富士施樂助力企業(yè)“輕盈”辦公

王哲

富士施樂助力企業(yè)“輕盈”辦公

王哲

你是否因管理文印設(shè)備耗費了大量精力？你的文件管理成本是否清晰可控？你的現(xiàn)有設(shè)備是否得到充分有效的利用？其實，優(yōu)化辦公設(shè)備資源、提升辦公效率、降低整體辦公文印成本已經(jīng)成為每個快速發(fā)展企業(yè)亟待解決的問題。而U公司已經(jīng)找到了有效的方法。

U公司是全球最大的高科技建筑系統(tǒng)供應(yīng)商，員工人數(shù)超過12萬，年收入達(dá)290億美元，業(yè)務(wù)遍布60多個國家。進(jìn)入中國以來，U公司一直處于高速發(fā)展階段。然而，隨著業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)張，公司文印方面的問題也日益凸顯，而不斷增加的設(shè)備，不僅沒有使這一情況得到緩解，反而加重了整體文印及設(shè)備管理的負(fù)擔(dān)，也令文印成本居高不下。

為解決U公司面臨的問題，富士施樂對整個公司的辦公環(huán)境和輸出設(shè)備的狀況進(jìn)行了全面考察和評估。這包括評估辦公設(shè)備的數(shù)量、分布情況、采購時間、使用狀況、利用率、使用者以及使用者對設(shè)備的滿意度、期望值、需求等。富士施樂專家發(fā)現(xiàn)U公司的問題主要集中在：現(xiàn)有的200多臺設(shè)備中有部分老舊設(shè)備或故障頻發(fā)或效率低下；部分利用率不高的老式單功能設(shè)備早已無法滿足如今的高效工作需求；設(shè)備的品牌和機(jī)型雜亂，當(dāng)多臺設(shè)備出現(xiàn)故障或需要更換耗材時，設(shè)備管理人員需要分別聯(lián)系不同品牌的客服，導(dǎo)致效率低下、人工成本增高。

基于這些考評結(jié)果，富士施樂為其量身定制了一套獨有的一站式服務(wù)解決方案——XOS辦公管理服務(wù)解決方案:通過移動、增加、更換和報廢一些辦公設(shè)備，使U公司的固定資產(chǎn)得到最優(yōu)化的利用；同時，通過不斷優(yōu)化輸出設(shè)備管理流程，有效控制了文印成本、提高了工作效率和管理水平，從而提升了企業(yè)核心競爭力。

通過一站式文印管理外包服務(wù)，U公司的辦公輸出設(shè)備由原來的250臺減少至200臺，機(jī)型也由此前的20種優(yōu)化為4種，分別為高效低碳的富士施樂黑白數(shù)碼多功能機(jī)ApeosPort-V 4070/6080和智能低碳型彩色數(shù)碼多功能機(jī)ApeosPort-V C3373/5575。先進(jìn)的文印設(shè)備不僅能滿足各部門的文印需求，統(tǒng)一的品牌和型號更加便于管理和維護(hù)。此外，富士施樂還為每臺設(shè)備配置了IC卡認(rèn)證管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)可通過刷卡認(rèn)證再操作設(shè)備的方式避免信息泄露，并利用使用權(quán)限的設(shè)置幫助企業(yè)加強(qiáng)辦公設(shè)備的管理，有效控制和管理文印成本。

在整個服務(wù)過程中，富士施樂還幫助U公司跟蹤設(shè)備的利用率、管理狀況和使用情況，并提供設(shè)備維護(hù)和耗材更換服務(wù)。這些服務(wù)讓U公司的IT工程師徹底擺脫了在設(shè)備日常維護(hù)與保養(yǎng)、機(jī)器故障、零配件與耗材更換等方面的后顧之憂，使他們可以將更多的時間和精力投入到更有技術(shù)含量以及和企業(yè)核心業(yè)務(wù)相關(guān)的工作當(dāng)中。

富士施樂的XOS辦公管理服務(wù)為U公司的辦公設(shè)備應(yīng)用和管理帶來了明顯的改善。通過這種一站式文印外包服務(wù)解決方案，U公司的文印設(shè)備管理成本減少了16%，紙張、耗材、電量等的消耗也顯著降低。U公司的相關(guān)負(fù)責(zé)人表示：“采用富士施樂XOS辦公管理服務(wù)后，辦公設(shè)備管理整體水平明顯改善，員工辦公效率和滿意度也得到有效提升。我們非常高興能和富士施樂一起享受這種雙贏的美好結(jié)果。”