企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建探討

朱永東　趙康

摘 要 本文通過(guò)參照ISO9000原理，對(duì)企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的概念、內(nèi)容、運(yùn)行模式及步驟進(jìn)行了介紹。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)信息化 管理系統(tǒng)

沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，要想讓IT系統(tǒng)得到有效的應(yīng)用，并讓信息系統(tǒng)績(jī)效最優(yōu)，最根本的不是取決信息技術(shù)和設(shè)備的先進(jìn)性，而是要向管理要效益。因此，企業(yè)信息化建設(shè)迫切需要解決的不僅是技術(shù)問(wèn)題，更是IT 管控理念和方法的問(wèn)題。探索一套操作性強(qiáng)的思想或方法，用來(lái)有效地規(guī)范、指導(dǎo)和管理企業(yè)實(shí)施信息化工程，提高信息化實(shí)施成功率，已成為一個(gè)迫切需要解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。參照ISO9000質(zhì)量管理系統(tǒng)的原理和方法，在企業(yè)建立和運(yùn)行一套信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)信息化全過(guò)程、全方位的指導(dǎo)和管控，解決信息化建設(shè)及管理無(wú)章可循，無(wú)法有效控制的問(wèn)題。

1 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的概念

根據(jù)ISO9000對(duì)管理系統(tǒng)的定義，可將企業(yè)信息化管理系統(tǒng)理解為：以企業(yè)信息化建設(shè)各階段的過(guò)程為控制對(duì)象，以提高信息化項(xiàng)目實(shí)施成功率為目的，由信息化建設(shè)方針和目標(biāo)驅(qū)動(dòng)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)將建立一套指導(dǎo)、控制和管理企業(yè)信息化建設(shè)的規(guī)范化的運(yùn)作程序，與企業(yè)其他標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)一樣，信息化管理系統(tǒng)通過(guò)控制各種過(guò)程來(lái)保證信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2 信息化管理系統(tǒng)的內(nèi)容

在借鑒IS09000質(zhì)量管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，將信息化管理系統(tǒng)劃分為4大過(guò)程：“管理職責(zé)、資源管理、信息系統(tǒng)的實(shí)施、測(cè)量和改進(jìn)”。這4個(gè)過(guò)程并非相互獨(dú)立，而是按照順序形成內(nèi)循環(huán)。每個(gè)大過(guò)程又包含很多子過(guò)程，信息化管理系統(tǒng)就是由這些過(guò)程組成的有機(jī)整體。

“管理職責(zé)”過(guò)程規(guī)定了企業(yè)決策層的活動(dòng)，其主要包括：企業(yè)信息化建設(shè)方針和目標(biāo)；明確部門(mén)職責(zé)；主持管理評(píng)審；系統(tǒng)的策劃等。系統(tǒng)文件主要包括：手冊(cè)、程序文件和其他與信息化建設(shè)相關(guān)的文件。系統(tǒng)文件作為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（包含技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)）發(fā)布，是企業(yè)開(kāi)展信息化建設(shè)和及管理工作的指導(dǎo)和依據(jù)。

“資源管理”過(guò)程保障信息化建設(shè)所需的資源，及資源的合理利用。其中資源包括人力、資金、硬件、軟件、數(shù)據(jù)、信息和政策。

“測(cè)量和改進(jìn)”過(guò)程涉及企業(yè)系統(tǒng)改進(jìn)和過(guò)程改進(jìn)兩個(gè)方面。其中，通過(guò)“內(nèi)審”進(jìn)行系統(tǒng)的運(yùn)行控制，評(píng)價(jià)系統(tǒng)運(yùn)行的有效性、適宜性和績(jī)效。其中“信息化績(jī)效評(píng)價(jià)”能促使企業(yè)采用正確的方式和合理的依據(jù)，主動(dòng)評(píng)價(jià)信息化的績(jī)效或重視信息化產(chǎn)生的價(jià)值，幫助企業(yè)走出“IT黑洞”，并制定了一系列的應(yīng)急準(zhǔn)備和反應(yīng)措施、糾正措施、預(yù)防措施等，為改進(jìn)信息化實(shí)施的過(guò)程，以及信息化建設(shè)持續(xù)、有效地進(jìn)行提供保障。

3 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行模式

信息化管理系統(tǒng)是一種系統(tǒng)化管理模式，強(qiáng)調(diào)按系統(tǒng)思想管理信息化建設(shè)的相關(guān)事務(wù)，以達(dá)到提高企業(yè)信息化實(shí)施成功率的目的。為了適應(yīng)系統(tǒng)化的管理需要，信息化管理系統(tǒng)采用了戴明模型，即按照PDCA循環(huán)思想，通過(guò)識(shí)別影響企業(yè)信息化的因素，有針對(duì)性地制定計(jì)劃和管理方案，實(shí)施運(yùn)行控制，并采取必要的監(jiān)控和測(cè)量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，實(shí)施改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的持續(xù)有效運(yùn)行。

4 信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施步驟

4.1 系統(tǒng)策劃

系統(tǒng)策劃的實(shí)施步驟，包括企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、企業(yè)信息化規(guī)劃、信息化管理系統(tǒng)過(guò)程識(shí)別、建立系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)和編制系統(tǒng)文件6個(gè)步驟。

第1步：企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃。確定企業(yè)的戰(zhàn)略定位和戰(zhàn)略目標(biāo)，明確企業(yè)是做什么的，是一個(gè)什么樣的企業(yè)。如何將企業(yè)的要目標(biāo)、方針、策略和行動(dòng)信號(hào)構(gòu)成一個(gè)協(xié)調(diào)的體結(jié)構(gòu)和總體行動(dòng)方案

第2步：企業(yè)信息化規(guī)劃。通過(guò)對(duì)企業(yè)信息化應(yīng)用現(xiàn)狀的優(yōu)勢(shì)、弱點(diǎn)、挑戰(zhàn)和機(jī)遇進(jìn)行分析，使企業(yè)充分認(rèn)識(shí)到其自身的發(fā)展階段以及信息化水平所處的層次。開(kāi)展企業(yè)信息化瓶頸分析，針對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀，找到阻礙企業(yè)信息化發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)，增加決策的準(zhǔn)確性，決策者根據(jù)企業(yè)信息化現(xiàn)狀和瓶頸分析來(lái)確定適合企業(yè)的信息化發(fā)展規(guī)劃。

第3步：信息化管理系統(tǒng)過(guò)程識(shí)別。其內(nèi)容包括確定信息化管理系統(tǒng)適用范圍、確定方針、目標(biāo)設(shè)定與分解、所需資源分析等。根據(jù)信息化管理系統(tǒng)內(nèi)容確定系統(tǒng)適用范圍，以指導(dǎo)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)；確定系統(tǒng)方針，以它作為信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的推進(jìn)原則；設(shè)定系統(tǒng)目標(biāo)，以明確企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的發(fā)展方向，然后根據(jù)總的目標(biāo)，明確各個(gè)階段每個(gè)部門(mén)的目標(biāo)，以保證企業(yè)總的信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第4步：建立系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)。參照ISO9000質(zhì)量管理系統(tǒng)的方法，對(duì)識(shí)別出的信息化管理系統(tǒng)過(guò)程進(jìn)行分層歸類，建立3層結(jié)構(gòu)，分別為系統(tǒng)層、過(guò)程層和活動(dòng)層。

第5步：編制系統(tǒng)文件。根據(jù)建立的系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)文件也分為3層，其內(nèi)容包括管理手冊(cè)、程序文件和相關(guān)記錄的編制。系統(tǒng)文件的建立有利于企業(yè)信息化管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，有利于規(guī)范員工的行為，有利于提高企業(yè)整體水平，并為員工學(xué)習(xí)和培訓(xùn)提供了良好的教材。

第6步：系統(tǒng)文件的評(píng)審發(fā)布。由企業(yè)系統(tǒng)管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)文件進(jìn)行評(píng)審，然后正式發(fā)布。

4.2 系統(tǒng)運(yùn)行

在系統(tǒng)文件完成評(píng)審和發(fā)布后，系統(tǒng)運(yùn)行的步驟，包括宣傳、培訓(xùn)、組織調(diào)整和資源配置，信息化管理系統(tǒng)實(shí)施4個(gè)步驟。宣傳、培訓(xùn)和培訓(xùn)主要針對(duì)的是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和從事企業(yè)信息化工作的骨干人員。其主要內(nèi)容包括與企業(yè)信息化相關(guān)的各種理念、技術(shù)和方法。組織調(diào)整和資源配置是根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃中制定的企業(yè)業(yè)務(wù)模型以及信息系統(tǒng)規(guī)劃中對(duì)組織、資源配置的需求，對(duì)組織進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，對(duì)資源進(jìn)行合理的優(yōu)化配置，以解決企業(yè)舊體制對(duì)信息化工作的阻礙。

4.3 系統(tǒng)評(píng)價(jià)

該階段主要是對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程的監(jiān)控，主要內(nèi)容包括內(nèi)部審核、過(guò)程測(cè)量和監(jiān)控、信息化效益評(píng)價(jià)、應(yīng)急準(zhǔn)備和反應(yīng)。通過(guò)對(duì)運(yùn)行過(guò)程的評(píng)審和對(duì)數(shù)據(jù)的收集分析，使企業(yè)決策層清楚地知道信息化管理系統(tǒng)和信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況和需要改善之處。

4.4 系統(tǒng)改進(jìn)

根據(jù)系統(tǒng)評(píng)價(jià)的輸出成果，制定一系列相應(yīng)的糾正措施和預(yù)防措施，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程提出過(guò)程改進(jìn)意見(jiàn)，促使企業(yè)信息化水平螺旋上升，業(yè)務(wù)流程越來(lái)越優(yōu)化，綜合實(shí)力不斷增強(qiáng)。

5 結(jié)束語(yǔ)

信息化管理系統(tǒng)的內(nèi)容基本涵蓋了信息化建設(shè)的各個(gè)方面，采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式，運(yùn)用過(guò)程方法，通過(guò)系統(tǒng)文件指導(dǎo)企業(yè)做什么、怎么做、由誰(shuí)去做，避免出現(xiàn)缺乏監(jiān)管、控制不力、運(yùn)營(yíng)不善等現(xiàn)象，有利于規(guī)范企業(yè)信息化的建設(shè)行為，提高企業(yè)信息化實(shí)施的成功率。

參考文獻(xiàn)

[1] 朱瑜慶，張根保，任顯林.標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的探索與研究[J].現(xiàn)代制造工程，2008（02）.

[2] 張根保，朱瑜慶，任顯林，曾旭杰.企業(yè)信息化管理系統(tǒng)初探[J].中國(guó)制造業(yè)信息化，2008（03）.

作者單位

陜西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司延安卷煙廠 陜西省延安市 716000