高校圖書館檔案信息資源開發(fā)利用研究

張衛(wèi)華

檔案常被視為社會(huì)生活中最真實(shí)的原始記錄，那么圖書館檔案便是圖書館生活的真實(shí)原始記錄。它不僅客觀記錄了圖書館各階段的發(fā)展軌跡，還具備強(qiáng)大的信息功能與高效的參考價(jià)值，對(duì)圖書館的未來發(fā)展有著舉足輕重的影響。因此，重視圖書館檔案資源的收集、整合、開發(fā)與利用，不但可以最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的使用價(jià)值，而且能夠加快圖書館事業(yè)的發(fā)展，更好地為師生服務(wù)。

1 高校圖書館檔案信息資源開發(fā)利用的意義

1.1 為圖書館的發(fā)展和日常工作提供參考意義。圖書館作為一個(gè)服務(wù)部門，其日常工作有重復(fù)，也有革新。新形勢(shì)下高校的發(fā)展經(jīng)歷了諸多發(fā)展階段，伴隨著如“合?！?、“評(píng)估”、“升格”等一系列轉(zhuǎn)變，大量針對(duì)圖書館管理和發(fā)展的新的檔案信息資料將不斷生成。而圖書館各界領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略決策、館內(nèi)規(guī)章制度的制定修訂及未來規(guī)劃，均以這些檔案信息資料為依據(jù)，它們準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、系統(tǒng)地反映著圖書館的發(fā)展概貌與活動(dòng)規(guī)律。各次的會(huì)議記錄、黨建信息、職工活動(dòng)、圖書采購、設(shè)備招標(biāo)等文檔和記錄都是圖書館活動(dòng)的原始記錄，能為圖書館的未來發(fā)展和日常決策提供實(shí)踐依據(jù)、參考價(jià)值。

1.2 充實(shí)圖書館事業(yè)發(fā)展與圖書情報(bào)專業(yè)發(fā)展的研究資料。高校圖書館從事的多是實(shí)踐工作，一切理論來源于實(shí)踐，高校圖書館檔案包括物質(zhì)的、精神的、宏觀的、微觀的資料，這些都是反映圖書館事業(yè)的第一手資料，也是圖書情報(bào)專業(yè)學(xué)術(shù)研究的基石，既翔實(shí)又可靠。高校圖書館的檔案信息資源里，不但包含有豐富的數(shù)據(jù)，也包括大量翔實(shí)的知識(shí)，能為圖書情報(bào)事業(yè)發(fā)展提供可靠的信息源，這對(duì)圖書館事業(yè)在新形勢(shì)下基礎(chǔ)理論和應(yīng)用性研究都有很大的研究?jī)r(jià)值。

1.3 對(duì)圖書館以及院校的研究有借鑒意義。圖書館的主要工作是給學(xué)校教師和學(xué)生提供學(xué)習(xí)和科研的資料，館內(nèi)圖書可供借閱的檔案資料、期刊雜志的閱讀情況檔案、數(shù)據(jù)庫的使用及資料下載檔案情況、學(xué)生的畢業(yè)論文寫作情況、教師科研項(xiàng)目申報(bào)檔案資料、讀者參考咨詢記錄、圖書館知識(shí)庫等，這些檔案資料都可以為學(xué)校及圖書館相關(guān)科研或教學(xué)改革提供數(shù)據(jù)材料支持，是不可或缺的資料。尤其是圖書館對(duì)教師或?qū)W生進(jìn)行研究所提供的智力支持檔案，都可以進(jìn)行歸類總結(jié)，提煉出研究規(guī)律，對(duì)新課題的申報(bào)和研究熱點(diǎn)的認(rèn)識(shí)有很大的借鑒意義。

1.4 對(duì)學(xué)校教學(xué)及學(xué)生培養(yǎng)有借鑒意義。圖書館管理系統(tǒng)存放了在校生的注冊(cè)、院系、借閱記錄等方面的數(shù)字檔案，可以從一定的側(cè)面描述出學(xué)生的業(yè)余愛好，思想動(dòng)態(tài)。不同專業(yè)及不同年級(jí)的借閱習(xí)慣、借閱特征等，這些珍貴的數(shù)據(jù)都能很好地反映出學(xué)生的思想形成過程，閱讀喜好特征。這對(duì)不同專業(yè)，不同年齡的學(xué)生學(xué)習(xí)習(xí)慣、閱讀習(xí)慣等都能進(jìn)行映射，對(duì)學(xué)校教學(xué)、學(xué)生培養(yǎng)、圖書館業(yè)務(wù)革新等有重要的借鑒意義。

1.5 對(duì)讀者進(jìn)行宣傳教育的重要材料。圖書館檔案信息資源涉及管理、科研、服務(wù)、教學(xué)等過程，如圖書館讀者檔案、借閱檔案、管理檔案以及館藏檔案等，為讀者全面展現(xiàn)出圖書館的現(xiàn)代化服務(wù)目標(biāo)、管理手法、使用方式等圖書館館情館貌，能有效地激發(fā)出讀者的閱讀愿望，同時(shí)也方便讀者全面地了解圖書館，方便讀者使用圖書館，是宣傳圖書館的第一手資料。

2 高校圖書館檔案的現(xiàn)狀

高校圖書館的檔案信息將圖書館的全部活動(dòng)涵蓋在內(nèi)，一般包括以下幾類：（1）黨政管理類：包括圖書館形成的規(guī)章制度、行為準(zhǔn)則、崗位職責(zé)、校內(nèi)文件（圖書館相關(guān)）、會(huì)議記錄、發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃和各級(jí)圖情機(jī)構(gòu)的工作文件等。（2）業(yè)務(wù)類：包括工作日志、業(yè)務(wù)文檔和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，如圖書借閱、館藏資源、咨詢服務(wù)、信息化等文檔，圖書館科研活動(dòng)的組織、計(jì)劃材料、調(diào)研數(shù)據(jù)、成果統(tǒng)計(jì)和評(píng)價(jià)。（3）人事類：主要包括兩部分，一是讀者的檔案，指包括學(xué)生讀者及教工讀者人數(shù)統(tǒng)計(jì)、借閱記錄統(tǒng)計(jì)等；二是圖書館館員檔案，包括人員基本情況，組織結(jié)構(gòu)及變更情況，館員的引進(jìn)、晉升、考核、聘任、培訓(xùn)、進(jìn)修等情況。（4）其他類，主要有圖書館后勤管理、圖書館建筑、內(nèi)部?jī)x器設(shè)備以及其他與圖書館活動(dòng)有關(guān)的資料信息的收集等。

就目前圖書館檔案工作情況看，情況并不樂觀，圖書館的重點(diǎn)多放在資源建設(shè)和加強(qiáng)服務(wù)方面，反而對(duì)檔案文檔的保存不夠重視。由于學(xué)校的要求，圖書館對(duì)會(huì)議記錄、規(guī)章制度、設(shè)備信息等都會(huì)存檔，學(xué)校不關(guān)注的讀者信息檔案、館員檔案、借閱檔案都不會(huì)保存，部門圖書館為了節(jié)約空間，還會(huì)定期銷毀，這就造成了檔案資源的極大缺失。

2.1 檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不全面。多數(shù)圖書館未把檔案工作當(dāng)做基本工作來做，尤其高校圖書館，作為學(xué)校的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，他們認(rèn)為檔案保存是學(xué)校檔案館的事，只保存和移交檔案館要求的文檔和數(shù)據(jù)。因此，學(xué)校不需上交的業(yè)務(wù)檔案、讀者檔案都沒有進(jìn)行長(zhǎng)期保存，而被簡(jiǎn)單粗暴地處理掉。這不利于圖書館長(zhǎng)期發(fā)展。

2.2 檔案缺乏統(tǒng)一管理，尚未形成相關(guān)制度。與其他檔案一樣，圖書館業(yè)務(wù)檔案同是國家珍貴的文獻(xiàn)資源，但在實(shí)際工作中，因缺乏相關(guān)行政部門的監(jiān)管和指導(dǎo)，圖書館內(nèi)一些需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的重要檔案并未按照規(guī)定報(bào)送專業(yè)檔案館保存，圖書館自己也沒有形成統(tǒng)一管理制度，這就造成了檔案的遺失。目前很多圖書館是各部門保管自己的檔案，有的甚至是個(gè)人保管自己的業(yè)務(wù)檔案，一旦工作調(diào)動(dòng)和業(yè)務(wù)調(diào)整，個(gè)人保管的這部分檔案會(huì)遺失。

2.3 檔案價(jià)值鑒定不夠。由于缺乏專業(yè)人員的鑒定，無法確定哪些具有保存價(jià)值，不能正確地評(píng)估出檔案資料的保存年限，這樣就會(huì)造成圖書館檔案不斷膨脹，將所有的檔案長(zhǎng)期存放在一起，未顧及檔案的翔實(shí)、真?zhèn)纬潭群蛢r(jià)值大小。

2.4 缺乏系統(tǒng)性和完整性，現(xiàn)代化程度較低。圖書館檔案資料的來源主要是上級(jí)文件和圖書館業(yè)務(wù)工作，沒有形成系統(tǒng)的整體，有的還存在斷檔和缺檔現(xiàn)象，對(duì)應(yīng)該立檔的沒有立檔，大部分圖書館都沒有立卷，也缺少分類、標(biāo)引、編目、排列，更缺少進(jìn)一步的加工，在保存方面、檢索方面、數(shù)字化方面缺少現(xiàn)代化技術(shù)，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，很難與社會(huì)的發(fā)展相一致，尤其是圖書館在經(jīng)費(fèi)不足的情況下，檔案保存這項(xiàng)工作顯得尤為薄弱。

3 高校圖書館檔案開發(fā)利用的方法

3.1 提高檔案保存意識(shí)，建立完整的檔案系統(tǒng)。提高圖書館檔案資源的利用，首先要提升檔案保存意識(shí)，明確檔案工作重要性。這就要求館領(lǐng)導(dǎo)重視檔案資源保存和利用，相關(guān)工作人員必須懂業(yè)務(wù)，能甄別出檔案的價(jià)值和保存年限，對(duì)相關(guān)的檔案合理分類、編目、主題標(biāo)引，進(jìn)行規(guī)范化、準(zhǔn)確化的管理，建立完整的檔案系統(tǒng)。為了便于高校圖書館檔案資源的合理開發(fā)利用，必須對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理，準(zhǔn)確分類，并形成檢索目錄，這樣有利于查找。對(duì)檔案工作要進(jìn)行分類，嚴(yán)格按照檔案的科學(xué)性、邏輯性和一致性，亦保持檔案的連續(xù)性。同時(shí)對(duì)檔案資源的管理采取集散相結(jié)合的辦法，日常事務(wù)性檔案由辦公室負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)檔案由各部門負(fù)責(zé)，但要定期定時(shí)將所有檔案提交給相關(guān)檔案專員。這樣一方面提高了檔案的保存意識(shí)，另一方面激發(fā)了各部門檔案工作的積極性。

3.2 進(jìn)一步拓寬檔案信息資源的搜集工作。按照?qǐng)D書館的業(yè)務(wù)內(nèi)容和管理流程來看，圖書館檔案信息資料主要分為圖書館日常管理檔案和圖書館業(yè)務(wù)流程檔案兩種，日常管理檔案主要包括：規(guī)章制度、行為規(guī)則、崗位職責(zé)、學(xué)校文件（圖書館相關(guān)）、會(huì)議記錄、發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃等；業(yè)務(wù)檔案主要包括：工作日志、業(yè)務(wù)文檔和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。如，典藏檔案、采購檔案由采編部管理，課題服務(wù)檔案、咨詢檔案、情報(bào)檔案等由參考咨詢部管理，圖書借閱檔案、讀者登記檔案由流通部管理等。這樣讓各個(gè)業(yè)務(wù)部門結(jié)合自己工作來收集和管理檔案，采取集中加分散相結(jié)合原則。除了常見的文書檔案外，收集時(shí)應(yīng)注意高校圖書館其他載體的檔案，如，膠片、磁帶、光盤等載體的檔案信息，還應(yīng)及時(shí)搜集圖書館科研、教學(xué)、服務(wù)過程中所產(chǎn)生的檔案，如信息檢索課程教學(xué)檔案、科研成果檔案、定題服務(wù)檔案、科技查新檔案、參會(huì)檔案等，進(jìn)一步豐富圖書館檔案資源，多方位地挖掘和整理檔案信息資源，保證圖書館檔案的完整性和系統(tǒng)性。

3.3 充分利用現(xiàn)代化技術(shù)。目前圖書館業(yè)務(wù)基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，圖書期刊的采訪、編目、借閱、典藏等都實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索和管理，這給圖書館檔案管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。電子文檔增多。目前是電子文檔和紙質(zhì)文檔并存的發(fā)展模式，一方面要求圖書館始終重視紙質(zhì)文檔的收集和整合，也要對(duì)電子文檔的整理和保存投入更多關(guān)注；另一方面則要注意電子數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存和歸檔問題，要善于用計(jì)算機(jī)來管理檔案和數(shù)據(jù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化。最后要逐步將電子檔案建設(shè)成數(shù)據(jù)庫形式，方便管理和使用，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案資源的漸進(jìn)性共享。檔案資源的保密性決定了檔案資源實(shí)現(xiàn)共享的難度，圖書館檔案一方面涉及圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，另一方面則涉及讀者的個(gè)人信息和工作信息，合理地開發(fā)和利用檔案資源并有效地避免泄密所帶來的危害顯得尤為重要。網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展對(duì)信息資源的利用提供了許多便利條件，圖書館應(yīng)該根據(jù)檔案資源的性質(zhì)有選擇地進(jìn)行加工和制作，傳送到高校數(shù)據(jù)庫或者校園網(wǎng)，供廣大讀者或者校園網(wǎng)用戶進(jìn)行使用，并定期更新改進(jìn)信息內(nèi)容，以便所有科研人員和所需者瀏覽和使用。

3.5 開展檔案信息資源的編研工作。圖書館檔案信息資源往往是分散的，且缺乏連貫性和系統(tǒng)性，或者是使用價(jià)值不高的原始信息資源，若要有效利用這些檔案資源，這就要求我們必須針對(duì)這些材料進(jìn)行有目的、有計(jì)劃的分析和編研，將分散的信息編研成有價(jià)值的綜合檔案，譬如根據(jù)某學(xué)科或者某課題編研文獻(xiàn)資料匯編、專題調(diào)研等，也可根據(jù)圖書館工作編研圖書館工作大事記等。這些工作做起來有一定難度，但是長(zhǎng)期堅(jiān)持下來會(huì)有巨大的實(shí)際價(jià)值。

圖書館作為一個(gè)服務(wù)部門，檔案管理的科學(xué)化還有很長(zhǎng)的路要走，目前急需的是以合適的途徑和館員積極的心態(tài)去從事檔案工作，打破傳統(tǒng)的工作壁壘，對(duì)檔案信息資源的整理和搜集要制度化，進(jìn)行逐步的積累，最終將優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供給廣大讀者，將圖書館的檔案資源科學(xué)合理利用起來，充分實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。

（作者單位：河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院 來稿日期：2015-02-18）