如何做好建筑工程資料歸檔工作的探討

王久菊

（身份證號：130224198509037621）

如何做好建筑工程資料歸檔工作的探討

王久菊

（身份證號：130224198509037621）

在建筑市場中，工程質(zhì)量責(zé)任主體共有五方：建設(shè)單位、監(jiān)理單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位。筆者通過近十年來從事的建筑工程管理工作之經(jīng)驗，談?wù)勅绾巫龊媒ㄖ┕て髽I(yè)工程施工管理資料的收集、編制、整理與歸檔，從而確保建筑工程檔案的完整性，供同行借鑒。

建筑工程；文件資料；施工資料；竣工資料；歸檔

1　引言

建筑工程竣工資料屬于施工項目施工資料管理信息系統(tǒng)的范疇，它是施工信息的一種表達方式，是一種文件或記錄的匯集。施工資料是施工企業(yè)在施工過程中形成并收集匯編的文件或資料的統(tǒng)稱，其編制方是施工企業(yè)；工程竣工資料是工程建設(shè)全過程形成的并收集匯編的文件或資料的統(tǒng)稱，其編制方為參建設(shè)五方主體。

竣工資料作為工程驗收和保證今后工程項目的安全運行重要文件，就必須保證竣工資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實地記錄和反映施工和竣工的全過程，做到原始資料和實物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)真實可靠，簽字手續(xù)完備齊全，同時又必須規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合歸檔要求。

2　工程文件資料、竣工資料編制相關(guān)規(guī)定

按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求，竣工文件資料，應(yīng)做到編制、收集、整理及時，內(nèi)容完備，項目齊全，數(shù)字準(zhǔn)確、真實，其中的圖表規(guī)格、填寫方法、計量單位及有關(guān)各方技術(shù)負(fù)責(zé)人認(rèn)證、單位公章、簽字手續(xù)具備，確保交工檔案資料完整準(zhǔn)確與系統(tǒng)性。因此，在編制工程資料的過程中，要遵循以下規(guī)定：

（1）工程文件資料要真實地反映施工的全過程，與工程實際相符合，不得擅自修改、偽造或事后補做。

（2）歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

（3）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)的要求。

（4）工程文件采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不應(yīng)使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

（5）工程文件字跡清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備，不允許涂改。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為A4幅面（297mm× 210mm）。

（7）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖是新藍(lán)圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件。

（8）編制資料選用的表格規(guī)定：工程資料的編制選用當(dāng)?shù)厮?guī)定的表格填寫，如在廣西，就選用《國家標(biāo)準(zhǔn)建筑工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范廣西應(yīng)用手冊》（GB50300-2001）。

（9）施工組織設(shè)計、項目質(zhì)量計劃、施工方案、施工技術(shù)交底等技術(shù)文件的編制按照各企業(yè)相關(guān)規(guī)定及相關(guān)技術(shù)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)的要求編制。

（10）施工資料采用電腦打印，手寫簽名的辦法編制。

（11）竣工圖編制要求

①各項新建、擴建、改建、技術(shù)改造的項目，在項目竣工時要編制竣工圖。

②所有竣工圖（在原圖上有小變動修改）均加蓋竣工圖章，并簽字確認(rèn)。

③重大結(jié)構(gòu)變更，設(shè)計單位重新出藍(lán)圖，施工單位提出修改意見，請設(shè)計單位簽章確認(rèn)。

④竣工圖章尺寸為：50mm×80mm。

⑤竣工圖章要使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。

⑥利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面的1/3的，要重新繪制竣工圖。

（12）工程資料的歸檔

①歸檔文件要完整準(zhǔn)確系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程文件材料。

②經(jīng)過分類整理的歸檔文件，組成符合要求的案卷。

③施工企業(yè)在收齊工程文件并整理立卷后，由建設(shè)單位、監(jiān)理單位根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。

3　工程文件資料、竣工資料編制方法

建筑工程施工資料是施工過程的真實記錄，是竣工驗收的必備條件。編制施工資料需要一個從開工到竣工備案較長的過程，因此，要想在施工過程中有條不紊編制和整理好施工資料，首先要對施工資料進行整體策劃。

（1）明確企業(yè)施工管理人員在施工資料建立和編制的職責(zé)。

（2）編制單位工程項目資料的歸檔方案。

（3）按照職責(zé)和資料的歸檔方案建立相關(guān)資料檔案卷和分冊檔案。

（4）做好施工過程控制資料的各項記錄。施工技術(shù)和管理人員做好各項工作的施工記錄，為建立和編制施工資料收集相關(guān)素材。

（5）按照規(guī)定履行簽字手續(xù)。相關(guān)文件資料的簽字是各級相關(guān)技術(shù)人員進行審核和把關(guān)的必要過程，只有簽字的文件才是有效的文件資料。

（6）按照工程資料歸檔方案的目錄要求進入資料類別相關(guān)的文件夾。

（7）進行資料的審核，當(dāng)所有施工資料完成后，最后由企業(yè)相關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽字。

4　結(jié)束語

上述對工程竣工資料的編制與歸檔整理作全面的闡述，而建筑工程分部、分項較多，專業(yè)性較強，施工過程中對各施工工序、環(huán)節(jié)和系統(tǒng)的技術(shù)要求非常嚴(yán)格。因此，對竣工資料的編制與歸檔整理，如能按文中要求明確有序，準(zhǔn)能交出滿意的答卷。

G275.9

A

1673-0038（2015）28-0269-01

2015-6-30