事業(yè)單位電子檔案應(yīng)用研究

盧華麗

( 黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 湖北 黃岡 438002 )

事業(yè)單位電子檔案應(yīng)用研究

盧華麗

( 黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 湖北 黃岡 438002 )

隨著電子信息技術(shù)高速發(fā)展、辦公自動(dòng)化廣泛普及，電子檔案逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，并且所占的比重越來(lái)越大。如何保管、維護(hù)和利用好電子檔案，有效發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，在確保安全的前提下，更好地服務(wù)單位的發(fā)展，是現(xiàn)代檔案管理不可或缺的一個(gè)重要內(nèi)容。

事業(yè)單位；電子檔案；特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)；缺點(diǎn)；需解決的問(wèn)題

一、電子檔案的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案特點(diǎn)十分鮮明，具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(一)電子檔案信息量大，便于儲(chǔ)存和管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案體積大、占地廣，需要有足夠大的空間來(lái)儲(chǔ)存，因此，古人用汗牛充棟來(lái)形容藏書(shū)的豐富。如今的電子檔案，通過(guò)數(shù)字處理技術(shù)、縮微技術(shù)，將數(shù)量龐大的檔案資料濃縮在一個(gè)極小的電子介質(zhì)之中，體積小但存儲(chǔ)容量非常大，一個(gè)u盤、一個(gè)光碟，就可以容納數(shù)十萬(wàn)、百萬(wàn)、千萬(wàn)乃至億計(jì)漢字、圖形的文獻(xiàn)資料。同時(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益普及，虛擬的館藏文獻(xiàn)可以與世界各地實(shí)現(xiàn)信息共享，“秀才不出門，已知天下事”。由于電子檔案的體積小，儲(chǔ)存和管理起來(lái)十分方便，一個(gè)電子文件介質(zhì)、一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，就可以高速處理這些文件資料，不僅可以有效避免人工操作中的信息不完整、不準(zhǔn)確、不工整等問(wèn)題，而且可以在最短的時(shí)間內(nèi)對(duì)電子信息進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和整理，既大大節(jié)省了人力物力，也大幅提高了辦公效率。[1]

(二)電子檔案內(nèi)容豐富，便于處理和傳遞

電子檔案以集成保存的方式，將文字、聲音、影像等內(nèi)容濃縮在一起, 既具備可讀性，也具備可視性,內(nèi)容十分豐富。在文件處理上，電子檔案一方面可以通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)任意組合編輯，十分方便地進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案拆了又分、重新組合無(wú)法比擬的；另一方面電子文件可以隨時(shí)拷貝，攜帶起來(lái)十分容易。在文件傳遞上，電子文件可以在極短的時(shí)間內(nèi)借助網(wǎng)絡(luò)傳遍全球的任何一個(gè)角落，即使是最先進(jìn)的交通工具，也沒(méi)有其傳輸速度快。

(三)電子檔案具有非直讀性，便于借閱和保密

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，檔案往往是整卷保存的，在查閱時(shí)只能是整卷提供，盡管查閱者只需查看其中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，這樣顯然不利于檔案的保密。但電子檔案不能夠直讀，在查閱時(shí)可以根據(jù)查閱者的需要，提供其查閱的文件，其他文件可以讓其無(wú)法接觸，這樣有效克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱的弊端，從而保證文件在借閱過(guò)程中能夠不泄密。

(四)電子介質(zhì)材料特殊，便于保管和長(zhǎng)期保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)保管的要求較高，要防火、防水、防蟲(chóng)、防潮、防氧化等等，而且時(shí)間一長(zhǎng)，紙質(zhì)容易褪色、損壞。電子介質(zhì)是高科技材料制成，不僅對(duì)保管地的要求相對(duì)較低，而且可以重復(fù)使用，存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，不易受損，有效解決了紙質(zhì)檔案在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的問(wèn)題。

二、電子檔案的缺點(diǎn)

(一)電子檔案的真實(shí)性難以保障

由于電子檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)或電子介質(zhì)之中，可以任意組合編輯，即使是反復(fù)修改，也不會(huì)留下什么特殊標(biāo)記，以致人們不能有效地辨別文檔材料的原始性和真實(shí)性，加上許多文件沒(méi)有印章或簽名，這給鑒別真?zhèn)螏?lái)困擾，因此，原始性、完整性、真實(shí)性得不到有效保證是電子檔案管理的一大難題。

(二)電子檔案的安全問(wèn)題也很突出

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，在給人們帶來(lái)方便快捷的同時(shí)，也帶來(lái)電子文件儲(chǔ)存、管理的安全問(wèn)題，稍不留神，病毒就有可能侵襲電腦，造成系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失，加上現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)黑客水平很高，經(jīng)常通過(guò)木馬病毒以及特殊程序攔截相關(guān)電子信息，這些都對(duì)電子檔案的安全造成很大的威脅。

(三)電子檔案對(duì)管理人員的要求很高

傳統(tǒng)的檔案管理，對(duì)管理人員的要求較低，只要懂檔案管理知識(shí)，具備細(xì)心、耐心等素質(zhì)就夠了。但對(duì)電子檔案管理人員而言，這些技能完全不能滿足需要，不僅要懂得檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技能，而且要能熟練地使用電腦，懂得現(xiàn)代信息技術(shù)相關(guān)操作；不僅要會(huì)使用電子信息技術(shù)，還要懂得維護(hù)，才能適應(yīng)檔案管理電子化的形勢(shì)?？傮w而言，電子檔案管理需要的是復(fù)合型人才，這在事業(yè)單位檔案管理崗位普遍奇缺。

(四)電子文件的兼容性問(wèn)題

當(dāng)前，電子技術(shù)發(fā)展十分迅猛,電腦硬件和軟件的更新?lián)Q代速度很快,如果新開(kāi)發(fā)的電腦軟件通用性差，就會(huì)產(chǎn)生電子文件不兼容的問(wèn)題，導(dǎo)致不同系統(tǒng)生成的電子軟件不能識(shí)別，或者是難以實(shí)現(xiàn)制式的轉(zhuǎn)換，很容易造成電子信息的丟失，也容易縮短電子檔案的壽命。[2]

三、事業(yè)單位電子檔案應(yīng)用中需要解決好的幾個(gè)問(wèn)題

(一)變實(shí)物管理為信息管理，解決好思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題

在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員管理的都是一些實(shí)物，包括紙質(zhì)文件、圖片等等，進(jìn)入電子檔案時(shí)代以后，檔案管理的重點(diǎn)就轉(zhuǎn)為信息的收集、處理、加工和保存了。面對(duì)浩如煙海的信息，面對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢(shì)，檔案管理人員一定要更新思想觀念，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，以適應(yīng)檔案管理數(shù)字化、信息化的新要求，發(fā)揮出電子檔案最大效益。

(二)加大檔案管理資金投入，解決好錢的問(wèn)題

電子檔案的應(yīng)用、管理和維護(hù)，需要加大資金投入，創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。一是改造硬件設(shè)施。按照滿足需要、適度超前的要求，加強(qiáng)本單位的檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，包括添置一定數(shù)量的電腦，購(gòu)買掃描設(shè)備、刻錄設(shè)備及其他配套電子產(chǎn)品，建立局域網(wǎng)等等，要以相對(duì)完善的硬件設(shè)施滿足電子檔案管理的新需要。二是更新軟件設(shè)施。堅(jiān)持內(nèi)部開(kāi)發(fā)與對(duì)外購(gòu)買兩條腿走路，一方面立足本單位實(shí)際，在條件允許的情況下，組織本單位專業(yè)技術(shù)人才，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件系統(tǒng)，另一方面通過(guò)購(gòu)買服務(wù)和產(chǎn)品的方式，買進(jìn)檔案管理必需的軟件，包括正版網(wǎng)絡(luò)防火墻等，確保電子檔案正常運(yùn)用及信息安全。

(三)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，解決好人的問(wèn)題

電子檔案的運(yùn)用關(guān)鍵在人。因此，培養(yǎng)和造就一批既懂檔案管理又精通電子信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，是每個(gè)單位的當(dāng)務(wù)之急。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，必須重點(diǎn)做好三件事：一是按照專業(yè)人做專業(yè)事的思路，多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，特別是要面向高校檔案管理、計(jì)算機(jī)管理等專業(yè)，引進(jìn)一批創(chuàng)造型、復(fù)合型人才，為檔案管理提供人才支撐和儲(chǔ)備。二是按照干中學(xué)、學(xué)中干的思路，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要強(qiáng)化與檔案管理部門的協(xié)調(diào)，定期組織檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，尤其是加強(qiáng)電子檔案管理方面的培訓(xùn)，使每位檔案管理人員成為行家里手。三是按照待遇留人、感情留人的思路，穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍。檔案管理人員是事業(yè)單位流動(dòng)性較大的崗位之一，究其原因，主要是政治上沒(méi)地位，待遇上較低。要從政治上、工作上、生活上關(guān)心檔案管理人員，適當(dāng)提高他們的待遇，促使他們安心工作，為檔案事業(yè)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

(四)建立健全電子檔案管理相關(guān)制度，解決好過(guò)程控制問(wèn)題

一是建立健全電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化制度。制定統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，確保電子文件從收集、立卷到歸檔保存按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，檔案管理人員在接收電子文件時(shí)，除了要確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)是否統(tǒng)一以外，還要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。 二是建立健全電子文件使用權(quán)限審核制度。根據(jù)不同的使用對(duì)象，設(shè)置不同的使用級(jí)別和權(quán)限，規(guī)定必須嚴(yán)格按照級(jí)別和權(quán)限注冊(cè)登錄；對(duì)拷貝文件，要根據(jù)拷貝者的需求，對(duì)其級(jí)別和權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，才進(jìn)行拷貝復(fù)制，并做好拷貝后的原件回收工作。三是做好電子文件使用登記管理工作。對(duì)電子文件的使用進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。四是建立電子文件備份制度。主要是將電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔，通過(guò)雙套管理模式，確保檔案信息完整性。

(五)加強(qiáng)電子檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)防控，解決好安全保障問(wèn)題

一是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育管理。明確專人負(fù)責(zé)電子檔案管理工作，加強(qiáng)學(xué)習(xí)教育，促使檔案管理人員樹(shù)立強(qiáng)烈的事業(yè)心責(zé)任感，養(yǎng)成恪盡職守、認(rèn)真細(xì)致、精益求精的工作作風(fēng)，從人員上對(duì)電子檔案安全進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。二是加強(qiáng)儲(chǔ)存設(shè)備管理。對(duì)電子處理實(shí)行專機(jī)專用，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，對(duì)軟硬件進(jìn)行更新升級(jí)，結(jié)合存貯介質(zhì)使用，采取物理隔離等安全防范措施，防止“病毒”和“黑客”入侵，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名等手段,確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的保密和安全。三是加強(qiáng)電子文件操作流程管理。建立規(guī)范化的操作流程，堵塞在人員操作的過(guò)程中存在的安全漏洞，確保信息完整和安全。

[1]趙思媛. 淺談文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的利弊[J].沿海企業(yè)與科技,2010,(12).

[2]沈彥．淺議電子文件及電子檔案管理[J]．企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2010，(4).

(責(zé)任編輯：孫建華)

Study on the Application of Electronic Archives in Public Institution

LU Hua-li

( Human Resources Department, Huanggang Vocational College, Huanggang, Hubei 438002, China )

With the rapid development of electronic information technology and the popularization of office automation, electronic archives have been replacing the traditional paper archives gradually, and it will take a growing share. How to preserve, protect and use the electronic archives, play its advantages effectively, to serve for the development of the public institution better under the premise of ensuring safety is an indispensable important content of modern archives management.

public institution; electronic archives; features and advantages; disadvantages; problems

2014-12-03

盧華麗(1975-)，女，湖北黃岡人，副研究員。

G270.73

A

1671-4385(2015)02-0103-03