檔案室電子檔案統(tǒng)計臺賬的建立

龔麗瑛

1 建立電子檔案統(tǒng)計臺賬的必要性

檔案統(tǒng)計臺賬是記錄各門類檔案收進、移出、銷毀及庫藏數(shù)量變化情況的登記賬冊。隨著信息化的發(fā)展，電子檔案統(tǒng)計工作成為全面掌握檔案事業(yè)發(fā)展情況、為科學決策提供第一手數(shù)據(jù)的一項重要內(nèi)容。2014年10月國家檔案局辦公室新公布的《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報》，將原《檔案室數(shù)字檔案基本情況年報》修改為《檔案室電子檔案基本情況年報》，并對部分統(tǒng)計內(nèi)容作了調(diào)整。只有檔案管理部門建立健全規(guī)范的電子檔案統(tǒng)計臺賬制度，檔案工作人員做好數(shù)據(jù)日常積累，才能及時、準確填報好《檔案室電子檔案基本情況年報》。

2 電子檔案統(tǒng)計臺賬的建立方法

檔案室建立電子檔案統(tǒng)計臺賬時，應充分考慮《檔案室電子檔案基本情況年報》的填報要求和實際工作需要，充分借鑒傳統(tǒng)載體檔案統(tǒng)計臺賬格式，對登記項目作出明確的規(guī)定。目前，中原油田檔案部門的做法是檔案室分類建立電子檔案統(tǒng)計臺賬。

電子檔案統(tǒng)計臺賬包括文書類電子檔案統(tǒng)計臺賬、科技類電子檔案統(tǒng)計臺賬、會計類電子檔案統(tǒng)計臺賬、數(shù)碼照片統(tǒng)計臺賬、數(shù)字錄音錄像統(tǒng)計臺賬、其他類電子檔案統(tǒng)計臺賬、室存檔案數(shù)字化副本統(tǒng)計臺賬七類。以上前六類電子檔案統(tǒng)計臺賬，主要登記各部門直接歸檔的各門類電子檔案，統(tǒng)計項目包括：全宗名稱、類別、所屬年度、歸檔情況（歸檔日期、數(shù)量、容量、移交人、接收人），移出銷毀情況（日期、原因、經(jīng)辦人、數(shù)量、容量），庫藏總量（數(shù)量、容量）。室存檔案數(shù)字化副本統(tǒng)計臺賬，主要統(tǒng)計檔案室?guī)齑鎮(zhèn)鹘y(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工情況，按照紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案、其他四類分別設立統(tǒng)計賬頁。

3 建立電子檔案統(tǒng)計臺賬應注意的問題

3.1 應堅持“準確、及時、連續(xù)、系統(tǒng)”的原則。當電子檔案整理完成入庫上架或銷毀、移出時，應及時登記統(tǒng)計臺賬。應按檔案的所屬年度分別登記，禁止多個年度合并登記。

3.2 要注意計量單位的使用?！稒n案室電子檔案基本情況年報》中，電子檔案容量大小的統(tǒng)計單位是“GB”，數(shù)字錄音錄像電子檔案的時長統(tǒng)計為“小時”，這對一個檔案室的總庫藏量統(tǒng)計是適宜的。但在實際中，電子檔案容量大小通常顯示的是“KB”、“MB”，數(shù)字錄音錄像的時長多以“分秒”計量，所以在電子檔案臺賬登記時要特別注意計量單位的換算，并根據(jù)本單位實際情況選擇合適的計量單位，既方便統(tǒng)計，又能準確地反映庫藏變化情況。中原油田將統(tǒng)計臺賬中的電子檔案容量大小計量單位規(guī)定為“MB”，數(shù)字錄音錄像電子檔案的時長統(tǒng)計單位規(guī)定為“×分×秒”，減少了檔案人員在臺賬登記過程中的換算工作量，提高了統(tǒng)計效率和準確性。

3.3 統(tǒng)計方法要科學、規(guī)范。目前電子檔案大多以光盤為載體保存，由于每張光盤內(nèi)的電子文件較多，如果一個文件一個文件地去計算會非常麻煩，而且不一定準確。針對這一問題，檔案人員可以從光盤屬性或文件夾的屬性中查看電子文件的數(shù)量和容量大小。當然，用這種方法統(tǒng)計在理論上是要剔除光盤中所帶的和刻錄時制作的管理性文件數(shù)量及容量大小。

3.4 電子檔案統(tǒng)計臺賬要電子化。在建立電子檔案統(tǒng)計臺賬時，應充分利用EXCEL電子表格的強大統(tǒng)計篩選功能，建立一個電子化統(tǒng)計臺賬，利用一張表格即得到多種需要的數(shù)據(jù)。例如，某檔案室管轄2個全宗10年的電子檔案，若只有手工臺賬的話，要想掌握每個全宗每年歸檔情況就要再建立分全宗的臺賬或者是人工加出每項數(shù)據(jù)后匯總，工作量大且容易出錯，更不要說需要統(tǒng)計某個全宗某個類別的電子檔案總數(shù)這樣更精細的數(shù)據(jù)了。如果建立了一個電子檔案統(tǒng)計臺賬EXCEL表，就可以通過EXCEL電子表格中自帶的篩選功能，添加1個、2個或多個條件來滿足不同的統(tǒng)計需求，還可利用公式進行計算，提高統(tǒng)計工作效率和準確性。

4 《檔案室電子檔案基本情況年報》改進建議

《檔案室電子檔案基本情況年報》“室存電子檔案”統(tǒng)計項分類中僅設置了文書類電子檔案、數(shù)碼照片、數(shù)字錄音、數(shù)字錄像、室存檔案數(shù)字化副本，但實際上，檔案室特別是企事業(yè)單位檔案室?guī)觳氐碾娮訖n案還包括基本建設、設備儀器、科學研究、產(chǎn)品、勘探開發(fā)等科技類電子檔案，會計類電子檔案，等等，以上內(nèi)容顯然在年報中無法歸入對應的統(tǒng)計項。為確保年報統(tǒng)計的準確性，建議在年報統(tǒng)計項中增加“科技類電子檔案”、“會計類電子檔案”、“其他電子檔案”等統(tǒng)計項。

（作者單位：中原油田檔案管理處 來稿日期：2015-01-15）