高校實驗室檔案管理模式研究

王衛(wèi)芳

(浙江外國語學院 檔案室，杭州 310012)

高校實驗室檔案管理模式研究

王衛(wèi)芳

(浙江外國語學院 檔案室，杭州 310012)

高校實驗室檔案管理工作是做好實驗室工作的重要保證。實驗室檔案主要包括實驗室建設、實驗室管理、實驗教學、實驗室隊伍、科研與社會服務等五個方面。實驗室的檔案可分為實物檔案和電子檔案兩種，不同性質的檔案采用不同的保存與整理方式。實驗室檔案信息化的管理的目的是將實驗室檔案作為一種社會資源加以開發(fā)和利用，促進實驗室檔案的信息共享。

實驗室檔案；檔案管理；信息化管理；研究

實驗室是高校教學的重要組成部分，是培養(yǎng)綜合型、復合型人才的重要基地。高校實驗室檔案管理工作是做好實驗室工作、全面提高實驗室管理水平和實驗教學水平的重要保證，是實驗室建設與發(fā)展中不可缺少的一項重要工作。抓好實驗室檔案的建設，理順實驗室檔案管理模式，會促進實驗室綜合管理水平的提高，從而更好地發(fā)揮實驗室在實驗教學與科學研究中的作用。建立一套健全的高校實驗室檔案管理體系，建設科學規(guī)范的文檔資料，可以為各種評估提供準確、全面、及時和實用的實踐教學檔案信息，對推動教學改革，提高教學質量，實施科學決策、開展科學研究，都發(fā)揮著重大的作用，是實驗室建設的一個不可或缺的工作重點[1]。

1 實驗室檔案建設的內容

實驗室檔案是指在實驗室建設、管理、教學、科研及社會服務等各項活動中形成的具有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、報表、照片、影片、錄音帶、錄像帶等文件與圖片材料[2]。實驗室檔案的建設內容主要包括以下五個部分。

1.1 實驗室建設檔案

實驗室建設檔案主要包括：上級部門批復的實驗室專項資金建設文件；實驗室基礎設施圖紙、房屋使用面積的大小、裝修和驗收情況說明等資料；實驗室各種水電路的布線圖；儀器設備的合格證、使用說明書等；儀器設備驗收記錄；大型儀器設備專用檔案。

1.2 實驗室管理檔案

實驗室管理檔案主要包括：國家、省、市有關部門相關的法律法規(guī)；實驗室建立、改建和撤銷的文件[3]；學校與各實驗中心的各項規(guī)章制度；學校與本實驗中心的實驗室建設規(guī)劃；歷年的實驗室工作計劃與年終工作總結；實驗室使用記錄，實驗室課外借用申請；歷年的實驗室信息統(tǒng)計資料；儀器設備的使用、維修、借用、資產(chǎn)轉移等記錄；低值設備和低值材料的進賬與領用記錄；實驗室開放情況統(tǒng)計表等。

1.3 實驗教學檔案

實驗教學檔案主要包括：自編實驗教材及指導書；實驗教學計劃和大綱；實驗室安排表、實驗課表與學生分組情況；實驗項目統(tǒng)計表，驗證性、設計性實驗比例表；各實驗實際開出記錄、開出成功率，實驗室使用人時數(shù)統(tǒng)計等；學生實驗報告及與實驗教學考核的相關資料。

1.4 實驗室隊伍管理檔案

實驗室隊伍建設與管理檔案主要包括：實驗室工作人員匯總表；實驗室工作人員個人履歷表；實驗室崗位責任制、分工細則；實驗室隊伍培訓計劃、培訓實施情況、培訓總結等；晉級晉職、職稱評聘資料記錄[4]；實驗室人員值班安排、值班記錄等；實驗室會議資料。

1.5 科研與社會服務檔案

實驗室科研檔案包括：歷年縱向、橫向科研項目和教改項目的申報書、上級批準文件、合同等；科研任務書和成果鑒定材料；發(fā)明專利；實驗研究論文與出版專著等。

社會服務檔案包括：實驗室社會服務安排，儀器設備的社會服務統(tǒng)計、記錄等。

2 實驗室檔案管理模式實踐

高校的實驗室檔案工作存在著種類多、內容雜、涉及范圍廣的特點，建立實驗室檔案的工作量是很大的[5]。在實驗室檔案管理中，將集成思想應用于實驗室檔案管理實踐的全過程。通過集成管理，對檔案管理要素、管理結構及其內在聯(lián)系進行重構，使各個要素依據(jù)檔案自身的內在規(guī)律，組合成一個有機整體[6]。按照檔案保存的形式來分，實驗室檔案可分為實物檔案和電子檔案兩種。

2.1 實驗室實物檔案管理

實物檔案包括紙質文件、圖紙、磁帶、光盤等，可以按照傳統(tǒng)的檔案管理模式進行管理，結合現(xiàn)代化的檔案搜索方式，使使用者能及時找到所需信息。實驗室實物檔案主要包括實驗室建設與管理、實驗教學、實驗室開放等過程中積累的各種直接的、有意義的、具有保存價值的紙質材料。按照檔案編目(archival cataloging)的基本原理，采用漢語拼音的方式，按實驗室檔案建設內容將實驗室實物檔案分為6大類，其中JS代表實驗室建設、GL代表實驗室管理、JX代表實驗教學、DW代表實驗室隊伍管理、KY代表實驗室科研、QT代表社會服務和其他有保存價值的檔案。其實驗室檔案編碼模式如圖1所示。

圖1 實驗室檔案編碼模式

所有實驗室檔案材料按類進行歸檔，每類都有一個固定的位置，類下面根據(jù)需要建立二級類目，每件檔案都有唯一的編號。使用檔案管理軟件進行目錄管理，方便檔案的查詢和利用，也可編制案卷目錄，方便人工查詢。

2.2 實驗室檔案信息化管理

隨著信息技術的迅速發(fā)展，實驗室檔案的建設與管理也逐漸采用信息化的方式。檔案信息化可理解為是以現(xiàn)代信息技術在檔案工作領域的實際運用為基礎，以檔案信息的資源化為主導，以實現(xiàn)資源共享為目的推動檔案工作發(fā)展的進步過程[7]。實驗室電子檔案包括兩個部分：(1)可供全校查閱的檔案信息化集成的基本要素。包括實驗室檔案的編目情況、實驗室檔案存儲位置等，可供有需要的人員簡單地查找相應檔案所在位置并能迅速得到所需檔案。(2)結合信息化的手段進行編目、整理和保存的電子類檔案。主要包括上級文件的電子公文、電子圖紙、文檔(電子版實驗教材等)圖片、視頻、教學軟件等內容，并把紙質文檔中重要的內容進行掃描與電子化，保存在檔案數(shù)據(jù)庫中。(3)通過構建檔案數(shù)據(jù)中心平臺，結合檔案管理系統(tǒng)、實驗室管理系統(tǒng)、實驗室開放預約系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教學資源庫等信息化平臺，將所有實驗室的檔案信息進行集成。實驗室檔案信息化集成的目的是將實驗室檔案作為一種社會資源加以開發(fā)和利用，促進實驗室檔案的信息共享。

2.3 檔案業(yè)務指導

加強實驗室檔案的建設，提高實驗室檔案管理水平，需要訓練有素的實驗室人員來配合。在實驗室日常管理和實驗教學的開展中要注意不斷積累、豐富實驗室檔案。要加強實驗室人員檔案管理方面的知識培訓，不斷提高實驗室人員在檔案管理方面的素質[8]。為提高實驗室檔案工作的有效性，校檔案室聯(lián)合實驗室管理部門對全校的實驗員進行檔案知識的培訓，并聘任實驗員作為兼職實驗室檔案員。學校為實驗室兼職檔案員定期開設檔案知識講座與培訓，講解實驗室檔案的歸檔要求，并在實驗室檔案歸檔時幫助、檢查、指導具體檔案整理工作。近年來，各實驗室對檔案歸檔工作的越來越重視，加之在實驗員中對檔案基本知識的普及，各實驗室檔案的歸檔水平逐步提高，有效地保證了正常實驗教學的進行，保證了實驗室可持續(xù)發(fā)展。

3 結束語

高校實驗室檔案工作是實驗室建設和管理標準化、科學化、規(guī)范化、程序化的重要標志之一[9]。實驗室檔案建設是一項基礎性、持續(xù)性的工作，實驗室檔案管理水平的高低直接影響實驗教學與其他各項實驗室在工作的正常開展，以及實驗室長遠的發(fā)展規(guī)劃。因此，要重視高校實驗室檔案的建設。檔案學的基本要求是體現(xiàn)存檔內容的原始屬性，所以實驗室檔案應該是在實驗教學與研究的過程中直接形成的、具有保存價值的真實記錄。只有保證了記錄的直接性和真實性，才能保證歸檔材料的可信度和其真正的利用價值[10]。高校實驗室檔案日積月累，檔案整理與管理的工作量越來越大，紙質檔案越來越不能滿足當前實驗室管理的需要。隨著信息化手段的普遍使用，檔案的信息化管理是實驗室檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

[1]徐舶.網(wǎng)絡環(huán)境下高校實驗室檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2006(9)：34-35.

[2]魏偉，林少波，何湘民.加強檔案建設，促進實驗室規(guī)范化管理[J].實驗科學與技術，2008，6(2)：141-143.

[3]杜昔辰，任月梅.試論高校實驗室檔案管理[J].煤炭高等教育，2000(6)：87-88.

[4]沈思嗣，楊怡姝，王小利，等.淺談實驗室檔案的建立與管理[J].實驗室研究與探索，2012，31(2)：164-166.

[5]梁國華，武曉峰.高校實驗室檔案工作的實踐與思考[J].實驗技術與管理，2012，29(6)：206-211.

[6]胡志富，王雅琴.高校科研檔案集成管理模式研究[J].浙江檔案，2011(9)：38-39.

[7]孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學研究，2004(5)：29-32.

[8]陳凱.談高校實驗室檔案的建立[J].浙江檔案，2008(6)：47.

[9]陳建銳，何增穎.高校實驗室檔案建設與管理探討[J].實驗技術與管理，2013，30(8)：224-227.

[10]林芷蔭，徐國輝.高校實驗室檔案管理之我見[J].實驗技術與管理，2003，20(1)：120-122.

Study of Archives Management Mode of University Laboratory

WANG Weifang

(Archives Office, Zhejiang International Studies University, Hangzhou 310012, China)

The laboratory archives management work of universities is an important guarantee of laboratory work. The contents of laboratory archives are mainly including five aspects as follow: laboratory construction, laboratory management, experiment teaching, laboratory team, research and social service. Lab archives can be divided into two kinds: physical files and electronic files, and we must use different preservation and consolidation method to sort out different character of the archives. The purpose of lab archives information management is to develop and utilize the lab archives as a kind of social resources, in order to promote information sharing of the laboratory archives.

lab archives; archives management; information management;investigation

2014-04-03

王衛(wèi)芳(1978-)，女，碩士，館員，主要從事檔案管理研究。

G482;G270

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2015.01.062