檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題和對策

馬玉鐲

摘 要：隨著我國的社會發(fā)展和穩(wěn)步的前進，許多的地方都需要大量的人才來進行管理和信息的整理。而計算機技術(shù)的發(fā)展也使信息化檔案管理代替了傳統(tǒng)的檔案管理。檔案信息化管理的同時，也存在著許多的問題，下面對存在的問題進行了探究與分析。

關(guān)鍵詞：信息化；問題；對策

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 工作人員的能力不足

目前在檔案管理工作人員有大學(xué)以上文憑的不到20 %，這種現(xiàn)象嚴重導(dǎo)致了工作人員素質(zhì)低下，相關(guān)專業(yè)知識不足，能力缺乏。對單位的檔案管理產(chǎn)生了嚴重的影響。因此要對檔案管理工作有足夠的重視，需要優(yōu)秀的工作人員，充實檔案管理工作隊伍。由于工作人員能力不足，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，不能應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)技術(shù)進行檢索，依然依靠手工進行檢索，這是我國目前的檔案管理工作現(xiàn)狀。

1.2 新型管理技術(shù)的缺乏

在目前的我國檔案管理中，無論是從檢索方法還是從檔案管理工作人員來講，都缺乏相關(guān)的新型技術(shù)。大多數(shù)檔案在保存后北當(dāng)做歷史存留起來，甚至密閉，不考慮到再次的使用與翻閱。在管理技術(shù)中，目前許多地方仍然以保留紙質(zhì)文檔為主，而沒有建立數(shù)字化的現(xiàn)代信息庫。在國外，電子信息檔案已經(jīng)得到普遍應(yīng)用許多年，已經(jīng)走向成熟化。但是在目前的國內(nèi)，有人人員與技術(shù)的缺乏，檔案管理信息化工作，仍是處在起步的階段。事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)應(yīng)該及時得到更新，運用先進的科學(xué)技術(shù)與手段，提高檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。

1.3 投入資金的不足

檔案管理信息化的推進過程中需要更新相關(guān)的技術(shù)，建立高科技的檔案管理手段，需要相關(guān)的硬件設(shè)施，如計算機、數(shù)據(jù)庫等。檔案管理信息化的運行與維持也需要大量資金的投入。而面對我國龐大的事業(yè)單位群體，建立信息化檔案管理資金已經(jīng)嚴重匱乏。相關(guān)的資金缺乏，從而導(dǎo)致檔案管理信息化工作難以有效推行，檔案管理信息化停留在理論層面，檔案管理與保密工作效率極其低下。事業(yè)單位檔案信息資源是能否做好檔案事業(yè)單位信息化的重要保障，因而加強相關(guān)的資金投入顯得十分必要。資金的不足會導(dǎo)致信息管理設(shè)備長時間得不到更新，技術(shù)落后，管理效率低下等問題。缺乏現(xiàn)代管理理念，傳統(tǒng)管理方法和管理理念已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展了。不引進先進管理技術(shù)手段，檔案管理效率低下運轉(zhuǎn)資金不足等問題已經(jīng)嚴重影響了現(xiàn)代化檔案管理信息化工作。

2 對出現(xiàn)問題的探究及解決對策

2.1 加強工作人員的工作能力

我國目前的檔案管理工作人員素質(zhì)與管理水平急需提高。應(yīng)該大力培養(yǎng)檔案管理專業(yè)的人才，提高檔案管理工作人員的文化水平。定期組織培訓(xùn)，提高管理人員的保密意識，使其認識到檔案管理工作的重要性。提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力、政治能力、職業(yè)道德修養(yǎng)。建立有效的考核與約束機制，加強監(jiān)督工作，提高檔案管理工作人員的積極性。從而促進檔案管理的高效率與有效性。檔案管理工作人員應(yīng)該有較高的自我管理與約束能力，加強對檔案管理工作知識的學(xué)習(xí)。掌握新技術(shù)，學(xué)習(xí)心的理論。在現(xiàn)代化的檔案管理中，技術(shù)更新速度快。工作人員應(yīng)該及時將提高自己的歸納信息，整合信息能力，強化技能培訓(xùn)。在檔案管理中確保檔案的保密性與安全性。檔案管理工作人員的素質(zhì)高低關(guān)系到事業(yè)單位檔案管理工作的績效。事業(yè)單位在招聘與選拔人才時，細心選拔高素質(zhì)人才，盡量選擇有工作經(jīng)驗的高文化人才。定期對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新方法，新技術(shù)和應(yīng)用新的軟件，提高檔案管理的有效性。

2.2 合理的發(fā)明和引入先進技術(shù)

為了解決當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中的檔案管理制度不健全，設(shè)備落后等問題，提高管理的科技水平，促進檔案管理工作的持續(xù)進行，應(yīng)該持續(xù)引進與開發(fā)新技術(shù)，提高檢索效率。打破原來的思想與管理方式，創(chuàng)新管理理念，通過信息化建設(shè)提高檔案管理信息化的水平，提高現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的利用效率。利用互聯(lián)網(wǎng)進行信息的歸納與匯總。運用計算機，數(shù)據(jù)庫等幫助進行檔案的管理與歸納。加強事業(yè)單位檔案管理工作的科技水平，將檔案管理與現(xiàn)代科技融合，注重檔案管理信息化建設(shè)，實施檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，防止檔案的遺失與外漏，尤其是在檔案管理工作人員進行交接的時候，加強信息的轉(zhuǎn)移，防止職責(zé)空白。還需不斷加強對檔案的科學(xué)化管理，優(yōu)化檔案保管，有建立起檔案的多媒體以及全文數(shù)據(jù)庫，在事業(yè)單位內(nèi)部可以通過計算機來接收電子版檔案。

2.3 政府給予大力支持

檔案管理的信息化是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢，事業(yè)單位要清醒深刻的認識到這一點，加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，首先要加大資金投入，加大資金支持力度。從今檔案管理技術(shù)設(shè)備能夠得到及時有效的更新。事業(yè)單位的檔案管理運轉(zhuǎn)資金主要來自政府。因此政府的大力支持是現(xiàn)代事業(yè)單位信息化數(shù)據(jù)庫能夠有效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵所在。相關(guān)的資金缺乏會嚴重導(dǎo)致設(shè)備落后，檔案管理效率十分的低下，檔案的保密性沒有保障，檔案的管理與檢索困難，嚴重影響事業(yè)單位的工作的有效進行。因此在當(dāng)今的條件下，加大資金投入，加快設(shè)備更新速度，對于提高檔案管理工作的有效性，減少資金浪費，降低運轉(zhuǎn)成本，具有十分重要的意義。當(dāng)前條件下，事業(yè)單位也應(yīng)該逐步探索提高效率的方法，資金充裕的事業(yè)單位可以逐步申報建立現(xiàn)代化的檔案管理信息庫。不及時制定現(xiàn)代管理理念，傳統(tǒng)管理方法和管理理念將會很難適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展了。沒有引進先進管理技術(shù)手段，檔案管理效率低下，嚴重影響了單位的工作開展。這進一步要求政府加大資金與扶持力度?！鰁ndprint