辦公室管理創(chuàng)新及實(shí)踐研究

孫　華

（黃山市房屋征收管理辦公室　安徽　黃山　245000）

辦公室管理創(chuàng)新及實(shí)踐研究

孫華

（黃山市房屋征收管理辦公室安徽黃山245000）

辦公室管理工作在事業(yè)單位各項(xiàng)工作中是十分重要的內(nèi)容，發(fā)揮著綜合服務(wù)、內(nèi)外協(xié)調(diào)、輔助決策等重要的作用，辦公室管理工作的質(zhì)量很大程度上影響著事業(yè)單位的辦事效率與工作質(zhì)量，而我國事業(yè)單位體制改革的不斷深化，也給事業(yè)單位各項(xiàng)工作都帶來了新的挑戰(zhàn)，在這樣的形勢下，加強(qiáng)辦公室管理的創(chuàng)新，不斷完善辦公室管理的職能，使辦公室管理充分發(fā)揮出其積極的作用，對于事業(yè)單位的發(fā)展具有著重要的意義。

辦公室管理；創(chuàng)新；實(shí)踐

我國事業(yè)單位體制改革打破了事業(yè)單位原有的安逸生存環(huán)境，使事業(yè)單位進(jìn)入到了激烈的市場競爭環(huán)境當(dāng)中，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作都面臨著新的挑戰(zhàn)，而辦公室作為事業(yè)單位重要的辦事機(jī)構(gòu)，在事業(yè)單位的改革與發(fā)展過程中也擔(dān)負(fù)著更加重要的責(zé)任，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合新時(shí)期所面臨的形勢，積極進(jìn)行各方面創(chuàng)新，并不斷提高辦公室管理工作的質(zhì)量與水平，促進(jìn)辦公室管理職能的發(fā)揮，推動(dòng)事業(yè)單位改革的深化，實(shí)現(xiàn)健康長遠(yuǎn)的發(fā)展。

1　辦公室管理工作的特征

1.1綜合性

辦公室管理工作的涉及范圍與內(nèi)容廣泛而繁雜，需要處理大量不同類型與不同來源的信息，工作中需要協(xié)調(diào)的部門與人員較多，經(jīng)常需要不同級別的工作人員共同工作，具有著較強(qiáng)的綜合性特征。

1.2復(fù)雜性

辦公室是事業(yè)單位具體的辦事機(jī)構(gòu)，因此，事業(yè)單位相關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)，都需要統(tǒng)一集中到辦公室來進(jìn)行處理，而這些事務(wù)來自于事業(yè)單位各個(gè)部門，各工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，因而十分繁雜，這也決定了辦公室管理工作也具有著一定的復(fù)雜性，對于相關(guān)工作人員也有著更高的要求。

1.3服務(wù)性

辦公室的設(shè)置其根本目的在于為單位的管理者與工作人員提供服務(wù)，并促進(jìn)單位整體的協(xié)調(diào)與發(fā)展，其服務(wù)職能的發(fā)揮對于事業(yè)單位各項(xiàng)其他工作的有效開展是十分重要的，良好的辦公室管理工作能夠有效的服務(wù)于事業(yè)單位其他的部門及相關(guān)工作人員，協(xié)調(diào)好內(nèi)部的各方面關(guān)系，并最終為事業(yè)單位的內(nèi)部工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境條件。

2　當(dāng)前辦公室管理工作中存在的問題

2.1管理職能缺乏明晰性

當(dāng)前一些事業(yè)單位由于傳統(tǒng)觀念的影響，對于新形勢下事業(yè)單位的職能轉(zhuǎn)變?nèi)狈ψ銐虻恼J(rèn)識(shí)，尤其是對辦公室管理職能的認(rèn)識(shí)更加模糊，缺乏明晰性。新形勢下，辦公室管理工作的職能也有了一定的擴(kuò)展，除一般的日常事務(wù)管理職能外，還包括輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系、健全規(guī)章制度、人力資源管理、服務(wù)單位職工等，其中日常事務(wù)管理只是辦公室管理的一項(xiàng)基本職能，但部分事業(yè)單位將日常事務(wù)管理作為了辦公室工作最主要的職能，辦公室工作人員每天埋頭于大量繁瑣的日常事務(wù)處理工作中，而忽視了辦公管理的其他職能的發(fā)揮，這也導(dǎo)致了辦公室在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮的功能十分局限，也一定程度上限制了辦公室管理工作效率的提升，不利于事業(yè)單位的長期發(fā)展。

2.2規(guī)章制度缺乏完善性

由于我國辦公室管理相關(guān)的理論研究起步較晚，相較于國際先進(jìn)的水平仍有一定的差距，在辦公室管理理論體系的建設(shè)方面還存在許多不足之處，在理論研究過程中更多需要借鑒國外相關(guān)的研究經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，由于我國的實(shí)際國情具有一定的特殊性，一些歐美國家的辦公室管理經(jīng)驗(yàn)在我國的實(shí)際應(yīng)用中不能完全的適應(yīng)，對我國辦公室管理理論體系建設(shè)的指導(dǎo)作用十分有限，這也使得我國辦公室管理的發(fā)展相對較為緩慢?；谝陨显?，我國目前許多事業(yè)單位在辦公室管理相關(guān)規(guī)章制度方面仍不夠完善，規(guī)章制度制定缺乏規(guī)范性，制度執(zhí)行力度不足，缺少科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制，在培訓(xùn)制度方面也存在著不足，綜合導(dǎo)致了辦公室管理過程中，工作人員積極性差、工作效率低、工作能力提升緩慢。

2.3職能發(fā)揮存在異化

在一些事業(yè)單位中還存在著職能發(fā)揮異化的現(xiàn)象：①一些辦公室管理人員在工作中過度依靠以往的工作經(jīng)驗(yàn)，以解決好日常事務(wù)作為工作的重點(diǎn)，對于各項(xiàng)決策的制定工作缺乏參與積極性，使原本輔助決策的職能變成了被動(dòng)執(zhí)行。②部分辦公室管理人員仍保留著官僚主義的陳舊思想，認(rèn)為進(jìn)入事業(yè)單位便高人一等，在工作中態(tài)度不端正，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，這也導(dǎo)致了服務(wù)職能的異化。③一些事業(yè)單位辦公室管理人員沒有充分認(rèn)識(shí)到協(xié)調(diào)關(guān)系的真正含義，將公關(guān)活動(dòng)等同于請客、送禮、吃飯，使得工作中許多不良風(fēng)氣產(chǎn)生和蔓延，使得協(xié)調(diào)關(guān)系職能嚴(yán)重發(fā)生異化。

2.4工作人員素質(zhì)有待提高

一些事業(yè)單位由于缺乏科學(xué)的培訓(xùn)機(jī)制，加之辦公室工作繁瑣復(fù)雜的特性，使得辦公室工作人員很少能夠接受到系統(tǒng)的培訓(xùn)，自學(xué)時(shí)間也極為有限，難以實(shí)現(xiàn)對自身素質(zhì)的提升。另外，一些工作人員安于現(xiàn)狀，缺乏進(jìn)取精神，在工作中不重視自身素質(zhì)與能力的強(qiáng)化，在服務(wù)能力與業(yè)務(wù)技能方面也不能主動(dòng)的提升，難以適應(yīng)不斷發(fā)展和變化的工作環(huán)境與內(nèi)容。而一些年齡較大的工作人員，由于對現(xiàn)代化辦公設(shè)備與技術(shù)的了解與掌握方面的不足，加之缺乏專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，無法有效地利用現(xiàn)代化辦公技術(shù)與手段提高辦公室管理的效率，更難以實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的創(chuàng)新。

3　辦公室管理創(chuàng)新及實(shí)踐的主要策略

3.1轉(zhuǎn)變思想，明確事業(yè)單位辦公室管理職能

新時(shí)期辦公管理的創(chuàng)新必須要以對管理職能的明晰為基礎(chǔ)，因此，事業(yè)單位應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，重新認(rèn)識(shí)事業(yè)單位辦公室管理的職能，結(jié)合新形勢下事業(yè)單位發(fā)展外部與內(nèi)部環(huán)境的變化，重新梳理各項(xiàng)辦公室管理工作，在做好日常事務(wù)管理工作外，還要積極主動(dòng)參與到?jīng)Q策工作當(dāng)中，發(fā)揮輔助作用，采取合理的方式方法，加強(qiáng)內(nèi)外的交流與各部分的協(xié)調(diào)，著力加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)與完善，并做好人力資源管理工作，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，為單位的廣大職工提供良好的服務(wù)，以此來全面促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，也為事業(yè)單位辦公室管理的創(chuàng)新與實(shí)踐提供有利的條件。

3.2堅(jiān)持以人為本的理念，提高工作人員積極性

辦公室管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化，還需要所有部門及工作人員的良好協(xié)調(diào)才能得以實(shí)現(xiàn)，因此，就需要樹立其以人為本的意識(shí)與管理理念，在管理工作開展中從人的實(shí)際角度出發(fā)，了解和掌握單位員工的思想特點(diǎn)與實(shí)際需求，運(yùn)用人文關(guān)懷感化員工，拉近與員工的距離，并通過一定激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，激發(fā)員工潛能，并強(qiáng)化員工的責(zé)任意識(shí)，將員工自身利益與事業(yè)單位的發(fā)展聯(lián)系在一起，使其自覺主動(dòng)的進(jìn)行自我提升，并在工作中發(fā)揮創(chuàng)新能力，促進(jìn)辦公室管理的優(yōu)化。

3.3與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)管理制度的創(chuàng)新與完善

事業(yè)單位辦公室管理工作中，完善的管理制度是十分重要的，事業(yè)單位應(yīng)把握當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展趨勢，結(jié)合事業(yè)單位工作的實(shí)際以及未來發(fā)展的目標(biāo)，積極的對管理制度進(jìn)行創(chuàng)新與完善，使管理制度更加符合新時(shí)期事業(yè)單位辦公室管理工作發(fā)展的需求。同時(shí)，還要強(qiáng)化制度的執(zhí)行力度，制定嚴(yán)格的責(zé)任制度，確保相關(guān)制度規(guī)定的有效落實(shí)，各項(xiàng)工作能夠按章進(jìn)行，促進(jìn)辦公室職能的發(fā)揮，也為辦公室管理工作的發(fā)展提供制度保障。

3.4加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)

機(jī)構(gòu)和單位還必須積極的鼓勵(lì)工作人員參加各類培訓(xùn)，為他們提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。在培訓(xùn)的時(shí)候還要對其進(jìn)行考核，讓所有人員的考核結(jié)果和薪資、晉升、獎(jiǎng)金等掛鉤。這樣才能使他們的素質(zhì)和技能得到提高，更好為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。

4　總結(jié)

辦公室管理工作對于事業(yè)單位而言是十分重要的，事業(yè)單位應(yīng)積極進(jìn)行辦公室管理的創(chuàng)新與實(shí)踐，不斷的提高辦公室管理工作的水平，充分發(fā)揮出辦公室管理工作的職能，保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有效開展，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位在市場競爭環(huán)境下的長期穩(wěn)定發(fā)展。

[1]農(nóng)素蘭.以地方黨政辦公室管理模式為鑒淺談高校黨政辦公室管理創(chuàng)新[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)（理論），2011（5）：10～11.

[2]俞路.事業(yè)單位改革的五點(diǎn)思考[J].中國行政管理，2011（5）：38.

C931.4

A

1673-0038（2015）39-0214-02

2015-9-9

孫華（1970-），女，中級政工師，本科，主要從事辦公室工作。