淺談監(jiān)理資料的管理與歸檔

陶 帆

(山東濟鐵工程建設(shè)監(jiān)理有限責任公司,山東 濟南 25000)

淺談監(jiān)理資料的管理與歸檔

陶 帆

(山東濟鐵工程建設(shè)監(jiān)理有限責任公司,山東 濟南 25000)

一個工程在施工建設(shè)過程中，各種資料的收集、整理以及相應(yīng)的歸檔是整個工程中非常重要的一部分，同時也是監(jiān)理部門在工程建設(shè)中重要的工作之一。監(jiān)理部門所整理的資料對整個工程檔案的規(guī)范性與追溯性都非常重要，因此提高監(jiān)理資料的管理與歸檔水平，使資料管理工作更加規(guī)范化有著重要意義。

監(jiān)理資料 管理 歸檔

1 引言

隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，各類工程建設(shè)在近年來都得到了很大發(fā)展，但是在各項工程建設(shè)中，相關(guān)參建部門往往注重施工安全、質(zhì)量、投資、進度等方面。其實在工程施工建設(shè)的過程中，監(jiān)理部門所收集的各種監(jiān)理資料對工程建設(shè)同樣有很重要的意義，同時監(jiān)理資料也是監(jiān)理工作的有效體現(xiàn)，因此對監(jiān)理資料的管理與歸檔對整個監(jiān)理工作來說非常重要。本文先分析監(jiān)理資料在監(jiān)理工作中的重要性，之后將對檔案管理中的資料分類以及歸檔等方面進行相關(guān)的研究討論，希望能夠為監(jiān)理資料的管理人員提供幫助。

2 監(jiān)理資料在監(jiān)理工作中的重要性

監(jiān)理資料是監(jiān)理部門對工程建設(shè)過程中各種重要信息進行采集而整理出來的。工程建設(shè)過程中的重要信息文件主要有國家相關(guān)法律法規(guī)、業(yè)主文件、設(shè)計文件、監(jiān)理文件以及施工文件，這些重要的文件對整個工程的進度、質(zhì)量以及投資等方面進行全面的記載，工程在建設(shè)管理中要想讓整個工程合理安全的運行下去，就必須依靠這些重要的信息文件[1]。同時在工程項目建設(shè)完成之后，監(jiān)理部門也需要對這些重要的信息文件進行專業(yè)的清點與整編，并將收集到的各項資料進行分類登記造冊，最后將資料移交給業(yè)主及相關(guān)管理單位。因此監(jiān)理資料對整個工程來說非常重要，如果監(jiān)理資料非常的完整、準確且規(guī)范，也能夠?qū)⒁粋€監(jiān)理部門的工作素質(zhì)體現(xiàn)出來。

我國的任何工程在建設(shè)完成之后，相應(yīng)的各種審計是一定會進行的，在審計的過程中，許多工程經(jīng)常會出現(xiàn)各種結(jié)構(gòu)與隱蔽部位的質(zhì)量問題。在出現(xiàn)各種問題之后，監(jiān)理資料的完整性與準確性就顯得非常重要，因為只有完整且準確的監(jiān)理資料才能夠?qū)⑹┕さ木唧w情況體現(xiàn)出來，從而針對問題的原因進行處理。其實監(jiān)理資料對整個工程的投資以及施工進度的控制也有很大的影響，通過整理準確的計量資料，能夠讓工程的管理人員從另外一條途徑來控制工程的造價，并且通過整理工程中的質(zhì)量試驗與檢驗資料，也能夠讓工程更好的通過工程質(zhì)量的評定，讓工程能夠更順利的完成。通過這些可以了解到，監(jiān)理資料的管理與歸檔對于一個工程的建設(shè)與監(jiān)理部門來說，都有著非常重要的意義。

3 監(jiān)理資料的分類管理與歸檔

3.1監(jiān)理資料的分類管理

監(jiān)理資料的收集與管理是監(jiān)理資料中最重要的工作，收集與管理是監(jiān)理資料中最重要的工作，整個過程包含了工程信息的收集與整理，在收集與整理各種信息的過程中，對各類文件的進行整理與分類是整個工作中非常重要的一部分。通常情況下，工程中的重要信息文件可以通過以下幾種方法來進行分類。首先可以按照文件的來源分類，比如施工資料、業(yè)主資料以及設(shè)計資料等來源不同的文件資料，這樣就能夠?qū)碓床煌奈募Y料分類管理。其次還可以按照文件的屬性來進行分類管理，比如有些文件主要是工程變更與索賠方面的投資控制資料，有些資料屬于施工設(shè)計、審批與進度計劃方面的進度控制資料，再次還可以根據(jù)文件的目錄組成來分類，在監(jiān)理文件的分類過程中，文件的目錄組成有施工過程中的指令文件、合同的支付認證文件，還有工程的報表、記錄文件及一些監(jiān)理管理方面的文件等，通過目錄的組成來對這些文件進行分類，也是對文件進行分類管理的一種有效方法。最后還可以根據(jù)文件的保存要求來進行分類，每一個工程在施工過程以及施工結(jié)束之后，因為文件的重要性不同，因此對各種類型的文件保存要求也不一樣，有些文件屬于施工期間的保存資料，而有些文件則需要進行長期保存，還有些資料屬于業(yè)主的歸檔資料，因此在對各類資料進行分類管理的過程中，也可以根據(jù)資料保存的要求來進行分類管理。

3.2 監(jiān)理資料的歸檔

3.2.1 監(jiān)理資料的歸檔有待統(tǒng)一

我國的各項工程建設(shè)雖然在近年來取得了很大的發(fā)展，但是相應(yīng)的建設(shè)監(jiān)理體制所推行的時間卻比較短，因此在對監(jiān)理資料的歸檔管理上還沒有統(tǒng)一的要求。雖然我國的技術(shù)監(jiān)督與建設(shè)部門已經(jīng)出臺了《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB50319-2000》這一項管理規(guī)定，對監(jiān)理資料的歸檔管理做出了相關(guān)的要求。在這項管理規(guī)定中指出，在監(jiān)理部門對工程進行監(jiān)理的過程中，部分監(jiān)理資料以及與工程質(zhì)量有關(guān)的相關(guān)資料，監(jiān)理機構(gòu)已提交給建設(shè)單位，并且在整個監(jiān)理工作完成之后，監(jiān)理部門需要向建設(shè)單位做出相應(yīng)的監(jiān)理總結(jié)[3]。但是在實際的監(jiān)理過程中，建設(shè)單位經(jīng)常會向監(jiān)理部門提出不同的監(jiān)理資料整編與歸檔的要求，因此在監(jiān)理資料的整編與歸檔要求上有待統(tǒng)一。

3.2.2 監(jiān)理資料的整編與移交

在工程建設(shè)完成之后，監(jiān)理部門的資料管理人員必須在單位工程驗收之前，將所收集與整理的相關(guān)資料進行整編歸檔，各種不同類型的資料需要按照相應(yīng)的要求來進行歸檔管理，比如資料的紙張規(guī)格、裝訂要求以及封面格式等都需要按照要求的不同來進行歸檔管理。通常情況下，監(jiān)理資料的管理人員應(yīng)該按照國家的相關(guān)規(guī)定要求，將整理歸檔好的監(jiān)理資料移交給業(yè)主，整個監(jiān)理資料中包含了工程質(zhì)量有關(guān)的文件、合同內(nèi)容文件以及各種設(shè)計方面的文件。還有一些文件是在工程驗收的過程中逐漸轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門，最后在工程全部完成與監(jiān)理服務(wù)期滿之后，監(jiān)理部門向建設(shè)單位總結(jié)整個監(jiān)理工作。同時監(jiān)理部門還應(yīng)該準備一些備查資料進行歸檔整理，并將資料的清單目錄提交給建設(shè)單位，最后將這些資料歸檔。

3.2.3 監(jiān)理資料在歸檔管理中的注意事項

監(jiān)理部門在對工程建設(shè)進行監(jiān)理的過程中，要想保證監(jiān)理資料的完整性與準確性，除了以上的相關(guān)要求之外，還有一些其他的因素也應(yīng)該要慎重對待。之前已經(jīng)提到監(jiān)理資料的完整性與準確性能夠體現(xiàn)出監(jiān)理部門中工作人員的工作水平，因此相應(yīng)的監(jiān)理部門中工作人員的工作水平對監(jiān)理資料的影響也非常大，監(jiān)理資料的管理人員并不是普通的打字員可以勝任的，監(jiān)理資料的管理工作人員必須要具備專業(yè)的工程技術(shù)以及檔案管理能力，同時最好具備現(xiàn)代化辦公技術(shù)。

4 結(jié)語

我國如今的經(jīng)濟發(fā)展非常迅速，各種工程的建設(shè)工作也在大范圍的展開，通過本文的討論研究可以了解到，監(jiān)理資料的完整性與準確性對于工程的建設(shè)來說非常中。同時要想保證監(jiān)理資料的準確性與完整性，相應(yīng)的資料分類與歸檔管理顯得至關(guān)重要，因為我國的工程建設(shè)人員在施工建設(shè)的過程中，也應(yīng)該重視這方面的工作，同時也希望通過本文的分析，能夠為我國的監(jiān)理部門提供一些幫助。

[1]劉芷辰,楊靜,黎亮. 淺談施工階段監(jiān)理資料的編制與管理[J]. 廣西質(zhì)量監(jiān)督報.2012(08).

[2]張興鋒 . 以監(jiān)理資料管理為主線搞好施工階段監(jiān)理工作[J]. 建設(shè)監(jiān)理. 2013(01).

[3]張家倫. 談施工階段監(jiān)理資料的成型及歸檔[J]. 安徽建筑.2012(02).

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1007-6344（2015）04-0036-01