淺談醫(yī)院檔案管理工作

范瑩瑩

醫(yī)院檔案管理包括病案管理、科研、教學(xué)檔案管理、財會檔案管理、人事檔案管理、綜合檔案管理等。現(xiàn)就醫(yī)院檔案管理工作淺談一些認(rèn)識和看法。

1 病案管理

1．1 重要性 病案是患者整個醫(yī)療過程的全方位記錄，能為患者的再次就診提供參考，同時也是患者維護(hù)自身正當(dāng)、合法權(quán)益的重要文件。國家規(guī)定病歷檔案保存期限不得少于30年，所有醫(yī)院都有義務(wù)替患者妥善保存病案資料。完善、合理、有效的病案管理能幫助醫(yī)院有效地維護(hù)自身合法權(quán)益，能為醫(yī)學(xué)教育、研究工作提供有價值的資料，推動人類醫(yī)學(xué)事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

1．2 問題及對策

1．2．1 硬件設(shè)施不到位。醫(yī)院大部分區(qū)域用作診療區(qū)，僅有小片區(qū)域存放病歷，且病案存放場所需要有適宜的溫度、濕度，適合病案存放。同時還應(yīng)做好防蟲鼠工作，保持病案存放場所的干燥與整潔。

1．2．2 病歷借閱、復(fù)印等制度不完善。醫(yī)院缺乏病案借閱制度，管理松散。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的病案借閱和復(fù)印制度，要求病案室管理人員按照借閱或復(fù)印流程，查看借閱者的身份證件并做好登記，借閱后應(yīng)及時歸檔病案資料。

1．2．3 缺乏專業(yè)檔案管理人員。大多數(shù)醫(yī)院的病案室管理人員是從其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，缺乏專業(yè)檔案管理知識。醫(yī)院應(yīng)該重視病案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，配備一定數(shù)量的專業(yè)病案管理人員。對轉(zhuǎn)崗而來的人員，做好培訓(xùn)工作，提高他們的業(yè)務(wù)水平。同時開展病案管理人員的繼續(xù)教育工作，不斷更新病案管理知識。

1．2．4 信息化程度低。由于需要大量資金投入，部分醫(yī)院依舊采用傳統(tǒng)方法對病案進(jìn)行管理。醫(yī)院應(yīng)該引進(jìn)相應(yīng)的病案管理軟件和設(shè)備，做好病案的信息化管理，提高病案數(shù)據(jù)信息采集的準(zhǔn)確性和有效性。

2 科研、教學(xué)檔案管理

2．1 重要性 科研、教學(xué)檔案的管理記錄著一個醫(yī)院科研、教學(xué)事業(yè)的發(fā)展軌跡，通過保存的科研檔案總結(jié)的各項數(shù)據(jù)，可以使醫(yī)院管理者更加清晰地了解醫(yī)院科研及教學(xué)工作發(fā)展的優(yōu)勢和缺陷，在決策時準(zhǔn)確有效地制定出有利于醫(yī)院科研發(fā)展的相關(guān)政策。

2．2 問題及對策 部分醫(yī)院不重視科研教學(xué)檔案的管理工作，造成了科研、教學(xué)檔案的缺失，對醫(yī)院的科研、教學(xué)工作發(fā)展產(chǎn)生了不良的影響。科研教學(xué)工作指導(dǎo)臨床，做好科研、教學(xué)工作，才能夠更好地為臨床服務(wù)，為患者服務(wù)。

3 財會檔案管理

3．1 重要性 醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作直接反映醫(yī)院各項工作，有利于直觀地了解醫(yī)院各項工作運營情況。同時，財務(wù)檔案的妥善保存和管理有利于接受上級部門的檢查和審計，防范各類以權(quán)謀私的職位犯罪和經(jīng)濟(jì)犯罪。

3．2 問題及對策 醫(yī)院制定合理、完善的財務(wù)檔案管理制度，開辟專門場所存放財務(wù)檔案，派專門人員管理，定期整理歸檔財務(wù)文書。做好財務(wù)核算任務(wù)，從源頭上堵住貪腐行為。

4 人事檔案管理

4．1 重要性 人事檔案的管理具有一定保密性。平時要及時歸檔全院各部門人員的人事材料，完成檔案的各項調(diào)入調(diào)出工作，及時更新全院所有人員的實時信息，做到不疏漏、不出錯，保證個人人事檔案的完整性和保密性。

4．2 問題及對策 現(xiàn)行的人事檔案管理工作由于歸檔不及時，造成個人人事檔案材料的缺失。各級醫(yī)院尤其是基層衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)，人事檔案管理信息化程度低，各級醫(yī)院應(yīng)引入信息化管理手段，及時、準(zhǔn)確、有效地管理全院人員的人事檔案信息。

5 綜合檔案管理

5．1 重要性 綜合檔案包括醫(yī)院各級主管部門的重要發(fā)文，以及記錄醫(yī)院重大事件的文字、圖片及影像資料。綜合檔案資料記載著國家對醫(yī)院經(jīng)營管理工作的指導(dǎo)方針和政策變化，記載著醫(yī)院的各個層面的進(jìn)步和發(fā)展，是對未來發(fā)展有指導(dǎo)意義的珍貴文書材料。

5．2 問題及對策 大多數(shù)醫(yī)院將主要精力放在醫(yī)療相關(guān)工作中，對醫(yī)院的人文建設(shè)投入相對不足，缺乏對綜合檔案管理和編研利用，造成醫(yī)院文化建設(shè)方面的缺失。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)派專職專業(yè)人員做好整理總結(jié)工作，定期展示醫(yī)院的發(fā)展歷程和趨勢，增強(qiáng)全院人員的團(tuán)結(jié)精神，更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

6 體會

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案管理信息化日漸成為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分［1］。數(shù)字化時代，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對檔案的數(shù)字化管理，配備硬件及軟件設(shè)備，加強(qiáng)人員的培訓(xùn)。建立健全相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的無紙化，使得醫(yī)院的各類檔案信息能夠高效、便捷地進(jìn)行存儲、利用。

1 單華杰，葉海英．民營醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀與信息化建設(shè)［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2011，(7):48 －49．