檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)及其提升

徐慶

新時(shí)期為檔案工作提供了廣闊的發(fā)展空間和行業(yè)機(jī)遇，也對(duì)檔案從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高、更新的要求，本文結(jié)合筆者所在單位的性質(zhì)嘗試從專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德兩個(gè)方面對(duì)新時(shí)期檔案從業(yè)者應(yīng)具備的基本素質(zhì)進(jìn)行闡述。

檔案是人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是寶貴的社會(huì)財(cái)富；是重要的歷史文化遺產(chǎn)；是對(duì)過去工作和歷史情況的記錄；是歷史的真憑實(shí)證；是第一手的參考材料。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人類社會(huì)文明的不斷進(jìn)步，新時(shí)期的檔案工作較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存時(shí)期有了較大的變化，出現(xiàn)了新的載體，呈現(xiàn)出種類繁多、生存狀態(tài)多媒體化、檔案管理信息化等特點(diǎn)，為檔案從業(yè)人員提供了廣闊的發(fā)展空間和機(jī)遇，但也對(duì)以往熟悉傳統(tǒng)手工作業(yè)的從業(yè)人員提出了挑戰(zhàn)?！拔覀儜?yīng)具備什么樣的素質(zhì)來(lái)迎接機(jī)遇，面對(duì)挑戰(zhàn)？”是當(dāng)前擺在檔案從業(yè)者面前的突出問題。

一、要有與新時(shí)期檔案管理工作要求相適應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)

所謂職業(yè)素養(yǎng)，是指職業(yè)內(nèi)在的規(guī)范和要求，是在職業(yè)過程中表現(xiàn)出來(lái)的綜合品質(zhì)，包括職業(yè)道德、職業(yè)技能、職業(yè)作風(fēng)和職業(yè)意識(shí)等幾個(gè)方面。

（一）職業(yè)技能和職業(yè)意識(shí)。檔案人員專業(yè)能力的高低直接影響著檔案工作水平的優(yōu)劣。檔案工作是政治性強(qiáng)的工作、是依法開展的工作、是有新技術(shù)應(yīng)用的行業(yè)。檔案工作在專業(yè)理論上，入門易，精通難，對(duì)人員能力素質(zhì)的要求伸縮性大，往往應(yīng)付容易，要想展現(xiàn)出高水平難；在管理標(biāo)準(zhǔn)上，達(dá)到一般容易，要達(dá)到更高的層次難。近幾年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對(duì)檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理、操作能力等方面有了更新、更高的要求。因此，在檔案管理工作中需要我們有過硬的技能來(lái)為檔案管理工作服務(wù)，隨著數(shù)字化時(shí)期的到來(lái)，特殊載體形式的檔案大量出現(xiàn)，如光盤、磁帶、膠片、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等，傳統(tǒng)手工作業(yè)已不能滿足當(dāng)前檔案管理的工作需求。因此我們?cè)诹私夂驼莆諜n案基礎(chǔ)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還要進(jìn)一步的提高自身的專業(yè)能力。例如，熟練使用常用電腦辦公軟件、懂得計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，使自己有能力對(duì)所需信息進(jìn)行搜集、提煉、加工和整理。除了要掌握word、excel等常用的辦公軟件、收發(fā)電子郵件等基本的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)外，還要熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像以及電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)等，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

信息化時(shí)代，知識(shí)的更新?lián)Q代是迅速的，檔案從業(yè)人員要具有強(qiáng)烈的危機(jī)意識(shí)和工作責(zé)任感，要樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，努力學(xué)習(xí)文史知識(shí)、歷史知識(shí)、與本行業(yè)單位相關(guān)的知識(shí)，不斷更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備，在掌握檔案的基本知識(shí)的基礎(chǔ)上還要有跨學(xué)科的知識(shí)拓展，不僅要打破思想觀念上舊框框的束縛，還要不斷探索打開檔案工作新局面的具體辦法。工作中要不斷培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身素養(yǎng)，積極探索，努力將檔案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，探索出一條適合本單位檔案管理工作的新路子，進(jìn)一步做好檔案管理工作。

（二）職業(yè)作風(fēng)和職業(yè)道德。檔案從業(yè)人員是作好檔案工作的關(guān)鍵，檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。因此，要想做好檔案工作就必須樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和工作作風(fēng)。只有具備嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍、求真、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，才能確保檔案管理工作正常、有序的開展。當(dāng)前，檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，檔案從業(yè)人員在利用信息技術(shù)的同時(shí)，對(duì)于檔案信息資源，要堅(jiān)持實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，維護(hù)檔案的歷史真實(shí)面貌。在檔案管理過程中，要確保檔案保管完好無(wú)損，對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)補(bǔ)救。筆者單位的檔案管理工作中，就存在著科技檔案歸檔不及時(shí)，存在不全，有缺失的現(xiàn)象?？萍紮n案是科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的直接記錄和真實(shí)反應(yīng)。長(zhǎng)期以來(lái)由于檔案管理人員的工作疏忽，導(dǎo)致了一些重要的文字、圖像和圖紙等資料未能及時(shí)歸檔，有些散落在個(gè)人手里，未能及時(shí)歸檔，時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)出現(xiàn)丟失，破損等現(xiàn)象的發(fā)生。因此，也就無(wú)法保證科技檔案的完整性。近些年來(lái)，本單位通過相關(guān)管理及規(guī)章制度的進(jìn)一步完善和加強(qiáng)，以及檢查和審核力度的加大、新的檔案管理人員的加入，使科技檔案的歸檔工作得到了有效好轉(zhuǎn)。其次是實(shí)物檔案未及時(shí)歸檔現(xiàn)象。實(shí)物檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的物質(zhì)實(shí)體為載體的歷史記錄，它的作用和價(jià)值更是紙質(zhì)檔案所難以替代的。實(shí)物檔案如果與相應(yīng)的文字相結(jié)合，更能極大的提高其本身的作用和價(jià)值，所以說實(shí)物檔案的價(jià)值是不能用金錢來(lái)衡量的。因此一定要認(rèn)真保管并嚴(yán)格各項(xiàng)調(diào)閱手續(xù)，不能因工作疏忽而使檔案遺失或被竊。要提高檔案資料的完整性，檔案從業(yè)人員應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門提出建議，對(duì)本單位散失在個(gè)人和科室中的實(shí)物檔案進(jìn)行搜集、征集工作。收集實(shí)物檔案時(shí)，同時(shí)收集與其相關(guān)的其它載體的檔案材料，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，確保收集完整。配備足夠的實(shí)物檔案專用庫(kù)房和專柜進(jìn)行保管，確保實(shí)物檔案的完整、安全和有效利用。

檔案從業(yè)人員要有與新時(shí)期檔案管理工作要求相對(duì)應(yīng)的職業(yè)道德，要有做好檔案工作的責(zé)任感和使命感。檔案工作的任務(wù)、工作對(duì)象和工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性和保密性很強(qiáng)的工作。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，新載體檔案等不斷出現(xiàn)，對(duì)檔案從業(yè)人員的歸檔過程提出了更高的要求，但不管檔案工作如何變革，雖然檔案管理的方式、操作方法等發(fā)生了新的變化，但作為檔案從業(yè)人員，做好本職工作，以信息服務(wù)為己任的工作原則不能變。工作中面對(duì)大量檔案材料收集、整理、利用等缺乏自主性的日常工作，一些檔案從業(yè)人員覺得缺乏認(rèn)可和發(fā)展的機(jī)會(huì)，感到工作枯燥、乏味，自覺個(gè)人發(fā)展受限，相比較其他工作崗位卻不乏機(jī)會(huì)，在職稱評(píng)定、工資待遇上存有一些差異，加上個(gè)別新任檔案從業(yè)人員對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作技術(shù)含量低，在單位中不受重視，以致于工作得過且過，時(shí)間長(zhǎng)了，容易產(chǎn)生失落感，以致最終對(duì)檔案職業(yè)失去了興趣，隨著工作責(zé)任心的下降，甚至可能導(dǎo)致一些重要涉密文件的失泄密，任何涉密檔案的失泄密，都可能給單位和國(guó)家造成不同程度的損失。因此，除了檔案從業(yè)人員要加強(qiáng)自身的職業(yè)道德外，各單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，從各方面關(guān)心檔案從業(yè)人員，積極為做好檔案管理工作創(chuàng)造各種有利條件，促使檔案從業(yè)人員加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、使命意識(shí)和保密意識(shí)。

二、新時(shí)期提升檔案從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)的渠道和路徑。

（一）檔案從業(yè)人員除了堅(jiān)持自學(xué)的學(xué)習(xí)方式外，還可以通過檔案專業(yè)繼續(xù)教育，來(lái)進(jìn)一步系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，為優(yōu)質(zhì)、高效地完成檔案工作奠定基礎(chǔ)。在繼續(xù)教育內(nèi)容上要緊跟形勢(shì)，不斷開拓創(chuàng)新，教育內(nèi)容要突出針對(duì)性、實(shí)用性，緊密結(jié)合職業(yè)道德、檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息資源開發(fā)利用和相關(guān)專業(yè)知識(shí)。做好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，本單位領(lǐng)導(dǎo)非常重視抓好檔案繼續(xù)教育工作，將檔案繼續(xù)教育與排水行業(yè)發(fā)展需求緊密相連，積極為檔案繼續(xù)教育創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)條件和氛圍，經(jīng)常督促和勉勵(lì)檔案管理人員參加各級(jí)、各類培訓(xùn)班，使檔案從業(yè)人員在日常工作中能夠認(rèn)識(shí)到參加繼續(xù)教育對(duì)提高自身工作能力、管理水平、操作技能的重要性。各單位應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)定檔案從業(yè)人員每年必須參加規(guī)定學(xué)時(shí)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，保證檔案從業(yè)人員參加繼續(xù)教育的時(shí)間和培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)等，及時(shí)掌握檔案從業(yè)人員接受繼續(xù)教育情況，并對(duì)參加繼續(xù)教育情況進(jìn)行檢查和考核，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案從業(yè)人員自覺參與繼續(xù)教育的積極性，不斷拓寬繼續(xù)教育的渠道和形式，激發(fā)檔案從業(yè)人員的興趣，有力推動(dòng)檔案繼續(xù)教育工作的深入開展。

（二）引導(dǎo)檔案從業(yè)人員樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，不斷完善專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)。本單位業(yè)務(wù)主管部門從培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)投入、時(shí)間安排等方面予以保證，積極創(chuàng)造條件，激勵(lì)檔案工作者不斷的自我完善、自我發(fā)展?，F(xiàn)在很多單位都存在著專職或兼職的檔案從業(yè)人員，無(wú)論專職還是兼職，檔案從業(yè)人員都應(yīng)該從實(shí)際工作角度出發(fā)，干一行，愛一行，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，自覺參加檔案繼續(xù)教育，主動(dòng)接受檔案工作的新理論，掌握開展工作實(shí)踐的新方法和新內(nèi)容，結(jié)合本職工作，通過繼續(xù)教育充實(shí)基本理論和專業(yè)知識(shí)，掌握檔案管理的各項(xiàng)方法和技能，提高崗位適應(yīng)能力，進(jìn)一步推動(dòng)自身崗位工作的順利開展，通過繼續(xù)教育不斷更新知識(shí)，拓寬知識(shí)面，提高獨(dú)立解決業(yè)務(wù)問題的能力，以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

總之，作為新時(shí)期的一名檔案從業(yè)人員，我們只有堅(jiān)持不斷與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，才能做好檔案的管理、開發(fā)和利用工作，只有不斷努力提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，才可能在為檔案管理工作作出自己應(yīng)有貢獻(xiàn)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)自身的人生價(jià)值。

（作者系上海城市排水有限公司竹園第一污水輸送分公司）