談如何做好一份投標(biāo)文件

閆 建 國(guó)

(太原建工集團(tuán)有限公司，山西 太原 030002)

談如何做好一份投標(biāo)文件

閆 建 國(guó)

(太原建工集團(tuán)有限公司，山西 太原 030002)

從人才與裝備兩方面闡述了做好投標(biāo)文件的基本條件，對(duì)投標(biāo)過程中各階段的注意事項(xiàng)進(jìn)行了分析，并對(duì)標(biāo)書制作過程中定標(biāo)、審核、封標(biāo)三項(xiàng)關(guān)鍵要素作了研究，以編制出一份優(yōu)秀的投標(biāo)文件。

投標(biāo)，編制，文件，人才，設(shè)備

0 引言

《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定：投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，投標(biāo)文件應(yīng)該對(duì)招標(biāo)文件提出的實(shí)質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)。我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)成熟，建筑市場(chǎng)的招標(biāo)投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，往往一個(gè)工程項(xiàng)目的投標(biāo)單位就有十來家，甚至達(dá)到五六十家。因此，對(duì)于建筑施工單位，投標(biāo)工作十分重要。投標(biāo)工作是企業(yè)的命脈，是古時(shí)戰(zhàn)場(chǎng)的先鋒部隊(duì)。企業(yè)要搞好投標(biāo)工作首先要用好人才，投入設(shè)備，抓住重點(diǎn)，理清細(xì)節(jié)。領(lǐng)取招標(biāo)文件后，要嚴(yán)格按照其要求編制投標(biāo)文件，分析市場(chǎng)行情，嚴(yán)守秘密，做好最終的投標(biāo)決策。

編制一份高質(zhì)量的投標(biāo)文件，是在投標(biāo)活動(dòng)的競(jìng)爭(zhēng)中獲得成功的重要步驟。做好投標(biāo)文件要有清晰的工作理念，要對(duì)編制投標(biāo)文件的重點(diǎn)做出認(rèn)真的思考。

1 做好投標(biāo)文件的基礎(chǔ)

1.1 人才

當(dāng)今社會(huì)最缺的是什么，人才。生產(chǎn)力要素中起決定性作用的因素就是人。根據(jù)往年投標(biāo)經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)的工作內(nèi)容，需要四個(gè)基本人才：編制預(yù)算的人才、編制施工方案的人才、編制資審文件的人才、投標(biāo)決策分析的人才。由于投標(biāo)的時(shí)效性、精確性、技術(shù)性決定了以上四種人才。一般投標(biāo)時(shí)限為20 d，每個(gè)人各司其職投入精力精心編制投標(biāo)文件的相關(guān)內(nèi)容，這樣才能把投標(biāo)文件做好。如果一人多職有很大的弊病，假如一個(gè)人又做預(yù)算又做施工組織設(shè)計(jì)，首先時(shí)間不允許，其次不能精心投入自己所做的標(biāo)書文件，忙而出亂，會(huì)導(dǎo)致前功盡棄。

另外，標(biāo)書的編制人員要擁有良好的職業(yè)道德、健康的身體素質(zhì)、豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)、敬畏的奉獻(xiàn)精神。

1)從事標(biāo)書工作的人員要具備豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)，涉及的面要廣泛。比如：財(cái)務(wù)知識(shí)；電腦知識(shí)；建筑工程的質(zhì)量、技術(shù)、安全、文明等相關(guān)知識(shí)。能快速地學(xué)習(xí)、接受、了解新知識(shí)，能應(yīng)對(duì)各種突如其來的投標(biāo)軟件。

2)作為一名經(jīng)營(yíng)工作者，要熟練操作電腦，熟悉掌握涉及編

制投標(biāo)文件的相關(guān)軟件。比如，word2003及2007的編輯、排版，與投標(biāo)軟件的接口；平面圖及進(jìn)度圖的制作軟件很多，有CAD制圖、project、夢(mèng)龍軟件系統(tǒng)等。按照發(fā)展趨勢(shì)，以后的招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、開標(biāo)工作都將在網(wǎng)上進(jìn)行完成，所以掌握電腦應(yīng)用知識(shí)是投標(biāo)文件編制人員的基本技能。

3)編制施工組織設(shè)計(jì)和投標(biāo)預(yù)算的人員需要具備土建、市政、機(jī)電、安裝、園林等等專業(yè)的知識(shí)。如果土建人員編制機(jī)電專業(yè)的標(biāo)書文件，那就是門外漢，標(biāo)書質(zhì)量會(huì)下降、中標(biāo)幾率也會(huì)大大降低。

另一方面還應(yīng)該熟悉財(cái)務(wù)知識(shí)，因?yàn)樵谡袠?biāo)文件中經(jīng)常涉及到投標(biāo)人的財(cái)務(wù)狀況。注冊(cè)資金、總資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、流動(dòng)負(fù)債、凈利潤(rùn)、稅前利潤(rùn)、稅后利潤(rùn)等，這都涉及到每年公司經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)狀況表，有時(shí)還得出具銀行信貸證明和投標(biāo)保函等。這都得需要投標(biāo)工作者在財(cái)務(wù)上的歷練了。

4)投標(biāo)工作人員要對(duì)市場(chǎng)環(huán)境有深入的了解和充分的認(rèn)識(shí)，以及要對(duì)本企業(yè)的情況了如指掌。比如資格審查部分的編制，關(guān)于公司及人員的證件有很多，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、規(guī)費(fèi)證書、安全生產(chǎn)許可證、企業(yè)近三年的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、環(huán)境管理體系認(rèn)證、職業(yè)安全健康管理體系認(rèn)證、質(zhì)量體系認(rèn)證證書、山西省優(yōu)秀企業(yè)、質(zhì)量獎(jiǎng)、安全獎(jiǎng)、上崗證等。這需要經(jīng)營(yíng)人員掌握公司的狀況，證件是否在有效期內(nèi)，證件是不是能夠響應(yīng)招標(biāo)文件的要求，這些必須是第一手掌握的信息，要對(duì)日常資料進(jìn)行收集、分類、整理。多參加一些關(guān)于經(jīng)營(yíng)工作的培訓(xùn)、會(huì)議，參與一次投標(biāo)就要有一次經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、總結(jié)。

5)投標(biāo)工作人員要有一種態(tài)度，愛崗敬業(yè)的態(tài)度，八小時(shí)滿負(fù)荷的態(tài)度，加班加點(diǎn)的態(tài)度。因?yàn)橥稑?biāo)工作具有時(shí)效性，通宵達(dá)旦是常有的事。而且整個(gè)經(jīng)營(yíng)部門要有一種團(tuán)結(jié)的態(tài)度，杜絕內(nèi)耗，增強(qiáng)凝聚力，這樣才能編制出高質(zhì)量的投標(biāo)文件。

因此，我們做好一份投標(biāo)文件要從人抓起，這才是根本。

1.2 投標(biāo)裝備配制

要想將投標(biāo)文件做好，要配置一定數(shù)量的投標(biāo)裝備，包括硬件和軟件方面。

1)硬件方面根據(jù)現(xiàn)在的建筑市場(chǎng)要求來配置。a.電腦若干，根據(jù)工作人員來配置，筆記本電腦最少配置一臺(tái)，以方便在外地投標(biāo)備用。b.打印機(jī)、復(fù)印機(jī)：至少有1臺(tái)～2臺(tái)高質(zhì)量的打印機(jī)和復(fù)印機(jī)，否則會(huì)影響標(biāo)書制作的效率和質(zhì)量。彩色打印機(jī)要配備一臺(tái)，有些招標(biāo)文件要求需要彩色打印。c.由于投標(biāo)工作具有保密性，要有專用的辦公室。d.至少有一臺(tái)高質(zhì)量的掃描儀。e.要至少有一輛專用的投標(biāo)車輛。現(xiàn)場(chǎng)勘查、標(biāo)前答疑會(huì)、遞交投標(biāo)文件等都需要一輛交通工具。

2)計(jì)算機(jī)要配置招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)的應(yīng)用軟件，如土建、市政、安裝、公路、園林等專業(yè)的預(yù)算軟件，廣聯(lián)達(dá)、筑龍、神機(jī)妙算、魯班等，制圖軟件，辦公系列的軟件，投標(biāo)網(wǎng)絡(luò)圖、平面布置圖的軟件等。

2 投標(biāo)各階段注意事項(xiàng)

在投標(biāo)的過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)注意的一些事項(xiàng)響應(yīng)招投標(biāo)法的規(guī)定和招標(biāo)文件的要求。要把投標(biāo)文件做好，必須在投標(biāo)過程的各階段注意以下事項(xiàng)：

1)在購(gòu)買招標(biāo)文件、領(lǐng)取圖紙后，要立刻組織相關(guān)人員熟悉、研究招標(biāo)文件和施工圖紙，對(duì)招標(biāo)文件關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行記錄，工期、開標(biāo)時(shí)間地點(diǎn)、質(zhì)量要求、評(píng)標(biāo)辦法、投標(biāo)文件的份數(shù)、資格審查的要求，做到心中有數(shù)，對(duì)資審人員、預(yù)算人員、施組人員進(jìn)行任務(wù)分配，確立完成投標(biāo)文件編制的時(shí)間點(diǎn)。另外，對(duì)招標(biāo)文件和設(shè)計(jì)圖紙?zhí)岢鰡栴}，便于在標(biāo)前答疑會(huì)上向招標(biāo)單位提問。

2)造價(jià)人員接到招標(biāo)文件后，需要立即進(jìn)入工作狀態(tài)，因?yàn)椴徽撜袠?biāo)文件是工程量清單計(jì)價(jià)還是定額計(jì)價(jià)，都需要進(jìn)行核算工程量和施工成本，這是一項(xiàng)非常重要而又繁瑣的工作，占用的時(shí)間也比較多。另外，除了熟悉掌握預(yù)算定額外，還需要對(duì)市場(chǎng)材料的價(jià)格進(jìn)行仔細(xì)的查驗(yàn)以及整理，按照招標(biāo)文件規(guī)定的定額和企業(yè)規(guī)費(fèi)費(fèi)率計(jì)算造價(jià)。預(yù)算編制完成以后一定要精心檢查、校核。并且，要分析決策自己的報(bào)價(jià)方案，以便在定標(biāo)時(shí)提出自己的意見。

3)必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)踏勘，熟悉施工現(xiàn)場(chǎng)及周邊環(huán)境情況。在編制投標(biāo)預(yù)算時(shí)，要將現(xiàn)場(chǎng)的各種因素考慮到預(yù)算造價(jià)內(nèi)。編寫施工組織設(shè)計(jì)時(shí)，要切實(shí)的體現(xiàn)該工程的特點(diǎn)，重點(diǎn)，難點(diǎn)，施工的方法措施，不要一味的抄襲套用以往的施工方案和施工規(guī)范。同樣施工組織設(shè)計(jì)要進(jìn)行自檢、互檢、交接檢、審核的程序。我們就吃過沒有踏勘現(xiàn)場(chǎng)的虧，在十幾年前，我們?cè)谕兑粋€(gè)外地供水工程的標(biāo)，由于沒有到現(xiàn)場(chǎng)勘查，在編制投標(biāo)預(yù)算和施工組織設(shè)計(jì)時(shí)考慮在平地的環(huán)境，而實(shí)際情況是在山區(qū)，地形相當(dāng)復(fù)雜，由于當(dāng)時(shí)的評(píng)標(biāo)辦法是低價(jià)中標(biāo)，我們報(bào)價(jià)低即中標(biāo)，結(jié)果做下這個(gè)工程我們賠了很多。一塊機(jī)紅磚我們的計(jì)價(jià)是0.15元，由于施工場(chǎng)地處于半山腰中，磚運(yùn)至施工現(xiàn)場(chǎng)再加上二次搬運(yùn)的費(fèi)用折合一塊機(jī)紅磚漲至0.95元，不光是磚，還有砂子、水泥、石子等，這就是沒有現(xiàn)場(chǎng)踏勘的后果。

4)投標(biāo)文件編制的時(shí)候，要領(lǐng)會(huì)招標(biāo)文件的精神，一般情況下，評(píng)標(biāo)專家是按照招標(biāo)文件要求的順序和內(nèi)容進(jìn)行打分。因此，要分清楚投標(biāo)函、商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)、資格審查四部分的內(nèi)容和順序，否則就會(huì)導(dǎo)致廢標(biāo)、缺分。比如招標(biāo)文件中要求施工組織設(shè)計(jì)的評(píng)審占18分：

a.施工方案全面完整、針對(duì)性強(qiáng)、切實(shí)可行(3分)。b.施工總平面圖設(shè)計(jì)合理(2分)。c.項(xiàng)目班子機(jī)構(gòu)健全、人員齊備、專業(yè)配套、具備相關(guān)崗位證書(2分)。d.材料供應(yīng)安排合理(1分)。e.關(guān)鍵部位施工方法明確、切實(shí)可行(2分)。f.質(zhì)量安全管理滿足招標(biāo)文件要求，保證切實(shí)可行(2分)。g.機(jī)械設(shè)備配置滿足本工程施工要求(1分)。h.工期滿足招標(biāo)文件要求，計(jì)劃合理、保證措施切實(shí)可行(1分)。i.具有可行的提高質(zhì)量、保證工期、降低造價(jià)的合理化建議(1分)。j.在施工中采用具有切實(shí)可行的新技術(shù)、新材料、新工藝、新設(shè)備(2分)。k.施工現(xiàn)場(chǎng)采用環(huán)保、消防、降噪聲、文明等施工技術(shù)措施針對(duì)性強(qiáng)、切實(shí)可行(1分)。

以上施工組織設(shè)計(jì)評(píng)分11小項(xiàng)，因此，我們的投標(biāo)文件要按照這11小項(xiàng)的順序進(jìn)行編制，絕不能按照自己的意想來編制，否則會(huì)失分。

5)做資審的人員要對(duì)招標(biāo)文件仔細(xì)閱讀，注意工期、投標(biāo)保證金金額、上崗人員的證件需要附什么證件，企業(yè)需要附什么證件，需要什么說明，證明等，都需要面面俱到，這樣才能響應(yīng)招標(biāo)文件。比如：我們有一次開標(biāo)，光建造師的證件、證明就需要帶建造師的身份證、畢業(yè)證、建造師注冊(cè)證、安全生產(chǎn)考核B證、建造師執(zhí)業(yè)資格證、保險(xiǎn)證明、類似工程業(yè)績(jī)、工程師證件。我們開標(biāo)時(shí)把這些證件都帶上了，但是建造師的工程師證件未在投標(biāo)文件中體現(xiàn)，致使我們這個(gè)工程廢標(biāo)。

3 投標(biāo)文件制作

投標(biāo)文件是評(píng)標(biāo)的主要依據(jù)，是事關(guān)投標(biāo)者能否中標(biāo)的關(guān)鍵要件。綜合近年的失敗教訓(xùn)，在制作投標(biāo)書的過程中，定標(biāo)、審核、封標(biāo)是關(guān)鍵。

1)在這“僧多粥少”的情況下，能夠承攬到工程項(xiàng)目，定標(biāo)決策起著決定性作用。在開標(biāo)前三日內(nèi)要完成定標(biāo)決策，要召開專題會(huì)議，相關(guān)負(fù)責(zé)人各抒己見，做定性定量分析，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，估摸競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的報(bào)價(jià)方向及相關(guān)指標(biāo)，做出最優(yōu)報(bào)價(jià)的決策。

2)投標(biāo)文件出稿前，要進(jìn)行電子標(biāo)書的審核。

a.投標(biāo)函部分：要注意工程名稱是否正確；法定代表人、授權(quán)代理人的身份證是否放入；編制日期的正確性；投標(biāo)函報(bào)價(jià)的大小寫、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；投標(biāo)保證金的掃描件等。

b.商務(wù)部分：是否有漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)；是否有單價(jià)、合價(jià)遺漏情況；規(guī)費(fèi)基數(shù)是否按照招標(biāo)控制價(jià)公布的基數(shù)計(jì)取等。

c.施工組織設(shè)計(jì)部分：是否按照招標(biāo)文件評(píng)標(biāo)的順序進(jìn)行編制；如暗標(biāo)時(shí)，是否出現(xiàn)單位名稱、人員姓名、標(biāo)識(shí)文字等內(nèi)容；是否有行間插字、刪除痕跡；目錄、標(biāo)題和正文的字體及頁邊距、行距、頁碼等是否響應(yīng)暗標(biāo)要求；工期前后是否一致等。

d.資格審查部分：招標(biāo)文件要求的證件是否全部放入；證件是否在有效期內(nèi)；放入證件的順序是否按照招標(biāo)文件的要求；關(guān)于說明事項(xiàng)的文字表格是否響應(yīng)等。

以上電子標(biāo)書無問題后再進(jìn)行打印、復(fù)印、裝訂。

3)復(fù)印裝訂要符合招標(biāo)文件的規(guī)定。

檢查復(fù)印打印的標(biāo)書是否顛倒、是否有白紙、是否有缺頁現(xiàn)象；是膠裝還是線裝；投標(biāo)函、商務(wù)部分、技術(shù)部分、資格審查部分等是分開裝訂還是合并裝訂；標(biāo)書的正、副本的份數(shù)；包裝的要求；密封的要求等。裝訂完畢后，要按照招標(biāo)文件的規(guī)定進(jìn)行簽字蓋章。

封標(biāo)前再進(jìn)行反復(fù)審核：授權(quán)代理人、法定代表人的簽字蓋章、單位公章是否漏掉；投標(biāo)總價(jià)表及要求的其他部分，造價(jià)人員的簽字蓋章是否齊全；投標(biāo)文件電子標(biāo)書的拷貝與封袋形式；標(biāo)書的密封與蓋章是否響應(yīng)招標(biāo)文件等。

以上環(huán)節(jié)無誤后方可封標(biāo)、完好保存。按照招標(biāo)文件的要求準(zhǔn)備相應(yīng)的證件原件，即在招標(biāo)文件規(guī)定的開標(biāo)時(shí)間點(diǎn)之前送達(dá)指定地點(diǎn)。

總之，隨著全國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐的加快,基礎(chǔ)設(shè)施的投入在加大,建筑企業(yè)的發(fā)展空間很大，在建筑市場(chǎng)秩序逐步規(guī)范的形勢(shì)下，要投入一定的精良裝備，用好人才，抓好關(guān)鍵工作，嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的要求編好投標(biāo)文件，分析競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和市場(chǎng)行情，為建筑企業(yè)自身生存、發(fā)展和壯大起到關(guān)鍵性作用。

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On how to do well the bidding documents

Yan Jianguo

(TaiyuanConstructionEngineeringGroupCo.,Ltd,Taiyuan030002,China)

From the talents and equipment, the paper illustrates the basic conditions for the bidding documents, analyzes the precautions in the phases of the bidding process, and researches the three key elements in the design process of the document, including identification of bidders, checking and sealed bidding, so as to have the outstanding design for the bidding documents.

bidding, compilation, document, talent, equipment

1009-6825(2015)16-0246-03

2015-03-27

閆建國(guó)(1978- )，男，工程師

TU723.2

A