工程企業(yè)檔案管理工作存在的問題不可小覷

摘 要 隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立和不斷完善，企業(yè)為了在競爭中取勝，以體制、機制、機構(gòu)的變革，應(yīng)對市場的風(fēng)云變幻，在這個過程中，由于檔案意識還很薄弱，企業(yè)注重的是直觀的經(jīng)濟(jì)效益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門或機構(gòu)的工作，而忽略了文件收集、利用、歸檔工作，伴隨變改中的人員流動，出現(xiàn)的是文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象。甚至有的企業(yè)檔案工作的地位在企業(yè)改制中，出現(xiàn)擠脫現(xiàn)象。本文在企業(yè)檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出了問題存在的原因，進(jìn)而闡述了解決這些問題擬采取的措施。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 問題成因 對策措施

一、當(dāng)前工程企業(yè)檔案管理工作面臨的主要問題

1、檔案工作與企業(yè)變革的不同步。

2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng)。檔案工作是一項十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須懂得具有本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點的一些工程技術(shù)方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應(yīng)對自如。

而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對檔案知識的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)企業(yè)檔案工作的需要。

3、企業(yè)檔案的“主體”錯位。檔案的主體明確性，是一個企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。當(dāng)前不少企業(yè)的檔案主體觀念存在偏差，影響了企業(yè)檔案工作水平。不少企業(yè)幾乎把企業(yè)的人事檔案當(dāng)成了企業(yè)檔案的全部，即主體，而忽略了企業(yè)自身發(fā)展所形成的真正確定企業(yè)命運的頗有價值的“主體”檔案，直接影響企業(yè)檔案的開發(fā)利用和企業(yè)的發(fā)展。

4、企業(yè)檔案編研工作薄弱。有為才能有位。檔案工作的地位，檔案工作廣為重視，從某種程度而言，是靠檔案的服務(wù)價值來確立。但不少企業(yè)的檔案工作純粹停留在收與管的層面，一方面由于素質(zhì)的不到位，另一方面編研意識的缺乏，造成檔案的編研工作難以，檔案無以得到很好的利用。這是導(dǎo)致檔案工作在有的企業(yè)沒有地位，可有可無的最主要的原因。

二、解析企業(yè)檔案管理問題的形成的基本原因

筆者認(rèn)為，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)漏洞的原因主要有以下幾個方面。

1、因企業(yè)性質(zhì)特殊，在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如某些項目的審批，企業(yè)往往是先斬后奏，導(dǎo)致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。

2、企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識。檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備也是導(dǎo)致檔案缺失的重要原因。企業(yè)人員流動性較大，檔案管理人員更換相對頻繁，如交接雙方?jīng)]有端正思想、明確責(zé)任，無法保證檔案交接工作按照規(guī)定辦理，出現(xiàn)漏洞。

3、在企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動中，企業(yè)和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失。如一些公司在關(guān)停過程中檔案隨意堆放；在破產(chǎn)清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調(diào)出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會給國家、企業(yè)造成不可挽回的損失。

三、采取切實可行的措施解決工程企業(yè)檔案管理工作存在的問題是當(dāng)務(wù)之急決解問題的辦法

1、首先要克服法制意識淡薄的病根。樹立法制意識，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。搞好企業(yè)檔案工作著重要從“提高認(rèn)識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法的認(rèn)識；其次要提高重要性的認(rèn)識。胡錦濤同志曾指出：“檔案是人類活動的記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)；第三要加強檔案工作的制度建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，保證檔案工作專項經(jīng)費，落實各級領(lǐng)導(dǎo)檔案工作責(zé)任制，建立一支訓(xùn)練有素的專兼職檔案人員隊伍，使依法治檔工作落到實處。

2、注重在穩(wěn)定隊伍、提高素質(zhì)的基礎(chǔ)上推進(jìn)檔案管理工作改革創(chuàng)新。針對檔案工作性質(zhì)，企業(yè)要確定專人管理檔案工作，針對企業(yè)檔案管理的特點和管理人員素質(zhì)差的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊伍，加強企業(yè)檔案管理工作。

3、理論聯(lián)系實際，有針對性地抓好主體工程檔案管理工作。企業(yè)主體檔案是企業(yè)檔案的核心，在抓好其它檔案的同時，著重抓好主體檔案的歸檔工作，特別是抓好技術(shù)檔案、設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品檔案管理工作，及時做好設(shè)備檔案和產(chǎn)品檔案的收集、整理與歸檔工作。保證企業(yè)檔案的完整性。

4、鼓勵自主創(chuàng)新，搞好開發(fā)利用，為企業(yè)各項工作服務(wù)。如何利用好企業(yè)檔案，開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，是企業(yè)檔案管理的目的；是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一項艱巨任務(wù)。

5、學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)。加強企業(yè)的信息服務(wù)工作亦是企業(yè)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠為企業(yè)提供咨詢服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠為企業(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。

總而言之，只有重視檔案管理工作，穩(wěn)定人員，結(jié)合自身檔案特點，管好、用好檔案，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，才會促進(jìn)企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展。

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（作者單位：深圳市地鐵集團(tuán)有限公司）