淺談高校儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案資料管理

王世海

(西南交通大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處，成都 610031)

·國(guó)有資產(chǎn)管理·

淺談高校儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案資料管理

王世海

(西南交通大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處，成都 610031)

針對(duì)高校儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案資料管理實(shí)際存在的問題出發(fā)，結(jié)合高校儀器設(shè)備招投標(biāo)工作流程，從管理者、管理方式、管理方法、信息化技術(shù)等方面設(shè)計(jì)一個(gè)流程化的管理模式。實(shí)現(xiàn)高校儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案資料管理的規(guī)范化、效率化、信息化。

招投標(biāo)；檔案管理；管理信息化；儀器設(shè)備

1 高校設(shè)備招投標(biāo)資料管理的現(xiàn)狀

1.1 設(shè)備招投標(biāo)采購(gòu)檔案工作重視不夠

高校設(shè)備招投標(biāo)采購(gòu)過程由專職的職能部門：采購(gòu)中心或者兼職的職能部門、國(guó)有資產(chǎn)管理處、實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理處主要負(fù)責(zé)實(shí)施。而招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的文本資料最終都保存于高校檔案管理部門，且采購(gòu)執(zhí)行部門極少會(huì)配置專人或者專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)整理、歸檔這些文本資料。

1.2 設(shè)備招投標(biāo)采購(gòu)檔案存檔資料不規(guī)范

政府采購(gòu)在高校廣泛實(shí)施后，由于采購(gòu)設(shè)備的多樣性，使得招投標(biāo)過程中出現(xiàn)了很多不同的情況。例如，三家以上的公開開標(biāo)、公告二次后的兩家競(jìng)爭(zhēng)性談判、公告二次后的一家單一來源談判等，使得文本資料的多樣性，沒有規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。加之專業(yè)的檔案管理部門出臺(tái)的招投標(biāo)資料存檔目錄，大多基于《政府采購(gòu)檔案管理制度》，屬于大框架，不細(xì)化。造成了采購(gòu)單位按照采購(gòu)項(xiàng)目自行需求的選擇文檔資料的存檔，材料不統(tǒng)一，放置順序也無規(guī)范。

1.3 設(shè)備招投標(biāo)采購(gòu)檔案整理不及時(shí)

一套完整的招投標(biāo)采購(gòu)檔案反應(yīng)了招投標(biāo)活動(dòng)的整個(gè)過程，從計(jì)劃的報(bào)批到確定中標(biāo)的供應(yīng)商，再到合同簽訂以及最后的設(shè)備驗(yàn)收，整個(gè)周期可能較長(zhǎng)，文檔資料也是隨著時(shí)間的推移慢慢增加。由于前期就沒有一個(gè)明確的總體目錄，造成新增的文檔資料沒有及時(shí)的歸檔，到了項(xiàng)目審計(jì)抽出來，缺這樣資料，少那樣資料。

1.4 設(shè)備招投標(biāo)檔案管理信息化手段落后

由于招投標(biāo)檔案大都是紙質(zhì)文檔，整理收集均靠人工操作。而整套資料存檔后只有大目錄下的索引，無電子版數(shù)據(jù)，在查閱是通過索引查到原始材料，再進(jìn)行查找翻閱，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

2 主要應(yīng)對(duì)措施

2.1 專人專管，提高管理人員檔案意識(shí)及業(yè)務(wù)水平[1]

要構(gòu)建一份齊全完整的采購(gòu)檔案，不論是專職的采購(gòu)部門還是兼職的采購(gòu)部門都應(yīng)設(shè)立專職的設(shè)備采購(gòu)檔案管理人員。管理人員需要具備責(zé)任心和相應(yīng)的業(yè)務(wù)水平，這就要求職能部門不定期的為檔案管理人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)，從日常工作的積累中不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。

2.2 建立科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)備采購(gòu)檔案整理規(guī)范

設(shè)備采購(gòu)招投標(biāo)文件資料種類繁多，在立卷與歸檔上應(yīng)遵循文檔資料的形成規(guī)律，以保持文件資料的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和使用。整理方法應(yīng)依據(jù)國(guó)家、行業(yè)規(guī)范，政府采購(gòu)檔案管理制度，根據(jù)高校自身的實(shí)際情況，結(jié)合設(shè)備采購(gòu)工作程序制定相應(yīng)的整體規(guī)范。針對(duì)大型的預(yù)研定制類設(shè)備采購(gòu)，設(shè)備采購(gòu)檔案可以按招標(biāo)工作流程或者資料形成的時(shí)間順序進(jìn)行整理。例如：招投標(biāo)前期文件(設(shè)備可行性報(bào)告、立項(xiàng)文件、經(jīng)費(fèi)批復(fù)文件等)、招投標(biāo)過程文件(評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)結(jié)果等)、合同簽訂與履行、設(shè)備驗(yàn)收情況等。常規(guī)的專用設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)檔案也可按照招投標(biāo)工作流程活資料形成的時(shí)間順序進(jìn)行整理，無論采用邏輯關(guān)系組卷，還是采用時(shí)間順序組卷，原則是統(tǒng)一一種方式，并在編制說明中予以表述，便于檔案后期的使用、查詢和管理。也使檔案在移交專門的管理部門時(shí)交接簡(jiǎn)單、清楚、明了。

2.3 建立齊全、完整的設(shè)備采購(gòu)檔案管理目錄及時(shí)歸檔

高校設(shè)備采購(gòu)招投標(biāo)活動(dòng)從立項(xiàng)到合同簽訂、設(shè)備驗(yàn)收有一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間段，這就要求建立起一個(gè)涵蓋齊全，資料完整的設(shè)備采購(gòu)檔案管理目錄，在目錄中一項(xiàng)檔案資料產(chǎn)生后及時(shí)地放入項(xiàng)目檔案中。而西南交通大學(xué)設(shè)備采購(gòu)檔案管理目錄是基于《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》和《政府采購(gòu)檔案管理制度》，結(jié)合高校的《設(shè)備采購(gòu)檔案管理操作規(guī)程》下制定的。如表1所示。

表1 設(shè)備采購(gòu)檔案管理目錄

續(xù)表1

整套資料的存放歸檔建議可以采取以下步驟：

(1)在采購(gòu)項(xiàng)目論證、立項(xiàng)、執(zhí)行批復(fù)計(jì)劃下來以后，準(zhǔn)備一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，并按照一定的編碼規(guī)則給采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)，如圖1所示。從始至終該編號(hào)可以一直作為采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)、合同編號(hào)、設(shè)備驗(yàn)收編號(hào)。

圖1 設(shè)備招標(biāo)編碼規(guī)則

(2)按照?qǐng)D1的存檔目錄，填寫上采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)。在已經(jīng)產(chǎn)生的采購(gòu)設(shè)備論證報(bào)告，經(jīng)費(fèi)撥付單位或項(xiàng)目立項(xiàng)單位的審批文件上勾。各高校還可以根據(jù)自身的實(shí)際情況添加一些要素，如各條目存入檔案盒的時(shí)間、經(jīng)辦人。

(3)隨著設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)標(biāo)合同的進(jìn)行，及時(shí)地將原始資料放入檔案盒，并在目錄清單上對(duì)應(yīng)處做上標(biāo)記。直到設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目最終的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告出來后，整套資料就齊備了。開始對(duì)所有的資料進(jìn)行編制頁碼，最后按照頁碼生產(chǎn)存檔資料的目錄。如表2所示，有條件的部門還可以自行裝訂成冊(cè)。

2.4 使用信息化手段進(jìn)行儀器設(shè)備招投標(biāo)資料管理[2]

(1)要按照《政府采購(gòu)檔案管理制度》與《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定精神指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔[3]，制定出符合招投標(biāo)流程的具體辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)招投標(biāo)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行、管理和維護(hù)工作[4]。

(2)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[6]，可以根據(jù)高校自身的實(shí)際需求，結(jié)合項(xiàng)目審計(jì)、財(cái)務(wù)審核等方面合理設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)的字段?；緮?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可以在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)表單中設(shè)置相互映射的字段關(guān)聯(lián)。

(3)充分利用和發(fā)揮校園網(wǎng)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，及時(shí)保障儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案的建庫(kù)入網(wǎng)。

(4)信息平臺(tái)應(yīng)建立好嚴(yán)格的權(quán)限操作角色劃分。

(5)建立儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案信息安全保障體系建設(shè)。加強(qiáng)儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)的管理，針對(duì)各種存在的威脅,采取有效的安全措施,提高整體安全水平,建成堅(jiān)固的電子檔案信息安全管理體系[5]。

(6)通過對(duì)檔案紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描以及OCR識(shí)別等技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，連同錄入的儀器設(shè)備招投標(biāo)檔案管理信息存儲(chǔ)在設(shè)計(jì)合理的文件系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過信息管理平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、調(diào)閱、登記、審批等的自動(dòng)化。

表2 存檔資料的目錄

3 結(jié)束語

高校儀器設(shè)備招投標(biāo)資料是國(guó)家審計(jì)、審查的重要證明材料，也是支持高校儀器設(shè)備采購(gòu)招投標(biāo)合法合規(guī)的重要支撐材料，同時(shí)保障了高校經(jīng)費(fèi)使用的合理與安全。做好高校儀器設(shè)備招投標(biāo)資料的管理可以高效、安全、規(guī)范地提高管理水平、完善管理制度；是從根本上支持高校發(fā)展的重要工作。

[1]朱文莉. 如何做好檔案管理人員的角色定位[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)(下半月),2008(8)：79.

[2] 王萍,宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：清華大學(xué)出版社, 2006.

[3]國(guó)家檔案局.電子公文歸檔管理暫行辦法[M].2003.

[4]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè) [J] .現(xiàn)代情報(bào)，2007，6(6):63-64，67.

[5]項(xiàng)文新.構(gòu)建基于信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的檔案信息安全保障體系必要性研究[J]. 檔案學(xué)通訊. 2008(1)：56-58.

[6]羅俊，李仁旺，陳立平. 用JSP/Servlet構(gòu)建的三層式產(chǎn)品開發(fā)過程管理系統(tǒng)[J].計(jì)算機(jī)工程,2002,4(28):44-46，69.

Discussion on the Management of the Bidding File of Equipment of Colleges and Universities

WANG Shihai

(Office of Labs and Facilities Management, Southwest Jiaotong University, Chengdu 610031,China)

With the goal of resolving the problems encountered in the management of bidding documents of the instruments and equipment of colleges and univercitiesand taking the current bidding process as reference, design a process of management within managers, management modes, management methods,information technology and other aspects realize the and informationization of the management of university instruments and equipment bidding documents.

bidding; file management; management informationization; instrument and equipment

2014-07-07

王世海(1981-)，男，工學(xué)碩士，八級(jí)職員，專業(yè)方向：通信與信息系統(tǒng)。

G482

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2015.03.065