試析高校院系辦公室的優(yōu)化管理

湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李 明

試析高校院系辦公室的優(yōu)化管理

湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李 明

院系辦公室主要負(fù)責(zé)管理高校院系的日常事務(wù)，起著聯(lián)系上下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的樞紐作用。院系辦公室工作的開展是否有效，在很大程度上決定了整個(gè)學(xué)院是否能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)?？茖W(xué)合理的管理可以保證院系辦公室工作有效開展。

高校 院系辦公室 管理優(yōu)化

一、當(dāng)前高校院系辦公室管理中存在的問題

1.辦公室工作人員欠缺服務(wù)意識。高校院系辦公室工作范圍涵蓋了所在院校的各個(gè)方面，是管理部門，也是服務(wù)部門。高校院系辦公室一切工作的開展都應(yīng)服務(wù)于所在院系、所在學(xué)校。但很多辦公室工作人員沒有認(rèn)識到行政管理工作的重要性，認(rèn)為院系辦公室的工作只是管理雜事、小事，起不到多大作用，在工作中缺少積極性和主動性，沒有工作熱情，只是簡單、機(jī)械地重復(fù)日常簡單瑣碎的事物，沒有全局意識與創(chuàng)新意識，安于現(xiàn)狀甚至產(chǎn)生抵觸工作和推諉責(zé)任的現(xiàn)象。

2.辦公室工作人員的結(jié)構(gòu)配置缺乏合理性。第一，高校與企業(yè)不同，在人才錄用方面基本不存在競爭機(jī)制與淘汰制度，沒有特殊情況是會一直留用的。從目前高等學(xué)校院系辦公室的實(shí)際情況來看，大部分工作人員都是工作很多年的老同志，30歲以下的人員較少，因此很少有崗位空缺。年輕人才想進(jìn)進(jìn)不來，即使有年輕人才進(jìn)入該部門，最終也容易被原本僵硬的管理機(jī)制束縛。第二，各種復(fù)雜的關(guān)系和原因?qū)е虏糠指咝Ｔ合缔k公室存在不公平用人、進(jìn)人的現(xiàn)象?，F(xiàn)行職稱評定辦法對辦公室人員的限定要求并不是很多。辦公室人員大多不具備高級別職稱。

3.缺少完善的管理機(jī)制。第一，部分高校院系辦公室對自身工作職能和目標(biāo)都不清晰、明確，認(rèn)為只要按照要求完成分內(nèi)的事就可以了，沒有考慮辦公室工作目標(biāo)的定性和定量。事實(shí)上，院系辦公室的工作既要求分工明確，又要求各部門協(xié)同合作。但目前辦公室部門工作由于沒有劃分清楚權(quán)利與責(zé)任容易產(chǎn)生互相推諉的現(xiàn)象，辦事效率低下，甚至還存在擅自做主、多頭指揮，管理混亂等現(xiàn)象，浪費(fèi)人力、物力與財(cái)力。第二，院系辦公室人員大部分時(shí)間都在處理事務(wù)性工作，沒有研究科研的時(shí)間與機(jī)會。然而，許多高校都以教學(xué)和科研為工作重心，所以院系辦公室人員在高校沒有教學(xué)人員和科研人員受重視，缺少對辦公室人員的職稱評定、考核評價(jià)制度，在工資待遇、職務(wù)晉升方面都缺乏合理性。

4.高校職能部門與院系辦公室間缺乏有效溝通，相關(guān)政策的掌握和理解主要由高校的職能部門負(fù)責(zé)，但卻是各個(gè)院系辦公室進(jìn)行貫徹落實(shí)的，二者之間的信息傳遞不夠及時(shí)。

二、優(yōu)化高校院系辦公室管理的具體途徑

1.根據(jù)實(shí)際需求設(shè)置工作崗位。按需設(shè)崗和按崗聘任是改善用人制度的前提和關(guān)鍵。定編定崗是當(dāng)前高等院校主要的崗位設(shè)置辦法。需要注重設(shè)置的科學(xué)合理性，同時(shí)在進(jìn)人、用人方面要做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，注重年輕人才的引進(jìn)，吸收他們的新思維、新理念和新技術(shù)。

2.擺正對院系辦公室工作職能的認(rèn)識。院系辦公室人員應(yīng)明確院系辦公室并不是一個(gè)做雜活、零活的部門，而是領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)際實(shí)施者，肩負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難的重任。因此，辦公室人員應(yīng)擺正對院系辦公室工作的認(rèn)識，在工作中注重團(tuán)結(jié)，講求實(shí)際效力，學(xué)會調(diào)節(jié)自身情緒?？陀^看待和分析各種問題，把事實(shí)作為依據(jù)，用道理贏得他人信服，用情感感化他人，發(fā)揮對事務(wù)性和政務(wù)性工作的輔助與服務(wù)。

3.加大對辦公室人員的培訓(xùn)力度。定期組織院系辦公室人員接受系統(tǒng)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括教育管理方面的專業(yè)知識、技能和職業(yè)道德、思想道德以及現(xiàn)代化辦公能力等。培訓(xùn)應(yīng)該有針對性和靈活性，具體開展形式可以是不需要離開工作崗位的在職培訓(xùn)，也可以是各種離職的短訓(xùn)班和研討會等。

4.量化、細(xì)化目標(biāo)，明確各自職責(zé)。以人為中心，在明確工作目標(biāo)的前提下，強(qiáng)調(diào)辦公室人員的自我管理和控制能力及其創(chuàng)造性。可以將整體目標(biāo)分解、量化和細(xì)化，然后落實(shí)到各個(gè)科室、各個(gè)崗位上重新調(diào)整和明確每個(gè)人的職責(zé)，合理制定工作計(jì)劃，從而形成系統(tǒng)的辦公室管理體系。

5.優(yōu)化工作環(huán)境，合理制定評價(jià)考核機(jī)制。B=f（P，E），B—behavior，行為；P—personality，個(gè)體的人格或個(gè)性，E—environment，環(huán)境。這是心理學(xué)家勒溫提出的經(jīng)典行為公式，指出人的行為與其人格、個(gè)性和所處環(huán)境有直接關(guān)系。因此，高校院系辦公室要營造出公正、和諧、民主、輕松的工作氛圍，保證辦公室人員心理和精神上的愉悅，同時(shí)采取合理的激勵(lì)措施和有效的評價(jià)考核機(jī)制。例如，對“德”“能”實(shí)行定性考核，對“勤”“績”實(shí)行定量考核；嘗試調(diào)查工作人員上級、周圍同事和服務(wù)對象對考核信息進(jìn)行驗(yàn)證、補(bǔ)充，提高考核結(jié)果的客觀性和有效性。

6.實(shí)現(xiàn)院系辦公室自動化辦公。加強(qiáng)高校院系辦公室的自動化建設(shè)力度，在硬件購置方面適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)。選派兼具專業(yè)理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員購置硬件設(shè)備，請專業(yè)人員安裝相關(guān)軟件和信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)地管理信息，提高信息利用的時(shí)效性。可以用電子郵件、語音視頻、微信等方式代替現(xiàn)場會議，使辦公室人員參與院系討論不受時(shí)間和空間限制。

綜上所述，院系辦公室在高校整個(gè)運(yùn)行管理中占據(jù)十分重要的地位。高校應(yīng)通過各種方法、途徑改進(jìn)高校院系辦公室管理工作中存在的不足，使辦公室工作人員在認(rèn)知和行為上保持一致，真正投入到工作當(dāng)中，切實(shí)優(yōu)化高校院系辦公室的管理工作。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-11-0155