淺談基層單位檔案交接工作中的問(wèn)題和對(duì)策

陳婧婧

摘要：檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，但在實(shí)際工作中，單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)。本文通過(guò)分析基層單位檔案工作存在的問(wèn)題，針對(duì)具體問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案交接工作檔案管理基層單位

根據(jù)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，檔案管理人員在崗位輪換時(shí)，一定要做好檔案交接的相關(guān)工作。但是，在實(shí)際工作中，經(jīng)常有一些檔案管理人員或者是某些基層單位領(lǐng)導(dǎo)忽視這一工作的重要性，不少基層單位往往會(huì)出現(xiàn)人已離開(kāi)檔案管理崗位，但檔案卻還未曾交接的情況；有些基層單位檔案管理人員在離開(kāi)檔案管理崗位時(shí)，把已立卷的檔案和近期未歸檔的材料胡亂堆放在一起，給后來(lái)接手的檔案管理人員開(kāi)展工作，帶來(lái)了困難。[1]

在《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案人員在調(diào)動(dòng)工作時(shí)，務(wù)必在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位?！盵2]要做好檔案交接工作，不僅要明確檔案人員責(zé)任，也要維護(hù)檔案的安全性和完整性，確保檔案連續(xù)性的必要因素，這也是在檔案相關(guān)的法律、法規(guī)中有明確要求的。

一、檔案人員交接時(shí)的交接的步驟與內(nèi)容

基層單位的檔案交接工作。步驟如下：一是檔案交接工作需要預(yù)處理，先由交出方就本單位檔案工作概況對(duì)接收人員進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，然后帶領(lǐng)接收人員到檔案庫(kù)房查看。二是由主管檔案工作的負(fù)責(zé)人召集檔案交接雙方人員，提出交接方案及具體要求，正式啟動(dòng)檔案交接工作。三是按順序交接全部材料，與接收人員明確交接工作的注意事項(xiàng)，對(duì)具體交接事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)調(diào)對(duì)接，保證檔案交接工作順利進(jìn)行。四是按年度編排檔案管理臺(tái)賬，對(duì)照實(shí)體檔案分類、載體，依次以案卷為單位進(jìn)行交接，在交接過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄。對(duì)檔案室常年增量、各種類、各載體檔案數(shù)量變化，以及檔案鑒定銷毀期限、已銷毀檔案進(jìn)行說(shuō)明。對(duì)于檔案有無(wú)重大破壞、損傷、受災(zāi)等事故發(fā)生，外借檔案有無(wú)丟失，尚未歸還等問(wèn)題，都要向接收人員作具體說(shuō)明，對(duì)于如果有檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的單位，還要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行演示，對(duì)程序操作及注意事項(xiàng)逐次講解，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行、曾經(jīng)發(fā)生的重大故障予以說(shuō)明，直到接收方掌握為止。五是交接雙方在預(yù)先準(zhǔn)備好的檔案交接清單上簽字，至少一式三份，交接方、接收方、單位存檔各一份，注明交接具體日期、交接雙方職務(wù)（職稱），然后送請(qǐng)分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)審閱無(wú)誤后，由分管領(lǐng)導(dǎo)在“監(jiān)交人”一欄簽字蓋章。六是交接工作善后事宜。前任檔案員可以對(duì)現(xiàn)任檔案員具體介紹檔案全宗結(jié)構(gòu)，檔案管理制度沿革、檔案檢索利用特點(diǎn)，以及檔案整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定等若干工作標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)節(jié)、方法、技巧和管理經(jīng)驗(yàn)，使得本單位檔案管理工作具有良好的延續(xù)性。[3]

前任檔案人員在交接時(shí)應(yīng)仔細(xì)核實(shí)以下內(nèi)容：一是核實(shí)檔案柜的標(biāo)簽與實(shí)際存放內(nèi)容是否相符，清查柜內(nèi)檔案的數(shù)量，認(rèn)真核對(duì)每一年的數(shù)量，使移交的檔案分門別類，排列有序。二是催還借出檔案，暫時(shí)不能歸還的檔案需要注明情況。三是對(duì)檔案工作制度、檢索工具、現(xiàn)存和移出檔案的數(shù)量、銷毀檔案等情況逐項(xiàng)列表。四是核對(duì)全宗卷目錄，整理好全宗卷內(nèi)文件及需要移交的其他材料。五是尚未完成的檔案工作，應(yīng)請(qǐng)示單位領(lǐng)導(dǎo)明確下一步工作的完成人員。

繼任檔案人員則應(yīng)做好接交工作：一是了解檔案交接工作的相關(guān)規(guī)定。二是逐項(xiàng)核對(duì)移交人員開(kāi)列的表格、單據(jù)和其他交接材料，逐柜逐卷（件）核查檔案數(shù)量，對(duì)于不清楚的事項(xiàng)及時(shí)向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)明情況，必要時(shí)做書面記錄。三是抽查電子檔案和機(jī)讀目錄是否可讀。四是學(xué)習(xí)檔案管理軟件或數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案安全保管設(shè)施設(shè)備的使用方法。五是向監(jiān)交人員報(bào)告接交的具體情況。六是辦好檔案交接的其他工作，并及時(shí)填寫檔案移交單，要求移交人、接手人、監(jiān)交人簽字。確認(rèn)移交工作順利完成，并明確其在今后的工作中如遇到不明白的事宜，可以向誰(shuí)詢問(wèn)。[4]

二、基層單位檔案交接工作中存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)監(jiān)督檔案交接工作重視不夠

不少基層單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)待檔案工作的態(tài)度，仍然是上級(jí)檢查時(shí)很重要、真正落實(shí)時(shí)很次要、工作繁忙時(shí)可不要。特別是在機(jī)構(gòu)調(diào)整中，很多基層單位的領(lǐng)導(dǎo)首先要解決的是人員的安置問(wèn)題，而對(duì)檔案工作關(guān)注不夠，影響檔案工作的開(kāi)展。通常表現(xiàn)為：一是忽視檔案的交接工作，檔案交接工作應(yīng)該有監(jiān)管，領(lǐng)導(dǎo)控制，但實(shí)際黨政領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，沒(méi)有分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管，主管部門負(fù)責(zé)人也不承擔(dān)責(zé)任。二是忽視交接文件的基本要求。三是忽視檔案交接工作的重要內(nèi)容。

（二）缺乏制度保障

檔案交接是一項(xiàng)責(zé)任重大的工作，在交接工作中應(yīng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)規(guī)范。但有時(shí)候，檔案人員在離開(kāi)或調(diào)動(dòng)時(shí)，交接手續(xù)不齊，程序不規(guī)范，內(nèi)容不清楚，該檢查的不檢查，該簽字的也不簽字。主要原因是檔案管理工作中沒(méi)有檔案交接工作的制度和流程的制約，很多單位檔案管理制度不健全，或者制度中沒(méi)有明確的檔案交接制度。[5]

（三）缺乏必要的專業(yè)能力

基層單位檔案工作水平的大幅下降是造成檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、檔案人才流失的直接結(jié)果?；鶎訂挝粰n案管理崗位通常設(shè)在辦公室，辦公室一般都人手緊張且檔案管理人員都是兼職。部分檔案管理員甚至身兼數(shù)職。此外，繼任檔案人員大多先被分配到檔案工作崗位，然后才參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得繼任檔案人員到崗后只具有理論知識(shí)，并無(wú)實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)。若碰到粗心的檔案人員接任，很可能把多年的寶貴材料當(dāng)作廢物處理，給單位造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，在交接崗位時(shí)需督促前任把規(guī)定的工作做完，否則不予以調(diào)崗。

（四）離任檔案人員的責(zé)任心不強(qiáng)

在檔案交接過(guò)程中，由于即將離任的檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，或者只是匆匆看看檔案室，抑或只是簡(jiǎn)單地移交了鑰匙，使繼任檔案人員對(duì)檔案的種類，檢索工具，數(shù)量，狀態(tài)，儲(chǔ)存方位都不明確，導(dǎo)致對(duì)未來(lái)工作的錯(cuò)誤引導(dǎo)。此外，一些即將離任的檔案人員帶著情緒離開(kāi)或轉(zhuǎn)崗，倉(cāng)促交接，急于“甩包袱”，致使繼任檔案人員對(duì)單位檔案工作的情況不清，造成工作無(wú)法銜接。

三、基層單位檔案交接工作的對(duì)策endprint

改變基層單位檔案交接工作中存在的問(wèn)題，切實(shí)做好檔案交接工作，這不僅需要基層單位的領(lǐng)導(dǎo)者在思想上認(rèn)識(shí)到做好基層單位檔案工作的重要性，更要尊重檔案工作的專業(yè)性，給予檔案工作足夠的重視。具體對(duì)策及措施如下：

（一）嚴(yán)格管理，規(guī)范檔案交接程序

對(duì)于前任檔案人員來(lái)說(shuō)，進(jìn)行移交工作前應(yīng)主要做好以下幾項(xiàng)工作：一是全面清查所有檔案，做到賬物相符合；二是分類存放未整理的零散文件材料，做到系統(tǒng)有序；三是及時(shí)催還借出的檔案，對(duì)于未能歸還的檔案，要在借據(jù)上注明未及時(shí)歸還的原因；四是按檔案移交要求編制檔案移交表；五是編寫檔案移交說(shuō)明并簽字。對(duì)于繼任檔案人員來(lái)說(shuō)在接收之前要做好幾項(xiàng)工作：一要了解檔案管理的基本理論知識(shí)；二要了解檔案移交準(zhǔn)備工作情況；三要向前任檔案人員了解目前檔案工作的情況；四要了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況。

值得注意的是，在前任檔案管理人員調(diào)離檔案管理崗位前，要預(yù)留一定的時(shí)間，使繼任檔案人員充分適應(yīng)目前的崗位，并在交接結(jié)束后評(píng)價(jià)前任工作人員在交接工作上是否認(rèn)真負(fù)責(zé)，將結(jié)果告知前任檔案人員并在人事檔案中注明，使其意識(shí)到交接工作表現(xiàn)將對(duì)其未來(lái)?yè)駱I(yè)產(chǎn)生直接影響。

（二）先培訓(xùn)后上崗

繼任檔案人員，要做到先培訓(xùn)再上崗。在工作交接中由前任檔案人員向繼任檔案人員介紹單位檔案工作的基本情況、傳授工作經(jīng)驗(yàn)和方法。檔案工作做得越久，經(jīng)驗(yàn)越豐富，前任檔案人員的經(jīng)驗(yàn)往往能讓繼任檔案人員少走彎路。因此，要更多地給予繼任檔案人員提前了解檔案工作的機(jī)會(huì)和時(shí)間，盡快地熟悉檔案工作。[6]

（三）提高檔案人員的事業(yè)心和工作責(zé)任感

一些基層單位對(duì)檔案工作者缺乏應(yīng)有的重視和關(guān)懷，對(duì)檔案工作人員權(quán)利的忽視，影響了檔案人員的工作熱情。因此，基層單位的領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)關(guān)心檔案人員的工作和生活，幫助他們解決待遇、職稱、在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育等諸多實(shí)際問(wèn)題?；蛘呤腔鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)大力提拔檔案管理人員，使其成為單位的中層領(lǐng)導(dǎo)。此舉措既提高了檔案管理人員的工作積極性，又體現(xiàn)了檔案人員的工作價(jià)值，還能為單位的檔案工作添磚加瓦，保持檔案人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性，提高檔案人員的工作責(zé)任心，有效開(kāi)展檔案交接工作，確?；鶎訖n案工作的連續(xù)性。[7]此外，基層單位領(lǐng)導(dǎo)還要做好思想教育工作，這是增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感的一種重要方法，通過(guò)檔案移交工作，明確崗位職責(zé)，并將檔案工作列入部門年終考核中，讓檔案人員意識(shí)到責(zé)任感和使命感。

（四）加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)管和結(jié)果考核

在實(shí)際工作中，基層單位要將檔案交接工作納入單位每年的工作計(jì)劃及規(guī)章制度中去，列入分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)新老檔案人員進(jìn)行交接時(shí)，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)安排相關(guān)人員負(fù)責(zé)監(jiān)管整個(gè)交接過(guò)程，至少一名分管領(lǐng)導(dǎo)、一名部門領(lǐng)導(dǎo)來(lái)做好檔案交接的監(jiān)交工作，這會(huì)對(duì)檔案的交接起到鑒證和監(jiān)督的作用。當(dāng)檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)，做到檔案人員離職離崗前，先辦理工作交接手續(xù)，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要把好檔案交接關(guān)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。對(duì)不辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得為其辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得讓其離開(kāi)原工作崗位。不允許調(diào)動(dòng)其人事檔案或扣留其人事檔案，直至其辦理完成檔案移交手續(xù)。

基層單位的檔案，記載著單位發(fā)展的歷史、取得的成績(jī)和前輩們做出的貢獻(xiàn)，它是基層單位的一種特殊資源和財(cái)富。做好檔案交接工作對(duì)于維護(hù)每個(gè)基層單位檔案的完整性，確保檔案工作的連續(xù)性，有著十分重要的促進(jìn)作用，希望上述經(jīng)驗(yàn)?zāi)軐?duì)檔案交接工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

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