信息技術(shù)在高校設(shè)備維修管理中的應(yīng)用

劉洪婧, 寇廣孝, 榮曼生, 蔡建武

(湖南工業(yè)大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與設(shè)備管理處， 湖南 株洲 412000)

資產(chǎn)管理

信息技術(shù)在高校設(shè)備維修管理中的應(yīng)用

劉洪婧, 寇廣孝, 榮曼生, 蔡建武

(湖南工業(yè)大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與設(shè)備管理處， 湖南 株洲 412000)

以湖南工業(yè)大學(xué)為例,介紹儀器設(shè)備維修管理的現(xiàn)狀,分析將信息技術(shù)用于高校儀器設(shè)備維修管理的必要性。根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)設(shè)計出一個儀器設(shè)備維修管理系統(tǒng),使維修流程較以往方便快捷。該系統(tǒng)對高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與設(shè)備管理模式進(jìn)行了有益的探索。

儀器設(shè)備； 數(shù)據(jù)庫； 維修管理系統(tǒng)

高校實(shí)驗(yàn)室是實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科學(xué)研究的重要基地,是對學(xué)生實(shí)施綜合素質(zhì)教育和技能訓(xùn)練的重要課堂,也是培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)新精神的重要載體[1]。實(shí)驗(yàn)室在我校學(xué)科建設(shè)、教學(xué)科研中的作用至關(guān)重要,截止2012年底,我校教學(xué)科研儀器設(shè)備總值為17 985.16萬元[2],近2年來,每年新增儀器設(shè)備值近2 000萬元,設(shè)備從數(shù)量、種類和質(zhì)量上都有大幅度的增長和提高,為我校學(xué)科建設(shè)和教學(xué)科研水平的提升奠定了良好的基礎(chǔ)[3]。與此同時,隨著先進(jìn)實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的大量使用,如何保持儀器設(shè)備的完好率,發(fā)揮其應(yīng)有的作用,就成了高校實(shí)驗(yàn)室管理工作中一項越來越重要的日常工作[4]。

1 維修管理現(xiàn)狀

隨著科研和實(shí)驗(yàn)教學(xué)的日趨增多,儀器設(shè)備的使用效率也大幅度增加,受設(shè)備技術(shù)水平、使用頻率、零部件損耗、師生操作技能等因素影響,儀器設(shè)備在使用過程中會出現(xiàn)各種故障或損壞。加強(qiáng)儀器設(shè)備維護(hù)維修工作,對提高設(shè)備管理水平、發(fā)揮儀器設(shè)備效益至關(guān)重要[4]。我校的儀器設(shè)備維修管理工作在2014年以前是流水賬式的全手寫方式[5]。維修單由各部門的設(shè)備管理員統(tǒng)一填寫,經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主任和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后上報設(shè)備處,由設(shè)備處簽字審批后派單給維修商,維修商根據(jù)紙質(zhì)版維修單提供的信息到實(shí)地對儀器設(shè)備進(jìn)行維修。該方式的缺點(diǎn)在于:

(1) 實(shí)驗(yàn)室主任、設(shè)備管理員、維修商之間依靠唯一的紙質(zhì)維修單來傳遞信息,儀器設(shè)備維修的時間地點(diǎn)、方式、配件、費(fèi)用,缺乏有效信息交流渠道,透明度較低,各方不能及時查詢或跟進(jìn)維修進(jìn)展。

(2) 急于維修的設(shè)備往往由于找不到實(shí)驗(yàn)室主任或主管領(lǐng)導(dǎo)在維修單上簽字審批,而得不到及時維修,耽誤了科研或?qū)嶒?yàn)教學(xué)。

(3) 有時由于儀器設(shè)備年代久遠(yuǎn),上面的設(shè)備標(biāo)志已經(jīng)難以辨識,缺乏準(zhǔn)確的儀器設(shè)備信息,導(dǎo)致維修人員判斷錯誤,購置維修配件不匹配。

(4) 實(shí)驗(yàn)室教師、維修商和設(shè)備處管理人員之間信息傳遞效率低,溝通和反饋信息不暢,這就導(dǎo)致了許多冗余重復(fù)的工作。紙質(zhì)維修單在傳遞過程中容易遺失,數(shù)據(jù)匯總不具備時效性,查詢、整理、統(tǒng)計維修數(shù)據(jù)困難,工作效率低。

隨著實(shí)驗(yàn)室設(shè)備的不斷增多,實(shí)驗(yàn)室規(guī)模的不斷擴(kuò)大,以往被動的設(shè)備維修管理狀態(tài),不利于實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)和發(fā)展。我校早在2010年就已經(jīng)啟用儀器設(shè)備管理系統(tǒng),該系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)項不僅滿足我校儀器設(shè)備管理工作的需要,而且適應(yīng)教育部新指標(biāo)體系的上報數(shù)據(jù)要求。經(jīng)過了近5年的整合調(diào)試,該系統(tǒng)在我校的使用已經(jīng)比較成熟,設(shè)備處與其他院部實(shí)驗(yàn)室實(shí)現(xiàn)信息溝通與資源共享,由單一的縱向管理擴(kuò)展到部門間橫向管理[6]。這樣,即使設(shè)備標(biāo)志難以辨認(rèn),我們?nèi)钥梢愿鶕?jù)設(shè)備的品牌、年代、型號等信息,從儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中運(yùn)用模糊查詢,檢索到準(zhǔn)確詳實(shí)的設(shè)備信息。

2 設(shè)備維修管理的信息化趨勢

儀器設(shè)備維修管理涵蓋了全校所有的實(shí)驗(yàn)室和行政部門,維修系統(tǒng)在使用中所依賴的設(shè)備數(shù)據(jù)是從儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫中得來的,由使用設(shè)備的院系實(shí)驗(yàn)室、各處室來完善儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫,每一臺儀器設(shè)備所包含的數(shù)據(jù)項字段名多達(dá)20～30個。高校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)最大優(yōu)勢在于使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息實(shí)時交換、更新和共享,使各部門可以隨時、方便地獲取儀器設(shè)備的完整、準(zhǔn)確的信息,為管理決策提供及時、可靠的依據(jù)[7]。

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)采用B/S及瀏覽服務(wù)方式,客戶端用戶不用安裝管理軟件,各院、系、室管理人員只需通過瀏覽器訪問互聯(lián)網(wǎng),就能登錄系統(tǒng)進(jìn)行管理,實(shí)際上就是訪問儀器設(shè)備管理網(wǎng)站。我校的WEB服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器是由網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一維護(hù),這樣更有利于保障數(shù)據(jù)的安全性,降低建設(shè)和維護(hù)成本。

因此,在儀器設(shè)備管理系統(tǒng)和配套的高校儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上,開發(fā)出一個完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)備維修管理系統(tǒng),有助于提高實(shí)驗(yàn)室的管理質(zhì)量,使實(shí)驗(yàn)室的管理更加科學(xué)、規(guī)范、高效,促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和設(shè)備管理工作。

3 設(shè)備維修管理系統(tǒng)開發(fā)

3.1 系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

本系統(tǒng)使用了Microsoft SQL Server數(shù)據(jù)庫和B/S結(jié)構(gòu),優(yōu)點(diǎn)是分布性強(qiáng)、維護(hù)方便、開發(fā)簡單且共享性強(qiáng)、成本低。它利用瀏覽器通過web服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器連接,進(jìn)行數(shù)據(jù)讀寫。建立完備的信息庫是維修管理重要的基礎(chǔ)工作。雖然儀器設(shè)備維修系統(tǒng)的并發(fā)數(shù)據(jù)處理量不大,但為了便于與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)通過動態(tài)鏈接實(shí)現(xiàn)代碼和資源的共享[8],這2個系統(tǒng)共享了服務(wù)器上的同一個數(shù)據(jù)庫。對數(shù)據(jù)庫的直接操作只能由超級用戶進(jìn)行,能有效地保護(hù)數(shù)據(jù)平臺和管理訪問權(quán)限。本系統(tǒng)開發(fā)工具選用Myeclipse 8.0,它結(jié)構(gòu)上的模塊化,可以在不影響其他模塊的情況下,對任一模塊進(jìn)行單獨(dú)的擴(kuò)展和升級,開發(fā)語言采用Java+Jsp。本系統(tǒng)采用JDBC方式連接SQL數(shù)據(jù)庫[9],先到mysql官網(wǎng)下載JDBC驅(qū)動程序,加載驅(qū)動程序,然后定義數(shù)據(jù)庫連接的地址,調(diào)用getConnection()方法建立連接,并由數(shù)據(jù)庫執(zhí)行語句實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的查詢、插入、刪除、修改[10]。

為了養(yǎng)護(hù)腸胃，平時也不建議大家喝太熱或太涼的水，喝太燙的水會把口腔和食道黏膜“燙壞”，太涼又會刺激胃腸道。

3.2 需求分析

設(shè)備維修管理系統(tǒng)的用戶包括4種類型:

第一類:設(shè)備使用單位有關(guān)人員,包括設(shè)備責(zé)任人、實(shí)驗(yàn)室主任、設(shè)備管理員、院領(lǐng)導(dǎo)或省級以上重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室主任。

第二類:維修管理單位人員,包括維修科干事、維修科科長。

第三類:學(xué)校主管部門領(lǐng)導(dǎo)和校領(lǐng)導(dǎo),包括實(shí)管處副處長、處長、主管副校長、校長。

第四類:維修執(zhí)行者,即維修商。

各用戶只能對他管轄范圍內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行操作,包括報修、驗(yàn)收、審查、瀏覽、查詢統(tǒng)計和打印。

本系統(tǒng)功能包含5個模塊:系統(tǒng)管理、維修過程管理、維修費(fèi)用管理、維修信息管理、維修商考核,如圖1所示。

其中,系統(tǒng)管理為系統(tǒng)運(yùn)行做數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,系統(tǒng)管理員可以實(shí)時對用戶進(jìn)行增加、刪除和修改。各用戶的權(quán)限是根據(jù)設(shè)備歸屬、設(shè)備原值、維修費(fèi)用額度以及用戶職責(zé)來設(shè)置的,授權(quán)后系統(tǒng)能對用戶身份進(jìn)行識別。權(quán)限設(shè)置由系統(tǒng)管理員來完成,如圖2所示。

用戶也可以根據(jù)自己在該系統(tǒng)中扮演的角色去自行切換角色。

圖1 設(shè)備維修軟件功能結(jié)構(gòu)圖

圖2 新增用戶設(shè)置授權(quán)

3.4 系統(tǒng)流程設(shè)計

在維修過程管理模塊下,以我校財務(wù)制度為前提,以“方便、快捷和實(shí)用”特點(diǎn)進(jìn)行功能設(shè)計,信息流嚴(yán)格按照“湖南工業(yè)大學(xué)維修管理程序”規(guī)定的流程流動,如圖3所示。

報修人只能報修自己管理的設(shè)備,如果報修人與“高校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)”中的設(shè)備責(zé)任人不一致,將無法報修,特別是高精尖的科研設(shè)備,維修商與設(shè)備責(zé)任人必須就設(shè)備性能和實(shí)際使用情況進(jìn)行詳細(xì)溝通,這也保證了修復(fù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的順利實(shí)施。圖3所示流程走向一部分由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)算維修費(fèi)用的額度權(quán)限自動確定,同時保留了院系領(lǐng)導(dǎo)、維修科根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行人工審核,是綜合各方判斷的體現(xiàn)。例如：判斷該設(shè)備在保修期內(nèi)將建議報修人與廠商直接聯(lián)系；判斷設(shè)備過于陳舊,已無維修使用價值,將不予維修,建議報廢。我們在維修管理系統(tǒng)中采用了電子簽名技術(shù),每個用戶的電子簽名與傳統(tǒng)的親筆簽名具有同等效力,這樣即使領(lǐng)導(dǎo)不在校,也可在外地上網(wǎng)登錄系統(tǒng)審批維修單,既明確了維修過程中各級權(quán)限,又提高了工作效率。

圖3 湖南工業(yè)大學(xué)儀器設(shè)備維修管理工作流程圖

審查過程中所有審批人員都可以更改維修的預(yù)算費(fèi)用,維修科以上領(lǐng)導(dǎo)審查后依然按額度權(quán)限來決定維修單可以派單，還是提交給權(quán)限更高的領(lǐng)導(dǎo)審查。無論信息流目前處于哪個環(huán)節(jié),該維修單的狀態(tài)、報修人及主管領(lǐng)導(dǎo)均可以在系統(tǒng)中查詢到,如圖4所示:

圖4 查詢維修單狀態(tài)

各實(shí)驗(yàn)室用戶無須在客戶機(jī)安裝軟件,只需通過IE6.0以上瀏覽器,校內(nèi)用戶通過登錄校園網(wǎng)訪問維修管理系統(tǒng),校外用戶通過進(jìn)入VPN界面,輸入事先告知的用戶名和密碼,進(jìn)入維修管理系統(tǒng),即可走完報修流程。并且軟件更新只在服務(wù)器進(jìn)行,無須通知各院系,為各方用戶提供了方便靈活的使用環(huán)境,大大降低了管理人員對計算機(jī)技術(shù)水平的要求。

3.5 系統(tǒng)的完善改進(jìn)

設(shè)備維修管理系統(tǒng)在我校使用近1年來,各方反映系統(tǒng)使用簡易,系統(tǒng)運(yùn)行可靠,其便捷、靈活、迅速等特點(diǎn)逐漸被了解和接受。同時,我們征集到一些需求和建議,對系統(tǒng)功能進(jìn)行了一些改進(jìn)和調(diào)整，比如增加了配件數(shù)據(jù)庫功能,便于掌握一些常用配件的型號、價格,為審批費(fèi)用提供依據(jù)。在不斷的實(shí)踐應(yīng)用中,將會進(jìn)一步提高系統(tǒng)的實(shí)用性[11]。

4 結(jié)束語

維修管理的信息化對提高維修效率、降低維修費(fèi)用、激發(fā)維修商的積極性,具有明顯的促進(jìn)作用,也是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與設(shè)備管理處努力實(shí)現(xiàn)高效管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的過程。對信息資源的規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、共享,加速信息流的暢通和資源的有效利用[12],為我校建設(shè)特色鮮明的教學(xué)研究型大學(xué)提供有力保障。目前信息技術(shù)已用于我校設(shè)備數(shù)據(jù)管理、設(shè)備維修管理,實(shí)驗(yàn)室資源的效用得到顯著提升。如果能繼而將它全面引入計劃管理、采購及合同管理、支付管理,實(shí)現(xiàn)全校實(shí)驗(yàn)室信息化系統(tǒng)管理,建立業(yè)務(wù)聯(lián)動機(jī)制和協(xié)同運(yùn)作平臺,將極大地提高工作效率,形成低碳高效的工作模式。

References)

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Application of information technology in management of equipment maintenance in colleges and universities

Liu Hongjing, Kou Guangxiao, Rong Mansheng, Cai Jianwu

(Department of Laboratory Building &Facility Management, Hunan University of Technology, Zhuzhou,412000,China)

In the present study, the current equipment maintenance is investigated in Hunan University of Technology. It is found that to apply information technology can help to manage the instruments and equipment. Through utilizing Internet and the established data base, a novel information system is designed to manage the instruments and equipment maintenance in campus. Compared to previous systems, the new one is more convenient and efficient. In conclusion, this information system provides a useful mode to explore the laboratory construction and equipment management in colleges and universities.

instruments and equipment; database; system of maintenance and management

2015- 05- 18 修改日期：2015- 07- 10

湖南省高教學(xué)會實(shí)驗(yàn)室管理專業(yè)委員會2014 年資助研究課題“工科院校仿真實(shí)驗(yàn)室教學(xué)資源建設(shè)模式研究”;湖南省教育廳科學(xué)研究項目“ 基于智能移動終端的多模式無線電子表決系統(tǒng)的研發(fā)”(12C0071)

劉洪婧(1982—)，女，湖南衡陽，碩士，講師，從事實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理，計算機(jī)應(yīng)用等研究.

E-mail：3409091@qq.com

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1002-4956(2015)12- 0260- 05