提升辦公室管理科學(xué)化水平的幾點(diǎn)思考

許大霞 朱海波

提升辦公室管理科學(xué)化水平的幾點(diǎn)思考

許大霞①朱海波②*

文章從找準(zhǔn)定位，充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的地位和意義；明確要求，準(zhǔn)確把握辦公室工作的目標(biāo)和任務(wù)；突出重點(diǎn)，全面提高辦公室工作整體水平；堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，自覺加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍自身建設(shè)4個(gè)方面談了提升辦公室管理科學(xué)化水平的思考。

辦公室 管理 科學(xué)化 思考

辦公室在一個(gè)單位中所處的地位和工作性質(zhì)，決定了辦公室是單位的核心部門，是總參謀部、總協(xié)調(diào)部、總服務(wù)部，工作政治性、政策性、綜合性強(qiáng)、范圍廣、服務(wù)面寬，突發(fā)性事件、突擊性任務(wù)較多，專業(yè)技能要求高。因此，提升辦公室管理科學(xué)化水平對(duì)單位保持良好運(yùn)轉(zhuǎn)，推進(jìn)科學(xué)發(fā)展起到重要的推動(dòng)作用。

1 辦公室工作的地位和意義

充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要地位和意義，具體體現(xiàn)在辦公室人員是否具備“五種意識(shí)”。一是責(zé)任意識(shí)。崗位就是責(zé)任。辦公室工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴無不和責(zé)任聯(lián)系在一起。因此每一位辦公室成員都要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，以極端負(fù)責(zé)的精神做好每一項(xiàng)工作。二是服務(wù)意識(shí)。辦公室的主要任務(wù)就是為各方面提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。三是大局意識(shí)。政務(wù)工作要考慮全局，事務(wù)工作也要考慮全局；重大問題要考慮全局，細(xì)節(jié)問題也要考慮全局。只有把握大局，才能抓住大事。四是群眾意識(shí)。辦公室是單位對(duì)外的重要窗口，辦公室形象的優(yōu)劣在一定程度上代表著單位的形象。因此，辦公室每一位成員都應(yīng)做到想群眾所想、急群眾所急、幫群眾所需、解群眾所難。五是精品意識(shí)。辦公室各項(xiàng)工作不能滿足于一般化，要努力出精品、上水平、上檔次，以認(rèn)真、認(rèn)真、再認(rèn)真的態(tài)度做好每一項(xiàng)工作，辦好每一件事情。

2 辦公室工作的目標(biāo)和任務(wù)

中央辦公廳提出，新時(shí)期辦公室工作應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理；從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃?dòng)服務(wù)。

實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)任務(wù)，必須切實(shí)加強(qiáng)辦公室的內(nèi)涵建設(shè)。一是加強(qiáng)辦公室的制度建設(shè)。辦公室工作的程序性、政策性、機(jī)密性、時(shí)效性都很強(qiáng)，因此必須統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，必須明確責(zé)任、統(tǒng)一要求，這是提高辦公室工作質(zhì)量和效率的重要措施。二是加強(qiáng)辦公室的行政效率建設(shè)。辦公室工作必須講求時(shí)效，要樹立時(shí)間就是資源、效率就是增值的理念，努力以高效的工作節(jié)奏、嚴(yán)格的時(shí)間觀念，贏取高質(zhì)量、高水平的工作業(yè)績。三是加強(qiáng)辦公室的質(zhì)量建設(shè)。辦公室工作要做到各負(fù)其責(zé)，努力建立健全主體交叉、運(yùn)轉(zhuǎn)順暢的良性運(yùn)行機(jī)制。

3 提高辦公室工作整體水平

辦公室工作可以歸納為“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”三個(gè)方面。做好辦公室工作，應(yīng)抓住重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，全面推進(jìn)。

3.1 強(qiáng)化調(diào)查研究工作 作為綜合部門，辦公室必須緊緊圍繞本單位的中心工作，精心謀劃、認(rèn)真組織好本單位的調(diào)研工作。應(yīng)從全局的角度出發(fā)，抓住改革與發(fā)展中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題開展調(diào)查研究，提高調(diào)研的效果。不僅要全面掌握客觀、真實(shí)的情況，還要努力揭示事物的本質(zhì)，把握事物發(fā)展的趨勢，增強(qiáng)對(duì)策建議的針對(duì)性和可操作性，努力為改革與發(fā)展提供有價(jià)值的調(diào)研參考。

3.2 強(qiáng)化督辦查辦工作 要建立健全督辦、查辦和催辦工作制度，完善工作機(jī)制，抓住重大決策部署落實(shí)情況，領(lǐng)導(dǎo)同志工作指示、批示和交辦事項(xiàng)的完成情況，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、群眾關(guān)心的問題解決情況，加大督查力度，并及時(shí)反饋貫徹效果，協(xié)調(diào)解決落實(shí)過程中遇到的困難和問題，確保各項(xiàng)決策的貫徹落實(shí)和工作任務(wù)的按時(shí)完成。

3.3 強(qiáng)化信息服務(wù)和引導(dǎo)作用 信息是了解情況、進(jìn)行決策和指導(dǎo)工作的重要渠道。提供信息服務(wù)和引導(dǎo)是辦公室發(fā)揮參謀助手作用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。要圍繞本單位中心工作、重點(diǎn)工作，及時(shí)采集信息，提高報(bào)送信息的時(shí)效性。信息編報(bào)要及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，確保不漏報(bào)、不誤報(bào)、不遲報(bào)、不瞞報(bào)。逐步建立健全信息工作考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，配備專兼職人員和必要的工作設(shè)備，保證信息工作的正常開展。

3.4 強(qiáng)化信訪處理工作 辦公室作為開展信訪工作的職能機(jī)構(gòu)，要認(rèn)真執(zhí)行逐級(jí)上訪制度，盡最大努力減少越級(jí)上訪。對(duì)發(fā)生的重大集體、越級(jí)上訪事件，要及時(shí)報(bào)告，慎重、果斷處置，絕不能推諉、扯皮。同時(shí)，還要堅(jiān)持“預(yù)防為主”方針，在認(rèn)真解決已經(jīng)發(fā)生的信訪問題的同時(shí)，要注意定期分析信訪動(dòng)態(tài)，注意發(fā)現(xiàn)和預(yù)防可能發(fā)生的信訪問題，及時(shí)采取措施加以防范。

3.5 強(qiáng)化公文處理工作 本著實(shí)事求是、精簡、高效的原則，按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求，切實(shí)做好本單位的公文收發(fā)處理工作，嚴(yán)格把關(guān)，提高公文質(zhì)量。辦公室要嚴(yán)格落實(shí)核稿制度，提高辦文質(zhì)量。須加強(qiáng)對(duì)各類歸檔文件的收集和管理，實(shí)現(xiàn)公文檔案管理的規(guī)范化。完善和落實(shí)檔案安全責(zé)任制，提高檔案的利用率。須大力開展保密法律法規(guī)的宣傳學(xué)習(xí)，努力提高保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)各類機(jī)要文件、信息等涉密載體的保密管理，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。

4 自覺加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍自身建設(shè)

辦公室的地位和作用決定了加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍的自身建設(shè)具有十分重要的意義，辦公室的工作水平在很大程度上取決于辦公室隊(duì)伍素質(zhì)的高低。因此，辦公室須注重從自身管理出發(fā)，切實(shí)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，努力提高辦公室隊(duì)伍的整體水平。

4.1 不斷提高辦公室人員的品德修養(yǎng) 辦公室工作人員雖然自身沒有多少權(quán)力，但卻非常接近權(quán)力，如果管不住自己就可能走向歧途。因此辦公室的同志一定要注重自我檢查，常反躬自省，修身養(yǎng)德。要見賢思齊，講黨性，重品行，塑造高尚的人格。要帶頭執(zhí)行有關(guān)廉政規(guī)定，不以領(lǐng)導(dǎo)的名義辦私事，不打領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的牌子謀私利，不利用工作之便撈好處。面對(duì)誘惑和不正之風(fēng)，做到眼不花、耳不聾、嘴不饞、心不亂、腿不軟、手不伸，頭腦清醒，意志堅(jiān)強(qiáng)；做到防微杜漸。

4.2 不斷加強(qiáng)辦公室人員的能力建設(shè) 通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)理論、政策、業(yè)務(wù)和知識(shí)，提高理論政策水平和綜合辦事能力，增強(qiáng)工作的系統(tǒng)性、預(yù)見性和創(chuàng)造性。政治素質(zhì)是辦公室人員最基本的素質(zhì)。工欲善其事，必先利其器。政治上的堅(jiān)定和清醒是以理論上的堅(jiān)定和清醒為前提的，理論上的堅(jiān)定和清醒是通過不懈地學(xué)習(xí)獲得的。新形勢下，辦公室工作人員既應(yīng)是專才，又應(yīng)是通才，這是時(shí)代的要求，也是辦公室工作地位、性質(zhì)、作用所決定的。通過知識(shí)的積累，提高思維的深度和廣度，達(dá)到厚積而薄發(fā)的成效，并實(shí)現(xiàn)學(xué)與思、知與行的有機(jī)結(jié)合，做到學(xué)用相長、融會(huì)貫通。

4.3 努力養(yǎng)成務(wù)實(shí)高效的工作作風(fēng) 辦公室工作是領(lǐng)導(dǎo)工作過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，辦公室人員的言行對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策有直接影響。因此堅(jiān)持實(shí)事求是的工作作風(fēng)是辦公室工作人員必須遵循的首要的基本原則。在處理工作中不擅自夾雜個(gè)人意見，做到求真務(wù)實(shí)、公道正派、光明磊落，這是辦公室人員最應(yīng)具備的優(yōu)秀品質(zhì)。辦公室工作要雷厲風(fēng)行，處事果斷，作風(fēng)要嚴(yán)謹(jǐn)、踏實(shí)。要提高效率，能當(dāng)場辦的事情都要當(dāng)場辦，能立即辦的事情都要立即辦，能今天辦的事情決不拖到明天，在規(guī)定期限內(nèi)能辦好的事情要盡快辦，確保政令暢通。

4.4 不斷提高協(xié)同作戰(zhàn)的整體合力 一個(gè)部門良好的工作局面，離不開全體人員的團(tuán)結(jié)協(xié)作和共同努力，辦公室工作好比一部機(jī)器，每個(gè)人都是一顆螺絲釘，個(gè)人的發(fā)展離不開整體的發(fā)展，整體協(xié)調(diào)需要個(gè)體協(xié)調(diào)一致。辦公室每個(gè)人都要從自己做起，找準(zhǔn)位置，擺正關(guān)系，自覺地把自己的工作放在辦公室工作的全局中去考慮，拾遺補(bǔ)缺，協(xié)調(diào)配合，形成合力，堅(jiān)持分工不分家，補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)。要顧全大局，溝通協(xié)調(diào)，相互理解、相互支持、相互信任、和衷共濟(jì)、共謀發(fā)展。要做到大事講原則，小事講風(fēng)格。通過大家的共同努力，創(chuàng)造一個(gè)舒暢的工作環(huán)境。

·本文編校 朱 毅·

2015-07-16)

①江蘇省醫(yī)學(xué)會(huì) 南京市 210008

②江蘇省太湖干部療養(yǎng)院 無錫市 214086

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