淺析企業(yè)物資采購(gòu)合同法律風(fēng)險(xiǎn)管控

文焱

摘 要：本文結(jié)合企業(yè)物資采購(gòu)合同特點(diǎn)及工作實(shí)際，通過(guò)對(duì)合同管理各階段的風(fēng)險(xiǎn)分析，從合同訂立、合同履行和合同履行后三個(gè)階段分別闡述防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)的主要措施。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；合同；法律風(fēng)險(xiǎn)；管控

物資采購(gòu)是企業(yè)降低運(yùn)營(yíng)成本、提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要環(huán)節(jié)。物資采購(gòu)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)主要包括合同文本風(fēng)險(xiǎn)、合同審批與簽訂風(fēng)險(xiǎn)、合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)等，其風(fēng)險(xiǎn)管控對(duì)于物資采購(gòu)效能的提升至關(guān)重要，既有一般合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的共性，也有其自身的特殊性。產(chǎn)品質(zhì)量控制、交貨進(jìn)度控制、貨款支付控制及糾紛處理等，無(wú)一不對(duì)企業(yè)生產(chǎn)效益和效率產(chǎn)生重要影響。建立完善嚴(yán)格的、規(guī)范有序、控制有力的物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制，應(yīng)該成為先進(jìn)企業(yè)的必然追求。

一、合同訂立階段的風(fēng)險(xiǎn)管控

（一）資信調(diào)查。資信調(diào)查主要是審查合同對(duì)方的主體資

格。主體資格審查主要分為自然人和法人兩類。通常情況下，企業(yè)與自然人簽訂的物資采購(gòu)合同較少見(jiàn)。審查法人的主體資格問(wèn)題特別要注意其《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》的年檢情況，了解經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)方式是否與擬簽訂的合同相適應(yīng)；對(duì)方代表是企業(yè)法人、分支機(jī)構(gòu)還是內(nèi)部職能部門(mén)，是否有簽約資格；特定行業(yè)如危險(xiǎn)化學(xué)品等要根據(jù)合同內(nèi)容審查對(duì)方的資質(zhì)現(xiàn)狀，是否屬于限制經(jīng)營(yíng)、特許經(jīng)營(yíng)以及法律、行政法規(guī)禁止經(jīng)營(yíng)等。

（二）合同談判。物資采購(gòu)合同的主要義務(wù)是一方供貨，一方付款，因此物資采購(gòu)合同談判重點(diǎn)關(guān)注的是合同的標(biāo)的物、價(jià)款、交付以及質(zhì)量條款。

對(duì)于物資采購(gòu)合同標(biāo)的物，談判雙方一定要明確約定買(mǎi)賣(mài)產(chǎn)品名稱、品牌、規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)、生產(chǎn)廠家以及數(shù)量等詳細(xì)內(nèi)容，同時(shí)，要求供貨方對(duì)產(chǎn)品的所有權(quán)及處置權(quán)作出保證或承諾，防止其產(chǎn)品上存在權(quán)利限制，如產(chǎn)品被出租、抵押、涉嫌侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)等，影響標(biāo)的物的交付。

對(duì)于價(jià)款，采購(gòu)單一貨物，價(jià)格固定，價(jià)款比較清楚，一般不會(huì)產(chǎn)生爭(zhēng)議。如果采購(gòu)多種貨物或進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的貨物買(mǎi)賣(mài)，價(jià)款較為復(fù)雜，談判雙方應(yīng)明確產(chǎn)品單價(jià)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、產(chǎn)品附件等，對(duì)于涉外合同，還應(yīng)當(dāng)明確貨幣種類及外匯結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，防止出現(xiàn)分歧。

標(biāo)的物的交付即所謂的收貨、送貨，是采購(gòu)合同中至關(guān)重要的內(nèi)容，其涉及到貨物風(fēng)險(xiǎn)的承擔(dān)、所有權(quán)的轉(zhuǎn)移等諸多問(wèn)題，所以，談判雙方應(yīng)對(duì)交貨方式、運(yùn)輸方式、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、運(yùn)輸費(fèi)用的承擔(dān)等事項(xiàng)約定明確。

（三）合同起草。物資采購(gòu)合同起草前首先要界定好合同的性質(zhì)。對(duì)于物資采購(gòu)合同的性質(zhì)問(wèn)題，一般認(rèn)為企業(yè)參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所涉及的物資采購(gòu)合同屬于有名合同中的買(mǎi)賣(mài)合同。但是在對(duì)物資采購(gòu)有特殊要求的情況下，相關(guān)部門(mén)一般會(huì)先準(zhǔn)備好技術(shù)資料和設(shè)計(jì)圖紙，并與擬選供應(yīng)商簽好技術(shù)協(xié)議，這種情況下筆者建議應(yīng)當(dāng)選擇承攬合同，為后續(xù)階段合同信息的補(bǔ)充完善、責(zé)任義務(wù)的合理劃分、標(biāo)的物的跟蹤檢驗(yàn)以及糾紛的解決提供依據(jù)，尋求法律的保護(hù)，確保實(shí)現(xiàn)交易目的。

物資采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)文本的使用依據(jù)各個(gè)企業(yè)的具體規(guī)定執(zhí)行。根據(jù)物資不同屬性可以將物資采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)劃分為一般物資采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)文本和服務(wù)采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)文本。一般物資采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)文本主要包括化工產(chǎn)品、設(shè)備采購(gòu)、材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)文本等等。在物資采購(gòu)活動(dòng)中，由于市場(chǎng)交易復(fù)雜多樣，物資特性千差萬(wàn)別，不同種類物資的采購(gòu)工作在挑選供應(yīng)商、確定交易方式、到貨檢驗(yàn)、質(zhì)量跟蹤以及標(biāo)的物的計(jì)量和計(jì)價(jià)方法等方面都存在差異，物資采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)文本的選擇要優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文本，其次選擇雙方共同擬定的合同文本或第三方合同文本。使用非標(biāo)準(zhǔn)文本或者對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)文本條款進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的應(yīng)預(yù)先征求合同管理部門(mén)的認(rèn)可。

起草物資采購(gòu)合同時(shí)，對(duì)在合同談判中約定的標(biāo)的物、價(jià)款、交付以及質(zhì)量條款要分別描述清楚。注意數(shù)字大小寫(xiě)一致，量詞規(guī)范，表述方法正確，盡可能把產(chǎn)品的各項(xiàng)標(biāo)示都作為標(biāo)的內(nèi)容寫(xiě)進(jìn)合同；寫(xiě)清楚幣種、單位以及結(jié)算方式或支付程序等等。關(guān)于采購(gòu)合同的質(zhì)量條款，筆者建議寫(xiě)上具體應(yīng)當(dāng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)現(xiàn)行的產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)主要包括：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（或部頒標(biāo)準(zhǔn)）和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。很多采購(gòu)人員認(rèn)為采購(gòu)合同沒(méi)有必要填寫(xiě)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)際上，商品缺少國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的情況非常普遍。采購(gòu)合同中若無(wú)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容，將對(duì)采購(gòu)方非常不利，一旦發(fā)生質(zhì)量糾紛則無(wú)依據(jù)，不受法律的保護(hù)。

另外，起草物資采購(gòu)格式合同或示范文本中有“其他”項(xiàng)或者空格的地方，如果沒(méi)有內(nèi)容填寫(xiě)應(yīng)畫(huà)上“/”或者寫(xiě)上“無(wú)”等相同意思的表示；技術(shù)含量較高的物資采購(gòu)合同如果需要用到專業(yè)術(shù)語(yǔ)或?qū)Ｓ性~匯等概念性詞語(yǔ)時(shí)，要將其作為合同的專有條款進(jìn)行解釋，確保文字表述不會(huì)產(chǎn)生歧義；存在三方關(guān)系的物資采購(gòu)合同要描述清楚各主體之間是“和”還是“或”的關(guān)系，對(duì)主體的稱呼前后必須一致，要注意法人變更后的名稱。

（四）合同修改。物資采購(gòu)合同的修改工作遵循一般合同的修改原則。一是要在合同上注明關(guān)于修改合同的條款，如“本合同每一頁(yè)都應(yīng)由雙方加蓋公章，無(wú)公章或只有一方公章的，該頁(yè)內(nèi)容無(wú)效”；“本合同內(nèi)容如有修改，應(yīng)在修改處加蓋雙方公章，無(wú)公章或只有一方公章的，修改后的內(nèi)容無(wú)效，合同內(nèi)容以修改前的為準(zhǔn)”。二是在實(shí)際操作過(guò)程中要嚴(yán)格按照合同注明的條款執(zhí)行，特別是合同簽訂后不能隨意修改合同文本，更不能有手動(dòng)修改的痕跡，必須修改的位置一定要協(xié)商一致并確認(rèn)雙方是否都加蓋了公章。

（五）合同審批。合同審查的主要內(nèi)容有主體的審查、合法性審查、商業(yè)性審查、表述性審查。在物資采購(gòu)活動(dòng)中，標(biāo)的物的質(zhì)量爭(zhēng)議占七成以上，因此商業(yè)性審查是物資采購(gòu)合同審查的重點(diǎn)工作。物資采購(gòu)合同的商業(yè)性審查要注意是否寫(xiě)清產(chǎn)品全稱、牌號(hào)、商標(biāo)、規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、隨即備品、配件、工具、清單、人工服務(wù)、培訓(xùn)、不包含項(xiàng)和備注說(shuō)明等，以及上述用品的供應(yīng)辦法、時(shí)間等，為后續(xù)合同履行階段的標(biāo)的物審核提供準(zhǔn)確詳盡的資料和依據(jù)，同時(shí)也能夠?yàn)橛脩魡挝坏目荚u(píng)提供有價(jià)值的參考信息，。

物資采購(gòu)合同的審批程序應(yīng)嚴(yán)格置于簽約之前。合同管理員負(fù)責(zé)合同的初步審查，主要是審查文本前后的邏輯性、連貫性、統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性以及通俗性、可讀性、實(shí)用性。企業(yè)的物資采購(gòu)合同評(píng)審委員會(huì)負(fù)責(zé)專業(yè)性審查，由供應(yīng)、技術(shù)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、質(zhì)量等部門(mén)的專業(yè)人員組成，就合同草案的商務(wù)要件、技術(shù)要件、文字表述等進(jìn)行評(píng)判和審查。企業(yè)的法律事務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)合同的決定性審查，流程一般設(shè)在專業(yè)審查之后和決策層審批之前，主要是評(píng)估合同可能隱藏的法律風(fēng)險(xiǎn)，給審批合同的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策的參考依據(jù)。

物資采購(gòu)合同的審批權(quán)限要?jiǎng)澐智宄?。不同種類物資采購(gòu)合同的金額往往差距較大，應(yīng)當(dāng)按照有效控制和落實(shí)責(zé)任的原則，根據(jù)金額大小合理劃分合同審批級(jí)別、設(shè)置合同簽署權(quán)限，具有相應(yīng)權(quán)限的人員按規(guī)定的級(jí)別和權(quán)限進(jìn)行審批、簽署。對(duì)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和工程建設(shè)有重大影響、價(jià)值高、制造周期長(zhǎng)的重要物資采購(gòu)合同，可以采用集中會(huì)審的方式，會(huì)審后無(wú)需再分級(jí)審批。

（六）合同簽署的風(fēng)險(xiǎn)管控。物資采購(gòu)合同簽訂過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)特征是一般合同簽訂的風(fēng)險(xiǎn)特征。簽訂物資采購(gòu)合同時(shí)要注意當(dāng)事人的名稱或姓名及住址—定要清楚，企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)使用全稱，保證與營(yíng)業(yè)執(zhí)照上的名稱—致，簽字蓋章應(yīng)當(dāng)與簽約單位及負(fù)責(zé)人或授權(quán)人相符。企業(yè)在簽訂物資采購(gòu)合同時(shí)應(yīng)當(dāng)使用合同專用章；合同專用章要由專人使用、保管；合同專用章應(yīng)由合同歸口管理部門(mén)刻制、編號(hào)、發(fā)放、備案；合同專用章刻制的申請(qǐng)、審批手續(xù)要齊全；遺失補(bǔ)刻和交還程序要嚴(yán)格；對(duì)濫用合同專用章或合同專用章管理不善的責(zé)任者的處罰要到位。

二、合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)管控

（一）違約風(fēng)險(xiǎn)的有效控制。企業(yè)物資采購(gòu)合同履行過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)特征重點(diǎn)表現(xiàn)為合同對(duì)方的違約風(fēng)險(xiǎn)。有效控制違約風(fēng)險(xiǎn)的主要方法是對(duì)對(duì)方的履約能力進(jìn)行必要的評(píng)估，并做好履行過(guò)程的跟蹤監(jiān)督。物資采購(gòu)部門(mén)要根據(jù)合同對(duì)方的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、以往合作情況以及用戶單位評(píng)價(jià)等因素對(duì)其履約能力及信用程度進(jìn)行判斷，必要時(shí)可以安排專人負(fù)責(zé)物資采購(gòu)合同的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)物資采購(gòu)合同的履行情況定期進(jìn)行分析，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行中的異常問(wèn)題。重大采購(gòu)合同實(shí)行履行報(bào)告制度，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，采取相應(yīng)措施將損失降到最低。在物資采購(gòu)合同履行的過(guò)程中要特別密切關(guān)注合同標(biāo)的物的交付時(shí)間，敦促出賣(mài)方按時(shí)交付標(biāo)的物；注意對(duì)合同標(biāo)的物的質(zhì)量檢查，如遇到標(biāo)的物不符合合同約定的質(zhì)量要求的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行退、換貨處理；有些物資采購(gòu)合同存在保密條款，應(yīng)注意通知合同履行人員，注意保護(hù)商業(yè)秘密。

（二）合同變更的正確處理。物資采購(gòu)合同在實(shí)際履行過(guò)程中由于各種影響合同履行情況的發(fā)生，如因天氣原因影響運(yùn)輸導(dǎo)致貨物交付時(shí)間推遲，原材料價(jià)格突然大幅度提高造成貨物價(jià)格變化等情況，很難做到完全遵照合同的約定履行，一方當(dāng)事人總是會(huì)在情況發(fā)生后與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商變更合同部分條款。物資采購(gòu)合同內(nèi)容的變更主要集中在如下幾個(gè)方面：①標(biāo)的物數(shù)量的增減；②標(biāo)的物品質(zhì)的改變；③價(jià)款的增減；④履行期限、地點(diǎn)的改變；⑤結(jié)算方式的改變；⑥違約金的變更等。上述內(nèi)容的變更應(yīng)當(dāng)具體明確，最好都采用書(shū)面形式簽訂補(bǔ)充協(xié)議，以防止出現(xiàn)合同爭(zhēng)議，并通過(guò)對(duì)原合同的修改保障合同更好地履行以實(shí)現(xiàn)合同目的。

（三）合同糾紛的妥善解決。在現(xiàn)實(shí)生活中，由于每個(gè)企業(yè)誠(chéng)信度不同或者信息不對(duì)稱等原因，一份合同的履行往往會(huì)產(chǎn)生各種各樣、或大或小的糾紛。物資采購(gòu)合同糾紛也是如此。一般認(rèn)為打官司是“勞民傷財(cái)”的辦法，產(chǎn)生物資采購(gòu)合同糾紛時(shí)，要權(quán)衡利弊，盡力調(diào)解。協(xié)商不成時(shí)，雙方當(dāng)事人可以按照雙方合同的約定選擇訴訟或者仲裁的方式解決合同糾紛。物資采購(gòu)合同糾紛的訴訟應(yīng)當(dāng)注意訴訟時(shí)效的問(wèn)題，一般的買(mǎi)賣(mài)合同的訴訟時(shí)效期間為二年；出售質(zhì)量不合格商品未聲明的訴訟時(shí)效期間為一年；產(chǎn)品存在缺陷造成損害要求賠償?shù)脑V訟時(shí)效期間為二年；國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)合同爭(zhēng)議的訴訟時(shí)效期間為四年。

三、合同履行完畢后的風(fēng)險(xiǎn)管控

（一）建立健全物資采購(gòu)合同檔案。物資采購(gòu)合同的檔案主要包括：合同正本、副本及附件，合同談判記錄、過(guò)程控制記錄、監(jiān)造報(bào)告、交往信函，變更、解除合同的協(xié)議，發(fā)生問(wèn)題的處理情況及結(jié)果等資料。另外，在物資采購(gòu)合同管理過(guò)程中的合同文本簽收記錄、各類臺(tái)賬、報(bào)表、領(lǐng)導(dǎo)批示等資料也應(yīng)歸類建檔。企業(yè)合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)妥善保管好物資采購(gòu)合同檔案，建立詳細(xì)的物資采購(gòu)合同管理臺(tái)賬，待合同終止并完成所有流程后統(tǒng)一交給檔案管理部門(mén)保存。

（二）重視物資采購(gòu)合同附件管理。大多數(shù)企業(yè)一般都會(huì)將合同的基本附件模塊也集成到合同系統(tǒng)上，比如《廉潔從業(yè)責(zé)任書(shū)》、《技術(shù)附件》、《保密協(xié)議》和《安全生產(chǎn)管理協(xié)議》等。但是在實(shí)際工作中，企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)合同附件的重視程度往往不及合同本身，其合同管理制度中并沒(méi)有對(duì)合同附件的簽訂作詳細(xì)的要求和考核。而企業(yè)的合同管理部門(mén)普遍存在主文認(rèn)真、附件隨意的現(xiàn)象。物資采購(gòu)是廉潔從業(yè)的高危職業(yè)，對(duì)于國(guó)有大型生產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，物資采購(gòu)的工作還要對(duì)用戶即生產(chǎn)單位負(fù)責(zé)，如果不重視合同附件，很容易產(chǎn)生合同法律風(fēng)險(xiǎn)隱患。