淺析檔案管理的發(fā)展與趨勢

胡玉榮

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展創(chuàng)新，各種新技術(shù)的層出不窮，對各行業(yè)發(fā)展建設(shè)都有著極其重要的影響，對于傳統(tǒng)檔案管理而言更是一種機遇及挑戰(zhàn)。檔案管理為了適應時代社會發(fā)展的需要，雖然在一定程度上加強了創(chuàng)新與改革，但與發(fā)達國家相比較而言，檔案管理仍需進一步完善。文章主要針對現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展所存在的問題進行簡要分析，并結(jié)合實踐經(jīng)驗提出合理化的解決措施，從而對檔案管理發(fā)展趨勢提出了幾點個人意見，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展；趨勢

引言

近年來，隨著改革開放的不斷深入，經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展壯大，人們對于檔案管理的作用越來越重視。從某種角度而言，檔案管理包括以下等幾個方面的內(nèi)容：檔案收集、整理、價值鑒定以及檔案保管、編制目錄、檢索、統(tǒng)計等編輯研究及利用等。從另外一個角度而言，檔案管理的發(fā)展并不是絕對穩(wěn)定的，大致可以分為兩大類：一類是基礎(chǔ)工作；另一類是利用工作。檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞將直接影響整個檔案管理利用的使用效率，所以在實際檔案管理過程中要將基礎(chǔ)工作放在重中之重。檔案管理的主要目的是為了向社會實踐工作提供更好的服務信息，通過管理系統(tǒng)的完善與建立可以將有效信息進行合理的整理、分類，信息加工及輸出有效運用。從一定程度上而言，促進了經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，對各行業(yè)的發(fā)展建設(shè)有著至關(guān)重要的影響。

1 檔案管理的發(fā)展階段

1.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段

檔案管理，從某種意義上而言，自紙張發(fā)明以來我國歷朝代就開始有各種形式的紙質(zhì)記錄保存，通過記錄各種重大事件，將信息、時間、相關(guān)數(shù)據(jù)記錄在紙上，然后將其進行妥善的管理，這種早期的記錄形式也可被稱作“檔案管理”。但隨著這種記錄形式的不斷創(chuàng)新與完善，檔案管理工作也得到了前所未有的發(fā)展，到20世紀80年代已經(jīng)初步具備了檔案管理工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計及利用等六大重要環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都對檔案管理有著極其重要的影響，彼此之間缺一不可，對社會的發(fā)展進步也起到了一定的推動作用。但是不可否認的是，隨著信息時代的到來，這種紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)很難適應時代社會發(fā)展的需要，這也是其自身特點所決定。

1.2 數(shù)據(jù)存儲檔案管理階段

計算機信息技術(shù)的出現(xiàn)，對檔案管理而言是一種全新的挑戰(zhàn)。這種技術(shù)的發(fā)展很大程度上推動了檔案管理的建設(shè)發(fā)展。利用計算機技術(shù)將數(shù)據(jù)進行存儲，這也標志著檔案管理將從紙質(zhì)媒介形式逐漸轉(zhuǎn)為光盤記錄及硬盤發(fā)展等形式。但在軟盤存儲初期，由于這種形式還不完善，所以記錄過程中信息數(shù)據(jù)相對比較少且容量也很有限，容易導致信息讀取不便的現(xiàn)象出現(xiàn)。但光盤刻錄形式的出現(xiàn)一定程度上彌補了這一缺陷，且信息數(shù)據(jù)存儲量比較大、穩(wěn)定，是軟盤存儲的十倍以上。但并不能說這種存儲方式就是完美的，它也 存在著一定的缺陷，也會因為保護不當而出現(xiàn)各種信息難以讀取的現(xiàn)象。

1.3 專業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)階段

隨著各種新技術(shù)的層出不窮，檔案管理在一定程度上也獲得了前所未有的進步與發(fā)展。不再將信息數(shù)據(jù)單純的存儲在媒介上，而是利用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將它們很好的進行運用及管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)可以將檔案管理信息更加專業(yè)化，資源可以進行共享，便于查找及分類，對于查詢而言有著極其重要的影響。但在資源共享過程中要設(shè)立完善的監(jiān)管機制，設(shè)置口令，這樣可以有效的對檔案管理進行保密，一旦檔案信息被篡改或是盜用就可以有依據(jù)可查，及時進行處理與解決。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的在一定程度上也給檔案管理帶來了一定的威脅，網(wǎng)絡(luò)中毒、軟件的蓄意攻擊、黑客的侵入都將是檔案管理極其需要注意的。只有對其進行不斷的預防及升級處理才能有效的加強對檔案管理的維護。

2 檔案管理的趨勢

2.1 不斷地開發(fā)更新檔案管理系統(tǒng)軟件

現(xiàn)階段，檔案管理軟件相對比較單一，并沒有形成完善的管理模式，針對每個企業(yè)發(fā)展特點的異同，檔案管理很難滿足其各企業(yè)檔案管理的需要，難以實現(xiàn)專業(yè)化的管理模式，這樣不僅僅會影響檔案管理的存儲效率，更加會對企業(yè)的發(fā)展形成一定的影響。所以，在檔案管理軟件開發(fā)及研制階段，要依據(jù)各種企業(yè)的發(fā)展特點進行軟件的升級，從而適應企業(yè)的管理需要，推動檔案管理建設(shè)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展。

2.2 檔案管理系統(tǒng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

對于檔案管理而言，要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。從而讓檔案管理者可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)、電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)學科知識對檔案管理進行完善，從某種角度而言，檔案管理者作為檔案管理的主體，對其影響是極其重要。檔案管理者人員素質(zhì)的提高，對整個檔案管理質(zhì)量的提升有著積極的推動作用。所以，必須加強人才的培養(yǎng)及重視。

2.3 安全機制的建立

在檔案管理過程中，從另外一個角度而言，存在著多種不安全因素的威脅，受不安全因素的影響很有可能導致信息的泄漏及破壞。所以整體來講，要建立完善的安全管理機制，確保檔案管理信息的安全可靠。與此同時，依據(jù)檔案管理系統(tǒng)特點制定各種安全監(jiān)控機制。

3 檔案管理發(fā)展建議

3.1 注意檔案管理復合型人才的培養(yǎng)

隨著檔案資源的不斷增加，檔案的管理工作也就隨著出現(xiàn)了問題和狀況。而問題的發(fā)生一旦沒有得到及時解決，必定會使降低檔案的管理工作的效率，限制檔案管理工作的進步，落后于時代發(fā)展的腳步。因此非常有必要提高檔案管理專業(yè)技能。

3.2 完善檔案管理體系

完善的檔案管理流程應當按照科學合理的方式進行運作，應根據(jù)上級電子檔案管理規(guī)范，結(jié)合單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，使電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下幾個方面的問題：注意劃清電子檔案管理過程中各級各類人員的責任；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件歸檔工作程序規(guī)范問題；注意電子文件的動態(tài)管理問題；明確電子文件檢查、鑒定內(nèi)容及要求；歸檔時機應適合本單位工作實際。

3.3 強化電子檔案安全管理

由于網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的開放性，使得電子檔案在傳輸過程中容易遭受來自網(wǎng)絡(luò)各個角落的攻擊，因此強化電子檔案安全管理就顯得尤為重要。電子檔案信息以其傳輸快捷、便于利用等特點備受青睞，同時也給檔案信息安全提出了新的問題。解決安全問題的方法主要包括以下幾個方面：一是應用各種先進的電子檔案安全防范計算機技術(shù)，如證書式數(shù)字簽名、手寫式數(shù)字簽名、電子文檔加密、數(shù)據(jù)訪問身份驗證、電子檔案網(wǎng)絡(luò)防火墻、電子檔案文件設(shè)“只讀”狀態(tài)設(shè)置等。二是運用先進的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)運行監(jiān)控技術(shù)，對網(wǎng)絡(luò)運行實施有效監(jiān)控，防止運行過程對電子信息的破壞；三是通過對員工和設(shè)備的管理杜絕人為侵害的產(chǎn)生。

4 結(jié)束語

文章就檔案管理發(fā)展的三個階段進行了較為深入的研究，分析總結(jié)了我國檔案管理發(fā)展各個階段的內(nèi)容和特點，并從當前檔案管理系統(tǒng)角度出發(fā)，結(jié)合自身的專業(yè)知識，對檔案管理的發(fā)展趨勢進行了判斷，最后從提高人員素質(zhì)、完善檔案管理體系、提高安全管理的角度對檔案管理提出相關(guān)建議。

參考文獻

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