電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策

電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策

邱曉青

(福建商業(yè)高等?？茖W(xué)校，福建福州350012)

摘要：電子化時代，高職院校文書檔案不再是單一的紙質(zhì)文檔，電子文件成倍增長。與紙質(zhì)文書不同，電子化時代文書檔案呈現(xiàn)出信息內(nèi)容數(shù)碼化、文檔處理一體化、歸檔載體多樣化、歸檔途徑多元化、歸檔時間靈活化等特點(diǎn)，對文書檔案歸檔提出了新要求。建議從修訂文書檔案及電子文檔歸檔制度，歸檔實(shí)行電子和紙質(zhì)文件雙套制；歸檔納入信息化建設(shè)方案并建立歸檔通道；利用專業(yè)技術(shù)來保障歸檔電子文檔的安全；增強(qiáng)歸檔意識，提高專兼職檔案人員素質(zhì)等幾個方面來保證電子化時代文書檔案歸檔的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：電子化時代；高職院校；文書檔案；特點(diǎn)；歸檔研究

收稿日期：2015-03-05

作者簡介：邱曉青(1982-)，女，福建羅源人，福建商業(yè)高等?？茖W(xué)校館員，碩士。

中圖分類號：C931文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高職院校文書檔案詳細(xì)而真實(shí)地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，教學(xué)、科研、管理、學(xué)生活動等信息，可供后人查閱參考，提供憑證和依據(jù)。文書檔案管理是高職院校檔案工作的一個重要組成部分。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時代，許多信息通過電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書不同，電子化時代文書檔案出現(xiàn)了新的特點(diǎn)，因此，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式面臨著挑戰(zhàn)。研究電子化時代文書檔案的歸檔，具有理論價值和現(xiàn)實(shí)的意義。

一、電子化時代文書檔案的新特點(diǎn)

(一)信息內(nèi)容數(shù)碼化

傳統(tǒng)的文書檔案通常是紙質(zhì)的，隨著電子計(jì)算機(jī)及各類電子設(shè)備的普及，大部分的文書檔案都有電子版，或者將文字、圖形、圖像等信息，通過拍照、掃描等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，進(jìn)行存貯、傳輸，依靠相應(yīng)的軟硬件技術(shù)進(jìn)行讀取。數(shù)碼化將成為今后文書檔案的一個趨勢，紙張、照片等形式的各類收發(fā)文、圖表、文獻(xiàn)、手冊、科研成果等，都可以在計(jì)算機(jī)上以及其他數(shù)碼設(shè)備上進(jìn)行處理，甚至將來紙質(zhì)文件將不再使用，直接以數(shù)碼的形式進(jìn)行流轉(zhuǎn)利用。

(二)文檔處理一體化

紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須參與，不必知道其產(chǎn)生背景及印刷等有關(guān)技術(shù)，由文書形成部門的有關(guān)人員進(jìn)行收集、整理、移交歸檔。而電子化時代由于電子文檔的易變、易逝、易更改性，使得檔案人員從文件形成階段就要參與進(jìn)來，對電子文件進(jìn)行前端控制和全程管理，對電子文件的形成背景、軟硬件環(huán)境、存取設(shè)備等進(jìn)行了解，使產(chǎn)生的電子文件格式符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，從而保證電子文件長期可讀性、可用性。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子文件實(shí)行網(wǎng)上生成、網(wǎng)上修改、網(wǎng)上傳輸、網(wǎng)上簽閱、網(wǎng)上批轉(zhuǎn)，網(wǎng)絡(luò)歸檔將成為主要?dú)w檔方式，因此，在電子文件時代，文檔一體化管理勢在必行。

(三)歸檔載體多樣化

當(dāng)前，隨著辦公自動化、數(shù)碼設(shè)備的廣泛應(yīng)用，文書檔案除了有紙質(zhì)的文檔外，大量的電子文檔都存儲在光盤、硬盤、U盤、軟盤、縮微膠片等電子設(shè)備上。歸檔的時候除了歸檔紙質(zhì)載體的文書檔案外，相關(guān)的電子文檔也存儲在光盤、硬盤等介質(zhì)載體上進(jìn)行歸檔，有的電子文檔通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行邏輯歸檔后，也需下載到相應(yīng)的介質(zhì)載體上進(jìn)行保存?zhèn)浞?。因此，電子化時代，文書檔案的歸檔載體不再是單一的紙質(zhì)文檔，各種載體層出不窮，隨著電子產(chǎn)品的發(fā)展，將來會出現(xiàn)更多新的載體和電子設(shè)備用于存儲文書檔案，呈現(xiàn)出載體多樣化的特點(diǎn)。

(四)歸檔途徑多元化

電子化時代，文書檔案由于信息數(shù)碼化、載體多樣化等特點(diǎn)使得其歸檔途徑也不再是單一的紙質(zhì)文檔的實(shí)物移交。為了實(shí)現(xiàn)文書檔案收集齊全完整，可以通過多種途徑、多種方法進(jìn)行歸檔。主要有邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指不改變電子文件原存儲方式和位置，通過網(wǎng)絡(luò)向檔案部門移交的過程。主要方式有通過文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔、通過電子郵箱接收、QQ接收等。物理歸檔是把電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。其又可以分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種，無論哪種方式最終都要將文件存儲在介質(zhì)上進(jìn)行歸檔保存。[1]

(五)歸檔時間靈活化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔時間一般是每年年初，而電子化時代不僅有紙質(zhì)文檔還有電子文檔，隨著文書檔案采取以件為單位的整理方法后，以及文檔一體化、辦公自動化的應(yīng)用，文書檔案的歸檔時間不再是傳統(tǒng)的以年度為周期進(jìn)行歸檔，歸檔時間可依據(jù)各高職院校具體情況來靈活調(diào)整。比如紙質(zhì)等實(shí)體類的文書檔案可以依據(jù)各院校實(shí)際情況、文件數(shù)量等規(guī)定每三個月、半年或一年進(jìn)行歸檔。而電子文件則可以進(jìn)行實(shí)時或定期歸檔。實(shí)時歸檔是在電子文件形成后即時歸檔；定期歸檔是指電子文件在形成一段時間后周期性的向檔案館(室)移交。[1]

二、電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策

(一)修訂文書檔案及電子文檔的歸檔制度

長遠(yuǎn)來看，文書檔案必定會實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化，因此，單位必須從長遠(yuǎn)發(fā)展的視角出發(fā)，加快規(guī)劃文書檔案工作。把文書檔案信息化工作納入全校有關(guān)的規(guī)劃、計(jì)劃，加大信息化建設(shè)的投入，提升文書檔案管理的工作效率。各高職院校根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合本校中心工作，借鑒原有的文書紙制檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理取舍，對原有的文書檔案歸檔制度進(jìn)行修訂，制訂電子文件歸檔范圍和保管期限表，對電子文件的歸檔格式、運(yùn)行環(huán)境、存儲方式等作出統(tǒng)一規(guī)定，制定標(biāo)準(zhǔn)，保證電子文件長期可讀性，逐步建立電子檔案的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、實(shí)施辦法，以利于電子文件的長期保存。建立健全文書檔案管理機(jī)制和工作流程，建立信息化條件下的文書格式規(guī)范化管理制度，積極構(gòu)建科學(xué)的機(jī)關(guān)文書檔案收集整理歸檔利用的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。對電子文件實(shí)現(xiàn)前端控制、全程管理的原則，提前介入電子文件的形成過程，加強(qiáng)對電子文件收集、整理、歸檔、著錄、利用等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)。[2]56對文檔系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限以及審批程序，對電子文檔歸檔工作進(jìn)行問責(zé)制等，使新時期文書檔案歸檔工作有法可依。

(二)文書檔案歸檔實(shí)行電子和紙質(zhì)文件雙套制

傳統(tǒng)的文書檔案的歸檔一般只要?dú)w檔紙質(zhì)類文件，隨著電子化時代的到來，除了紙質(zhì)文檔，在同一活動中，還會生成電子文件，因此就出現(xiàn)了“雙套制”歸檔的概念，就是在電子文件歸檔的同時，應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件。[1]目前計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展水平還未達(dá)到完全成熟的地步，因此電子文件的法律憑證性、真實(shí)性、穩(wěn)定性等方面存在諸多問題。因此，對于那些有法律憑證作用、法規(guī)性、有密級的電子文件，以及依托特定技術(shù)環(huán)境下的電子文件，則需將電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件，并加蓋公章或個人簽名以保證其長期真實(shí)有效。由于電子文件易修改性以及對設(shè)備環(huán)境有依賴性的特點(diǎn)，重要的電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，以保證數(shù)據(jù)的安全。另一方面，信息化時代人們對信息的需求越來越強(qiáng)，隨著計(jì)算機(jī)的逐漸普及，電子文件必將成為未來的主要文件類型，而電子文件在利用和傳輸方面具有紙質(zhì)文件無法比擬的優(yōu)勢，可以為人們提供更加快捷和高效的信息檔案利用服務(wù)，這也是未來檔案信息服務(wù)的一個主要途徑。因此高職院校檔案部門從現(xiàn)在開始就要著力加強(qiáng)對電子文檔的收集管理，另外也不能放松對紙質(zhì)文檔的收集，實(shí)行“雙套歸檔制”。

(三)文書檔案歸檔納入信息化建設(shè)方案并建立歸檔通道

針對檔案信息化的需求，為保證電子文檔實(shí)時歸檔的順利進(jìn)行，把檔案管理計(jì)算機(jī)化納入高職院校信息化建設(shè)的總體方案，建立健全科學(xué)的管理機(jī)制和流程，建立文書檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔通道，努力促成辦公自動化和檔案管理軟件的對接，從文件形成、文件處理，文件歸檔三個階段入手，制定科學(xué)合理的工作流程，構(gòu)建一個科學(xué)規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)歸檔通道。把“歸檔”環(huán)節(jié)自然地嵌入到電子公文流程當(dāng)中，與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，電子公文從生成、辦理到歸檔、利用是連續(xù)的、不間斷的，并最終實(shí)現(xiàn)電子公文長久保存。在電子公文管理過程中，實(shí)現(xiàn)自動流轉(zhuǎn)、自動傳輸、自動監(jiān)控、自動提示、自動催辦到自動歸檔、自動組卷、自動著錄乃至自動銷毀等。各高職院?？衫眯畔⒒ぞ邚?qiáng)化文書檔案管理，如規(guī)定單位內(nèi)部各部門出臺的文書檔案要在正式成文之日上傳到信息化管理系統(tǒng)中，文書檔案管理部門要對上傳的內(nèi)容進(jìn)行審核，以解決文書檔案保存滯后、管理不規(guī)范等問題，對電子公文的生成、流轉(zhuǎn)、保存和利用過程實(shí)施全程跟蹤與監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略，從而保證電子公文網(wǎng)絡(luò)歸檔順利落實(shí)。

(四)利用專業(yè)技術(shù)來保障歸檔電子文檔的安全

電子文檔的易變性、易逝性、易更改性的特點(diǎn)，使得如何保障電子文檔的安全成為主要問題。比如，電子計(jì)算機(jī)病毒的侵入，使得電腦癱瘓、系統(tǒng)崩潰；黑客入侵，盜取重要信息；竊取他人身份信息，侵犯他人權(quán)益，這些都嚴(yán)重威脅著電子檔案的安全。因此要采取一定的措施，利用專業(yè)的技術(shù)手段來保證其安全。比如為了防止文件外流，可以設(shè)置隔離的路由器，用來屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為，[3]加強(qiáng)電子文件的原始性，采取身份驗(yàn)證、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、加密技術(shù)、防寫措施等手段。在文件形成階段，就要對其形成背景、元數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行監(jiān)控，并記錄案，設(shè)置文檔處理，檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限。為了防止網(wǎng)絡(luò)崩潰、系統(tǒng)癱瘓、硬盤損壞對電子文件造成的損失，對邏輯歸檔的電子文件要及時下載，并脫機(jī)保存。通常要對歸檔的電子文檔進(jìn)行拷貝，一式三份，一份用于檢索利用，一份放于檔案館(室)保存，一份異地保存，這樣更大程度上確保了電子檔案的安全。另外，還要對文書檔案歸檔的各類載體進(jìn)行規(guī)范化保管，保證電子文檔的安全和可讀取性，定期進(jìn)行抽查，及時進(jìn)行轉(zhuǎn)存、翻錄。

(五)增強(qiáng)歸檔意識，提高專兼職檔案人員素質(zhì)

要保證電子化時代文書檔案歸檔齊全完整，最重要的一點(diǎn)是提高全體人員的歸檔意識。一些部門和個人缺乏文書檔案歸檔意識，紙質(zhì)文檔和電子文檔未能做到及時全面歸檔。許多文稿通常在網(wǎng)上傳來傳去，歷經(jīng)幾個人修改，許多電子文檔僅保存最后一稿。[2]57因此，要樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，提高電子文件的形成者和文檔管理人員的責(zé)任心以及培養(yǎng)他們認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，養(yǎng)成他們自覺主動歸檔的習(xí)慣。另外檔案人員不能局限于電子檔案的接收、保管、利用，要將更多的時間投在監(jiān)控電子檔案的生成及保障電子檔案的可讀性、安全性上，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性。這就對檔案人員提出了更高的要求，既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識，精通紙質(zhì)文書檔案管理方法；又要熟練掌握電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、各類輸入輸出設(shè)備操作等，熟練操作辦公系統(tǒng)及檔案管理相關(guān)軟件。[3]509因此，有關(guān)部門要定期舉辦各類培訓(xùn)，讓專兼職檔案管理人員及時掌握最新的電子化管理方法，熟練操作辦公系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)，特別是計(jì)算機(jī)操作方面的技能，數(shù)據(jù)庫知識等，進(jìn)而在實(shí)際工作中保障電子文檔的順利歸檔保存以及為學(xué)校各部門和全體師生提供高效、快捷的檔案信息服務(wù)。

正是由于電子文件呈現(xiàn)出與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不一樣的新特點(diǎn)，因此高職院校文書檔案管理工作也應(yīng)突破傳統(tǒng)的管理模式，進(jìn)行深刻的自我調(diào)整，與時俱進(jìn)，對文書檔案收集、整理、保管，利用工作進(jìn)行改革，使之更加適應(yīng)新時代信息利用的需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京.中國人民大學(xué)出版社,2001.

[2]周玲.淺談信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理[J].檔案人語,2011(12).

[3]劉穎.文書檔案的電子信息化管理探討[J].中國科技博覽，2014(4).