淺析生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔與管理

王芳

（重慶市涪陵區(qū)自來水有限公司重慶市涪陵區(qū)　408000）

淺析生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔與管理

王芳

（重慶市涪陵區(qū)自來水有限公司重慶市涪陵區(qū)408000）

隨著我國(guó)工業(yè)生產(chǎn)的不斷發(fā)展，加之科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，我國(guó)生產(chǎn)技術(shù)的檔案管理水平也隨之有了大幅提高。由于傳統(tǒng)的案管理模式很難滿足現(xiàn)代化生產(chǎn)技術(shù)發(fā)展的需求，需要引進(jìn)現(xiàn)代化的生產(chǎn)技術(shù)檔案管理技術(shù)和模式。特別是現(xiàn)代的高新技術(shù)科技成果的發(fā)展與應(yīng)用，為生產(chǎn)技術(shù)檔案管理與歸檔提供了極大地便利，推動(dòng)我國(guó)的生產(chǎn)技術(shù)的檔案管理水平進(jìn)入一個(gè)全新的層次?，F(xiàn)代的檔案歸檔和管理為生產(chǎn)技術(shù)提供及時(shí)的理論記錄，還可以方便為以后的生產(chǎn)提供必要的經(jīng)驗(yàn)資源支持，促進(jìn)現(xiàn)代化生產(chǎn)技術(shù)水平的不斷提高。

生產(chǎn)技術(shù)；檔案歸檔；管理；策略

近幾年來，我國(guó)檔案資源的不斷復(fù)雜多樣，對(duì)于現(xiàn)代的檔案歸檔和管理水平的要求越來越高，傳統(tǒng)的生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔和管理方法已然不能適用現(xiàn)代化的生產(chǎn)技術(shù)的需要，需要引進(jìn)新的檔案歸檔和管理理念。特別是在生產(chǎn)技術(shù)的應(yīng)用中，檔案歸檔和管理工作顯得尤為重要，需要建立與生產(chǎn)技術(shù)水平相符合的檔案歸檔和管理制度，督促檔案歸檔管理工作的重心逐步向檔案管理的現(xiàn)代化方向發(fā)展。通過現(xiàn)代化的檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，可以在不改變?cè)械臋n案管理基本內(nèi)容的前提下，對(duì)生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔和管理的方法以及手段進(jìn)行升級(jí)與轉(zhuǎn)變，提升生產(chǎn)技術(shù)管理檔案歸檔和管理的現(xiàn)代化、信息化，最終達(dá)到資源共享的重要意義。

1　生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔和管理中存在的問題

1.1缺乏檔案歸檔和管理意識(shí)

要想做好生產(chǎn)技術(shù)的檔案歸檔和管理工作，需要從思想上給予足夠的重視。但是在實(shí)際的生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔和管理中，生產(chǎn)單位會(huì)過于追求經(jīng)濟(jì)收益，所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的展開都是圍繞著經(jīng)濟(jì)利益的，尤其是生產(chǎn)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者更是把所有生產(chǎn)的重心放在了是否能促進(jìn)生產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展與盈利上，而忽視了對(duì)生產(chǎn)技術(shù)檔案的檔案和管理工作。另外，很多企業(yè)的管理者由于缺乏對(duì)于生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔與管理的深入研究和理解，認(rèn)為在企業(yè)的總體管理中技術(shù)并不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，否認(rèn)了生產(chǎn)技術(shù)在推動(dòng)生產(chǎn)發(fā)展中對(duì)于產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量保證以及有效降低成本方面的積極作用。加之生產(chǎn)技術(shù)多為技術(shù)人員私人掌握，更多的是由個(gè)人來支配和控制，作為生產(chǎn)企業(yè)而言無法過多的干涉，這就會(huì)給技術(shù)人員造成一種心理落差，導(dǎo)致企業(yè)技術(shù)管理得不到有效地重視而使得企業(yè)技術(shù)外流。

1.2檔案歸檔和管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

很多具有經(jīng)濟(jì)實(shí)力的大型生產(chǎn)企業(yè)已經(jīng)逐漸建立起自己的檔案歸檔和管理工作，但是在實(shí)際的運(yùn)用當(dāng)中還會(huì)存在一些問題，導(dǎo)致檔案歸檔和管理的效率不高。很多檔案管理人員只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行不同檔案的接收、分類、歸檔等基礎(chǔ)性操作，對(duì)于很多不具體的檔案當(dāng)不涉及到個(gè)人利益的時(shí)候往往不重視，因此會(huì)使得檔案的歸檔和管理工作難以落實(shí)到實(shí)處。相對(duì)于其他的檔案歸檔和管理工作，技術(shù)檔案涉及的內(nèi)容不同，大多都是工藝文件、設(shè)備操作圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)表格等，這些都是與生產(chǎn)技術(shù)息息相關(guān)的數(shù)據(jù)檔案資料，必須要進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔和管理，現(xiàn)實(shí)的情況是很多技術(shù)資料都由技術(shù)人員保管和使用，他們認(rèn)為這樣在具體的使用操作中會(huì)更方便快捷。因此就會(huì)大大削弱檔案歸檔和管理部門的職能，不能對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

1.3檔案歸檔和管理制度不健全

由于很多現(xiàn)實(shí)條件的限制，很多經(jīng)濟(jì)實(shí)力交叉的企業(yè)缺乏健全的技術(shù)檔案歸檔和管理制度，生產(chǎn)技術(shù)的檔案歸檔和管理完全是可有可無的狀態(tài)，沒有得到足夠的重視。像很多的市場(chǎng)數(shù)據(jù)信息資料或者是涉及到有關(guān)企業(yè)的核心商業(yè)機(jī)密，這方面的檔案管理資料應(yīng)該被置于關(guān)鍵部分，需要建立健全合理的檔案歸檔和管理制度加以制約。對(duì)于各個(gè)部門的工作人員的工作行為都要嚴(yán)格約束，不能單獨(dú)掌握著眾多的市場(chǎng)信息資料而致使企業(yè)的商業(yè)信息泄露。同時(shí)對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)而言，是隨著市場(chǎng)環(huán)境的變化而變化的，很多企業(yè)沒有及時(shí)調(diào)整市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策，致使企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃比較被動(dòng)。另外，現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得檔案資料的分享和使用更具有便利性，但是由于缺乏對(duì)生產(chǎn)技術(shù)信息的保密性意識(shí)使得企業(yè)的商業(yè)信息可能會(huì)出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象。例如技術(shù)資料等數(shù)據(jù)圖標(biāo)的信息存于電腦中可隨意進(jìn)行下載和外傳，由于缺乏必要的保護(hù)措施而導(dǎo)致很多資料外接或者歸檔不及時(shí)，這就導(dǎo)致很多資料的歸檔保存不完整。

1.4企業(yè)之間的合作決策有偏差

企業(yè)發(fā)展到一定階段就會(huì)實(shí)行聯(lián)營(yíng)，這是企業(yè)間非常重要的合作方式，但是企業(yè)之間的聯(lián)營(yíng)需要綜合考慮好各方面的因素，特別是對(duì)于企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)提供方來說更要嚴(yán)格審查才可進(jìn)行進(jìn)一步合作。在實(shí)際的合作經(jīng)營(yíng)中，很多企業(yè)只注重眼前的利益而將企業(yè)的自身核心產(chǎn)品的生產(chǎn)技術(shù)和商業(yè)機(jī)密置于泄露的危險(xiǎn)之中，給合作的雙方帶來了難以挽回的后果。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)彼此之間的合作就應(yīng)該要關(guān)注雙方在未來合作中的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，不應(yīng)該將注意力只放在短期的效果上，更多的是關(guān)注聯(lián)營(yíng)過程中雙方在合作中的生產(chǎn)技術(shù)和市場(chǎng)狀況。

1.5懲罰力度不夠

在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)中經(jīng)常會(huì)發(fā)生企業(yè)技術(shù)外流、機(jī)密外泄的現(xiàn)象，但是真正進(jìn)行徹底和解決的企業(yè)并不多。很多的生產(chǎn)技術(shù)泄露都是由于企業(yè)缺乏嚴(yán)格的懲罰制度而導(dǎo)致的，發(fā)生類似的情況一般都是繳納一定的罰款就草草了事，甚至還有些企業(yè)只進(jìn)行批評(píng)教育，更多的是不了了之。歸根結(jié)底還是企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)檔案的歸檔和管理技術(shù)不健全導(dǎo)致的，使得很多工作人員為了經(jīng)濟(jì)利益而出賣自身所在的企業(yè)，并且企業(yè)沒有采取足夠的懲罰措施來制止這種行為的發(fā)生。

2　改善生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔和管理出現(xiàn)問題的對(duì)策分析

2.1建立健全企業(yè)技術(shù)檔案管理制度

只有具備完善的檔案歸檔和管理制度才可以有效進(jìn)行企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔管理工作，主要包括分類歸檔制度、分級(jí)管理制度、借閱制度以及技術(shù)管理崗位責(zé)任制。分類歸檔應(yīng)該就是要將大量的生產(chǎn)技術(shù)檔案進(jìn)行對(duì)號(hào)入座，對(duì)于不同作用的檔案進(jìn)行分類處理和保管，例如按工藝文件、機(jī)械圖紙、質(zhì)量品質(zhì)、財(cái)務(wù)、銷售環(huán)節(jié)等進(jìn)行分類管理。談到分級(jí)管理制度，主要是針對(duì)包含內(nèi)容較多的企業(yè)技術(shù)檔案采取總廠、分廠、車間、工段甚至班組的分級(jí)管理，將所有的生產(chǎn)活動(dòng)置于統(tǒng)一的管理之下。這樣做可以幫助實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理，以縮小管理范圍來促進(jìn)檔案管理的及時(shí)歸檔。同時(shí)要制定嚴(yán)格的借閱制度，明確規(guī)定好借閱事宜的相關(guān)規(guī)定，包括借出資料名稱、借出數(shù)量、借閱登記等內(nèi)容，一定要嚴(yán)格規(guī)范好相關(guān)資料的借閱行為。

2.2完善生產(chǎn)技術(shù)檔案管理措施

在現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用下，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔和管理更加方便快捷，但與此同時(shí)計(jì)算機(jī)下載的方便也會(huì)帶來檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)性。因此需要在企業(yè)內(nèi)部建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，設(shè)置相關(guān)的授權(quán)管理、口令控制和自動(dòng)日志文件記錄用以降低檔案數(shù)據(jù)丟失的可能性。除此之外，企業(yè)經(jīng)常會(huì)有退休職工再就業(yè)的想法，很有可能會(huì)造成企業(yè)技術(shù)外流、機(jī)密外泄，主要是他們了解企業(yè)生產(chǎn)的線管技術(shù)要點(diǎn)。在他們?cè)倬蜆I(yè)的過程中會(huì)導(dǎo)致本企業(yè)技術(shù)外流和機(jī)密外泄。這就需要完善好退休人員從業(yè)制度，對(duì)于退休人員的退休體制進(jìn)行人性化的管理規(guī)定，盡量避免退休人員再次加入到同行業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)中?？梢栽谙嚓P(guān)的聘請(qǐng)合同中明確規(guī)定好工作人員退休后禁止從事于其他企業(yè)，并且明確好違約責(zé)任。

2.3提高生產(chǎn)技術(shù)的檔案歸檔和管理意識(shí)

對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)的工作人員而言，應(yīng)該不斷加深對(duì)于生產(chǎn)技術(shù)檔案管理的認(rèn)識(shí)，企業(yè)要不斷加強(qiáng)對(duì)于員工的檔案管理的教育培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的檔案管理重要性意識(shí)。鼓勵(lì)全體員工都可以加入到技術(shù)檔案歸檔和管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理從概念、產(chǎn)品研發(fā)到市場(chǎng)銷售全過程的技術(shù)檔案歸檔和管理。要想真正做好技術(shù)檔案歸檔和管理應(yīng)用就一定要得到企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)的重視和肯定，管理者在提高自身的檔案歸檔和管理意識(shí)的前提下，對(duì)于涉及重大對(duì)外合作決策時(shí)要更加積，這對(duì)于企業(yè)的整體技術(shù)檔案歸檔和管理來說意義重大。

3　結(jié)束語

綜上所述，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得我國(guó)的生產(chǎn)技術(shù)的應(yīng)用取得了突出的成就，尤其是現(xiàn)代的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用，提升了我國(guó)生產(chǎn)技術(shù)的檔案歸檔和管理水平。我國(guó)生產(chǎn)技術(shù)的不斷發(fā)展給檔案歸檔管理帶來了新的挑戰(zhàn)，要求現(xiàn)代的檔案歸檔和管理工作必須要利用電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)功能，大幅度提高檔案管理效率，專門的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以及完善的數(shù)據(jù)庫信息可以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)技術(shù)資源的有效共享。另外，生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔管理的逐步完善和發(fā)展，對(duì)于生產(chǎn)技術(shù)來說也有不小的推動(dòng)作用，可以有效節(jié)省人力物力，使得檔案歸檔和管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

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G275

A

1673-0038（2015）15-0164-02

2015-3-22

王芳（1964-），女，中級(jí)，主要從事檔案管理工作。