淺談水利工程建設(shè)各階段監(jiān)理資料的內(nèi)容與管理

查 燕

（陜西省水利工程建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司 陜西 西安 710032）

工程建設(shè)監(jiān)理資料具有價值性、時效性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等特性，其本身的管理是指在工程建設(shè)過程中，監(jiān)理信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。而資料管理的目的就是通過有組織的信息流通，使監(jiān)理工程師能及時、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息，更好地指導(dǎo)監(jiān)理工作，同時反映了監(jiān)理工作的開展及工程進(jìn)展情況，是監(jiān)理工程師進(jìn)行決策的重要依據(jù)，因此監(jiān)理規(guī)范明確指出“總監(jiān)理工程師組織整理監(jiān)理合同文件和檔案資料”。在工程建設(shè)過程中，監(jiān)理單位必須高度重視工程監(jiān)理材料收集和整編工作，做到監(jiān)理資料收集、整理、形成與工程建設(shè)同步，并將資料收集、整編的管理工作作為工程管理的重要內(nèi)容之一進(jìn)行管理。

1 工程建設(shè)前期

從工程監(jiān)理招投標(biāo)開始，工程建設(shè)監(jiān)理資料就開始形成。工程建設(shè)前期的監(jiān)理資料包括監(jiān)理招標(biāo)文件、監(jiān)理投標(biāo)文件及建設(shè)監(jiān)理合同等，監(jiān)理招標(biāo)文件是對監(jiān)理工作的總體要求，是保證監(jiān)理工作開展的前提條件；監(jiān)理投標(biāo)文件是對招標(biāo)文件的響應(yīng)，是監(jiān)理工作開展的總體規(guī)劃；建設(shè)監(jiān)理合同就是保障監(jiān)理工作實(shí)施過程重要依據(jù)。工程建設(shè)前期的監(jiān)理資料雖然內(nèi)容不多，但是監(jiān)理后期工作開展的基礎(chǔ)，是監(jiān)理后期工作的評價與總結(jié)的依據(jù)，因此從監(jiān)理工作一開始資料管理人員就應(yīng)當(dāng)收集監(jiān)理招投標(biāo)文件及合同等監(jiān)理資料，而且這些資料要保存直至工程結(jié)束，甚至有些需永久保存，應(yīng)特別做好資料的管理工作，以保證資料的價值性。

2 施工階段

工程建設(shè)施工階段是監(jiān)理工作實(shí)施主要階段，也是監(jiān)理資料形成的主要階段，整個階段的監(jiān)理資料多而且較為復(fù)雜，是整體監(jiān)理資料管理的重點(diǎn)，而施工主體階段又分為三個階段：施工準(zhǔn)備期、施工期及施工驗收期，因此監(jiān)理資料也相對應(yīng)呈現(xiàn)三個管理過程。

（1）施工準(zhǔn)備期

施工準(zhǔn)備期是指在施工單位為工程正式開工前做的施工準(zhǔn)備的時段，監(jiān)理單位同時為開展監(jiān)理工作的準(zhǔn)備階段，此階段監(jiān)理應(yīng)收集的資料包括：工程建設(shè)相關(guān)的建設(shè)法規(guī)及規(guī)范、工程建設(shè)項目的設(shè)計文件、施工合同文件及建設(shè)相關(guān)的資料等。這些資料是監(jiān)理實(shí)施過程中不可或缺的技術(shù)資料，為監(jiān)理工作的開展提供了有利保障，但并非監(jiān)理工作形成的資料，因此在資料管理過程中應(yīng)針對性的分開保管，避免造成工作的不必要失誤。

在施工準(zhǔn)備期監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)在這階段完成監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組建及總監(jiān)理工程師的任命，編寫完成監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、建立監(jiān)理工作制度以及核查施工人員及施工機(jī)械、核查并簽發(fā)施工圖紙、批復(fù)施工單位的施工組織設(shè)計、簽發(fā)工程開工令、組織進(jìn)行工程項目劃分等工作，同時也就形成了相應(yīng)的監(jiān)理資料。這些監(jiān)理資料是工程開工實(shí)施的基礎(chǔ)，是監(jiān)理工作正式開始的標(biāo)志，為后續(xù)監(jiān)理工作的實(shí)施起到關(guān)鍵作用，在資料管理過程中應(yīng)側(cè)重于時效性的保管。

（2）施工期

施工期的監(jiān)理資料是工程項目實(shí)施階段監(jiān)理工作的客觀反映，是監(jiān)理工作的實(shí)時記錄，是工程竣工驗收的重要依據(jù)。施工期監(jiān)理資料的管理是個逐步完善的動態(tài)過程，隨著工程施工的進(jìn)展，不斷豐富監(jiān)理資料的內(nèi)容，針對內(nèi)容的擴(kuò)展，要及時的收集整理，避免監(jiān)理資料的遺失或缺失，主要的監(jiān)理資料應(yīng)從基本資料、質(zhì)量控制文件、進(jìn)度控制文件、投資控制文件及各方聯(lián)系文件等方面來收集管理，在資料管理過程中應(yīng)側(cè)重于準(zhǔn)確性的保管。

基本資料包括監(jiān)理日志、監(jiān)理日記、旁站監(jiān)理值班記錄、監(jiān)理巡視記錄、監(jiān)理月報等文件資料，主要是監(jiān)理機(jī)構(gòu)在日常監(jiān)理工作情況以及工程現(xiàn)場進(jìn)展情況的記錄，監(jiān)理機(jī)構(gòu)根據(jù)平日在監(jiān)理日志或監(jiān)理日記、監(jiān)理旁站記錄、監(jiān)理巡視記錄等記載可以較準(zhǔn)確的提供依據(jù)，作出合理的審核結(jié)果。

質(zhì)量控制資料包括原材料報驗資料、重要隱蔽工程聯(lián)合驗收資料、工程評定資料、監(jiān)理跟蹤與平行檢測資料、施工技術(shù)方案的批復(fù)表、整改通知等文件資料，主要是監(jiān)理機(jī)構(gòu)對所有施工質(zhì)量活動及質(zhì)量活動相關(guān)的人員、材料、工程設(shè)備和施工設(shè)備、施工工法和施工環(huán)境進(jìn)行監(jiān)督和控制，并按照事前審批、事中監(jiān)督和事后檢驗等監(jiān)理工作環(huán)節(jié)控制工程質(zhì)量的記錄，為工程質(zhì)量的評判打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

進(jìn)度控制資料包括分部工程開工通知、施工進(jìn)度計劃的批復(fù)表、施工進(jìn)度延期的批復(fù)表、暫停施工通知、復(fù)工通知等文件資料，主要是監(jiān)理機(jī)構(gòu)在工程項目施工過程中，依據(jù)控制性總進(jìn)度對施工單位分階段提交的施工進(jìn)度審查記錄，同時也是對控制性總進(jìn)度計劃優(yōu)化、修改和調(diào)整的有效依據(jù)，為工程順利實(shí)施提供了技術(shù)保障。

投資控制資料包括預(yù)付款支付證書、工程計量簽證、進(jìn)度款支付證書、變更項目價格簽認(rèn)單、工程索賠費(fèi)用審核表、最終付款證書，主要是監(jiān)理機(jī)構(gòu)依據(jù)工程建設(shè)的設(shè)計文件，按照施工合同的約定，根據(jù)現(xiàn)場量測結(jié)果，對工程分階段進(jìn)行工程投資控制的記錄，是工程施工施工費(fèi)用控制和管理的重要依據(jù)，為維護(hù)施工合同雙方的利益提供了可靠的保障。

各方聯(lián)系資料包括會議紀(jì)要、監(jiān)理報告、監(jiān)理通知、監(jiān)理機(jī)構(gòu)聯(lián)系單、監(jiān)理機(jī)構(gòu)備忘錄、監(jiān)理收發(fā)文登記表等，主要是監(jiān)理機(jī)構(gòu)對參加工程建設(shè)的各方之間的關(guān)系以及工程施工過程中出現(xiàn)的問題和爭議進(jìn)行調(diào)解的記錄，是工程建設(shè)各方信息溝通的重要手段，為工程建設(shè)各方提供了信息交流的平臺。

（3）施工驗收期

水利工程在竣工驗收，必須要經(jīng)過分部工程驗收、單位工程驗收及合同項目完工驗收等過程，在此期間監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)組織檢查施工單位的工程完成情況并審核施工單位提交的工程驗收資料，特別在單位工程驗收及合同完工驗收前，監(jiān)理機(jī)構(gòu)還必須完成單位工程驗收監(jiān)理工作報告和合同項目完工驗收監(jiān)理工作報告，驗收監(jiān)理工作報告就是對施工階段監(jiān)理工作的總結(jié),同時監(jiān)理機(jī)構(gòu)必須在單位工程驗收前應(yīng)整理相應(yīng)的監(jiān)理資料以備檢查。至此施工階段的監(jiān)理資料已全部形成，監(jiān)理資料的管理由收集轉(zhuǎn)變?yōu)檎?，而且隨著時代的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的日新月異，施工過程中形成的各種監(jiān)理影像資料，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)產(chǎn)品予以保存下來。施工驗收期的資料管理應(yīng)側(cè)重于系統(tǒng)性的整理保管工作。

4 竣工驗收階段

水利工程的竣工驗收分為竣工技術(shù)預(yù)驗收和竣工驗收兩個階段。監(jiān)理單位在竣工技術(shù)預(yù)驗收前要完成工程建設(shè)監(jiān)理報告，同時監(jiān)理單位工程竣工資料應(yīng)按照水利工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍與保管期限表歸檔組卷，監(jiān)理單位工程竣工資料由工程建設(shè)監(jiān)理工作報告、監(jiān)理管理文件、監(jiān)理技術(shù)文件、監(jiān)理影像資料等四個部分組成，而且檔案資料的編制及裝訂必須符合建設(shè)工程檔案管理規(guī)范要求，而后移交給工程建設(shè)單位保管。所形成的監(jiān)理檔案資料作為工程竣工驗收的部分資料進(jìn)行驗收，監(jiān)理單位按照建設(shè)工程檔案管理規(guī)范要求，留存相應(yīng)的監(jiān)理資料以備單位后續(xù)的管理和發(fā)展參考使用。

5 工程建設(shè)監(jiān)理資料管理的意義

（1）監(jiān)理資料是檢查監(jiān)理工作質(zhì)量的重要依據(jù)。監(jiān)理資料開始從編制監(jiān)理投標(biāo)文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、原材料報驗審批和隱蔽工程驗收、進(jìn)度控制、投資控制直至工程驗收文件等等，都體現(xiàn)了監(jiān)理人員認(rèn)真、及時、準(zhǔn)確的勞動的成果，集中反映了監(jiān)理工作的質(zhì)量和水平，是監(jiān)理工作的評定考核的主要依據(jù)。

（2）監(jiān)理資料是工程驗收后運(yùn)行管理的依據(jù)。工程竣工交付使用前，都應(yīng)做工程試運(yùn)行而此時監(jiān)理的工程資料都會記錄相應(yīng)時間段內(nèi)的所發(fā)生的實(shí)時數(shù)據(jù)，一方面是檢驗對工程本身是否滿足本工程的設(shè)計規(guī)范要求，另一方面是記錄工程為達(dá)到設(shè)計規(guī)范值時的邊界條件。工程竣工驗收交付使用后，如出現(xiàn)一些問題，便可通過監(jiān)理資料予以查找，包括監(jiān)理日志、監(jiān)理旁站記錄、試驗檢測報告，使用設(shè)備的運(yùn)行情況，通過分析實(shí)時數(shù)據(jù)的對比試運(yùn)行期內(nèi)的參數(shù)，便能準(zhǔn)確找出問題的原因，從而為維修處理工作提供可靠的依據(jù)。

（3）監(jiān)理資料是追溯工程項目建設(shè)過程中的主要證據(jù)。監(jiān)理資料來源于客觀實(shí)際，來源于日常的監(jiān)理工作日志、監(jiān)理旁站記錄，來源于監(jiān)理的檢查驗收和巡查記錄以及有針對性的工程抽樣檢測等，更是由于監(jiān)理單位是獨(dú)立、科學(xué)、專業(yè)的組織生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，經(jīng)過專業(yè)的監(jiān)理人員比較詳細(xì)客觀的記錄工程建設(shè)生產(chǎn)的工作施工過程，加上又有專門監(jiān)理工作的資料員進(jìn)行及時收集、整理、歸檔，對工程出現(xiàn)的問題和爭議的地方，均可通過查閱對照監(jiān)理工程資料找出相關(guān)的資料作為證據(jù)，以便于及時合理的予以解決。

總之，經(jīng)過工程實(shí)踐證明，凡是經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)整理的監(jiān)理工程資料都能對工程建設(shè)過程中出現(xiàn)問題、爭議以及涉及法律法規(guī)的地方作出準(zhǔn)確的判別信息；反之，工程監(jiān)理資料的雜亂、零散，無法對工程建設(shè)提供準(zhǔn)確的判斷，甚至可能給出誤導(dǎo)信息。因此做好工程監(jiān)理資料的管理工作對監(jiān)理工作的實(shí)施以及整體工程建設(shè)的實(shí)施有著巨大的推動作用。陜西水利