淺談民辦高校報銷現(xiàn)狀及網(wǎng)絡(luò)報銷的必要性

裴茂偉

隨著民辦高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的以紙化報銷單為介質(zhì)的費用報銷模式暴露出的成本高、效率低、意見多、矛盾大的問題日趨嚴(yán)重。此外，在財務(wù)精細(xì)化管理的要求，財務(wù)管理也發(fā)生了重大革新，一個網(wǎng)絡(luò)財務(wù)時代已經(jīng)到來。網(wǎng)絡(luò)化財務(wù)管理把財務(wù)管理從財務(wù)部門內(nèi)部擴(kuò)展到全校園，在預(yù)算、成本、報銷等諸多方面掀起了一次財務(wù)革命。

民辦高校自籌經(jīng)費、自主辦學(xué)、受市場調(diào)節(jié)明顯的特性日益凸現(xiàn)，部分民辦高校出現(xiàn)多校區(qū)管理模式。教育教學(xué)科研、實驗室建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等資金來源渠道也向多元化發(fā)展，致使財務(wù)管理工作量成倍增加，高校財務(wù)管理工作日益復(fù)雜化、多元化。而民辦高校巨大工作量與有限的財務(wù)人員形成了尖銳的矛盾。從而出現(xiàn)“報賬難”現(xiàn)象，并日趨凸顯，業(yè)已成為民辦高校普遍存在的問題。

通過多年的高校財務(wù)工作經(jīng)驗和對多所高校財務(wù)報賬實地考察和研究，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前民辦高校產(chǎn)生“報賬難”問題的原因主要由以下幾點：

1、財務(wù)人員配備不足情況下的業(yè)務(wù)量增加。民辦高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大使得財務(wù)新業(yè)務(wù)不斷增加，財務(wù)人員日常核算量越來越多，難度和復(fù)雜度也越來越大，相反在民辦高校注重成本核算的辦學(xué)歷程中財務(wù)人員并沒有隨著服務(wù)對象和服務(wù)業(yè)務(wù)的增加而成比例增加，財務(wù)人員和服務(wù)人數(shù)的嚴(yán)重不匹配，勢必會造成一人多崗或一人多任務(wù)的狀況，這些因素使民辦高校在報銷過程中出現(xiàn)“報賬難”。

2、財務(wù)信息管理和宣傳有限，學(xué)校報銷人員缺乏財務(wù)專業(yè)知識和報銷常識。雖然大多數(shù)民辦高校財務(wù)處利用數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)等信息平臺將一些政策和相應(yīng)報賬流程公布在學(xué)校的網(wǎng)站上，但高校教職員工平時忙于教研，很少去了解與財務(wù)有關(guān)的詳細(xì)信息，加之與報銷相關(guān)的業(yè)務(wù)均具有較強(qiáng)的財務(wù)專業(yè)性，有些老師鑒于此更沒有興趣去學(xué)習(xí)和了解，這些原因在一定程度上就會造成報銷不順暢。

3、報賬簽字審批環(huán)節(jié)繁瑣。民辦高校實行的是校長“一支筆”審批制度，每筆報銷業(yè)務(wù)無論金額大小都需要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后報校長簽字后方可完成報銷流程，教職工到財務(wù)處報賬前，要先找相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，再由校長審批會簽。但高校領(lǐng)導(dǎo)和校長一般事務(wù)繁忙，經(jīng)常出現(xiàn)出差不在單位的現(xiàn)象，這就造成了報銷單據(jù)的積壓而不能及時完成會簽，往往在一筆報銷簽字過程中耗費了教職工太多時間，使民辦高校在報銷過程中出現(xiàn)“報賬難”。

4、報賬季節(jié)性強(qiáng)，年底集中性現(xiàn)象嚴(yán)重。高校報賬具有特殊性，除了日常職能部門和教職工的報賬業(yè)務(wù)外，科研項目結(jié)題、購置辦公用品清帳、質(zhì)保金退費、學(xué)生實習(xí)等導(dǎo)致年底報賬業(yè)務(wù)特別集中。大量的報銷業(yè)務(wù)無疑會出現(xiàn)擁擠排隊等候的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象也表現(xiàn)出了“報賬難”。

高校財務(wù)的會計監(jiān)督與核算作為高校財務(wù)的基礎(chǔ)性工作，其承擔(dān)著越來越重的任務(wù)。面臨著許多新的挑戰(zhàn)，高校財務(wù)報銷作為財務(wù)管理最前端的工作之一，在報銷工作政策性強(qiáng)、工作量大、業(yè)務(wù)復(fù)雜和手續(xù)繁瑣等實際情況下，如何始終保持經(jīng)濟(jì)核算的客觀性、準(zhǔn)確性和及時性，并積極突破傳統(tǒng)財務(wù)報賬工作的弊端和不足，有效提升財務(wù)管理工作的效率和效果，是當(dāng)前需要積極探索和實踐的重要工作之一。為解決“報賬難”問題部分民辦高校先后嘗試實行了排隊叫號系統(tǒng)、無現(xiàn)金報賬制、建立綠色通道報賬、網(wǎng)上預(yù)約報賬。這些措施的實行雖然在一定程度上提高了報銷效率，減少了報銷簽字時間，但并未從根本上解決當(dāng)今民辦高校報銷難的問題。

鑒于以上問題及分析我認(rèn)為進(jìn)行網(wǎng)上報銷的推廣與實施迫在眉睫，是解決“報賬難”問題最有效的辦法。

網(wǎng)上報賬是指高校依托發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，借助數(shù)字化校園和一卡通網(wǎng)絡(luò)平臺，在財務(wù)報銷過程中通過互聯(lián)網(wǎng)、財務(wù)軟件、網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)的無縫隙對接，報賬人通過財務(wù)報銷系統(tǒng)輸入報銷基礎(chǔ)信息，然后通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各級各類審批的目的。網(wǎng)上報銷真正突破時間和空間限制，高校推行網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的必要性主要體現(xiàn)在：

1、規(guī)范報銷業(yè)務(wù)流程。通過在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中設(shè)置審批流程、審批權(quán)限等控制點，規(guī)范單據(jù)的審批流程和領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限，使不符合流程和審批權(quán)限的業(yè)務(wù)不能提交，每一個數(shù)據(jù)流在流轉(zhuǎn)至下一個節(jié)點時必須是規(guī)定的人員電子簽字之后才能流轉(zhuǎn)，這樣就使原本用規(guī)章制度約束報銷流程直接轉(zhuǎn)化為固定的格式，使報銷流程更加規(guī)范化，從而在一定意義上也簡化財務(wù)人員的審核工作量，同時加強(qiáng)單位的內(nèi)部控制。

2、報銷突破地域和時間的限制，有利于提高企業(yè)的財務(wù)服務(wù)質(zhì)量，有效解決了財務(wù)處的排隊狀況，節(jié)省教職工時間。傳統(tǒng)的報銷模式由于同一時間到財務(wù)處辦理報銷業(yè)務(wù)的師生過多，時常導(dǎo)致排隊等待狀況。實行網(wǎng)上報銷后，在網(wǎng)絡(luò)允許的情況下隨時隨地進(jìn)行網(wǎng)上報銷，領(lǐng)導(dǎo)也可以在具備網(wǎng)路的情況下隨時會簽，會簽結(jié)束后報銷人員根據(jù)自己的實際工作情況更有利于合理安排時間進(jìn)行原始發(fā)票的交送。財務(wù)部門通過網(wǎng)絡(luò)集中審核報銷業(yè)務(wù)后，原本多校區(qū)安排財務(wù)人員辦公帶來的如財務(wù)人員數(shù)量緊張、業(yè)務(wù)量分配等問題可以得到緩解，同時電子數(shù)據(jù)比紙質(zhì)數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確，更好管理。

3、財務(wù)人員從繁瑣的錄入工作中解放出來，提高工作效率。報銷人員根據(jù)授權(quán)進(jìn)入預(yù)約系統(tǒng)后，報銷人員按提示準(zhǔn)確錄入相關(guān)信息，如：報銷內(nèi)容、金額及單據(jù)張數(shù)等，系統(tǒng)根據(jù)初始化信息自動一一對應(yīng)財務(wù)管理軟件中的科目類別，待票據(jù)審核無誤后付款或網(wǎng)銀后，報銷業(yè)務(wù)也隨之結(jié)束，相關(guān)數(shù)據(jù)直接傳入財務(wù)管理軟件并自動生成記賬憑證。從而使財務(wù)人員從低效、繁瑣的重復(fù)勞動中解放出來，有效地實現(xiàn)財務(wù)工作由核算型向管理型的轉(zhuǎn)變。整個過程科學(xué)合理，很多程度上緩解了高?！皥筚~難”的矛盾。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)以學(xué)院的成本控制作為工作目的，從費用申請、報銷單的填寫、報銷單審批、項目管理、預(yù)算管理等部分，實現(xiàn)報銷管理過程的信息化，最終實現(xiàn)依托互聯(lián)網(wǎng)在線完成對報銷單的審批，以及對部分預(yù)算的管理和控制，實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)以及網(wǎng)上銀行的銜接?；诿褶k高校迅速發(fā)展給財務(wù)處管理和規(guī)范帶來的壓力和挑戰(zhàn)，民辦高校財務(wù)報銷工作只有依托目前建設(shè)的財務(wù)管理系統(tǒng)及校園化校園網(wǎng)絡(luò)平臺，實施網(wǎng)上報銷系統(tǒng)來進(jìn)一步提高工作效率，改善服務(wù)質(zhì)量。真正意義上使網(wǎng)上報銷突破時間和空間限制，提高報銷工作效率。