淺析醫(yī)院人事檔案管理與人力資源開發(fā)

唐 薇

淺析醫(yī)院人事檔案管理與人力資源開發(fā)

唐 薇①

文章分析了醫(yī)院人事檔案管理與人力資源管理的關系，闡述了人事檔案在人力資源開發(fā)中的作用，提出了醫(yī)院人力資源開發(fā)對人事檔案管理的新要求。

人力資源 人事檔案 管理

醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理與開發(fā)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，它反映了醫(yī)院醫(yī)護人員的專業(yè)、能力、思想品德和工作業(yè)績等方面的真實情況。筆者總結了在醫(yī)院從事人事檔案管理與人力資源管理工作多年的實踐，分析了醫(yī)院人事檔案管理與人力資源管理的關系，認識到人事檔案管理的優(yōu)劣極大地影響著人力資源管理的有效性。

1 醫(yī)院人力資源管理與人事檔案管理的關系

醫(yī)院人力資源管理是一種以“人”為中心，將人作為最重要資源的現代管理思想；是運用現代化的科學方法，對與一定物力相結合的人力進行合理的培訓、組織和調配，使人力、物力經常保持最佳比例；同時對人的思想、心理和行為進行恰當的誘導、控制和協調，充分發(fā)揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現組織目標與個人目標有機統(tǒng)一，使組織的成長與個人能力的發(fā)展相適應。人力資源管理的基本目的就是建立一支宏大的、高素質、高度團結的隊伍；創(chuàng)造一種自我激勵、自我約束和促進優(yōu)秀人才脫穎而出的機制；培育、營造良好的組織氛圍和醫(yī)院文化。

醫(yī)院人事檔案是一種特殊檔案，是醫(yī)院醫(yī)務人員在醫(yī)療、保健、教學科研等活動中形成的，它反映了醫(yī)務人員的工作經歷、思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績和科研水平等情況，并以個人為單位，按一定的規(guī)則和方法加以整理，作為真實的歷史記錄集中保管起來的文字材料。人事檔案內容包括：(1)個人履歷；(2)學歷學位、成績、培訓和專業(yè)技術職稱情況；(3)入黨、團及個人政治歷史審查材料；(4)獎懲材料；(5)干部任免、工資待遇等方面的材料；(6)家庭及社會關系、政治面貌及其他供組織參考的材料。以上各項基本內容，是由人事部門相關人員經過審核、簽字和蓋章等手續(xù)而處理完畢的，具有使用價值和保存價值的憑證材料，是一個人本來面目的真實反映，可以說“檔如其人”。正因如此，人事檔案是 “人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映[1]。

人事檔案管理和人力資源管理之間的關系相輔相成，不可分離，同步發(fā)展，是一個有機的整體。人事檔案是人力資源管理過程中產生各種信息的有效載體，以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎，通過對人事檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，醫(yī)院人事部門將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務，為醫(yī)院的經濟發(fā)展提供必要的服務。因此人事檔案其內容(包括個人簡歷、德能勤績等)是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據；而人力資源管理離不開人事檔案提供的信息。由此可見，人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發(fā)。

2 發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的作用

2.1 醫(yī)院人事檔案為領導決策提供真實可靠的信息 人事檔案全面記錄了員工的個人經歷、德才表現及發(fā)展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現在，從而預測其發(fā)展?jié)摿Γ皶r發(fā)現人才，避免壓制人才，埋沒人才；依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。在醫(yī)院的發(fā)展中，醫(yī)院必須擁有一支高素質的人才隊伍，并真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，尤其是在醫(yī)院進行人事制度改革，崗位競聘，選拔人才和干部的任用過程中，就必然要借助于人事檔案，了解其全部歷史和工作經歷，從而為醫(yī)院的選人、用人提供有價值的參考信息，為領導決策提供可靠依據。

2.2 醫(yī)院人事檔案為專業(yè)技術人員的職稱評定、工資調整提供了依據 醫(yī)院人事檔案為本單位提供各類人才信息和用人依據的同時，也為醫(yī)務人員的職稱評定和享受各類待遇等提供依據， 是醫(yī)療衛(wèi)生單位人才開發(fā)的重要資源。自1988年實施專業(yè)技術職稱制度改革至今，不論是評審還是參加全國資格考試或其他系列專業(yè)技術職稱評審，為專業(yè)技術人員職稱晉升提供了真實而有效的學歷憑證和組織鑒定材料，確保了專業(yè)職稱晉升工作的順利完成。在醫(yī)院每次工資調整的過程中，醫(yī)院人事部門都是依靠完整的人事檔案信息，尤其是在醫(yī)院實施績效工資改革時，依據每一位職工的學歷、資歷、職務、職稱、崗位等級等調整工資，通過資科錄入、修正、核對、公示等環(huán)節(jié)并經醫(yī)院領導班子討論通過，順利實施，完成了醫(yī)院績效工資改革這一龐大而細致的系統(tǒng)工程。

2.3 醫(yī)院人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置 人力資源配置是提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移與內外環(huán)境的變化，出現人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況。一份完整的人事檔案，可以顯示一個人較全面的個人信息。人事部門對人事檔案信息進行研究分析，可以從中發(fā)現人才成長的某些特點和規(guī)律，對于識別人才、培養(yǎng)人才和正確使用人才都有著十分重要的意義。人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才合理流動，使人力資源得到最佳的配置[2]。

3 醫(yī)院人力資源開發(fā)對人事檔案管理的新要求

3.1 規(guī)范人事檔案的信息收集工作 人事檔案的收集是檔案管理工作的基礎，并且服務和服從于人事檔案工作,它是為選人、用人和“用人治事”提供依據的[3]。人事檔案信息有無吸引力和競爭力，在很大程度上取決于是否有豐富的信息存儲量，只有在傳統(tǒng)保管檔案的基礎上充實人事檔案的內容，添加一些能夠使人力資源管理部門得到有效數據的內容。將檔案人各個時期、各個地方形成的有關經歷和德、能、勤、績的材料都集中起來形成整體，人事檔案信息資源才能得到充分的利用。要豐富人事檔案信息，就要學會在接收人事檔案的基礎上仔細鑒別、篩選，去粗取精、去偽存真，保證人事檔案的真實性和時效性，使人事檔案能體現其應有的價值。

3.2 完善更新人事檔案管理制度 在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，才能使人事檔案得到科學管理和有效利用，才能維護黨和國家的機密、實現人事檔案制度化、規(guī)范化、科學化。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊；在遞轉檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時，要熱情服務而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規(guī)章制度。

3.3 切實提高檔案管理人員的素質 檔案管理人員良好的業(yè)務素質是促進檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證。在知識經濟時代，隨著現代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應現代人力資源管理的需要。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現有人員進行培訓，全面提高檔案管理人員的素質，使他們能夠適應新形勢下的新要求；要讓他們端正思想，擺正位置，增強服務意識，改變過去坐等上門的被動服務方式，積極主動地與各部門溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務，為高層決策服務。檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，形成人人關心檔案的局面。

3.4 加快人事檔案工作科學化、現代化進程 隨著時代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。人事檔案現代化信息管理系統(tǒng)是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統(tǒng)，通過微機終端和系統(tǒng)互聯，可以實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，為育才、用才、激才、留才提供服務，更好地為單位各項事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

1 譚善梅.加強科學管理發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J].經濟研究導刊，2012，(31):98.

2 王歡.醫(yī)院人事檔案服務效能與人力資源管理研究[J].蕪湖職業(yè)技術學院學報，2012,14(4):89.

3 張瑜.人事檔案管理與人力資源開發(fā)[J].天津市經理學院學報,2013，(5):33.

·本文編校 曹家和·

2015-07-14)

①南京市第二醫(yī)院 南京市 210003