關(guān)于加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的建議與思考

王蕓

摘 要：目前我國衛(wèi)生監(jiān)督體制改革不斷地深化，其中做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作是重中之重。衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)日?；顒拥谋O(jiān)督檔案，為相關(guān)執(zhí)法部門提供了系統(tǒng)完整的資料，同時也是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)各項(xiàng)資料的系統(tǒng)組成部分，對提高衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動有著重大規(guī)范作用。該文通過衛(wèi)生監(jiān)督檔案的基本概述，針對當(dāng)前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理 問題分析 解決措施

中圖分類號：R19 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（c）-0232-02

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)快速地發(fā)展，人們生活水平不斷地提高，國家衛(wèi)生監(jiān)督管理工作需要更高的質(zhì)量來滿足社會和人們的具體需求。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理作為衛(wèi)生監(jiān)督工作的一個重要組成部分，國家對其重視程度不斷地加深。然而當(dāng)前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作因社會各方面因素的影響，仍然有較多問題的存在，因此，為了促進(jìn)我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展必須加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作。

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的基本概述

衛(wèi)生監(jiān)督檔案主要是指國家衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在進(jìn)行相關(guān)工作過程中所形成的檔案資料，對日后進(jìn)行病情研究和科研活動具有寶貴的參考價值。衛(wèi)生監(jiān)督檔案與其他類型檔案相比，不僅地區(qū)空間范圍廣，而且周期性長，具有不可復(fù)得性。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理內(nèi)容復(fù)雜多樣，涉及管理范圍廣，管理程序復(fù)雜，要不斷地完善檔案的記錄、整理和保存，保證衛(wèi)生監(jiān)督管理工作有效地開展。

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的地位和作用極其重要。首先，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是對衛(wèi)生監(jiān)督管理活動的原始記錄，為其監(jiān)督工作的有效開展提供了重要的參考價值，同時也維護(hù)了衛(wèi)生監(jiān)督管理相對人的合法權(quán)益，對衛(wèi)生監(jiān)督工作公正、客觀的開展提供了有效保障[1]。其次，保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的質(zhì)量能夠提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的效率，指導(dǎo)著衛(wèi)生監(jiān)督工作的有序開展。此外，衛(wèi)生監(jiān)督檔案中記錄的大量原始數(shù)據(jù)可以作為考核衛(wèi)生監(jiān)督人員工作成果的依據(jù)，從而加強(qiáng)對衛(wèi)生監(jiān)督工作人員的素質(zhì)建設(shè)。

2 當(dāng)前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中存在的問題

2.1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員素質(zhì)不高

我國的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員沒有具備專業(yè)的檔案管理知識，且部分地區(qū)衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所聘請的檔案管理人員均為兼職，其檔案管理職責(zé)不明確、檔案保存不及時、檔案管理方式陳舊等，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏科學(xué)系統(tǒng)的管理知識。具體表現(xiàn)為：多數(shù)檔案管理人員責(zé)任意識不強(qiáng)、工作態(tài)度不端正，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)檔案管理知識體系，對文件價值沒有準(zhǔn)確的判斷，對檔案的歸集、整理和保存存在一定的紕漏。另外，部分檔案是以電子的形式存在，檔案管理工作人員缺乏現(xiàn)代管理理念，對電子檔的保存容易丟失，而且對相關(guān)信息的歸集和整理方式不科學(xué)，直接導(dǎo)致檔案管理工作效率低下[2]。

2.2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案材料系統(tǒng)化程度較低

衛(wèi)生監(jiān)督檔案因其“種類多、范圍廣、周期長”等特點(diǎn)，在歸檔保存上具有一定的困難，其工作比較復(fù)雜。從檔案的初始計劃制定到最后的完成總結(jié)，需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)的處理，在其形成過程中會產(chǎn)生大量的資料，但是其中也存在諸多問題導(dǎo)致檔案材料的系統(tǒng)化程度不高。第一，工作人員檔案重視程度不夠，檔案文件無法準(zhǔn)時有效形成；第二，平時無法將材料完全集中，散落在部分個人手中，致使相關(guān)文件材料不能及時歸檔；第三，人員流動性大，交崗接替的現(xiàn)象時有出現(xiàn)，嚴(yán)重影響到檔案工作質(zhì)量。最終，檔案文件材料系統(tǒng)性和完整性欠缺，嚴(yán)重影響了衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的規(guī)范化建設(shè)。

2.3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度不健全

衛(wèi)生監(jiān)督檔案在文件的歸檔和整理的過程中，無法為后期檔案工作的進(jìn)行提供完整的資料。而且，有部分人員在檔案信息查找過程中不遵守相關(guān)查閱規(guī)定，對資料胡亂翻閱而且不愛護(hù)資料；在借閱檔案時不進(jìn)行登記，也不及時歸還，更甚至?xí)G失，這些現(xiàn)象導(dǎo)致檔案缺乏完整性。因此，在檔案監(jiān)督管理工作過程中，要不斷地健全管理制度，保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的有效進(jìn)行。

2.4 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化水平不高

隨著社會科學(xué)技術(shù)不斷地發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)信息化手段的應(yīng)用越來越普遍，但是許多基層衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在檔案管理上依然使用手工整理檔案的操作方式，很大程度上影響了檔案的管理效率。手工方式在工作過程中，工作量大，導(dǎo)致工作效率低下，而且查閱困難、借閱不便利等嚴(yán)重影響了檔案的合理有效地使用。衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展導(dǎo)致衛(wèi)生監(jiān)督檔案的內(nèi)容，越來越多、范圍越來越廣，純粹依賴手工操作已經(jīng)不適應(yīng)時代的發(fā)展，各種智能化技術(shù)手段對檔案管理運(yùn)用不足，已經(jīng)嚴(yán)重制約著衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的蓬勃發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理工作中科學(xué)技術(shù)水平的運(yùn)用，為新時期衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

3 加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的措施

3.1 提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理水平受檔案管理人員素質(zhì)的影響，因此，必須重視對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)。第一，要求衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員堅決遵守國家的法律法規(guī)，堅持實(shí)事求是的工作作風(fēng)，全心全意為人民服務(wù)，從而提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)。第二，建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員的科學(xué)培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對各單位檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，不斷地更新和強(qiáng)化檔案人員的相關(guān)知識，使之具備扎實(shí)的檔案管理文化基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案材料系統(tǒng)化程度

傳統(tǒng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理方法難以滿足現(xiàn)實(shí)需要，因此，要加大衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的軟硬件設(shè)施的投入力度，做到軟件和硬件有機(jī)結(jié)合，為檔案資料的及時形成提供基礎(chǔ)保障。加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的整理和歸檔工作，檔案管理人員要將各分散的檔案資料及時收集，進(jìn)行分門別類，統(tǒng)一歸檔，保障檔案資料的完整系統(tǒng)性。加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案管理，各領(lǐng)導(dǎo)部門要發(fā)揮其作用，明確相關(guān)人員的職責(zé)，制定相應(yīng)的獎懲制度，確保管理工作的持久性。同時，要對檔案人員進(jìn)行工作監(jiān)督，不定期抽查其業(yè)務(wù)成果。

3.3 優(yōu)化衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理機(jī)制

相關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督管理部門要進(jìn)一步建立健全衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的規(guī)章制度，對檔案的歸檔、整理、分類、保密等制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的科學(xué)化和規(guī)范化[3]。衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門針對檔案管理的每個步驟和環(huán)節(jié)都要認(rèn)真查閱和審核，再進(jìn)行簽字確認(rèn)，對于其中出現(xiàn)的問題要及時處理，從而減少檔案管理工作過程中的疏漏，保證檔案管理工作高質(zhì)量、高效率地完成。對重大項(xiàng)目的檔案文件資料要進(jìn)行嚴(yán)密保存，強(qiáng)調(diào)其重要性，保證其相關(guān)機(jī)密性。

3.4 提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的信息化技術(shù)手段

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作要適應(yīng)現(xiàn)代化衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，首先就要加強(qiáng)檔案管理工作的信息化程度。檔案信息化以智能化為主，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段將原本紙質(zhì)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)資料庫，提高檔案資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

綜上，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)日?；顒拥谋O(jiān)督檔案，為相關(guān)執(zhí)法部門提供了系統(tǒng)完整的資料，同時也是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)各項(xiàng)資料的系統(tǒng)組成部分，對提高衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動有著重大規(guī)范作用。該文通過衛(wèi)生監(jiān)督檔案的基本概述，針對當(dāng)前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。從而促進(jìn)我國衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 梁晶.淺談衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)狀及對策[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2015（9）：263.

[2] 肖依.做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015（14）：230-231.

[3] 車立浩.試論衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理與規(guī)范[J].科學(xué)中國人，2015（36）：76.