人事檔案可持續(xù)管理與保存研究

陳秋香

（泉州廣播電視臺(tái)，福建 泉州 362000）

人事檔案可持續(xù)管理與保存研究

陳秋香

（泉州廣播電視臺(tái)，福建 泉州 362000）

人事檔案管理工作的去紙化與電子化成為提高人事檔案管理效率的必要措施，人事電子檔案從對電子檔案的保存與人事檔案信息的可持續(xù)管理上來看，相較于過去的紙質(zhì)載體具有明顯的優(yōu)勢。本文基于上述出發(fā)點(diǎn)，從全面推進(jìn)人事電子檔案信息化建設(shè)出發(fā)，提出改善人事電子檔案的可持續(xù)管理與保存的對策建議，為進(jìn)一步提高人事電子檔案的管理效率理清思路。

檔案；電子；人事

人事電子檔案的管理是當(dāng)前人事工作的有機(jī)組成部分。隨著信息技術(shù)的廣泛使用，人事檔案管理也步入了電子化時(shí)代，機(jī)遇與挑戰(zhàn)共存，人事檔案的電子化管理在提高管理效率的同時(shí)，也面臨著各種問題。在人員流動(dòng)日益頻繁的當(dāng)下，對人事檔案信息管理工作的準(zhǔn)確性與流程化建設(shè)提出了更高要求，以確保信息的可持續(xù)性管理與存檔。相較于大多數(shù)企事業(yè)單位仍采用的紙質(zhì)檔案，在保存方面，人事電子檔案具有占地空間小，檔案的去紙化與存取電子化的優(yōu)點(diǎn)，提高了電子檔案可持續(xù)化管理的效率。顯然，信息技術(shù)的應(yīng)用提高了人事電子檔案的管理效率，尤其是信息儲(chǔ)存與調(diào)取方面，但人事電子檔案管理仍然存在欠缺標(biāo)準(zhǔn)化、制度不健全等問題，本文將基于此，針對人事電子檔案管理工作中存在的電子化管理配套措施的建立與健全等問題，提出相應(yīng)的對策建議。

1　人事電子檔案管理的重要作用

1.1便于人事電子檔案的保存

人事檔案的去紙化，克服了紙質(zhì)檔案保存占地面積大，且紙質(zhì)檔案資料易受潮等不方便的客觀原因制約。過去的人事檔案由人為記錄形成，其準(zhǔn)確性受到記錄人員主觀操作偏誤的影響，容易出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤的情況，且更正檔案內(nèi)容的程序復(fù)雜而繁瑣，流程多而并不一定見效。人事電子檔案管理，將人事信息數(shù)字化并集中保存于專門的服務(wù)器上，異地備份系統(tǒng)與數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)的使用，使人事檔案信息的準(zhǔn)確性與精確度高。而且，如果出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤，一經(jīng)確認(rèn)就能夠修改，程序簡化且安全性高。

1.2人事電子檔案管理的可持續(xù)性管理

去紙化的人事電子檔案能夠進(jìn)行無數(shù)次查閱，而無需擔(dān)心紙質(zhì)載體的損耗。人事電子檔案多使用相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)與信息集中模式下的人事信息便于依據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、匯總的統(tǒng)計(jì)管理或數(shù)據(jù)挖掘，在績效考核或人事評價(jià)時(shí)，能夠充分發(fā)揮電子信息化的優(yōu)勢。另外，利用可持續(xù)化的人事電子檔案信息，對于企事業(yè)單位內(nèi)部各部門進(jìn)行對應(yīng)的工作交接或工作內(nèi)容交流，或者為上級管理部門提供人事聘用的決策，能夠以電子信息化的信息進(jìn)行科學(xué)的評定，將有利于上層決策的科學(xué)性，也決定了人事檔案信息化建設(shè)可持續(xù)推進(jìn)的必要性。

2　人事電子檔案管理現(xiàn)狀

就當(dāng)前信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用來看，存在的問題也并不少。如電子檔案信息系統(tǒng)的推廣仍然不足，電子檔案信息系統(tǒng)的需求挖掘不夠，人事電子檔案信息系統(tǒng)的安全性亟待進(jìn)一步增強(qiáng)等。從主觀因素來看，這是由我國人事電子檔案發(fā)展起步晚的現(xiàn)狀所決定的，即我國人事檔案的紙質(zhì)化載體歷時(shí)長久，企事業(yè)單位中從事人事檔案管理工作的人員，對于信息技術(shù)支持下的人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠；從客觀因素來看，對于人事電子檔案工作來說，需要全面的信息管理技術(shù)給予技術(shù)支撐，而信息系統(tǒng)的使用時(shí)間較短，工作人員對人事電子檔案系統(tǒng)的使用并不充分。可以說，人事電子檔案管理工作因?yàn)橹骺陀^原因，導(dǎo)致了目前的人事信息可持續(xù)管理存在諸多不盡如人意之處。加上人事檔案保存的不規(guī)范與不科學(xué)，進(jìn)一步阻礙了人事信息可持續(xù)性管理工作的展開。

3　改善人事電子檔案可持續(xù)管理與保存的對策建議

3.1構(gòu)建人事電子檔案信息庫

信息庫的建設(shè)是在電子檔案信息化推進(jìn)過程中逐漸建立起來的，是基于數(shù)據(jù)集中的信息系統(tǒng)的進(jìn)一步完善。人事檔案內(nèi)容越復(fù)雜，量越大，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用在電子檔案建立與完善過程中就越能凸顯其價(jià)值，人事檔案中定性的與定量的資料或數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用下對于調(diào)取、修改、管理甚至是保存數(shù)據(jù)，都將凸顯出高效、便捷與科學(xué)性。集中管理模式下的人事電子檔案信息庫，更利于人事工作的開展，如選拔優(yōu)秀人才進(jìn)行培訓(xùn)或提拔，如對員工的績效考核或客觀評價(jià)，都能夠在集中系統(tǒng)中批量處理并快速得出科學(xué)而客觀的結(jié)果。

3.2加強(qiáng)人事電子檔案的安全性

人事檔案具有一定程度的機(jī)密性，企事業(yè)單位在對員工人事信息進(jìn)行管理與保存過程中，安全性問題是尤為重要的。因此，基于當(dāng)下應(yīng)用廣泛的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，人事電子檔案系統(tǒng)的后臺(tái)安全性需要考慮管理人員的權(quán)責(zé)、備份系統(tǒng)保持正常運(yùn)行以便定期更新與保存數(shù)據(jù)；而針對人事電子檔案的查閱權(quán)限也需要進(jìn)行甄別與設(shè)定，在系統(tǒng)操作前臺(tái)設(shè)置必要的口令與密匙，以及對應(yīng)管理權(quán)限需要分配給指定工作人員，不能誰都能查閱員工人事電子檔案，致使人事檔案信息外泄。

3.3對人事電子檔案信息的相關(guān)利用方面進(jìn)行推廣培訓(xùn)

由于現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)和辦公設(shè)備的自動(dòng)化程度不斷提高與更新，對高級辦公人員的計(jì)算機(jī)操作水平設(shè)置了一個(gè)較高的門檻。對相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)的、有計(jì)劃的培訓(xùn)，使其能較好地掌握現(xiàn)代化的高級辦公所要求的技能，成為現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)和辦公設(shè)備自動(dòng)化的最大受益者，達(dá)到提高相關(guān)產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)力水平的目的。

4　結(jié)語

總的來看，人事電子檔案工作的重要性不言而喻。人事檔案管理工作的去紙化與電子化成為提高人事檔案管理效率的必要措施，而人事電子檔案的可持續(xù)性管理即保持人事檔案管理的流水化與科學(xué)化作業(yè)，保證人事檔案管理科學(xué)，如最基本的有效查詢，并通過現(xiàn)行的信息系統(tǒng)對人事檔案信息進(jìn)行分類、匯總的統(tǒng)計(jì)分析，以便為上層決策提供有效的依據(jù)。人事電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)從科學(xué)性與安全性兩方面進(jìn)行考慮，科學(xué)性即通過建立人事電子檔案信息庫承接后臺(tái)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的查詢、分類，安全性則需要從信息系統(tǒng)的安全性功能、信息管理平臺(tái)的口令密匙設(shè)定、互聯(lián)網(wǎng)條件下對重要人事檔案的異地系統(tǒng)性備份保存等方面進(jìn)行加強(qiáng)。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.07.050

G275

A

1673-0194（2015）07-0093-02

2015-01-24