“學(xué)生類”檔案作為“一級(jí)類目”管理存疑

王靜++荊秀琴

摘 要：教育部和國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》以27號(hào)令的形式于2008年9月1日起施行。其中一級(jí)類目中增加了“學(xué)生類”，使得高校檔案管理更加規(guī)范。但在實(shí)際操作過程中，筆者發(fā)現(xiàn)把“學(xué)生檔案”作為一個(gè)一級(jí)類目（學(xué)生類）來設(shè)類，與黨群、行政、教學(xué)等其他類目檔案在管理中存在很大差異。筆者認(rèn)為，可以將學(xué)生檔案歸入學(xué)校檔案館（室），參照干部人事檔案的管理模式統(tǒng)一管理，不要與其他類目的檔案同樣設(shè)立一級(jí)類目，更具有科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：《高等學(xué)校檔案管理辦法》；“學(xué)生類”；檔案管理

Abstract： The ministry of education and the national archives bureau issued the measures for “the administration of archives of institutions of higher learning ”in the form of 27 order and it came into force on September 1， in 2008. “Student class” was increased in the category， which makes the archives management of colleges and universities more specified. But in practice， the author finds that the “student records ” ，as a primary category ，with class （students）， the masses， administration， teaching and other category files have significant differences in the management. The author thinks that students archives can be classified as school archives （room）， referring to the management mode of unified management of the cadre and personnel files， rather than with other class file categories and this will be more scientific.

Key words： “the measures for the administration of archives of institutions of higher learning”； “Class of students”； Fle managemen

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十五條，將“學(xué)生類”與“黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類”，共計(jì)十一大類，都作為一級(jí)類目列入文件材料的歸檔范圍中，并且明確表述“學(xué)生類”主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。[1]而這些材料是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、工作、生活的真實(shí)記錄，是其自身發(fā)展過程中形成的，并且在畢業(yè)時(shí)隨學(xué)生離校而轉(zhuǎn)出，所以筆者認(rèn)為“學(xué)生類”也就是學(xué)生的個(gè)人檔案。《高等學(xué)校檔案管理辦法》把“學(xué)生檔案”作為檔案管理的一大類（學(xué)生類）來設(shè)類，與其他類目檔案在管理上存在較大差異。主要體現(xiàn)在：

1 定義的差異

“高等學(xué)校檔案”是指高等學(xué)校在從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。[2]而“學(xué)生檔案”是學(xué)生個(gè)人自身在學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐、校園活動(dòng)、知識(shí)競(jìng)賽等活動(dòng)中形成的，是反映學(xué)生自身能力的真實(shí)記錄，并不是“學(xué)?！痹趶氖赂黜?xiàng)活動(dòng)中形成的歷史記錄，“學(xué)生檔案”和“高等學(xué)校檔案”是兩個(gè)不同的個(gè)體，而將“學(xué)生檔案”劃入高等學(xué)校檔案管理體系之中顯得格格不入。

2 形成及歸檔的差異

“學(xué)生類”作為檔案管理中的一個(gè)一級(jí)類目存在于檔案管理中，與檔案形成的概念不符，檔案的形成一般由以下三點(diǎn)構(gòu)成。①處理完畢的文件材料才能成為檔案，檔案是文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來的，只有當(dāng)文件處理完畢以后，不需要在單位的現(xiàn)行工作中運(yùn)行了，才可以作為檔案保存。而由于學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)要經(jīng)過3到4年的時(shí)間不斷地形成，“學(xué)生類”檔案的形成顯然不能歸為檔案。②對(duì)今后工作具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存。在現(xiàn)實(shí)工作中產(chǎn)生和使用的所有文件對(duì)人們今后的活動(dòng)未必都有查考利用價(jià)值，其中一部分文件自工作任務(wù)結(jié)束后，自身的利用價(jià)值隨之完結(jié)。在文件向檔案的轉(zhuǎn)化過程中，查考利用價(jià)值是檔案形成的關(guān)鍵因素和條件。而“學(xué)生類”檔案在學(xué)生畢業(yè)之后，學(xué)生檔案隨學(xué)生本人帶走，對(duì)學(xué)校今后的工作沒有任何的查考利用價(jià)值。③經(jīng)過立卷歸檔集中保存起來的文件，才能最后成為檔案

文件是伴隨著完成各項(xiàng)工作任務(wù)的過程而逐漸生成的，這就使文件分散在各承辦部門或承辦人手中。為此，我們需要將具有保存價(jià)值的文件集中起來，按照一定的規(guī)律對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)化整理，這就是立卷歸檔。而“學(xué)生類”的整理不能按照檔案的管理辦法來完成整理、立卷、歸檔、編制檢索。

3 整理的差異

“學(xué)生類”作為檔案管理中的一個(gè)一級(jí)類目存在于檔案管理中，與其他類目檔案在整理過程中存在較大差異，具體表現(xiàn)在：①檔號(hào)的確定。檔號(hào)是使用數(shù)字、字母表示檔案來源、類別、排列次序及其相互關(guān)系的一組符號(hào)。是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)。我們?cè)跈n案立卷中，常常要給檔案文件編號(hào)，是標(biāo)識(shí)歸檔文件歸檔后在全宗中位置的符號(hào)。檔號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、確定這些系統(tǒng)化工作的成果。通過編號(hào)，把歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續(xù)的編目工作及將來查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。檔號(hào)由“年度—類別號(hào)—案卷號(hào)”組成。而在“學(xué)生類”檔案的整理中，我們發(fā)現(xiàn)學(xué)生類不能夠按照檔案的管理辦法來給予檔號(hào)。但在工作中我們可以摸索出一條適合學(xué)生檔案管理的方法。②保管期限的確定。《高校檔案管理辦法》中規(guī)定文書檔案的保管期限分為“永久”和“定期（30年、10年）”兩大類，但對(duì)于“學(xué)生類”檔案來說，畢業(yè)生每年7月份畢業(yè)后根據(jù)自己的需要將檔案轉(zhuǎn)至單位、原籍、人才市場(chǎng)等地方，顯然保管期限設(shè)定為“永久”是不合適的。也有一部分學(xué)生將檔案辦理成留檔留戶，但由于工作不需要也一直沒有找到合適的地方，遲遲不來辦理，一直留存在學(xué)校檔案館，給學(xué)生檔案一個(gè)保管期限也是不合適的。所以說檔案管理中“學(xué)生類”沒有辦法確定保管期限。③檔案的裝訂。歸檔文件通常以“卷”或“件”為單位進(jìn)行整理、裝訂。歸檔文件裝訂一般用線裝，并根據(jù)具體情況選用恰當(dāng)?shù)姆绞?。?duì)于頁數(shù)不多的文件可使用縫紉機(jī)在文件左側(cè)軋邊，但針腳不能太密；文件相對(duì)較厚不宜用縫紉機(jī)裝訂時(shí)，應(yīng)采用“三孔一線”裝訂法。[2]裝訂時(shí)考慮到方便保管與保護(hù)的要求，文件內(nèi)的各頁要按照一定方式對(duì)齊，并去除金屬物。而“學(xué)生類”只是將學(xué)生個(gè)人形成的檔案資料裝入檔案袋內(nèi)，不能按照檔案裝訂辦法來整理。

4 保護(hù)的差異

檔案的保護(hù)要求對(duì)檔案庫房、溫濕度、采光、照明、防盜等都具有很高的要求，而學(xué)生檔案是學(xué)生在畢業(yè)時(shí)檔隨人走，對(duì)檔案保護(hù)的要求不是很嚴(yán)格。如果按照其他類檔案來管理的話，必然會(huì)產(chǎn)生以下幾點(diǎn)矛盾：

①如果同樣按照其他類檔案的保護(hù)要求對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行保護(hù)，則必然會(huì)導(dǎo)致人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。②由于學(xué)生檔案進(jìn)館后不是固定不變的，學(xué)生個(gè)人每學(xué)期乃至隨時(shí)都會(huì)產(chǎn)生新的資料要裝入學(xué)生檔案袋內(nèi)，對(duì)于將學(xué)生檔案和其他類檔案放在一起管理的綜合檔案室，每次裝入檔案時(shí)難免會(huì)給庫房帶入一些灰塵、霉菌，對(duì)其他檔案產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。

③學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞利用比較頻繁，進(jìn)出庫房次數(shù)較多，將其他類檔案和學(xué)生檔案放在一起保管必然會(huì)影響其他類檔案的安全。

5 統(tǒng)計(jì)、利用的差異

檔案統(tǒng)計(jì)是檔案工作的重要環(huán)節(jié)之一，它以數(shù)字為表現(xiàn)形式，通過對(duì)檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，可以反映出檔案館（室）發(fā)展的規(guī)模、水平、質(zhì)量。總體來說，除定期要鑒定銷毀的檔案外，高校檔案的案卷數(shù)量呈逐年遞增的趨勢(shì)，通過對(duì)增長情況進(jìn)行研究分析，能夠全面指導(dǎo)工作，促進(jìn)檔案工作的良好發(fā)展。而學(xué)生檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，是依據(jù)學(xué)校當(dāng)年招生、畢業(yè)的情況，來統(tǒng)計(jì)進(jìn)館的學(xué)生檔案數(shù)量和畢業(yè)生檔案的發(fā)放數(shù)量，學(xué)生檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)僅是一種有依據(jù)性的變化。

檔案利用是檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，并且檔案利用的途徑和方式有很多種，例如，檔案外借、舉辦陳列展覽、制發(fā)檔案復(fù)制本、開具檔案證明、檔案咨詢服務(wù)，等等。而學(xué)生檔案的利用，僅是在學(xué)生畢業(yè)后，檔隨人走，通過機(jī)要途徑，為用人單位的用人提供參考依據(jù)。

綜上所述，筆者認(rèn)為《高等學(xué)校檔案管理辦法》中表述的“學(xué)生類”檔案其實(shí)是學(xué)生的個(gè)人檔案。學(xué)生檔案的歸檔、管理、利用可參照中組部關(guān)于干部人事檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不要與其他類目檔案并列為一個(gè)“一級(jí)類目”更加合理科學(xué)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 教育部，國家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].教育部，2008.

[2] 馮強(qiáng).檔案管理[M].北京：中國農(nóng)業(yè)出版社，2006.

（作者單位：王靜，山西工商學(xué)院；荊秀琴，山西大學(xué) 來稿日期： 2014-12-10）