員，管理人員要及時與專利人員取得聯(lián)系，在得到專利人員的允許后方可進行查閱。確保專利人員的合法權(quán)益得到維護。

3.3 注意區(qū)分專利的有效性和無效性

每一個合法的專利都是在一定的時期內(nèi)具有專利權(quán)，如果超過期限，就不在受專利法的保護。所以，檔案管理人員要能夠清楚的區(qū)分出專利的有效性和無效性。當一些人員將無效性的專利進行市場交易時，需要企業(yè)專利檔案的管理人員能夠準確的進行判斷，為企業(yè)避免不必要的損失。

4 在企業(yè)中對專利檔案管理的有效利用

4.1 為企業(yè)的創(chuàng)新研發(fā)提高數(shù)據(jù)參考

企業(yè)擁有專利的數(shù)量與質(zhì)量在一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)的自主創(chuàng)新力與核心競爭力。專利檔案集中反映了企業(yè)自主創(chuàng)新的成果，它對企業(yè)以后的技術(shù)創(chuàng)新有著重要的作用。企業(yè)技術(shù)的創(chuàng)新是在繼承的基礎(chǔ)上尋找新的突破點，這種突破的實現(xiàn)需要長時間的積累。而專利檔案便是實現(xiàn)創(chuàng)新這一過程的連接載體。

4.2 維護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)

當專利產(chǎn)品流入市場時，不僅會遇到自己被侵權(quán)，還會遇到被訴侵犯他人專利權(quán)的情況。此時，完整無誤的專利檔案就能發(fā)揮其憑證作用，運用法律來保護自己的合法權(quán)益。企業(yè)要確保自己的專利檔案既含有證明侵權(quán)人所侵犯該專利的技術(shù)要點與本企業(yè)專利權(quán)利要求的侵權(quán)技術(shù)行為的證據(jù)材料，還應包含證明自己最先使用該專利的有效文件，以此來維護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)。

4.3 對企業(yè)實施品牌戰(zhàn)略提供保障

企業(yè)要想在市場競爭中占有優(yōu)勢，知名的品牌和自主核心的技術(shù)是必不可少的。品牌是企業(yè)重要的知識產(chǎn)權(quán)之一，企業(yè)檔案作為知識產(chǎn)權(quán)的主要載體，要積極采取有效的管理措施，維護、宣傳企業(yè)品牌，為企業(yè)以后的發(fā)展帶來積極的影響。

總而言之，現(xiàn)代企業(yè)的專業(yè)檔案管理仍是一個新的課題，需要企業(yè)管理人員不斷的學習與探索，并且要具備較強的專利意識，為企業(yè)技術(shù)的自主創(chuàng)新提供保護，促使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

參考文獻

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作者簡介

胡曉紅（1968-），女，中級（館員）申報副高（副研究員），湖北省楚天視訊網(wǎng)絡(luò)有限公司黃石分公司（原黃石有線電視臺）。