實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心儀器管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

羊海棠, 彭采宇, 王園朝, 陳國(guó)建, 費(fèi)婷虹, 宋艷江

(1. 杭州師范大學(xué) 材料與化學(xué)化工學(xué)院, 化學(xué)實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心, 浙江 杭州 310036；2. 杭州師范大學(xué) 錢江學(xué)院, 浙江 杭州 310036)

實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心儀器管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

羊海棠1, 彭采宇2, 王園朝1, 陳國(guó)建1, 費(fèi)婷虹1, 宋艷江1

(1. 杭州師范大學(xué) 材料與化學(xué)化工學(xué)院, 化學(xué)實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心, 浙江 杭州 310036；2. 杭州師范大學(xué) 錢江學(xué)院, 浙江 杭州 310036)

梳理了儀器管理的信息流程,結(jié)合實(shí)驗(yàn)中心網(wǎng)站建設(shè),探索儀器管理的新方法。設(shè)計(jì)了適用于校院二級(jí)管理的理工科實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心的儀器管理信息系統(tǒng),通過(guò)申購(gòu)、計(jì)劃報(bào)批、招標(biāo)采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用和庫(kù)存管理等多個(gè)模塊,實(shí)現(xiàn)對(duì)儀器自始至終的全程信息管理,使過(guò)程信息實(shí)時(shí)更新并相互反饋,達(dá)到對(duì)儀器精確、有效的管理。

儀器管理信息系統(tǒng)； 系統(tǒng)設(shè)計(jì)； 全程管理； 管理效率

1 實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心的儀器管理

在國(guó)家、省市有關(guān)部門的部署下,實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心的建設(shè)已成為高校建設(shè)的重要內(nèi)容。實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心為學(xué)生提供了實(shí)踐平臺(tái),有利于學(xué)生充分發(fā)揮自主性和能動(dòng)性,培養(yǎng)科學(xué)研究能力和創(chuàng)新思維[1-6]。

實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心擁有大量的實(shí)驗(yàn)儀器,一般將儀器分為高值大型精密儀器和通用教學(xué)儀器,如何管理好這眾多的實(shí)驗(yàn)儀器成為實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心十分重要的工作。高水平的儀器管理信息是保證實(shí)驗(yàn)教學(xué)的有序開展和提升實(shí)驗(yàn)教學(xué)水平的重要基礎(chǔ)[1,6-7]。對(duì)于大型精密實(shí)驗(yàn)儀器的監(jiān)控和信息的管理,已有很好的管理辦法[8-10]；而對(duì)于通用實(shí)驗(yàn)教學(xué)儀器,一些學(xué)校的管理則較弱,仍然由各實(shí)驗(yàn)崗位自建儀器賬目,由管理部門進(jìn)行匯總。這種管理方式雖能基本建立起實(shí)驗(yàn)儀器的信息,但因?yàn)槌Ｒ?guī)實(shí)驗(yàn)教學(xué)儀器量大面廣,依然存在著下述缺點(diǎn)。

(1) 管理效率低,實(shí)驗(yàn)員工作量大。教學(xué)儀器的管理是一項(xiàng)具體、細(xì)致而又復(fù)雜的工作[1],雖然當(dāng)前實(shí)驗(yàn)儀器的管理都會(huì)借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行,但主要是使用Excel等辦公軟件進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì),管理效率仍然不高,對(duì)每臺(tái)儀器的進(jìn)出信息進(jìn)行登記往往會(huì)力不從心。

(2) 易出現(xiàn)賬物不相符的情況。由于管理效率低、工作量大,容易出現(xiàn)賬物不相符的情況。另外,由于入庫(kù)儀器的登記信息往往來(lái)自申報(bào)表,容易出現(xiàn)儀器規(guī)格參數(shù)填寫不完全、與實(shí)際參數(shù)不符等情況。

(3) 缺乏信息反饋。各實(shí)驗(yàn)崗位申報(bào)多種儀器后,在校院二級(jí)管理的多次審批中往往會(huì)對(duì)數(shù)量、參數(shù)等進(jìn)行更改,而這種審批的信息卻無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確地反饋到對(duì)應(yīng)的申報(bào)崗位。

(4) 沒(méi)有與儀器的采購(gòu)計(jì)劃管理、招投標(biāo)管理相關(guān)聯(lián)。招標(biāo)過(guò)程中更改過(guò)的儀器參數(shù)無(wú)有效反饋,使實(shí)際購(gòu)入的儀器無(wú)法滿足采購(gòu)人的特殊需求,甚至于出現(xiàn)采購(gòu)到位后尚不清楚該儀器是哪個(gè)崗位申報(bào)的情況。

(5) 儀器在使用過(guò)程中無(wú)法追溯到廠家、采購(gòu)代理商的信息,不利于維修保障。

借鑒大型儀器的管理方式,搭建起通用教學(xué)儀器管理網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái),將成為實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心提升儀器管理效率的首選[2,7,11-12]。筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)遵循以下原則解決通用教學(xué)儀器管理信息化的問(wèn)題:

(1) 儀器從計(jì)劃、采購(gòu)到報(bào)廢的全程信息跟蹤[7]；

(2) 儀器申購(gòu)和招標(biāo)過(guò)程中的信息要有互動(dòng)、有反饋；

(3) 能有效遵從校院二級(jí)管理的模式；

(4) 借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng),實(shí)現(xiàn)信息公開和及時(shí)更新[11-12]。

杭州師范大學(xué)化學(xué)實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心對(duì)儀器管理信息系統(tǒng)進(jìn)行綜合設(shè)計(jì),結(jié)合實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心網(wǎng)站的建設(shè),充分考慮當(dāng)前校院二級(jí)管理的特點(diǎn),構(gòu)建了從儀器申購(gòu)、計(jì)劃報(bào)批、儀器招標(biāo)采購(gòu)、儀器入庫(kù)和儀器管理的一體化綜合儀器管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)可通過(guò)杭州師范大學(xué)材料與化學(xué)化工學(xué)院化學(xué)實(shí)驗(yàn)中心網(wǎng)站進(jìn)行訪問(wèn)(網(wǎng)址:http://cyzx.hznu.edu.cn)。

2 儀器管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

筆者認(rèn)為,實(shí)驗(yàn)儀器管理信息系統(tǒng)涉及儀器的采購(gòu)計(jì)劃、招投標(biāo)采購(gòu)、使用管理乃至儀器報(bào)廢的全過(guò)程,且存在明顯的互動(dòng)過(guò)程,因此必須進(jìn)行綜合設(shè)計(jì)、理順管理關(guān)系。本中心開發(fā)的儀器管理信息系統(tǒng)包含儀器申購(gòu)、計(jì)劃報(bào)批、招標(biāo)采購(gòu)信息、入庫(kù)、領(lǐng)用和庫(kù)存管理等多個(gè)模塊,通過(guò)圖1所示的流程實(shí)現(xiàn)對(duì)儀器信息自始至終的全程管理,注重把握信息的多元化反饋和管理的多層次特性。

圖1 儀器管理信息流程示意圖

3 儀器管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 儀器從計(jì)劃、采購(gòu)到報(bào)廢的全程信息跟蹤

儀器管理信息系統(tǒng)通過(guò)申購(gòu)管理、計(jì)劃報(bào)批、招標(biāo)采購(gòu)信息(見(jiàn)圖2)、入庫(kù)管理、領(lǐng)用管理、調(diào)撥管理、報(bào)廢管理和庫(kù)存管理等8個(gè)模塊,實(shí)現(xiàn)對(duì)儀器從采購(gòu)計(jì)劃到報(bào)廢的全程管理。

在儀器的計(jì)劃和采購(gòu)過(guò)程中,儀器信息是多元化并且是在變化的。

首先,該過(guò)程中包含了初始的調(diào)研信息、上報(bào)的審批清單(“導(dǎo)出”功能)、招標(biāo)參數(shù)信息、中標(biāo)信息、維修保養(yǎng)信息、保管人信息、領(lǐng)用信息、調(diào)撥信息、報(bào)廢信息及庫(kù)存信息(見(jiàn)圖3)等多元化的信息。

圖2 招標(biāo)采購(gòu)信息管理模塊

其次,各儀器信息會(huì)有一些變化。例如“調(diào)研信息”在實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心進(jìn)行匯總審批后,信息會(huì)有所變化；“上報(bào)清單”在學(xué)校批復(fù)后也需進(jìn)行刪增；“招標(biāo)參數(shù)”會(huì)有一定的補(bǔ)充與更新；“采購(gòu)參數(shù)”也有確認(rèn)和修改的情況。因此,實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心的管理者依據(jù)各實(shí)驗(yàn)崗位的調(diào)研信息對(duì)申購(gòu)儀器進(jìn)行批復(fù),并可在直接修改儀器單價(jià)、數(shù)量等信息后通過(guò),或者駁回到原申報(bào)崗位修改后重新提交。

圖3 庫(kù)存儀器管理模塊

3.2 儀器申購(gòu)和招標(biāo)信息應(yīng)當(dāng)有互動(dòng)、有反饋

系統(tǒng)對(duì)不同的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證,對(duì)于申購(gòu)過(guò)程和招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程實(shí)施全程跟蹤,提示相應(yīng)的管理員對(duì)儀器信息進(jìn)行更新,同時(shí)該信息會(huì)自動(dòng)反饋到申購(gòu)者處。申購(gòu)者的申購(gòu)信息可以實(shí)時(shí)顯示,一旦審核有了結(jié)果,系統(tǒng)就會(huì)實(shí)時(shí)反饋至各申購(gòu)者,極大地提升了審批的透明度,從而避免在不同時(shí)期、通過(guò)不同經(jīng)費(fèi)渠道重復(fù)申購(gòu)儀器的事情發(fā)生。又例如系統(tǒng)可輸出采購(gòu)申請(qǐng)匯總表和審核通過(guò)匯總表,在匯總表中清晰標(biāo)注出申購(gòu)人信息(見(jiàn)圖4),可有效避免儀器到位后與崗位的脫節(jié)現(xiàn)象,做到有史可溯、有檔可查,并可作為各實(shí)驗(yàn)崗位后續(xù)申購(gòu)的審批依據(jù)。

圖4 采購(gòu)申請(qǐng)界面

3.3 能有效加強(qiáng)校院的二級(jí)管理

實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心在依托于二級(jí)學(xué)院的同時(shí),還隸屬于校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處管理。在儀器申購(gòu)管理模塊中,根據(jù)資金計(jì)劃和統(tǒng)一布局,對(duì)各實(shí)驗(yàn)崗位上報(bào)的采購(gòu)信息進(jìn)行批復(fù)匯總后,還需將匯總表上報(bào)學(xué)校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處進(jìn)行審批。在此環(huán)節(jié)的實(shí)際工作中,儀器的有關(guān)信息很可能會(huì)發(fā)生多項(xiàng)變動(dòng),甚至儀器購(gòu)置經(jīng)費(fèi)總額都會(huì)發(fā)生變化,而這種變化需要學(xué)院能在短時(shí)間內(nèi)做出確認(rèn)。這在以往的人工管理中存在較大的隨意性,有可能導(dǎo)致儀器到位后與原申購(gòu)情況不相符。因此,在中心級(jí)的申購(gòu)管理基礎(chǔ)上,再通過(guò)“計(jì)劃報(bào)批”模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)校級(jí)管理過(guò)程中信息變化的跟蹤,實(shí)時(shí)更新相關(guān)信息。

具體實(shí)現(xiàn)校院二級(jí)管理的實(shí)施流程為:申購(gòu)管理模塊匯總各實(shí)驗(yàn)崗位的申報(bào)之后進(jìn)行匯總,由實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心進(jìn)行審核,根據(jù)中心庫(kù)存情況、經(jīng)費(fèi)狀況和申報(bào)者的申購(gòu)依據(jù)進(jìn)行教學(xué)儀器采購(gòu)的篩選和刪、增,然后匯總并輸出到計(jì)劃報(bào)批模塊,形成上報(bào)學(xué)校的申購(gòu)清單。如果學(xué)校審核后,擬采購(gòu)儀器的種類和數(shù)量等信息發(fā)生變動(dòng),則由管理員在系統(tǒng)的計(jì)劃報(bào)批模塊進(jìn)行更新,再將數(shù)據(jù)發(fā)送至招標(biāo)采購(gòu)模塊,由各實(shí)驗(yàn)崗位提供經(jīng)批復(fù)后儀器的招標(biāo)參數(shù),匯總提交。

3.4 借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息的公開和更新

通過(guò)互聯(lián)網(wǎng),不但可以監(jiān)控教學(xué)儀器管理的整個(gè)流程,而且還可以對(duì)所有的儀器信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理,對(duì)儀器使用過(guò)程中的調(diào)撥和借用進(jìn)行跟蹤?？梢栽趯?shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心的網(wǎng)站上設(shè)置“年度采購(gòu)”功能,借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息公開和及時(shí)更新,便于儀器管理及后續(xù)的申購(gòu)。

儀器管理信息系統(tǒng)具有對(duì)儀器信息的搜索功能、統(tǒng)計(jì)功能和導(dǎo)出功能(見(jiàn)圖5),實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)儀器的信息化管理。例如可以進(jìn)行特定儀器的搜索、對(duì)某一專業(yè)所對(duì)應(yīng)儀器的輸出、對(duì)各類經(jīng)費(fèi)購(gòu)入的儀器進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、對(duì)各年度儀器信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等。以我校材料與化學(xué)化工學(xué)院攀登工程專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購(gòu)入儀器的信息為例,只需在儀器管理模塊中選擇相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)名稱進(jìn)行檢索,即可得到和導(dǎo)出該專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購(gòu)置儀器的信息,還可根據(jù)需要輸出報(bào)表(如圖5中的標(biāo)引框所示)。

圖5 以攀登工程專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)所購(gòu)儀器信息導(dǎo)出示例

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)系統(tǒng)化設(shè)計(jì),按清晰的管理思路建立了一體化、適用于實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心的儀器管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)通過(guò)8個(gè)管理模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)儀器從提出購(gòu)置計(jì)劃、審批、采購(gòu)直到報(bào)廢的全程管理。通過(guò)信息通道設(shè)計(jì),實(shí)現(xiàn)儀器申購(gòu)和招標(biāo)過(guò)程中的信息互動(dòng)反饋；通過(guò)審核機(jī)制的設(shè)計(jì),有效遵從了校院的二級(jí)管理；借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng),在網(wǎng)站上將上述管理系統(tǒng)與大型儀器平臺(tái)進(jìn)行有效整合,實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心對(duì)儀器的高效、開放與智能化管理。

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Design of instruments management information system for experimental teaching demonstration center

Yang Haitang1, Peng Caiyu2, Wang Yuanchao1, Chen Guojian1, Fei Tinghong1, Song Yanjiang1

(1. College of Materials Chemistry and Chemical Engineering,Demonstration Center of Chemical Experimental Teaching, Hangzhou Normal University,Hangzhou 310036,China; 2.Qianjiang College,Hangzhou Normal University,Hangzhou 310036,China)

The present situation in the management of instruments information in teaching center of experiments was considered.The management process of instruments information was organized logically.The novel way for instruments management information was explored through proper design combined with the construction of the network Website of experiment center.An instruments information management system,which fits for the demonstration center of science and engineering experimental teaching that is co-managed by colleges and university,was designed by Hangzhou Normal University.This system consists of the following modules:applications flow,plans & decision,bid information,instructions confirmation,applying and receiving service,instruments inventory management,and so on.A global process management from “beginning” to “end” of all instruments was well-designed and well-supervised,aiming at maintaining and ensuring updated information for any instruments.The system would improve the accuracy,visibility and efficiency of instruments management for the science and engineering experiments.

instruments information management system; system design; global process management; management efficiency

2014- 12- 07

杭州師范大學(xué)“本科創(chuàng)一流”攀登工程項(xiàng)目

羊海棠(1980—),男,浙江磐安,博士,講師,主要研究方向?yàn)楦叻肿訌?fù)合材料結(jié)構(gòu)與性能、實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理.

E-mail：yhaitang@126.com

G482

A

1002-4956(2015)7- 0148- 04